田 宇

（國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心，北京 100012）

淺議文書(shū)檔案鑒定工作

田 宇

（國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心，北京 100012）

文書(shū)檔案鑒定工作是指判斷文書(shū)檔案的存在價(jià)值。本文著重從鑒定工作的原則、要素環(huán)節(jié)和制度三方面闡述分析了文書(shū)檔案鑒定工作的重要性，鑒定工作應(yīng)在遵守制度、把握原則的前提下，統(tǒng)籌兼顧，綜合判斷，充分理解、評(píng)估檔案的利用價(jià)值和存在作用，為檔案管理的其他環(huán)節(jié)工作筑牢基礎(chǔ)。

文書(shū)檔案；鑒定原則；要素環(huán)節(jié)；鑒定制度

檔案鑒定工作通常是指區(qū)別與判定檔案的真?zhèn)位蛘邔?duì)檔案存在價(jià)值的判定。本文所討論的主要是文書(shū)類檔案的鑒定工作，即有關(guān)文書(shū)檔案價(jià)值的鑒定。由于檔案具有憑證參考作用和情報(bào)提供作用，因此檔案的價(jià)值是指檔案所體現(xiàn)出的對(duì)組織和社會(huì)有用性和可利用的程度。而檔案鑒定是在綜合考察檔案存在的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用之后，對(duì)檔案存在價(jià)值的評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)，決定了檔案的存毀命運(yùn)。有效的鑒定工作能夠大幅度提高檔案管理的質(zhì)量水平。

一、文書(shū)檔案鑒定工作原則

文書(shū)檔案的鑒定工作可以分為兩個(gè)部分：制定原則和類別劃分。制定原則是指建立歸檔范圍和檔案保管期限表。類別劃分是對(duì)屬于歸檔范圍的檔案，即有保存價(jià)值的檔案，確定劃分保管期限；對(duì)不屬于保管期限或保管期限已滿，確定失去存在或保管價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。

文書(shū)檔案鑒定工作要符合檔案的鑒定原則，不能隨意、任意、憑個(gè)人意志或喜好確定檔案的存在價(jià)值，要參考各方面因素，綜合研判。鑒定工作應(yīng)當(dāng)滿足四性，即全面性、歷史性、發(fā)展性和效益性。全面性是檔案鑒定工作中最基本的原則。無(wú)論對(duì)于組織、個(gè)人還是社會(huì)、國(guó)家，檔案都具有極其重要的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，關(guān)系到各方面的利益。因此，開(kāi)展檔案鑒定工作，判斷檔案的存在價(jià)值和保管時(shí)間，不能只局限于單獨(dú)個(gè)體，而是要從整個(gè)國(guó)家、社會(huì)、人民的利益角度出發(fā)，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。具體到操作層面，檔案鑒定工作要全面綜合分析檔案各個(gè)要素的特征，把握檔案相關(guān)要素之間的關(guān)系，并預(yù)測(cè)檔案利用者對(duì)檔案的需求程度，最終對(duì)檔案價(jià)值作出相對(duì)準(zhǔn)確的判斷。避免簡(jiǎn)單、孤立地判斷檔案的存在價(jià)值。由于檔案的形成有其自己特定的歷史條件，因此檔案具有歷史性。檔案是將歷史以某種形式和內(nèi)容記錄下來(lái)，檔案最大限度地保存了歷史的真實(shí)情況。因此，檔案的鑒定工作要充分考慮其形成的歷史條件，要尊重歷史，還原歷史。發(fā)展性是指要用發(fā)展的眼光判斷檔案價(jià)值?？陀^環(huán)境是在不斷發(fā)展變化的，隨之而來(lái)的是對(duì)檔案的利用需求程度發(fā)生相應(yīng)變化。當(dāng)前有利用價(jià)值的檔案，在若干年后可能毫無(wú)用處；而當(dāng)前無(wú)法利用的檔案，在將來(lái)可能大有用處。因此，檔案鑒定工作應(yīng)起到預(yù)測(cè)未來(lái)的作用，既要滿足檔案當(dāng)前的利用需求，又要對(duì)未來(lái)的需求進(jìn)行有效預(yù)測(cè)。效益性是指檔案的利用價(jià)值與保存檔案需要的付出之比，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的效益大于保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，檔案才具有保存價(jià)值。任何一個(gè)組織、社會(huì)甚至國(guó)家所具有的檔案保存能力都是有限的，人力、財(cái)物的投入直接影響制約檔案保存的條件、數(shù)量和質(zhì)量。因此，應(yīng)避免不計(jì)成本、件件留存、多多益善的思想。

