文·李華

以數(shù)字化促進檔案管理優(yōu)化工作初探

文·李華

館藏檔案數(shù)字化既是建設(shè)數(shù)字檔案館的目標要求，也是實現(xiàn)檔案利用信息化的現(xiàn)實需要。檔案通過數(shù)字化，讓檔案利用做到“原件不出庫”，是對檔案的最優(yōu)保護，也是提高查閱效率的最佳途徑。自2015年起，萊西市檔案館計劃用兩年時間實現(xiàn)館藏全部檔案“存量數(shù)字化”的目標。到2016年5月底，已完成館藏按卷管理檔案11400卷，按件管理檔案36826件共150萬頁的掃描工作。但是檔案數(shù)字化所涉及到的檔案審查、目錄校對、檔案整理、檔案掃描等一系列工作，如何納入整個檔案管理體系中成為促進檔案管理優(yōu)化的有利抓手，仍是擺在我們面前的一個重要問題。

一、館藏檔案管理工作存在的問題

（一）檔案精細化管理欠缺

萊西市檔案館現(xiàn)有館藏檔案全宗146個，共計9.7萬卷（件盤）。其中，按卷管理的檔案5.8萬卷，按件管理的檔案3.9萬件。館藏全部檔案建立了案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，初步建成數(shù)字檔案館。但是，目前檔案管理還處于粗放式工作狀態(tài)，沒有達到精細化管理新常態(tài)。我們每年進行館藏檔案檢查，對照紙質(zhì)檔案登記簿和案卷目錄，對每個全宗每卷實體檔案進行了一一核對，做到實體檔案、紙質(zhì)登記簿與數(shù)據(jù)庫內(nèi)案卷數(shù)量相一致，案卷號準確無誤，但是沒有對館藏檔案進行逐卷、逐頁、逐條文件級目錄檢查和質(zhì)量核查；機讀文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)還存在著錄不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題；文書檔案開放審查工作遲緩，未實現(xiàn)常態(tài)化，沒有制定檔案開放審查工作計劃，對館藏滿30年的檔案沒有及時進行開放審查；對破損檔案、亟需修復維護的檔案沒有做到精確統(tǒng)計，對家底的了解不深不透。

（二）全宗卷管理不規(guī)范

全宗卷材料不齊全、不完整。有些工作開展了，但缺少規(guī)劃、總結(jié)及工作記錄，比如每年都開展檔案檢查及檔案整理、修復工作，但沒有形成工作方案、計劃、總結(jié)等憑證性材料及《檔案檢查登記表》《檔案整理加工登記表》等必要的記錄性材料，無法真實反映該全宗發(fā)展變化的歷史面貌。

（三）檔案數(shù)字化率過低

目前，萊西市檔案館館藏檔案數(shù)字化率占館藏檔案總數(shù)的1.3%，居于青島市區(qū)市檔案館末位，與兄弟區(qū)市存在不少差距，這一現(xiàn)狀既不利于檔案的提供利用及原件保護，又影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。

二、優(yōu)化檔案管理的主要對策

（一）規(guī)范制度流程，促進檔案管理精細化

檔案數(shù)字化的基本流程主要包括檔案審查、目錄校對、檔案借調(diào)、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像檢查、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)，這無疑為全面核查館藏檔案情況、解決紙質(zhì)檔案管理中遺留的歷史問題提供了一個重要契機。

制度健全、流程科學可以促進檔案工作由碎片化向精細化轉(zhuǎn)變。為此，我們加強了制度管理和流程管理，制定了《檔案人員管理制度》《檔案保密制度》《檔案安全制度》《檔案出入庫管理制度》《檔案數(shù)字化驗收制度》《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》等各項工作制度，并通過崗位責任制來確保各項制度的落實。同時，根據(jù)數(shù)字化工作流程設(shè)立了內(nèi)容齊全、操作性強的《檔案目錄開放審查登記表》《檔案目錄核對記錄表》《檔案整理登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程交接單》《紙質(zhì)檔案掃描工作單》等工作記錄表，對每個環(huán)節(jié)通過檔案流程單進行過程控制，流程單與檔案實體同步流轉(zhuǎn)，流程有序、責任明確、操作規(guī)范，可以確保每一份檔案的監(jiān)管到位，責任到人、安全可追溯。

（二）強化鑒定先行，推進檔案安全管理

在檔案數(shù)字化之前，首先要做好檔案開放鑒定工作，確定掃描范圍，區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，數(shù)字化的同時完成機讀目錄的質(zhì)量核查。為此，我們成立了以主要領(lǐng)導為組長、業(yè)務(wù)骨干參與的鑒定領(lǐng)導小組。根據(jù)國家檔案局《各級國家檔案館開放檔案辦法》和《青島市檔案局檔案文件開放審查辦法（試行）》的要求，制定《萊西市檔案館檔案鑒定制度》《萊西市檔案館檔案開放審批制度》《檔案開放審查工作流程》，建立鑒定工作臺賬，嚴格遵照開放流程，做好檔案開放登記、統(tǒng)計、鑒定、審批工作，杜絕失泄密事件發(fā)生。

