劉梅山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊 277100

對醫(yī)院檔案管理以及相關(guān)制度的幾點認識

劉梅
山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊 277100

隨著醫(yī)院電子檔案的普遍建立與發(fā)展，充分認識電子檔案管理規(guī)律和問題，非常迫切。要注重提高電子檔案的管理水平、建立相應(yīng)的管理制度，做到真正意義上的規(guī)范化、科學(xué)化，并提高電子檔案的管理能力。在電子檔案管理程序的建立，明確電子文檔的范圍、期限，以及檔案管理制度，管理能力等方面，該文進行了有針對性的探討，旨在通過管理的現(xiàn)代化意識的提高，提升電子檔案綜合管理能力。

電子檔案的建立；管理范圍；管理制度；管理實施；管理能力

［Abstract］With the establishment and development of electronic archives in hospital，it is very urgent to fully understand the rules and problems of electronic archives management.To focus on improving the management level of electronic records，the establishment of the corresponding management system，so as to achieve the true sense of the standardization，scientific，and improve the management of electronic records.In the establishment of electronic records management procedures，clear electronic document the scope，time limit and file management system，management ability，and so on，this article has carried on the have to discuss，in order to improve the electronic archives comprehensive management ability by improving management awareness of modern.

［Key words］Establishment of e-records；Management range；Management system；Management implementation；Management ability

醫(yī)院電子檔案管理的普遍運用和發(fā)展，給醫(yī)院工作帶來極大便利，隨著檔案管理工作的推進，新形式的電子檔案資料的涌現(xiàn)，許許多多電子文件，在收集、整理、利用、管理上，出現(xiàn)了漏洞和弊端。管理好這些電子檔案，成為當(dāng)前急需解決的問題，根據(jù)新形勢下醫(yī)院電子檔案特點和情況，以及醫(yī)院電子檔案完善發(fā)展的需求，建立適合醫(yī)院電子檔案規(guī)范管理制度，非常迫切?，F(xiàn)將醫(yī)院電子文件管理以及相關(guān)制度建立的一些認識和構(gòu)想，作如下說明。

1　電子檔案建立的程序

1.1電子文件生成

一方面是生產(chǎn)過程本身產(chǎn)生電子信息資料，另一方面來源于紙質(zhì)文件，健全完備的電子檔案，首先要要把紙質(zhì)文件掃描進電腦，生成方便查詢的電子文檔或者檔案。將傳統(tǒng)意義上的檔案資料，轉(zhuǎn)變成紙電子檔案，要進行收集、整理、篩選，分門別類地歸檔。通過規(guī)范的流程，進行轉(zhuǎn)化、分類、歸檔。

1.2對電子文件價值的確立

電子檔案應(yīng)立足于全面呈現(xiàn)醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容，確保各類文件、資料有效收集管理、運用，無論是科室負責(zé)收集的人員還是檔案室的管理人員，都要認真了解掌握不同文件類型，以及歸檔的范圍，要及時為電子文件備份，確保電子文件的存在。

1.3電子檔案的建立

目前，以該院實際情況來看，已經(jīng)初步形成電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等一套工作流程。在科室部門指定人員的處理以及檔案管理程序過程中，建立了相關(guān)工作人員的崗位責(zé)任制。不過，在實際運行中，出現(xiàn)各種問題，這是由于電子檔案不像紙質(zhì)檔案具有實體感的可操作性，甚至，也沒有把過去紙質(zhì)檔案的有效管理結(jié)合到電子文件歸檔管理中。造成運行中的脫節(jié)。比如，電子文件的歸檔范圍，保管期限，電子文件的不同類型，都沒有理順、制定相應(yīng)的界限。

1.4確保電子文件的真實性

電子文件在收集、整理、傳輸?shù)倪^程中，由于各種原因，容易發(fā)生和原始狀態(tài)產(chǎn)生不一致的現(xiàn)象，這就需要跟蹤、檢查，確保文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息，在傳輸、遷移后依然保持一致。確認收集的電子文件，要實行負責(zé)人簽名制度，責(zé)任到人。

1.5確保電子文件的完整性

完整的電子文件，才能體現(xiàn)電子文件價值。所以要確保電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息不能有缺失，相關(guān)工作人員在收集、整理電子文件時，注意對照，將不同版本的電子文件一并保存。各科室生成的電子文件，在形成、收集、積累、鑒定、歸檔過程中，要實施全過程的監(jiān)督，出現(xiàn)問題及時修正。同時，要形成電子文件管理上的不脫節(jié)，保證電子信息的真實性和完整性。在電子文件形成后，應(yīng)盡快交給檔案室歸檔、管理。

2　明確電子文檔的范圍、期限

醫(yī)院在生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的具有一定利用價值，并由電腦操作完成，在傳輸、儲存等的公務(wù)文件，要全部收集、拷貝、歸檔。根據(jù)該院的實際情況，以下內(nèi)容應(yīng)按電子文檔收集、整理、歸檔［1］。

