文/李亞寧

當(dāng)前公安機(jī)關(guān)基層檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/李亞寧

公安機(jī)關(guān)基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立有效機(jī)制，不斷提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，充分挖掘檔案信息資源，才能有效發(fā)揮公安檔案獨(dú)特的服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能，使之真正成為增強(qiáng)公安工作發(fā)展后勁的公安基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)治安形勢(shì)日趨復(fù)雜，新的形勢(shì)下，公安機(jī)關(guān)檔案工作面臨著許多新情況和新問(wèn)題。公安機(jī)關(guān)基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立有效機(jī)制，不斷提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，充分挖掘檔案信息資源，才能有效發(fā)揮公安檔案獨(dú)特的服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能，使之真正成為增強(qiáng)公安工作發(fā)展后勁的公安基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

一、當(dāng)前公安基層檔案工作存在的問(wèn)題

（一）思想重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來(lái)，基層公安工作的中心主要放在治安管理和打擊違法罪犯等業(yè)務(wù)工作上。對(duì)于檔案工作的重視一般都是落在“口頭上”和“會(huì)議上”，沒(méi)有真正落到實(shí)處。很多基層公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和民警在思想上存在“檔案整理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又不能破案”、“工作任務(wù)重，哪有時(shí)間搞檔案”等錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用和利用價(jià)值，一些基層公安機(jī)關(guān)的檔案室只是一個(gè)“門面”，流于形式，應(yīng)付檢查。由于在思想上對(duì)檔案工作重視程度不夠，因此在檔案工作機(jī)制建設(shè)、人員配備、精力投入、財(cái)物支持等方面都受到影響，一定程度上制約和影響了基層公安檔案工作的發(fā)展。

（二）忽視學(xué)習(xí)培訓(xùn)，管理能力欠缺。受警力、精力的限制，目前公安機(jī)關(guān)基層檔案工作基本由內(nèi)勤民警兼管。由于內(nèi)勤人員承擔(dān)的工作任務(wù)不僅重而且雜，往往忽視對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案整理、管理等業(yè)務(wù)知識(shí)一知半解，因此整理出來(lái)的檔案很難保證科學(xué)性、規(guī)范性。與此同時(shí)，由于檔案工作不斷推陳出新，而基層檔案管理人員業(yè)務(wù)水平還停留在過(guò)去，不能及時(shí)學(xué)習(xí)新的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與電腦業(yè)務(wù)技能，致使檔案管理人員思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要，缺乏積極進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新精神，造成一些基層公安機(jī)關(guān)檔案人員不能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化管理的需要。加之基層公安機(jī)關(guān)長(zhǎng)期不重視檔案干部的培養(yǎng)和使用，一些單位檔案干部（內(nèi)勤）更換和調(diào)動(dòng)頻繁，檔案干部隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，導(dǎo)致了檔案管理人員能力欠缺，與實(shí)際工作需要相“脫節(jié)”的現(xiàn)象。

（三）檔案設(shè)施簡(jiǎn)陋，經(jīng)費(fèi)投入不足。隨著社會(huì)治安形勢(shì)日趨復(fù)雜，公安工作自身的改革不斷深入，基層公安檔案工作出現(xiàn)了許多新情況、新特點(diǎn)，檔案形成的領(lǐng)域和范圍越來(lái)越廣，檔案的種類、數(shù)量和形式、內(nèi)容也越來(lái)越多，由此導(dǎo)致了現(xiàn)有庫(kù)房及設(shè)施負(fù)荷過(guò)重。很多檔案室辦公條件簡(jiǎn)陋，庫(kù)房面積較小、潮濕，有的基層單位甚至沒(méi)有專門的檔案室，無(wú)法滿足檔案工作的基本需求，檔案工作信息化建設(shè)明顯滯后。由于基層領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，經(jīng)費(fèi)投入不足，不少基層單位沒(méi)有為檔案工作專門配備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備，基層公安檔案部門保管的業(yè)務(wù)檔案、戶籍檔案和其他各類檔案等主要以文字、圖表、照片等紙質(zhì)檔案形式為主，連錄音、錄像等載體形式的檔案都很少，數(shù)字檔案信息更是嚴(yán)重不足?；鶎訖n案管理工作向信息化、數(shù)字化邁進(jìn)的步伐受到嚴(yán)重制約。

二、公安機(jī)關(guān)基層檔案工作的幾點(diǎn)對(duì)策

要解決好上述問(wèn)題，使公安機(jī)關(guān)基層檔案工作更好地為現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)服務(wù)，公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必在思想上引起高度重視，務(wù)必從加強(qiáng)公安基層基礎(chǔ)建設(shè)角度對(duì)檔案工作常抓不懈。

（一）更新觀念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。公安機(jī)關(guān)基層檔案工作是公安機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，具有不可替代的重要地位和作用。由于檔案意識(shí)淡薄，檔案工作長(zhǎng)期被邊緣化，從事檔案工作的干部成長(zhǎng)進(jìn)步慢，檔案工作人員在社會(huì)價(jià)值和個(gè)人價(jià)值實(shí)現(xiàn)上有著明顯的失落感。這種現(xiàn)狀不僅影響了檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，而且也影響了整個(gè)基層檔案工作的發(fā)展。為此，公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，特別是基層所隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和緊迫性，把檔案工作列入議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理機(jī)制。要建立完備的檔案工作責(zé)任制，主要領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)總責(zé)親自抓，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，把基層檔案工作作為所隊(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和建設(shè)群眾滿意所隊(duì)的重要條件來(lái)抓，做到認(rèn)識(shí)到位，工作到位，保障到位。同時(shí)，要組織民警認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)，多渠道、多層次、多形式地開(kāi)展《檔案法》的宣傳教育活動(dòng)，不斷增強(qiáng)民警的檔案意識(shí)，使每個(gè)民警自覺(jué)做到從每份資料抓起，從每卷案卷抓起，一步一個(gè)腳印地把檔案工作落到實(shí)處。

