王洪濤

德陽市第二人民醫(yī)院，四川德陽618000

醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的分析

王洪濤

德陽市第二人民醫(yī)院，四川德陽618000

在當前社會的快速發(fā)展下，醫(yī)院人事檔案管理備受關(guān)注，作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，醫(yī)院人事檔案需緊跟時代發(fā)展的步伐，從科學角度與社會發(fā)展角度出發(fā)，將信息化管理積極融入其中，將醫(yī)院人員檔案管理工作推向新的制高點。此外，從時代發(fā)展的角度分析，在當前社會發(fā)展的趨勢下，醫(yī)院認識檔案實施信息化管理已經(jīng)成為考察醫(yī)護人員工作狀態(tài)的主要依據(jù)，也成為了改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。為進一步分析醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢與途徑，該文筆者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗，簡要分析醫(yī)院人事檔案管理實施信息化管理的重要性，并提出所存在的問題與對策，旨在推動醫(yī)院人事檔案的有序發(fā)展。

醫(yī)院；人事檔案；信息化管理；重要性

［Abstract］With the rapid development of the current society，the hospital personnel file management arouses many attentions，as the key of hospital sustainable development，the hospital personnel file needs to closely keep up with the pace of the times development，and positively integrate the information management into it and push the hospital personnel file management work to a new commanding height from the perspectives of science and social development，in addition，in the terms of the times development，with the current social development，the file information management has already been the major basis for examining the work state of medical staff，and also an important data for improving the personnel management system.In order to further analyze the advantages and ways of the implementation of information management of the hospital personnel files，the paper briefly analyzes the importance of the implementation of hospital personnel file management and puts forwards the issues and strategies in order to promote the orderly development of hospital personnel files combined with years of working experience of the writer.

［Key words］Hospital；Personnel file；Information management；Importance

在當前社會的快速發(fā)展下，人事檔案管理工作已經(jīng)成為備受關(guān)注的焦點，醫(yī)院作為主要的單位，其人事檔案管理需緊跟時代的步伐，從最基本的內(nèi)容出發(fā)，加強應用信息化技術(shù)，提高其管理效率與管理質(zhì)量［1］。

1　新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要意義

1.1醫(yī)院人事檔案呈現(xiàn)出復雜性與混亂性

醫(yī)院作為救死扶傷的主要場所，其檔案管理關(guān)系到醫(yī)院工作的有序性與穩(wěn)定性。眾所周知，在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)容是對醫(yī)務人員的工作進行記錄，但是在近幾年新醫(yī)改制度提出之后，醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，并且醫(yī)務人員的績效考核方法不斷創(chuàng)新，長此以往則導致醫(yī)院人事檔案的資料越來越多，無論是影像資料還是聲像資料，都需要采取信息化管理的方式，如此才能實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的有序性。

1.2醫(yī)院人事檔案服務性需求得到增多

從市場經(jīng)濟環(huán)境發(fā)展趨勢分析，醫(yī)院具有公益性與社會福利性，在當前的社會發(fā)展趨勢下其競爭演變得越來越激烈，為從根本上提高醫(yī)院的影響力與知名度，則需要從人事檔案管理角度出發(fā)。通常情況下，醫(yī)院提供的醫(yī)療服務水平是由個人職業(yè)素質(zhì)以及醫(yī)院工作人員的職能所組成的，患者在選擇醫(yī)院的時候往往需要對醫(yī)護人員的資料進行分析，假如醫(yī)院的人事檔案可以提供資料與服務，那么可以進一步提高醫(yī)院的競爭力，幫助醫(yī)院樹立良好的形象［2-3］。

2　現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案信息化管理所存在的問題

2.1信息量過大

眾所周知，醫(yī)院人事檔案所包括的內(nèi)容非常多，比如醫(yī)護人員的工作履歷、醫(yī)護人員的人事調(diào)配等，因醫(yī)院所涉及的部門比較大，從醫(yī)生到護士都是人事檔案管理的重要內(nèi)容，正因為如此，信息量過大會導致檔案管理人員在整理過程中出現(xiàn)困難，不僅會導致信息丟失，甚至還會導致信息不準確。從另外一個角度分析，因信息量過大，在查閱檔案資料時會浪費大量的時間，還會導致紙張浪費，甚至在查閱資料時因不小心會導致檔案資料出現(xiàn)撕破現(xiàn)象，這種情況則需要重新進行記錄，增加檔案管理人員的勞動量。

