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        醫(yī)院實物檔案的現(xiàn)狀與對策

        2016-02-05 05:24:58周春艷
        檔案天地 2016年11期
        關鍵詞:榮譽證書紀念品檔案室

        ■孫 凌 周春艷

        醫(yī)院實物檔案的現(xiàn)狀與對策

        ■孫凌周春艷

        醫(yī)院實物檔案是醫(yī)院衛(wèi)生、科研管理及對外交往等各項工作中形成的對醫(yī)院和社會集體有收藏價值的各種特殊載體的檔案,在一定程度或某些方面反映醫(yī)院的發(fā)展史和榮譽史,其地位和作用是其他載體的檔案所不能替代的。本文通過分析醫(yī)院實物檔案現(xiàn)狀、存在問題,提出新的管理措施,為今后更好地開發(fā)利用實物檔案提供參考。

        一、醫(yī)院實物檔案的歸檔范圍

        1.醫(yī)院或個人在各種公務活動中所獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等;

        2.公務活動中獲贈的紀念品;

        3.上級領導、知名人士的題詞、字畫等;

        4.自醫(yī)院成立以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品;

        5.其他有保存價值的實物。

        二、醫(yī)院實物檔案的特點

        實物檔案形成時間的不確定性。證書、獎牌等形成的實物檔案,反映醫(yī)院、科室(組織)、個人所取得工作成績的物品,它必須以醫(yī)院的工作實績?yōu)榛A。成果的取得并非以人為的主觀意志為轉(zhuǎn)移,因而檔案室無法預知醫(yī)院、科室(組織)、個人在哪個時段會產(chǎn)生實物檔案,很難及時準確地收集到所需檔案。

        三、醫(yī)院實物檔案管理現(xiàn)狀

        1.實物檔案收集不全。醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研和其他各項活動中,直接形成了一批具有保存價值的歷史記錄,這些記錄包括文字、聲像、實物,然而在檔案管理建設中,對文字、聲像檔案比較重視,由于實物檔案載體形態(tài)各異,沒有一個統(tǒng)一規(guī)范的實物檔案整理標準。對實物檔案的收集整理、開發(fā)利用等工作相對忽視。目前醫(yī)院實物檔案歸檔較亂,有些科室或組織的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章等被科室或個人保管,未統(tǒng)一收入檔案室管理,會造成實物檔案遺漏、遺失。

        2.歸檔的實物檔案存放較亂。因許多榮譽類實物年份跨度較大,平時利用不多,且檔案人員變動,故未作統(tǒng)一整理、歸類放置和管理。待遇到醫(yī)院院慶、搬遷改造等大型活動需編纂材料或?qū)嵨镎钩鰰r,造成查找困難。

        3.老院區(qū)放置實物檔案的處室較簡陋、狹小,無防霉、防磁、防光等防護措施。

        四、規(guī)范實物檔案管理的措施

        針對以上存在問題,醫(yī)院將規(guī)范實物檔案管理作為本年度管理創(chuàng)新項目,重點做好以下幾項措施:

        1.統(tǒng)一實物檔案歸檔范圍和要求,要求相關科室(組織)自形成實物檔案后三個月內(nèi)向醫(yī)院檔案室移交,由于特殊原因應歸檔的實物確實需要在有關科室、組織保留一段時間的,也應先移交檔案室拍照登記,再辦理借用手續(xù)。

        2.任何科室、組織、個人不能隨意將應歸檔的實物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人。歸檔的實物要保持干凈、整潔、無破損。

        3.個人在公務活動中獲得的獎杯、證書、紀念品等實物檔案應先由醫(yī)院檔案室拍照登記,再交由個人保管。

        4.對所有歸檔的實物進行拍照歸檔,所拍照片納入醫(yī)院照片檔案的管理。一般情況僅提供實物檔案的電子查閱,如必須借用實物檔案原件,嚴格辦理借用手續(xù)。盡量避免實物檔案因外借造成破損、遺失風險。如目前我們檔案室已整理、收藏具有珍貴意義的榮譽證書(獎狀)132件、集體錦旗41件、獎牌25件、獎杯17件,上級領導、知名人士的題詞(簽名冊、字畫)12件、紀念品30件,錄像帶(專題片)13件,光盤(軟盤、硬盤)188件,合格證(許可證)40件,各類印章102枚,均已分類整理、標簽編制、編目成冊、分類保管。2016年已查閱、利用85次,主要用于編寫醫(yī)院宣傳畫冊、年鑒、衛(wèi)生志、各類匯報材料,制作中醫(yī)文化周宣傳展板等。檔案室同時提供電子查閱與實物借用服務,且以電子查閱為主,實物借用為輔,進一步提高了實物檔案查閱利用的效率和質(zhì)量。

        5.由于實物檔案既能直觀地反映歷史,又較為稀少,所以一般作永久保管。

        6.實物檔案庫房建設要符合標準,如我院檔案室搬遷至新院區(qū)后,嚴格按照建設標準,檔案庫房配備了符合“九防”(即防潮防高溫、防有毒氣體、防蟲防鼠、防塵、防火、防盜、防光、防紫外線、防污染)要求的設施設備,確保實物檔案完好無損。并建立榮譽展示柜、陳列墻、中醫(yī)文化長廊、中醫(yī)展示館等,將醫(yī)院歷年取得的、具有珍貴意義的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章,上級領導、知名人士的題詞、字畫、牌匾及紀念品等予以展示,充分展現(xiàn)醫(yī)院光榮的發(fā)展史,提升實物檔案的利用價值、鑒賞價值。

        (作者單位:杭州市富陽區(qū)中醫(yī)院)

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