胡曉林

（河南省范縣人力資源和社會(huì)保障局 河南 范縣 457500）

新時(shí)期背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理策略分析

胡曉林

（河南省范縣人力資源和社會(huì)保障局 河南 范縣 457500）

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理雖然是項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是關(guān)乎到檔案管理、協(xié)調(diào)服務(wù)等職能，特別是人事檔案管理工作對(duì)社會(huì)和以及個(gè)人的發(fā)展具有重要的影響。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的需求；鑒于此，本次主要分析新時(shí)期背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決辦法，旨在提高人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理的效率。

新時(shí)期背景；人力資源；人事檔案管理

人事檔案管理工作是人力資源和社會(huì)保障局工作的重要組成部分，將人事檔案管理工作信息收集全面，不僅可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有職員的管理，還可以提高單位的人力資源合理配置率[1]。但是目前的人事檔案管理工作相對(duì)較為混亂，嚴(yán)重制約著人力資源和社會(huì)保障局管理改革的進(jìn)程，因此必須要改變以往的人事檔案管理的模式[2]，打破員工被動(dòng)性調(diào)遣現(xiàn)狀，充分發(fā)揮人的能動(dòng)性，建立合理的人事檔案管理制度。

一、新時(shí)期背景下人事檔案管理產(chǎn)生的問題

人事檔案管理工作是連接各個(gè)部門以及上下級(jí)溝通的橋梁，雖然人力資源和社會(huì)保障局已經(jīng)取得一定的管理成果，但是基層職員的管理工作并未執(zhí)行到實(shí)處，還存有一些工作弊端，主要有以下幾方面：

（一）人檔分離，降低人事檔案管理工作效率

隨著社會(huì)全球化的發(fā)展，私營(yíng)企業(yè)在改革開放后如雨后春筍般快速普及，導(dǎo)致人力資源聘用也隨之市場(chǎng)化。當(dāng)下，各個(gè)企業(yè)在聘用員工或者調(diào)遣職位時(shí)并不重視人事檔案管理，致使很多人認(rèn)為人事檔案用處不大，進(jìn)而置之不理；因而常出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，甚至部分人員不知道個(gè)人檔案放在何處；更有甚者，部分檔案成為死檔，無人整理和認(rèn)領(lǐng)，對(duì)此加大了人事檔案管理工作的力度。

（二）人事檔案內(nèi)容不夠全面

當(dāng)下，人力資源和社會(huì)保障局將對(duì)人事檔案采集仍采用傳統(tǒng)的收集標(biāo)準(zhǔn)[3]，主要包含個(gè)人履歷、自傳信息、鑒定以及考核情況、考察信息、教育程度和獲取的證書、政治歷史情況的審核材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨以及共青團(tuán)等的證明、獎(jiǎng)勵(lì)以及懲罰等材料，并可附有其他相關(guān)的材料。但是隨著我國(guó)企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，各單位更重視職員的人才類型、管理能力、專項(xiàng)技術(shù)、心理綜合素質(zhì)、個(gè)性發(fā)展等資料，但是人事檔案管理內(nèi)容卻未從涉及。

（三）人事檔案管理模式較為落后

人事檔案管理工作較為繁雜，且工作任務(wù)重；目前仍有部分管理人員采取人力收集、分類以及篩選等工作，不僅加大了工作量，且降低了工作的效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案工作應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)其予以分類和管理，以便于查找，為企業(yè)和個(gè)人提供更好的服務(wù)。

（四）管理職員的安全意識(shí)較低

由于現(xiàn)下檔案利用率不高，導(dǎo)致管理組織機(jī)構(gòu)和工作人員在進(jìn)行對(duì)人事檔案管理的重視度不高。部分人力資源和社會(huì)保障局雖然采用了信息管理技術(shù)，但是因缺乏一定的信息技術(shù)，常出現(xiàn)錯(cuò)誤操作或者安裝存有危險(xiǎn)性的軟件造成電腦受到木馬的侵犯，最終使部分檔案信息保存不善，對(duì)人事檔案管理工作造成了嚴(yán)重的損失。

二、新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的有效措施

想要提高檔案管理的效率，應(yīng)從各個(gè)方面著手，并結(jié)合當(dāng)下的時(shí)代發(fā)展的要求，才能使人事檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。加強(qiáng)人事檔案管理的主要方法有以下 幾方面。

（一）對(duì)人事檔案分級(jí)管理

根據(jù)社會(huì)公眾的需求不同可實(shí)施不同層次的人事檔案管理工作；對(duì)于棄檔和死檔應(yīng)加以處理[4]，其次，提高檔案的流動(dòng)性，加大人事檔案在工作中的利用率，同時(shí)將有限的人力和物力放在流動(dòng)性以及較為復(fù)雜的檔案管理工作中，落實(shí)人事檔案工作職員的責(zé)任和義務(wù)，提高檔案工作的管理效率。另外加大人事檔案工作在社會(huì)發(fā)展以及人才流動(dòng)中的影響力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供科學(xué)的信息。

（二）豐富人事檔案的信息

根據(jù)目前企業(yè)用人的要求，人事檔案工作應(yīng)將管理能力、工作績(jī)效、專長(zhǎng)以及人才類型、心理情況等納入到人事檔案內(nèi)容中，使人事檔案信息更加的全面，實(shí)現(xiàn)“以人為本”的工作理念，更好地為單位以及個(gè)人提供檔案服務(wù)工作。

（三）建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度

人力資源和保障局應(yīng)建立全面統(tǒng)一的人事檔案管理制度，以能將人事檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處；并在人事檔案管理中制定形成、修訂以及流轉(zhuǎn)等方面的制度，保證人事檔案管理工作的無誤性。其次，還要使人事檔案的內(nèi)容合理化和規(guī)范化，保證其在合法的范圍內(nèi)，并與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向相一致；使人事檔案的使用率得到進(jìn)一步提高。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理水平的高低[5]；對(duì)此，檔案管理機(jī)構(gòu)要對(duì)工作人員加強(qiáng)管理力度。首先應(yīng)加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并加大相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)力度。其次，將社會(huì)責(zé)任理念融入到培訓(xùn)工作中，以創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。再者，檔案管理機(jī)構(gòu)在聘用工作人員時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行予以嚴(yán)格的篩選和選拔，選用合格的管理人員。另外，要加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及安全防范等方面的知識(shí)，并對(duì)其實(shí)施施績(jī)效考核，針對(duì)不合格者應(yīng)再次給予培訓(xùn)或者給予開除。

結(jié)束語(yǔ)

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作承擔(dān)著檔案管理以及提供服務(wù)等重要工作，但是由于檔案管理工作內(nèi)容的單一化和管理方法的傳統(tǒng)化導(dǎo)致人事檔案管理無法取得行之有效的進(jìn)展。其次檔案管理工作人員重視度不高以及信息技術(shù)水平較低亦導(dǎo)致人事檔案管理工作無法有序的開展；因此需要建立科學(xué)的人事檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能夠提高新時(shí)期背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理水平。

[1]王雪瑩.試論新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革,2016,02（10）:143.

[2]陳麗.新環(huán)境下的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略分析[J].勞動(dòng)保障世界,2016,15（16）:45.

[3]陽(yáng)新峰.X航空公司人事檔案及招聘子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2014.,11（15）:22-23

[4]李軍.人事檔案如何為人力資源開發(fā)服務(wù)[A].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）[C].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2016:1.,03（30）:50-51

[5]張淑軍.探討人事檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,15（01）:186.