2.2醫(yī)院人事檔案管理人員工作不到位

毋庸置疑，醫(yī)院人事檔案管理是一件比較枯燥、乏味的工作，檔案人員需每天與資料打交道，并且大量的時間都花費在尋找資料、整理資料上，長此以往則會讓檔案管理人員出現(xiàn)懶散與不積極的態(tài)度［4］。另外，從整體角度分析，在當前社會發(fā)展中，很多醫(yī)院人事檔案管理人員并沒有清楚地認識到檔案管理的重要意義，也沒有將檔案管理與醫(yī)院發(fā)展結(jié)合起來，從而無法保證醫(yī)院人事檔案管理的完整性，這樣一來會導致醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展緩慢，甚至會與社會脫節(jié)，阻礙醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3缺乏完善的檔案管理機制

眾所周知，管理機制關(guān)系到管理效率，在醫(yī)院人事檔案管理中管理機制決定了管理質(zhì)量，且檔案管理機制的好與壞從根本上決定了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展與進步，但是根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理機制存在不完善現(xiàn)象，并主要表現(xiàn)在四個方面：其一是醫(yī)院人事檔案管理收集資料不完善；其二是醫(yī)院人事檔案歸檔資料過于被動；其三是醫(yī)院人事檔案工作流程不嚴謹；其四是醫(yī)院人事檔案管理人員工作不規(guī)范。無論從宏觀角度還是微觀角度分析，因醫(yī)院缺乏完善的檔案管理機制，導致醫(yī)院人事管理存在缺陷，并且也存在一定的不足，這制約醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展。

3　新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理的途徑與方法

3.1制定完善的醫(yī)院人事檔案管理制度

制度是保證醫(yī)院人事檔案管理工作有序發(fā)展的基礎，正如上文所言，醫(yī)院人事檔案管理面臨外部因素與內(nèi)在環(huán)境的影響，是一項比較復雜的工程，在發(fā)展體系中需要從最基本的內(nèi)容出發(fā)，要從人事檔案的利用需求出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況制定切實有效的人事檔案管理制度。此外，醫(yī)院人事檔案管理工作涉及到諸多部門，是一項綜合的工作，需從根本上保證各個部門之間的統(tǒng)一與和諧，實現(xiàn)多個部門的有序發(fā)展［5］。在當前的發(fā)展趨勢下，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為了一項重要的發(fā)展趨勢，積極開展數(shù)字化工作成為了推動醫(yī)院人事檔案管理的關(guān)鍵所在，筆者認為醫(yī)院需要積極構(gòu)建完善的數(shù)字化管理制度，要實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案資料的掃描，并且要建立員工的個人檔案、變動檔案、績效考評檔案等，并要分門別類地輸入到計算機之中。除此之外，還需要依據(jù)醫(yī)院的實際發(fā)展情況，對檔案的提交格式以及時間加以規(guī)定，保證人事檔案管理的有序性與全面性。

3.2制定完善的醫(yī)院人事信息化檔案工作設備

從整體角度分析，工作設備關(guān)系到了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，只有保證工作設備的有序發(fā)展，才能從根本上推動醫(yī)院人事檔案管理的有效性。要想真正推動醫(yī)院人事檔案信息化管理的發(fā)展，則需要保證硬件與軟件設備，其中硬件設備主要是指電腦、打印機、掃描儀等，而軟件設備則是各類辦公軟件。作為一名合格的醫(yī)院人事檔案管理人員，需要對信息化管理加以認識，并要以檔案數(shù)字化的實際發(fā)展情況作為主要的基礎保證，要定期或不定期對醫(yī)院的人事檔案信息化管理的硬件設備與軟件設備加以分析，實現(xiàn)資源的最大利用化。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員需要加強對計算機的認識，要清楚地了解到計算機在軟件管理中的重要意義，并且要從實際角度出發(fā)，從最基本的內(nèi)容出發(fā)，對醫(yī)院人事檔案工作加以分析，真正將信息化技術(shù)融入其中，真正發(fā)揮出檔案數(shù)字化的作用。

