文/劉 東

科技檔案工作中存在問題及管理措施

文/劉 東

科技檔案實施管理歸檔需要認真對待、細化研究、制定科學管理實踐策略，才能令科技檔案真正發(fā)揮其服務(wù)應(yīng)用優(yōu)勢價值

科技檔案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等?？萍紮n案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報功能、促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。

一、科技檔案的特點

1、專業(yè)性?？萍紮n案的專業(yè)特點是科技檔案最突出的特點之一，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此專業(yè)性是實現(xiàn)科技檔案科學管理的重要依據(jù)之一，例如科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案的整理分類等，都建立在科技檔案專業(yè)性特點的基礎(chǔ)上。

2、種類和類型的多樣性。在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技生產(chǎn)活動中的多專業(yè)性，導致其伴生物——科技檔案在種類上的多元化，以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。

3、成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。

4、現(xiàn)實性。科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

二、科技檔案管理存在的主要問題

改革開放進程的不斷深入，令科技檔案傳統(tǒng)管理模式受到信息時代的強烈沖擊，一些部門經(jīng)歷多年時間積累與形成的較多科技文件，例如科研文件、設(shè)計與工藝文件等則處于管理分散狀態(tài)，尤其是一些民營單位由于保密意識及對檔案管理工作內(nèi)涵規(guī)律認識有限，因而普遍存在不規(guī)范管理、建檔工作相對滯后等不良問題。同時由于對科技檔案管理工作長期認識不足，一些工作人員認為科技檔案的整理歸檔工作復雜繁瑣，致使單位形成的較多科技文件均分散于工作人員或部門手中，一些領(lǐng)導則認為由各科室或個人分管使用更為自由、方便與快捷，而正規(guī)化的借閱、歸檔手續(xù)則復雜繁瑣，會耗費檔案人員較多精力與時間并令科技項目進度受到總體影響。當然該類觀點是片面錯誤的，只有專門建立集中保管檔案機構(gòu)部門，才能滿足各部門人員方便查閱需求，進而提升信息檔案快捷、自由與綜合利用水平，充分發(fā)揮資源共享優(yōu)勢進而促進各單位社會效益與生產(chǎn)效益的持續(xù)提升。另外較多科研工作人員總想將相關(guān)科研成果項目據(jù)為己有，視為個人私有財產(chǎn)，這從另一側(cè)面映射出其單位檔案法制管理觀念的相對薄弱，且工作責任心有待進一步加強。從表象層面來看，較多科技成果圖紙資料、文字、聲像資料與各類驗收、檢測報告均一應(yīng)俱全，較難發(fā)覺不妥之處，然而從實際層面來講，該類科研項目最為關(guān)鍵的工藝、尺寸、數(shù)據(jù)、配方等卻被偷梁換柱或隱性化，令真正具有價值的數(shù)據(jù)資料散落至從事科研工作的個人手中，這樣便令科技檔案失去了其準確性與真實性優(yōu)勢，進而淡化了自身利用價值。由此可見對科技檔案實施管理歸檔需要我們認真對待、細化研究、制定科學管理實踐策略，才能令科技檔案真正發(fā)揮其服務(wù)應(yīng)用優(yōu)勢價值。

三、加強科技檔案管理措施

1、以檔案法為準繩，健全科技檔案工作體制，實現(xiàn)規(guī)范化管理

為優(yōu)化科技檔案管理效果我們應(yīng)以檔案法為準繩健全規(guī)章制度與工作體制，推行規(guī)范化管理，同時相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)以科技檔案暫行管理規(guī)定、工作條例、開發(fā)利用資源信息辦法等檔案法規(guī)為科學依據(jù)，結(jié)合單位實際科技生產(chǎn)狀況創(chuàng)設(shè)更具可操作性、具體性的規(guī)章制度。由科技檔案積累、形成、整理到歸檔、保管、鑒定與利用等各個環(huán)節(jié)均應(yīng)制定明確具體的相關(guān)規(guī)定。對于嚴格履行規(guī)章制度、創(chuàng)設(shè)顯著科技檔案管理成效的人員應(yīng)予以獎勵表彰，同理對于不依據(jù)規(guī)章體制辦事、收集科技檔案不全面、不及時歸檔、整理規(guī)范性不強、不能主動積極提供利用服務(wù)的應(yīng)給予相應(yīng)的教育批評與處罰并限期整改。再者應(yīng)由基礎(chǔ)工作強化入手完善構(gòu)建科技檔案查詢檢索體系，較好編制系統(tǒng)、實用、多角度、多功能檢索檔案工具，進而為全面利用開發(fā)檔案信息創(chuàng)設(shè)良好的先決條件。領(lǐng)導層則應(yīng)強化注重科技檔案管理工作，更新分散式傳統(tǒng)管理為集中式現(xiàn)代化管理模式，配備責任感強、事業(yè)心高的技術(shù)專業(yè)人才，進而加快推進科技檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、標準化的管理，為利用檔案信息者提供優(yōu)質(zhì)完善的全方位服務(wù)。

2、更新意識思維，全面提升科技檔案綜合管理水平

現(xiàn)代化社會發(fā)展提升趨勢需要檔案管理單位用科學意識思維武裝自己，以逆向、創(chuàng)造性思考引導科技檔案工作，確立發(fā)展、機遇意識、合作溝通、競爭意識、時效、責任意識、人才資源及終身學習意識，進而全面適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與科技生產(chǎn)的迅猛發(fā)展。同時我們應(yīng)科學利用復制縮微技術(shù)有效提升存儲檔案密度、縮小檔案文件體積，合理解決存儲空間有限問題。同時我們可適應(yīng)性配備必要的現(xiàn)代化計算機硬件、軟件設(shè)備，實現(xiàn)科技檔案的信息化管理，數(shù)據(jù)文件的歸檔可移交光盤、軟盤或硬盤，也可建立域網(wǎng)，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)檔案傳遞，為利用者提供空間與時間上的綜合便利性。

3、創(chuàng)新服務(wù)機制、全面開發(fā)科技檔案資源信息

現(xiàn)行科技檔案管理服務(wù)方式多停留于外借、閱覽、制發(fā)證明、目錄信息等被動服務(wù)層面，隨著科技形式的多元化發(fā)展我們應(yīng)在做好傳統(tǒng)服務(wù)管理的基礎(chǔ)上主動積極的開辟更多全新的服務(wù)方式，例如電話服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、預(yù)約服務(wù)等，為基層對象服務(wù)，開展文獻檔案專題片、愛國主義教育等實現(xiàn)文件及科技檔案文獻的集中管理。同時還應(yīng)在重大事項專項專題服務(wù)、科技檔案信息中介服務(wù)、開發(fā)人力資源檔案服務(wù)等實踐活動中應(yīng)用各類多變靈活的管理方式進而真正轉(zhuǎn)變被動服務(wù)為人性化、優(yōu)質(zhì)性的主動服務(wù)，提升信息檔案綜合管理水平。

(作者單位：榆林市環(huán)境咨詢服務(wù)部）