文書(shū)檔案鑒定工作能夠有效提高檔案資源的利用效率。在對(duì)檔案進(jìn)行利用價(jià)值大小鑒定的基礎(chǔ)上，可以將已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案及時(shí)剔除銷毀，將有限的物質(zhì)資源留給相對(duì)更具價(jià)值的重點(diǎn)檔案，避免珍貴檔案埋沒(méi)于大量無(wú)價(jià)值檔案之中，其真實(shí)價(jià)值難以發(fā)揮。同時(shí)，檔案管理者可以根據(jù)檔案的價(jià)值大小有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于價(jià)值大、影響大的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)開(kāi)發(fā)利用，從而利于檔案作用的充分發(fā)揮。

二、文書(shū)檔案鑒定要素與環(huán)節(jié)

檔案的保存價(jià)值取決于兩個(gè)因素，即檔案自身特點(diǎn)和社會(huì)利用需求。判斷檔案的自身特點(diǎn)需要對(duì)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、名稱、形成時(shí)間、文本、外形特征進(jìn)行綜合分析。所謂檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。主體形成的或與主體相關(guān)度大的檔案價(jià)值要大于非主體形成的或與主體相關(guān)度小的檔案價(jià)值。對(duì)于檔案內(nèi)容，應(yīng)該從重要性、獨(dú)特性和時(shí)效性三方面進(jìn)行鑒定。不同的文件名稱具有不同的用途和意義，可以從一定程度上體現(xiàn)文件的價(jià)值大小。例如，決定、命令、條例、紀(jì)要等，通常具有權(quán)威性和重要性，文件價(jià)值相對(duì)較高；而通知、函件等，常常用來(lái)處理一般性事物，文件價(jià)值相對(duì)較低。一般來(lái)說(shuō)，檔案的形成時(shí)間與檔案價(jià)值成正比。越久遠(yuǎn)的檔案，能夠留存下來(lái)的相對(duì)較少，因此尤為珍貴，應(yīng)避免隨意銷毀；同時(shí)，重要?dú)v史時(shí)期形成的檔案通常更具有特殊意義和保存價(jià)值。此外，檔案的文本形式和外形特征同樣影響著檔案的價(jià)值大小。例如正本比副本、草稿更具有保存價(jià)值。一些文件由于記載方式或制成材料的特殊，具有文物價(jià)值或藝術(shù)價(jià)值，因此，作為檔案的保存價(jià)值也更大。而社會(huì)利用需求因素要從需求方向、需求范圍和需求時(shí)間三方面衡量。檔案價(jià)值最終需要通過(guò)檔案利用來(lái)體現(xiàn)的，因此準(zhǔn)確判斷檔案利用者的需求方向?qū)n案鑒定工作非常重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案利用情況的分析研究、有效預(yù)測(cè)，從而選取能夠最大限度滿足利用者需求方向的檔案進(jìn)行保存。而需求范圍越廣泛，檔案可利用時(shí)間越長(zhǎng)，說(shuō)明檔案具有的社會(huì)意義越深遠(yuǎn)，具有的保存價(jià)值也就越大。