2.1院級電子文件

我院制定的各類管理性文件，比如：黨務(wù)、政務(wù)、后勤等活動中的匯報、請示、批復(fù)，以及政策性文件、總結(jié)、計劃、簡報、紀要、通知等，以及各類活動會議文件，機構(gòu)調(diào)整設(shè)置、干部任免、獎懲考核等的文件。

2.2錄像文件

指用視頻、音頻采集設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的語音、視頻動態(tài)文件。

2.3上級部門的電子文件

由于電子資料的特殊性，存在不易保留的問題，應(yīng)采取電子文檔和紙質(zhì)文檔共同保存的方式。有其合理性和必要性。意即建大量電子檔案庫與和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)性。

2.4紙質(zhì)文檔

在同步保存紙質(zhì)文檔和電子文檔的時，要注意兩種文件保持一致。歸檔編號保持對應(yīng)關(guān)系，方便核查。紙質(zhì)文件與電子文件要同時交付檔案室。

2.5在檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案庫

將各種檔案集中統(tǒng)一管理，檔案庫的建立，要高效實用。將各檔案文件夾自定義出名稱、屬性、檔案編號等，同時，根據(jù)需要添加備注說明信息。

2.6電子檔案

醫(yī)院電子檔案的管理期限，參照國家省市有關(guān)檔案文件保管期限的現(xiàn)有文件執(zhí)行。電子檔案的保存，要制作三套，一套保存，一套用于查閱，一套異地保管。封存的電子檔案，不得查閱，對外利用的電子檔案要用復(fù)印件。

3　設(shè)立完備的檔案管理制度

信息化時代的電子檔案與過去紙質(zhì)檔案的管理，在保存、借閱、管理等方面有著巨大的優(yōu)勢，避免了傳統(tǒng)檔案管理的不方便。醫(yī)院電子檔案大量的電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料與數(shù)字資產(chǎn)，如果缺乏有效的管理，就會產(chǎn)生各種混亂，所以必須建立電子檔案管理的規(guī)范化、標準化、程序化制度，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定出符合現(xiàn)代化電子檔案相匹配的新型管理制度［2-3］。

3.1職能部門負責(zé)制

院級領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案室負責(zé)日常管理，檔案管理人員負責(zé)電子資料的接收、錄入、核對，各科室（部門）設(shè)有信息資料聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)有價值資料的提供。責(zé)任到人，確保資料的有效性，不遺漏任何有價值的文件資料。

3.2建立檔案收集、歸檔制度

醫(yī)院印發(fā)出的各種公文，由院辦統(tǒng)一歸檔管理，各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門集中統(tǒng)一整理、歸檔。由幾個科室部門參與辦理形成的文件、決議，由主辦科室部門負責(zé)收集整理，交院辦歸檔。醫(yī)院及各科室（部門）產(chǎn)生的文件資料，各自整理、收集、歸檔。

3.3不斷創(chuàng)新管理制度

管理制度需要根據(jù)電子科技的高速發(fā)展，以及醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷拓展，及時調(diào)整、更改、擴充，以適應(yīng)不斷變化的科技與醫(yī)院實際發(fā)展的需求。如果對新內(nèi)容，新問題的出現(xiàn)不能及時做出制度上的修改，就會出現(xiàn)制度落后，條款不適合具體情況的現(xiàn)象，也就使制度執(zhí)行不力，文件傳送、歸檔不規(guī)范等等的情況。所以，檔案管理人員，要具有現(xiàn)代化意識，具有超前的目光，對可能出現(xiàn)的新問題作出前瞻性的預(yù)判，及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整思路，與時俱進，制定出與形勢發(fā)展相應(yīng)的電子檔案管理制度。

3.4建立借閱制度

首先，所建立的電子化流程，支持檔案借閱，提供多種途徑，在線檔案檢索?？剖胰藛T借閱，須寫就借閱申請，科室（部門）負責(zé)人進行審批，外部人員或者往來單位的借閱，經(jīng)申請后，由院長或指定負責(zé)人審批。另外重要文件或者機密文件的借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由分管院長或指定負責(zé)人審批。

4　提高電子檔案的管理能力

4.1確保檔案管理制度中事項的確立與執(zhí)行

檔案管理制度中，對文件的要求，從內(nèi)容到質(zhì)量都有嚴格細致的要求，如果工作中缺乏重視，文件在簽發(fā)、傳閱、收集、整理的過程中，就容易出現(xiàn)不規(guī)范的文件，在轉(zhuǎn)變成電子文件時，產(chǎn)生缺項、遺失等問題，也不容易彌補，等等。從前期工作的準備，到傳輸過程，都要嚴格要求，做到認真、仔細，確保核對無誤。

