賀圓圓

南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司，廣西　南寧　530021

信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

賀圓圓

南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司，廣西南寧530021

摘要：信息時(shí)代的到來給當(dāng)代人們的生活帶來無限的可能性，也著實(shí)豐富和方便這人們的生活和生產(chǎn)。同樣，對(duì)于檔案管理工作者來說，信息時(shí)代的來臨既是無限的機(jī)遇，又將是無限的挑戰(zhàn)，基于此，本文從不同的方面論述了信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題，并且提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問題；對(duì)策

隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用于檔案管理的工作中，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作是個(gè)很大的沖擊。在這種信息化大發(fā)展的形勢(shì)下，廣大的檔案管理工作者應(yīng)該積極地采取相應(yīng)的對(duì)策來適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大潮流。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

(一)信息化管理水平發(fā)展不平衡，管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一

目前，大部分的檔案管理單位都已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)與管理工作，還有少部分的單位更是已經(jīng)開始使用更為先進(jìn)的手段來進(jìn)行檔案的管理工作。但是，這只是一部分的先進(jìn)的單位，大部分的單位還是比較青睞傳統(tǒng)的檔案管理方式，單位里僅有的幾臺(tái)計(jì)算機(jī)也只是用來應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查的，大部分的時(shí)間就是一個(gè)擺設(shè)。同時(shí)，不同的管理部門使用的軟件也是不盡相同，不同的單位使用自己較為青睞的軟件，不同單位的主管又使用不盡相同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，每當(dāng)檔案管理的高管下發(fā)數(shù)據(jù)庫以后，接下來的工作就是根據(jù)數(shù)據(jù)庫里的相關(guān)資料進(jìn)行檔案的查閱，然后將查閱的檔案資料一一的錄入到數(shù)據(jù)庫中，這是一件相當(dāng)繁瑣的工作。在錄入結(jié)束后，工作人員要進(jìn)行一遍遍的核查，來保證所錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在完成數(shù)據(jù)的錄入工作后，這個(gè)數(shù)據(jù)庫就會(huì)有相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間的閑置，如果在短期內(nèi)沒有數(shù)據(jù)的錄入工作，那么這個(gè)數(shù)據(jù)庫就會(huì)作廢，這對(duì)于花費(fèi)了長(zhǎng)時(shí)間來建立的數(shù)據(jù)庫就是一種浪費(fèi)，不僅浪費(fèi)了相當(dāng)大的人力和物力同時(shí)將會(huì)接下來的工作造成困擾。

(二)檔案工作的安全性與保密性工作有待加強(qiáng)

在當(dāng)今的信息時(shí)代下，檔案的管理工作正在從傳統(tǒng)的人工手動(dòng)錄入管理方式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾囅冗M(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)來進(jìn)行方便快捷的管理。不可否認(rèn)，計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的使用大大的解放了勞動(dòng)力，但是當(dāng)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)仍然存在著很多風(fēng)險(xiǎn)。一些不法分子會(huì)利用和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的漏洞對(duì)檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改和毀壞，這將對(duì)檔案的真實(shí)性造成無法彌補(bǔ)的毀壞。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)復(fù)雜，文件的種類和分類情況眾多，一旦遭遇到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的癱瘓或者是機(jī)死機(jī)等問題，就會(huì)有可能對(duì)原始數(shù)據(jù)造成毀壞。

(三)缺少信息化檔案管理人員

信息的高速發(fā)展要求社會(huì)的不斷進(jìn)步，但是我國的高校的教育體制還不夠完善，只有很少量的高校設(shè)置了檔案人員的培養(yǎng)方向的專門的課程，這也就造成了信息化的檔案管理人員的嚴(yán)重的缺乏。同時(shí)，現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員大多是從傳統(tǒng)的檔案工作逐步培養(yǎng)為信息化的檔案管理人員，他們中的大多數(shù)都沒有接受過專門的培訓(xùn)，對(duì)檔案的信息化管理沒有清晰的概念，缺乏當(dāng)代信息化管理的專業(yè)素質(zhì)，無法熟練的進(jìn)行檔案的新型管理方式，思想和做事方法還停留在傳統(tǒng)的工作方法上。

二、解決信息時(shí)代檔案管理工作存在問題的對(duì)策

(一)加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)

在當(dāng)今信息大爆炸的時(shí)代，檔案管理的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效的分享，加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)也就成為了當(dāng)前檔案工作的重要部分。首先，必須實(shí)現(xiàn)檔案錄入工作的自動(dòng)化，檔案處理程序的自動(dòng)化，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的一體化，實(shí)現(xiàn)各單位的檔案資料的高效傳播和共享。另外，要充分利用現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的合成技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同的檔案文件形式進(jìn)行分類管理，并將文字檔案盡可能的轉(zhuǎn)換為圖像與文字相結(jié)合的大難資料，這樣可以使檔案文件更加的多樣化，更富有生動(dòng)。

(二)建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全工作是檔案管理工作的一個(gè)重要的部分，在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和政治建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。信息化的發(fā)展伴隨著網(wǎng)絡(luò)安全的不確定的問題，為了保證檔案資料的安全性必須加強(qiáng)建立健全檔案信息安全保障體系的工作。首先，應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用的秘密性，使用時(shí)可以使用安全密鑰，提高安全防范意思，加強(qiáng)安全培訓(xùn)工作。在實(shí)際工作中積極地了解計(jì)算機(jī)建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，有效的采取防范措施。其次，檔案管理人員應(yīng)該適時(shí)的檢查計(jì)算機(jī)的運(yùn)行系統(tǒng)，防止計(jì)算機(jī)出現(xiàn)癱瘓和死機(jī)等安全故障。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)一些重要的檔案資料進(jìn)行備份，防止文件的損壞或缺失。

(三)加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

現(xiàn)階段的檔案管理人員的素質(zhì)低下，不能及時(shí)的適應(yīng)信息的高速發(fā)展的大潮流。信息化的時(shí)代不僅要求大難管理人員有積極向上的工作態(tài)度和對(duì)工作負(fù)責(zé)的高度嚴(yán)謹(jǐn)，更要求現(xiàn)代的能夠熟練的進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化的錄入和管理工作，能夠應(yīng)對(duì)信息化社會(huì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的突發(fā)狀況，提搞工作效率和能力。這就要要求檔案管理單位加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，采用積極有效地措施提高相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)與工作能力。

三、結(jié)論

信息化社會(huì)的逐步到來增加了檔案管理工作的難度，對(duì)當(dāng)代的檔案管理單位提出了新的挑戰(zhàn)。但是，正是這些問題和挑戰(zhàn)的存在才能夠促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，才能夠不被社會(huì)所淘汰。

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中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0049-(2016)10-0237-01