文·林靜

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新策略

文·林靜

信息時(shí)代的到來(lái)，意味著不計(jì)其數(shù)資料和海量信息的處理工作不能再使用傳統(tǒng)的流程和工具去進(jìn)行了，此時(shí)信息時(shí)代也邁入了全新的發(fā)展階段-大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案管理是信息收集，存儲(chǔ)，挖掘和管理的重要工種，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)該何去何從，是很值得探究的話(huà)題。文章從這個(gè)角度出發(fā)，首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性，總結(jié)和歸納了當(dāng)前制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素，接著提出對(duì)應(yīng)的解決措施。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理創(chuàng)新；解決對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息含量難以估量，信息內(nèi)容展現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)，對(duì)信息處理和分析的速度要求越來(lái)越高，信息的價(jià)值被越來(lái)越多的人認(rèn)可，這一切改變了檔案管理工作的格局。在這樣的背景下，檔案管理工作應(yīng)該樹(shù)立創(chuàng)新理念，以開(kāi)放的心態(tài)去迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，并且漸漸以更加理想的方式融入到大數(shù)據(jù)時(shí)代中去，以發(fā)揮自身的效能。由此探究大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新問(wèn)題，顯得尤為必要。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的信息處理和分析工作有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：其一，數(shù)據(jù)規(guī)模很大，常常出現(xiàn)難以使用PB或者TB單位來(lái)計(jì)量的情況；其二，數(shù)據(jù)內(nèi)容多樣性，牽涉領(lǐng)域多，格式多，呈現(xiàn)出信息多樣性的特點(diǎn)；其三，信息處理要求越來(lái)越高，數(shù)據(jù)處理速度快，很多時(shí)候需要進(jìn)行即時(shí)處理和分析；其四，數(shù)據(jù)信息的價(jià)值意識(shí)覺(jué)醒，越來(lái)越多的人開(kāi)始認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，往往也更加注重信息資源的真實(shí)性和安全性。檔案管理作為人類(lèi)信息處理和分析的重要實(shí)踐，不可避免的會(huì)受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，由此檔案管理也進(jìn)入到檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代。大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)，要求館藏檔案朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，并且由此形成多樣化的檔案資源信息庫(kù)；檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值高，以智能分析的手段，找到對(duì)社會(huì)發(fā)展有積極作用的信息，是其重要任務(wù)；檔案大數(shù)據(jù)背景下，信息處理速度要更快，信息分析能力要更強(qiáng)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)獲取有價(jià)值的信息，并且將其傳輸給對(duì)應(yīng)需求的對(duì)象，以發(fā)揮信息的效能。簡(jiǎn)單來(lái)講，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的過(guò)程就是知識(shí)資源體系構(gòu)建的過(guò)程，這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作提出的新要求，也是當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

二、當(dāng)前制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素分析

檔案管理創(chuàng)新發(fā)展需要遵循大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)和規(guī)律，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息管理之間做好權(quán)衡，進(jìn)而打造全新的檔案管理工作格局。但是從當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展的歷程來(lái)看，制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素眾多，這是不可忽視的問(wèn)題。

（一）檔案管理創(chuàng)新意識(shí)因素

檔案管理創(chuàng)新是大數(shù)據(jù)時(shí)代下不得不進(jìn)行的自我調(diào)整和改善，是推動(dòng)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。但是檔案管理創(chuàng)新意識(shí)并不是所有人都具備的：其一，部分檔案管理部門(mén)人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出老齡化的趨勢(shì)，他們?cè)诮邮苋聶n案管理理念和模式方面，還存在很多疑慮，難以積極參與進(jìn)去，甚至出現(xiàn)極力排斥的現(xiàn)象；其二，檔案管理人員培訓(xùn)教育內(nèi)容并沒(méi)有將大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新理念納入其中，檔案管理人員對(duì)于信息時(shí)代與檔案管理之間的關(guān)系理解不深刻，自然難以在此方面有所創(chuàng)新；其三，當(dāng)前檔案管理過(guò)程中使用的信息技術(shù)還處于淺層次，僅僅局限于部分簡(jiǎn)單的日常操作中，也就是信息化程度還沒(méi)有達(dá)到理想的水平，這從側(cè)面印證了檔案管理投入不足的問(wèn)題。