3.3創(chuàng)新醫(yī)院人事信息化檔案管理方法

眾所周知，醫(yī)院人事檔案信息化管理的基礎便是檔案資料，檔案資料的信息化是保證檔案完整的關(guān)鍵所在，如果仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理資料，那么則會在一定程度上增加檔案管理人員的工作量，會阻礙醫(yī)院人事檔案管理的有序發(fā)展。因此筆者認為在當前的發(fā)展趨勢下需要積極開展檔案信息化管理工作，實現(xiàn)檔案管理的精細化管理，要對檔案的來源進行分析［6-7］。除此之外，醫(yī)務人員的諸多信息均是人事檔案的主要內(nèi)容，在采取信息化管理的過程中需要嚴格按照數(shù)字化的要求，對檔案管理的內(nèi)容進行分析與規(guī)范。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理人員還需要加強對信息化的認識，要認真學習數(shù)字化檔案管理的方法，從根本上提高醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.4提高領(lǐng)導人員對信息化管理的認識，增強檔案人員的工作能力

醫(yī)院領(lǐng)導人需要認識到人事檔案信息化管理的重要性，要將信息化管理提到日程之上，并通過宣傳與培訓，讓檔案管理人員認識到信息化管理的重要意義。除此之外，還需要增強檔案人員的工作能力，定期對檔案人員進行計算機技術(shù)培養(yǎng)，使檔案人員能夠認識到信息化管理與時代發(fā)展之間的關(guān)系，從全局角度出發(fā)與分析，提高醫(yī)院人事檔案管理人員的信息化素養(yǎng)與信息化能力［8］。醫(yī)院還需要積極招聘優(yōu)秀的計算機人員，或選聘優(yōu)秀的計算機人員到醫(yī)院開展講座，對醫(yī)院人事檔案管理人員進行教育與培訓，使其能夠掌握計算機使用方法，能夠真正將計算機技術(shù)應用到人事檔案管理之中。醫(yī)院需要將計算機人員的能力與績效考核掛鉤，采取獎懲制度，不斷提高計算機人員的基本素養(yǎng)，提高其工作的積極性與創(chuàng)新性。

4　結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作是推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保證，醫(yī)院人事檔案管理工作的有序發(fā)展不僅可以實現(xiàn)檔案管理資料的全面性，并且也會實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的有序性。在當前時代的不斷發(fā)展下，科學技術(shù)得到了全面進步，信息化技術(shù)的出現(xiàn)極大地改變了醫(yī)院人事檔案管理工作，從某種角度分析，醫(yī)院人事檔案管理工作不僅可以保證檔案資料的規(guī)范性與全面性，并且也會進一步契合現(xiàn)代化的發(fā)展管理方式，推動醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與進步。

［1］劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢［J］.人力資源管理，2014（4）：206-207.

［2］謝婷.淺析醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設問題［J］.企業(yè)科技與發(fā)展，2014（12）：91-92.

［3］陳能思.淺議新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作［J］.東方企業(yè)文化，2013（22）：103-104.

［4］葛志勇.醫(yī)院人事檔案信息化管理的問題與對策［J］.城建檔案，2013（10）80-81.

［5］林海.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢［J］.經(jīng)營管理者，2016（8）：256.

［6］Geng Cong.Analysis of hospital personnel archives information management implementation advantage［J］.Heilongjiang science and technology information，2016（19）：180.

［7］Jiang Yejuan.The current situation and information management of hospital personnel file management［J］.China's urban economy，2011（26）：326.

［8］single Lili.Information management of hospital personnel files of［J］.business office，2015（11）：83.

Analysis of Implementation of Information Management in the Hospital Personnel File

WANG Hong-tao
Deyang Second People's Hospital，Deyang，Sichuan Province，618000 China

R197.3

A

1672-5654（2016）09（b）-0013-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.26.013

2016-06-20）