■夏翠梅

淺議如何做好機關(guān)檔案工作

■夏翠梅

隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，各項制度也處在積極的改革中，檔案管理制度也是在不斷的變化革新中。新時期如何提高機關(guān)檔案管理工作的水平，是擺在機關(guān)檔案工作者面前一個迫在眉睫的問題。

一、機關(guān)檔案工作的重要性

機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。機關(guān)檔案是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，其中包含了行政機構(gòu)行使行政管理職能的各種法律法規(guī)依據(jù)和在開展行政管理之后通過總結(jié)所得出的各種經(jīng)驗與教訓，這些歷史記錄可作為行政機關(guān)對各種行政事務進行處理、制定與修改各種法律法規(guī)時的參考與借鑒依據(jù)，有效保證行政決策的科學性、合理性、規(guī)范性以及連續(xù)性。

機關(guān)檔案是機關(guān)開展行政公務活動的真實的記錄，是機關(guān)單位的重要財富，也是國家檔案資源的重要部分。機關(guān)檔案是提高機關(guān)管理效率、推動機關(guān)事業(yè)的科學發(fā)展、維護機關(guān)部門職工根本利益的重要依據(jù)。機關(guān)檔案工作是整個機關(guān)工作中的重要基礎(chǔ)性工作，是不可或缺的部分，做好機關(guān)檔案工作是各級行政機關(guān)的重要使命與職責。

二、機關(guān)檔案工作存在的問題

1.機關(guān)領(lǐng)導重視程度不夠

機關(guān)檔案工作是一項內(nèi)務性很強的工作，是一項不引人注目、默默無聞的工作，一些機關(guān)領(lǐng)導對機關(guān)檔案管理工作不夠重視，存在著一些認識上的誤區(qū)。認為一個單位的工作業(yè)績重在形象工程、得政工程和經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案對這些工作沒有多大的作用，抓和不抓是一回事。一些機關(guān)領(lǐng)導口頭上重視而并沒有在議事日程中安排檔案工作，也沒有將檔案工作制度和舉措落到實處。沒有把機關(guān)檔案工作列入單位年度考核中，對檔案工作的重視還停留在表面。

2.檔案收集存在缺漏

機關(guān)檔案的歸檔分類上存在著不是按照相應標準來進行，沒有一個準確的保管期限，機關(guān)單位對于歸檔范圍不明確，或者出現(xiàn)凡文必檔的情況，使得檔案內(nèi)容過于龐雜，有的是僅僅只收集“紅頭”文件，對業(yè)務資料不進行收集，檔案資料出現(xiàn)缺漏與遺失。

3.檔案法制意識薄弱

雖然檔案部門充分利用標語、網(wǎng)站、知識競賽等各種形式，加強《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)宣傳，并積極開展檔案行政執(zhí)法檢查等活動。但仍有部分單位的領(lǐng)導對檔案和檔案工作一知半解，認為檔案管理工作與本單位的工作職能無關(guān)，對檔案工作重視、支持不夠，導致相當一部分單位檔案基礎(chǔ)設施不夠完善，保管條件差，檔案室不滿足檔案“八防”的要求，不按照《檔案法》的規(guī)定執(zhí)行。

4.機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)能力有待提高

以往機關(guān)檔案管理人員，只需要將機關(guān)檔案進行簡單的分類整理就行了，隨著信息化、機關(guān)辦公自動化的發(fā)展，這樣簡單的分類、整理已經(jīng)無法滿足機關(guān)檔案管理的要求。需要檔案管理人員不斷學習，掌握現(xiàn)代化檔案信息管理技術(shù)。目前，多數(shù)單位的檔案管理人員為兼職檔案員，這些兼職檔案員身兼多職、事務繁多，且缺乏系統(tǒng)的業(yè)務知識培訓，檔案業(yè)務水平不高，導致資料收集不齊全不完整，保管期限劃分混亂，檔案整理不符合要求，嚴重影響了檔案管理工作正常開展。

三、做好機關(guān)檔案管理工作的建議

1.提高認識，加強領(lǐng)導

機關(guān)領(lǐng)導需要增強機關(guān)檔案工作意識，將機關(guān)檔案工作納入到機關(guān)的年度工作計劃以及領(lǐng)導的職責范圍之中，切實解決機關(guān)檔案工作所需要的人財物問題，并對檔案工作進行嚴格的考核。在機關(guān)內(nèi)部進行大力的宣傳檔案工作，讓檔案工作的影響力得到提升。要形成檔案工作匯報制度，及時了解檔案工作存在的困難與問題，并及時解決，特別是要做好檔案人員的思想工作，提高機關(guān)檔案人員的待遇水平，讓他們可以安心的投入到機關(guān)檔案工作中。機關(guān)內(nèi)的職能科室與全體人員的檔案意識也要提升，營造一個全機關(guān)都重視檔案工作的氛圍。

2.嚴格做好機關(guān)檔案歸檔收集工作

機關(guān)檔案歸檔收集工作應該嚴格按照國家檔案局關(guān)于《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。將“（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料?！比渴占瘹w檔。

機關(guān)檔案歸檔收集工作應該從平時做起。對于各種文件材料，要隨時做好文件的價值鑒定工作，對失去保存價值的該淘汰的淘汰，對退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻仍然具有保存價值的，應按機關(guān)檔案整理規(guī)范要求，進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。對于本機關(guān)產(chǎn)生的文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料，按照正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，做好檔案入庫前的各項準備工作。

3.改進機關(guān)檔案管理制度

對機關(guān)檔案管理工作，需要建立完善的崗位責任制，把具體責任切實落實到機關(guān)檔案管理人員、科室中。要不斷增強機關(guān)檔案人員的責任意識，如機關(guān)檔案人員要仔細檢查科室所移交的檔案目錄是否進行了詳細、正確的填寫，是否有遺失與漏交的情況，在對檔案進行裝訂的時候需要嚴格的按照裝訂規(guī)范進行操作。要做好監(jiān)督檢查工作，讓檔案工作真正實現(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學化。要建立覆蓋整個機關(guān)單位的檔案管理工作信息安全保障制度，讓檔案數(shù)據(jù)和檔案管理系統(tǒng)更加的可靠、安全，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄密以及失密問題的出現(xiàn)。

4.提高機關(guān)檔案管理人員業(yè)務水平

隨著信息時代的到來，檔案工作也正處于由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型時期,這就需要不斷提高機關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。使機關(guān)檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風，又能根據(jù)工作的需要，開拓創(chuàng)新，與時俱進。

提高機關(guān)檔案人員綜合素質(zhì)，實現(xiàn)機關(guān)檔案工作的科學化與規(guī)范化，一個重要途徑就是建立專門的培訓機構(gòu)，安排專人對機關(guān)檔案管理人員開展定期培訓，通過培訓使他們掌握最新的檔案管理知識，提高他們的工作能力。同時，還應該開展專門的計算機培訓，讓機關(guān)檔案工作人員能夠掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)知識，能夠熟練的運用各種相關(guān)軟件完成機關(guān)檔案工作，推動機關(guān)單位整體工作效率的提升。

（作者單位：平泉縣人民政府房屋征收辦公室）