文·田黎華

檔案安全風險及防治對策之我見

文·田黎華

新中國成立后的很長一段時期，影響我國檔案安全的因素主要是政治、軍事、環(huán)境等傳統(tǒng)安全問題。隨著檔案載體多元化特別是新型載體的出現(xiàn)，我國檔案安全形勢日趨復雜。19世紀技術(shù)革命開始以來，檔案載體就不再局限于紙張一種載體形式，紙張以外的照片、幻燈片、 微縮制品、磁性載體、光盤等都逐漸成為檔案載體的 “新成員”。特別是計算機被普遍應用到社會生產(chǎn)生活各領(lǐng)域，電子檔案載體已成為檔案管理的又一新型手段，檔案載體進一步向多元化的發(fā)展趨勢轉(zhuǎn)變。檔案載體的演變，給檔案安全管理帶來了巨大的影響。不同載體的安全管理方法有許多相同的方面，例如，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性，但不同載體材質(zhì)特性不同，須采取相應的安全措施進行保護或管理。多元化的新型檔案載體的出現(xiàn)打破了原來紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的格局，促使檔案安全管理進入一個全新的時代。

一、影響檔案安全的因素

一是內(nèi)部管理不善。因為檔案部門內(nèi)部缺乏檔案風險意識和安全知識、專門的管理機構(gòu)和人員、相關(guān)的法律規(guī)范等引發(fā)的檔案安全風險；業(yè)務操作不當：在檔案的形成、保管和利用過程中發(fā)生的不安全因素。二是社會環(huán)境復雜。由于文檔人員業(yè)務能力、技術(shù)條件和管理水平等因素造成操作不當甚至錯誤操作而引發(fā)的檔案風險；人為蓄意破壞：故意篡改、銷毀、盜竊檔案或破壞檔案保管場所等行為引發(fā)的檔案風險。三是自然因素頻發(fā)。檔案自然風險是指人力不能或難以支配和操縱的 各種自然災害發(fā)生所造成的風險，如雷電、水災、火災、霜凍、臺風、 地震等會直接威脅到檔案的安全。

二、檔案安全管理的對策

國家檔案局原局長楊冬權(quán)《在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話》（2010年5月12日）總結(jié)新時期檔案安全管理取得的經(jīng)驗，這就是一必須始終堅持把檔案安全視作檔案工作的生命線，把檔案安全工作放在檔案工作的首位，奠定檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的堅實基礎(chǔ)；二必須始終堅持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，一手抓安全防范，一手抓受損檔案搶救和保護，努力避免和減少各種外來因素對檔案安全的不利影響；三必須始終堅持把檔案信息安全與檔案實體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全，確保數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實、長久可讀和有效利用；四必須始終堅持把安全督查與制度建設相結(jié)合，提高規(guī)范化管理水平，切實強化執(zhí)行力，努力把各種可能的安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)；五必須始終堅持發(fā)揮科技創(chuàng)新的先導作用，不斷為檔案實體安全和信息安全提供堅強的技術(shù)保障。在堅持這“五個必須”的同時，筆者提出如下對策，以期為檔案安全管理打下更清晰更堅實的基礎(chǔ)。

（一）設施設備為基礎(chǔ)

完善的安全設施是保證檔案安全最有效的防護網(wǎng)。一是檔案保管機構(gòu)朝向應以東南為宜，要具備防潮、隔熱等功能。盡量不用地下室或頂層。 要遠離易燃、易爆場所。不要緊鄰衛(wèi)生間等潮濕、且有污染源等。二是檔案保管機構(gòu)應具備溫度控制、濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉等設備。三是要適應數(shù)字檔案安全管理要求，配全檔案專用計算機、掃描儀、打印機、復印機、網(wǎng)絡存儲等設備。

（二）制度建設作保障

檔案安全工作制度是檔案安全管理軟實力提高的前提。保證檔案安全既涉及檔案的實體安全又涉及檔案的信息安全，體現(xiàn)在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用、數(shù)字化等各個環(huán)節(jié)中。要針對不同的工作環(huán)節(jié)，細化檔案安全工作制度。要重視建立檔案異地異質(zhì)備份制度。加強對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查力度，確保各項制度落實到實處。

（三）技術(shù)運用是手段

依靠和運用現(xiàn)代科學技術(shù)的力量能更便捷、 更高效地進行檔案安全管理。提高檔案安全管理的技術(shù)水平有兩層含義：一是加強智慧化檔案保管機構(gòu)建設，完善檔案安全管理軟硬件的技術(shù)配備，如檔案庫房的自動報警系統(tǒng)、智能的溫濕控制系統(tǒng)等，降低風險發(fā)生的概率。二是將現(xiàn)代技術(shù)運用到檔案安全管理的過程中， 完善管理網(wǎng)絡技術(shù)和訪問管理的環(huán)節(jié)，提高管理的效率，如利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、權(quán)限控制技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的遠程服務，減少對檔案原件的利用，減少風險發(fā)生的機會；有效利用計算機技術(shù)、數(shù)學模型和科學的計算方法以提高風險評估的精準度。

（四）理論研究要加強

檔案安全理論研究是一個需要不斷研究、不斷完善的課題，檔案安全標準體系的建設更是一項長期而又復雜的工作。理論來源于實際，更要在實踐工作中不斷完善。鑒于目前檔案安全研究現(xiàn)狀，應盡快加強檔案安全管理學科化建設。改革原有的檔案保護技術(shù)學，根據(jù)新載體、新要求，充實新內(nèi)容，建設“檔案安全管理學”。

（五）管理素質(zhì)要提升

人在管理要素中具有決定性的作用，并且檔案工作是一項服務性的工作。因此，檔案安全管理必須高度重視人的因素，提高檔案管理人員的安全素質(zhì)。通過組織培訓、鼓勵自學等形式提高檔案管理人員各方面的安全素質(zhì)；通過現(xiàn)代信息技術(shù)學習提高計算機管理檔案的水平，避免因操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失或刪除；通過法制教育提高全員的安全保密意識和法律意識，增強管理人員的責任感等。在提高全員素質(zhì)的同時，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案安全管理人才，挑選熟悉業(yè)務、責任心強、保密意識強、 有經(jīng)驗懂技術(shù)的檔案管理人員，讓其負責檔案安全管理工作，形成專人負責與全員配合并舉的檔案安全管理模式。

·

［1］楊冬權(quán). 在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話. 《中國檔案報》.2010.05.19.

［2］范園園.淺議檔案風險及安全管理［J］.蘭臺世界.2009（6）.

［3］周瓊鳳.論檔案安全管理［J］.電力檔案.2005（3）.

［4］《檔案安全體系建設知識解讀》.西安檔案網(wǎng).

［5］關(guān)于檔案館（室）檔案安全設施設備配置意見.寧夏檔案網(wǎng).

（作者單位：杭州江干區(qū)城市建設綜合開發(fā)有限公司）