文書(shū)檔案鑒定工作是貫穿于檔案管理工作始終的一項(xiàng)工作任務(wù)，涉及了收集歸檔、整理保管、移交銷毀等階段。收集歸檔階段的鑒定工作，是判斷文件是否具有保存價(jià)值。通過(guò)審閱等方法，根據(jù)組織的歸檔范圍，判斷文件是否應(yīng)該作為檔案進(jìn)行保存。確保具有保存價(jià)值的文件全部歸檔，避免將沒(méi)有保存價(jià)值的文件收集歸檔。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意歸檔文件必須為原件，且正本與定稿須同時(shí)歸檔，其他文本不需要進(jìn)行歸檔。整理階段的鑒定工作是對(duì)檔案保存價(jià)值劃分等級(jí)，明確保管期限，做到按價(jià)值大小歸檔。移交銷毀階段的鑒定工作是在檔案移交上級(jí)部門之前再次進(jìn)行全面鑒定，判斷歸檔材料、保管期限劃分準(zhǔn)確與否。對(duì)不需要移交上級(jí)部門的檔案，按照保管期限，在銷毀前進(jìn)行銷毀鑒定，將沒(méi)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行保管期限的變更。應(yīng)當(dāng)注意的是，對(duì)于具有特殊歷史條件下產(chǎn)生的檔案，其鑒定工作應(yīng)適當(dāng)性放寬尺度，從長(zhǎng)處理。

三、文書(shū)檔案鑒定制度

為保證檔案鑒定工作的順利開(kāi)展，確保檔案鑒定質(zhì)量，防止檔案受到破壞，檔案鑒定工作應(yīng)形成系統(tǒng)化、組織化的工作制度。

組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案鑒定工作必須在有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的前提下進(jìn)行，因此，各級(jí)組織都應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。鑒定小組應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督檔案鑒定工作，審查檔案銷毀清冊(cè)和待銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告，審查或抽查重點(diǎn)檔案，對(duì)檔案的存毀作出決定等等。

檔案鑒定工作制度。鑒定工作制度是確保檔案鑒定工作有序進(jìn)行的重要保障，具體包括歸檔范圍、保管期限、保管制度、銷毀制度等等。各組織在制定鑒定制度前應(yīng)對(duì)組織內(nèi)部的相關(guān)情況進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地調(diào)查研究分析，綜合考慮組織職能、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)分工、文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)程序、中心工作以及文書(shū)的種類、用途、數(shù)量和利用情況等。在檔案鑒定工作制度成形后，應(yīng)征求相關(guān)部門的意見(jiàn)，或先在局部試行，待總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、完善制度后，再全面推廣。在客觀環(huán)境、上級(jí)政策制度變化較大時(shí)，應(yīng)對(duì)鑒定工作制度進(jìn)行修改和完善。鑒定工作制度中的重要環(huán)節(jié)之一就是銷毀鑒定制度，決定了檔案的“生死”。因此，銷毀鑒定工作必須形成檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)本組織領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)后，才能進(jìn)行最終銷毀。檔案銷毀清冊(cè)作為后續(xù)檔案銷毀的重要憑證，其清冊(cè)內(nèi)容必須包括：序號(hào)、案卷或文件題名、年代、目錄號(hào)、卷號(hào)或文號(hào)、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、銷毀原因、備注、編制日期、組織負(fù)責(zé)人簽字蓋章。準(zhǔn)備銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)保存，便于審批檢查。獲批的銷毀檔案應(yīng)送專門的銷毀地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，禁止將應(yīng)銷毀的檔案換做其他用途，更不能進(jìn)行買賣。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)履行相關(guān)的制度手續(xù)，并指派2名以上的工作人員進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。實(shí)際工作中，為了避免檔案錯(cuò)毀帶來(lái)不可挽回的損失，對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)緩期執(zhí)行，待確認(rèn)無(wú)保存利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。

文書(shū)檔案鑒定是檔案管理工作的重中之重，起到橋梁紐帶作用，因此鑒定過(guò)程應(yīng)力求統(tǒng)籌兼顧，從多方面、多角度、多渠道充分理解、認(rèn)識(shí)、評(píng)估檔案的利用價(jià)值，判斷檔案存在的作用，為檔案管理的其他環(huán)節(jié)工作筑牢基礎(chǔ)。

［1］吳廣平，向陽(yáng).檔案工作實(shí)務(wù)［M］.北京：北京大學(xué)出版社，2013：43-54.

［2］王嵐.關(guān)于檔案價(jià)值鑒定的理論與實(shí)踐（二）——?dú)v史回顧［J］.檔案學(xué)通訊，2001（2）：29-32.

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