4.2提高電子檔案的安全性

由于電子文件容易重復(fù)產(chǎn)生，編輯修改可以不留痕跡，而且它的載體不易固定，原始憑證性的信息也易于被更改，等等。這些都是電子檔案存在的客觀問題［4］。因此，實施建立加密身份驗證的保護措施非常重要，這樣就能確保文件在傳輸、處理，以及利用過程中，避免出現(xiàn)資料更改的問題，除此之外，還要做好文件的備份等相關(guān)工作。

4.3提高人員管理意識

目前，在電子檔案管理方面，由于其不如紙質(zhì)檔案直觀、感性，人們的認識程度尚有缺乏。由觀念和水平的原因，對電子文件的掌握，一些工作人員處于無法完全適應(yīng)的狀態(tài)，還有針對計算機，一些人技術(shù)處理能力差，面對大量電子檔案文件，不能很好的處理，不注意積累經(jīng)驗，將形成的電子文件存放在電子計算機里，致使有些電子文件處在自生自滅狀態(tài)當(dāng)中。針對以上問題，要采取相應(yīng)的措施，提高相關(guān)人員的思想意識和管理能力。

4.4加強檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)

醫(yī)院要制定電子資料的管理制度，將文件傳達到到醫(yī)院各個部門，同時召集科室部門相關(guān)人員就學(xué)習(xí)電子文件管理，做到相關(guān)技能和知識深入人心。也可以采取請進來走出去的方法，讓電子檔案管理人員了解、掌握相關(guān)知識，提高他們電子檔案管理與運用的能力，真正勝任電子檔案的管理職責(zé)。

4.5加強對電子檔案管理的監(jiān)督和檢查

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，分管院長任組長，各職能科室主任副組長，相關(guān)人員任組員的管理制度，定期對檔案工作進行監(jiān)督、檢查，或者自查、自糾，對出現(xiàn)的疑難問題協(xié)商解決。出現(xiàn)問題負有責(zé)任的人員要進行相應(yīng)的處罰，同時，對于工作出色的人員給予相應(yīng)的表彰、獎勵。確保電子檔案管理工作，制度落到實處，工作成效顯著。

5　充分認識醫(yī)院電子檔案管理制度的特殊性

①醫(yī)院的電子檔案管理工作，不同于其他企、事業(yè)單位，因為它的許多內(nèi)容，事關(guān)醫(yī)患關(guān)系的社會熱點問題。它從工作方法，到工作面對的群體，以及救死扶傷的工作目的，都顯示出特殊性。檔案管理制度就是尺度，就是命令，工作人員不能礙于人情面子，在涉及檔案的質(zhì)量。要求完成的時間等方面松懈、遷就。這樣就很可能造成返工、拖延歸檔時間日期，嚴重的甚至?xí)o醫(yī)院后續(xù)相關(guān)工作帶來不良后果。

②醫(yī)院檔案工作涉及的是醫(yī)療、衛(wèi)生防疫、科研、教學(xué)、生物制品、生產(chǎn)、衛(wèi)生行政管理等許多工作，所產(chǎn)生的各種文件資料，是事實證據(jù)，也是重要的歷史記錄。為了確保歸檔制度的實施，在工作流程中，要制定相應(yīng)的預(yù)立卷制度、歸檔考核制度等，把文件歸檔制度的執(zhí)行與管理人員執(zhí)行的人員的業(yè)績考核和經(jīng)濟收入掛鉤，合理的制度，獎罰的分明，才能真正促進檔案管理制度的有效實施。

6　結(jié)語

醫(yī)院檔案管理，以及醫(yī)院管理的制度制定與實施工作，是確保醫(yī)院中心工作發(fā)展的前提。加強醫(yī)院管理制度的制定與實施，促進醫(yī)院制度化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展的方向［5］。醫(yī)院檔案管理，以完備的制度和執(zhí)行水平，提升醫(yī)院的整體形象。為此，以制度作前提，培養(yǎng)出適合新形勢下的醫(yī)院檔案工作人員，更好地執(zhí)行醫(yī)院檔案管理制度，促進醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

［1］衛(wèi)生部.三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則［Z］.中國保健雜志，2011：212-251.

［2］曹桂榮.醫(yī)院管理學(xué)［M］.2版.北京：人民衛(wèi)生出版，2011.

［3］潘哲毅，徐利民.加強醫(yī)院信息化建設(shè)的思考［J］.醫(yī)院管理論壇，2013，30（3）：55-56.

［4］顧春山，姜東紅，戚小偉.病案管理中相關(guān)問題的思考［J］.中國病案，2013，13（12）：5-6.

［5］劉國偉，劉長興，楊燕紅，等.數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)應(yīng)把握的三個問題［J］.實用醫(yī)藥雜志，2012，29（6）：565-566.

Some Recognitions about Hospital File Management and Its Relevant System

LIU Mei
Zaozhuang Municipal Hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277100 China

R19

A

1672-5654（2016）04（c）-0107-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.12.107

劉梅（1969.2-），女，山東滕州人，本科，副研究館員，主要從事醫(yī)院檔案管理工作。

2016-01-26）