按照《青島市檔案開放等級鑒定暫行規(guī)定》要求，逐卷逐條核查文件目錄，查看數(shù)據(jù)庫內(nèi)機讀文件目錄開放等級標準是否準確，初步確定C（內(nèi)部級）、D（開放級）為應(yīng)掃描檔案的范圍，鑒別出涉密檔案和非公開檔案；參照文件目錄，由檔案管理人員按全宗逐卷、逐件、逐頁審閱檔案內(nèi)容，確定檔案是否開放，再次形成應(yīng)掃描檔案范圍；由領(lǐng)導審核把關(guān)簽字后，最后確定應(yīng)掃描檔案內(nèi)容。通過初審、復審、審核等步驟層次嚴格把關(guān)，以確保檔案開放鑒定質(zhì)量。

在開放鑒定的同時，做好對機讀目錄著錄進行質(zhì)量核查，提升目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。對照實體檔案內(nèi)的案卷及卷內(nèi)目錄，逐卷逐條核對機讀案卷級目錄、文件級目錄的對應(yīng)信息（檔號、文件題名、文件時間、責任者、文件字號、開放等級等），如有著錄錯誤或不規(guī)范的文件題名、 責任者、起止頁號等，及時進行修改、補充。

從目前工作來看，有相當部分的文書檔案的卷內(nèi)文件和已錄入的文件級目錄不能一一對應(yīng)，特別是題名抄錄隨意增減，不能真實反映文件題名原貌，這就需要工作人員要以實體檔案為基準，認真核查機讀文件級目錄，確保二者信息準確無誤。另外，還存在“有檔案目錄無文件”或“有文件無檔案目錄”的情況。其中，“有檔案目錄無文件”，要根據(jù)實體檔案情況，若卷內(nèi)卻無此文件，為以前缺失，要同時在卷內(nèi)目錄及機讀目錄上進行登記、備注；“有文件無檔案目錄”，要根據(jù)檔號、原文內(nèi)容進行及時補錄。

（三）完善檔案整理，全面提升檔案基礎(chǔ)工作

在數(shù)字化之前，必須對檔案進行檢查整理，查看頁面是否平整、編號是否規(guī)范，是否存在破損頁，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。

按卷管理的檔案要視檔案質(zhì)量情況判斷是否拆卷。萊西市檔案館館藏文書檔案形成年代久，數(shù)量多，質(zhì)量良莠不齊，有的案卷訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物未拆除盡；還有的案卷存有圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫字跡等不耐久保存字跡的檔案，不利于檔案保存；有的文書檔案則是公開文件與非公開文件共存一卷，掃描時要區(qū)分可掃描文件與非掃描文件。由此，我們決定文書檔案、婚姻檔案數(shù)字化進行拆卷處理，土地房產(chǎn)檔案則因檔案幅面大、頁數(shù)多、案卷質(zhì)量好等原因數(shù)字化時不拆卷。

拆卷后對檔案上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物，應(yīng)及時拆除并注意保護檔案不受損害；若不耐久字跡的檔案，則復印或掃描后打印一份與原件一并裝訂歸檔；檔案的紙張若有破損，則破損檔案要先掃描，由掃描人員填寫《破損檔案送交修裱登記表》與破損檔案一并交給檔案管理人員，經(jīng)檢查后進行修裱，待修裱后再掃描一次，對比修裱前后的圖像質(zhì)量，保留完整清晰的圖像，脆化嚴重的無法掃描的檔案則需先修裱再數(shù)字化。對未編頁號或頁號編制不規(guī)范的案卷要重新編號，統(tǒng)一采用2B鉛筆使用阿拉伯數(shù)字，從“1”開始逐頁編號，并將原來編錯的頁號用鉛筆劃掉。如有跳號或編號出錯的情況，也應(yīng)重新編頁碼。

細致嚴謹?shù)臋n案整理工作使案卷質(zhì)量得到全面提升，檔案管理狀況得到全面改善，帶動了檔案基礎(chǔ)工作的全面發(fā)展。

（四）嚴守技術(shù)規(guī)范，狠抓數(shù)據(jù)質(zhì)量建設(shè)

檔案數(shù)字化工作中要嚴格遵守《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005），按照案卷標明的頁碼順序進行掃描，做到不缺頁、不重頁、內(nèi)容完整；圖像端正、無偏斜，清晰、無污點，準確，不失真；存儲格式規(guī)范。加強環(huán)節(jié)管理，注重質(zhì)量檢查、抽查，通過“檔案掃描---圖像處理---質(zhì)量全檢---錯誤返工---質(zhì)量復檢---裝訂還原---質(zhì)量抽檢”，各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，確保實現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量最優(yōu)化。