（二）創(chuàng)新管理，培養(yǎng)人才。隨著人類社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案種類不斷豐富，數(shù)量不斷增長(zhǎng)，出現(xiàn)了電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)安全利用、檔案法規(guī)建設(shè)等許多檔案管理中的新課題，這些都對(duì)檔案干部隊(duì)伍提出了更高的要求。為此，我們必須樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案工作人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、增加信任與理解的良好環(huán)境，努力造就一支素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的檔案干部隊(duì)伍。要完善檔案管理人員終身學(xué)習(xí)體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，不但要加強(qiáng)基礎(chǔ)教育，更要強(qiáng)化繼續(xù)教育，不斷更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，提升檔案人員的文化和專業(yè)水平，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力。要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中鍛煉人才，著力培養(yǎng)一支“既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)”的復(fù)合型檔案干部隊(duì)伍。

（三）強(qiáng)化利用，優(yōu)化服務(wù)。開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的生命線，公安檔案工作的所有環(huán)節(jié)都是圍繞利用檔案而形成的，建立方便、高效、安全的檔案利用體系是檔案工作的重要目標(biāo)。要本著“以人為本，服務(wù)至上”的理念，把滿足公安現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)對(duì)檔案信息的需求作為檔案工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案利用的新途徑。為此，一是要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)?；鶎庸矙n案部門、檔案人員要以超前的意識(shí)、寬闊的思路、敏銳的眼光，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)和了解新形勢(shì)下公安工作的新觀念、新政策、新情況，掌握有關(guān)公安檔案開(kāi)發(fā)利用工作的新理論和新知識(shí)，提高自身素質(zhì)，做到了解大局、融入大局、服務(wù)大局。二是要加強(qiáng)編研工作，提高服務(wù)水平。要緊緊圍繞各個(gè)時(shí)期公安中心工作，抓住公安工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，充分挖掘和利用檔案信息資源。要在加快公安檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極探索檔案信息深度開(kāi)發(fā)和服務(wù)利用的新途徑，變“死檔案”為“活信息”，更好地為現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)服務(wù)，更好地適應(yīng)新時(shí)期公安工作的需要。

（四）加大投入，完善設(shè)施。各級(jí)公安機(jī)關(guān)在開(kāi)展基層基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中，要適當(dāng)加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。在建造辦公樓、改善辦公條件時(shí)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)地搞好檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)和建設(shè)工作，預(yù)先考慮庫(kù)房面積、結(jié)構(gòu)和承重能力等要求，配備好檔案庫(kù)房專用設(shè)施。暫時(shí)無(wú)法新建庫(kù)房的所隊(duì)，對(duì)不符合規(guī)范管理要求的檔案庫(kù)房要及時(shí)進(jìn)行維修、改造，為檔案實(shí)體的安全管理提供切實(shí)保障。與此同時(shí)，要積極應(yīng)對(duì)新時(shí)期大量電子文件、電子檔案涌現(xiàn)對(duì)檔案工作產(chǎn)生的巨大影響，抓緊配備用于檔案管理的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，依托公安信息網(wǎng)絡(luò)，提高公安檔案利用效能，積極推進(jìn)基層公安檔案數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)公安信息網(wǎng)上形成的電子文件、電子檔案在線管理，提供數(shù)字檔案在線查詢利用服務(wù)，迅速提升檔案管理水平和服務(wù)效能。

（五）改革管理，完善考核。長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的行政模式影響，基層公安機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制仍基于傳統(tǒng)的手工管理模式，這種檔案管理模式的弊病已越來(lái)越多地顯現(xiàn)出來(lái)。為此，需要對(duì)基層公安檔案管理模式進(jìn)行改革，重點(diǎn)是用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，做好庫(kù)藏檔案條目錄入、全文數(shù)字化等工作，實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，要結(jié)合實(shí)際工作需要，建立健全檔案管理制度，包括日常管理制度和檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，使主管部門和專兼職民警責(zé)任明晰，有章可循。上級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)基層檔案管理工作的職能、特點(diǎn)，提出檔案工作總體規(guī)劃和階段性目標(biāo)，并將大目標(biāo)細(xì)化成小目標(biāo)，從所隊(duì)檔案的收集、分類排列、立卷驗(yàn)收、存檔貯藏和管理利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，定出量化指標(biāo)，進(jìn)行量化考核，完善檔案管理評(píng)價(jià)體系，形成系統(tǒng)的工作考核制度，推出公安所隊(duì)檔案等級(jí)管理，并納入績(jī)效考核范圍，將平時(shí)抽查與定期檢查相結(jié)合，促使基層單位真正把檔案工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作常抓不懈。

（作者單位：寶雞市公安局交通警察支隊(duì)）