另外，在掃描過程中要注意特殊情況，如掃描件和非掃描件的區(qū)分，像檔案里保存有重份文件、檔案里同時保存著檔案原件和復印件，我們處理的原則是重份文件選擇紙質(zhì)完好、字跡最清晰的一份進行數(shù)字化，同時將重份文件所在頁號、共有幾份和對哪份文件進行了數(shù)字化等情況在《紙質(zhì)檔案掃描工作單》、機讀目錄的備注項中加以說明。如果檔案原件紙張完好、字跡清晰，則對原件進行數(shù)字化、復印件不進行數(shù)字化；如果原件字跡模糊不清，則原件和復印件都進行數(shù)字化，并將數(shù)字化情況在《紙質(zhì)檔案掃描工作單》、機讀目錄的備注項中加以說明。

薄透、字跡褪變檔案掃描，我們采用的辦法是薄透檔案用相同大小白紙襯底，再進行掃描；字跡褪變檔案掃描時，需要調(diào)整亮度、對比度等參數(shù)，以掃描后形成的圖像中文字清楚為準。遇有字跡完全褪色（只剩劃痕）或復寫紙字跡且發(fā)生浸染時，可掃描該頁檔案反面，再做鏡像文件，如果該頁紙張同時老化、破損現(xiàn)象，須在掃描后再進行修裱處理。

圖像質(zhì)檢時，首先核對掃描的圖像數(shù)量是否和案卷中文件的頁數(shù)一致。如出現(xiàn)不一致有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改；二是掃描出錯，可能出現(xiàn)漏掃，要進行補掃。其次對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理；由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)按照檔案原件及時進行調(diào)整。

三、檔案數(shù)字化的思考

（一）統(tǒng)籌管理，做好數(shù)字化工作規(guī)劃

根據(jù)館藏檔案情況，統(tǒng)籌考慮經(jīng)費、人員、場地、設(shè)備、技術(shù)、檔案內(nèi)容、整理與掃描及質(zhì)檢工作的匹配、檔案和數(shù)據(jù)安全、備份載體、數(shù)據(jù)管理等各個方面，制定館藏檔案數(shù)字化整體工作計劃、方案，以實用為導向，依據(jù)“價值優(yōu)先”“利用優(yōu)先”的原則，將價值高的珍貴檔案、形成年代久的文書檔案、利用率高、可公開、易檢索的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，要根據(jù)工作部署，分期分批，循序漸進，穩(wěn)步推進，持續(xù)行進。

（二）安全至上，加強檔案安全管理

制定數(shù)字化安全工作制度，強化檢查監(jiān)督，從日常管理上排除安全隱患。嚴格做好檔案審查工作，規(guī)范調(diào)檔程序，確保未解密涉密檔案實體不出庫房，確保數(shù)字化過程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。數(shù)字化加工過程中要全程、全方位監(jiān)控錄像，嚴禁數(shù)字化信息帶出場外、據(jù)為己有、隨意傳輸，嚴防數(shù)字化過程和檔案利用過程中的信息丟失、外泄，確保檔案信息的完整與安全。

（三）著眼全局，促進檔案優(yōu)化管理

檔案數(shù)字化工作不能單純?yōu)閿?shù)字化而數(shù)字化，要通盤考慮，厘清歷史陳賬，切實解決問題。檔案數(shù)字化與檔案開放、檔案整理、檔案維護、檔案利用是一脈相承、息息相關(guān)的。檔案數(shù)字化工作的重要目的就是要使數(shù)字化的檔案為社會所用，檔案開放鑒定工作應(yīng)與數(shù)字化同期開展，實現(xiàn)數(shù)字化成果的即時性。數(shù)字化前檔案目錄校對整理工作，可以順勢對館藏各全宗檔案破損情況做到心中有數(shù)，使得檔案修復保護工作有的放矢，對影響數(shù)字化掃描的破損檔案進行即時修復，在一定程度上保證了檔案實體的安全與檔案信息的完整，實現(xiàn)了檔案優(yōu)化管理。檔案數(shù)字化也變革了檔案利用模式，實現(xiàn)在局域網(wǎng)的全文查閱，用數(shù)字化副本代替原件，可以大大減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全。檔案數(shù)字化工作計劃、方案及在檔案開放審查、檔案整理、檔案修復、檔案掃描等工作流程中形成的審批單、工作記錄單、登記表等要及時歸檔，每一全宗數(shù)字化工作結(jié)束后，要形成檔案數(shù)字化工作總結(jié)，將檔案數(shù)字化的卷數(shù)、文件數(shù)、圖像幅數(shù)及檔案修復的頁數(shù)等進行記錄，以上形成的所有文件材料均需放置在相應(yīng)的全宗卷內(nèi)，記錄該全宗的歷史發(fā)展情況，使全宗卷成為管理全宗檔案的得力工具。

（作者單位：萊西市檔案館）