（二）檔案管理安全機(jī)制因素

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的信息價(jià)值是難以估量的，如果不能保證信息處理和分析在安全的環(huán)境下進(jìn)行，前期進(jìn)行的檔案管理工作也就失去了效益。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理必須要具備對(duì)應(yīng)的信息安全機(jī)制。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，卻呈現(xiàn)出以下的特點(diǎn)：其一，檔案管理市場(chǎng)不完善，缺乏健全的檔案管理信息安全規(guī)章制度；其二，網(wǎng)絡(luò)交易具有虛擬性的特點(diǎn)，是檔案管理不安全性的重要誘因；其三，檔案管理系統(tǒng)安全管理不善，部分黑客和不良分子容易對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行破壞。

（三）檔案管理維權(quán)意識(shí)因素

檔案管理維權(quán)意識(shí)淡薄，行業(yè)自律機(jī)制難以營(yíng)造起來(lái)，缺乏對(duì)應(yīng)的擔(dān)保機(jī)制，也是當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況。簡(jiǎn)單來(lái)講，如果檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露的行為，卻沒(méi)有智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者維權(quán)體制來(lái)管理，而作為行為主體的創(chuàng)造者也不懂得利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律武器去保護(hù)自己，由此造成檔案管理維權(quán)環(huán)境不斷惡化，不利于檔案管理工作更加健康，更加有序地發(fā)展和進(jìn)步。從本質(zhì)上來(lái)講，這都是因?yàn)闄n案管理維權(quán)意識(shí)不足所導(dǎo)致的。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新，不僅僅是檔案管理理念的重塑，更是檔案管理模式的調(diào)整，還是打造檔案管理新格局的契機(jī)。立足當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展存在的問(wèn)題，引導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新朝著大數(shù)據(jù)的方向發(fā)展和進(jìn)步，是當(dāng)前檔案管理工作者應(yīng)該積極參與的實(shí)踐活動(dòng)。為此，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)角度來(lái)探究：

（一）培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新意識(shí)淡薄的問(wèn)題，應(yīng)該從人的角度入手，以培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)為契機(jī)，迎來(lái)檔案管理的新的人力資源格局。具體來(lái)講，可以著手做好以下幾個(gè)方面的工作：其一，檔案管理部門(mén)應(yīng)該調(diào)整人才招聘策略，鼓勵(lì)信息技術(shù)型人才的融入，為檔案管理創(chuàng)新融入全新的血液，他們信息素養(yǎng)高，對(duì)于數(shù)據(jù)時(shí)代的需求比較了解，可以很好的參與到大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新方案制定中去；其二，注重檔案管理組織內(nèi)部專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)環(huán)境的營(yíng)造，以開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)教育的方式，將檔案管理與大數(shù)據(jù)之間的關(guān)系作為教學(xué)重點(diǎn)，使得在職的檔案管理人員意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的必要性，從而積極融入其中；其三，營(yíng)造良好的檔案管理信息化環(huán)境，采購(gòu)大量的硬件和軟件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化程度的提升，使得檔案管理人員懂得利用信息技術(shù)做好全部的檔案管理工作，避免信息技術(shù)局部滲透的問(wèn)題，這也是發(fā)揮專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)效能應(yīng)該做好的基礎(chǔ)性工作；其四，建立檔案管理信息技術(shù)學(xué)習(xí)型的工作環(huán)境，年輕檔案管理人員積極引導(dǎo)年長(zhǎng)檔案管理人員，對(duì)于其存在的操作問(wèn)題進(jìn)行糾正，保證整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)信息素養(yǎng)的全面提升，使得每一位檔案管理人員都能夠融入到檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐中去。

（二）營(yíng)造大數(shù)據(jù)時(shí)代下安全的檔案管理環(huán)境

檔案管理的安全性，本來(lái)就是檔案管理工作的重要內(nèi)容，只是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的信息價(jià)值難以估量，其安全性需求顯得越來(lái)越迫切，在此方面的呼聲也變得越來(lái)越大。由此，營(yíng)造數(shù)據(jù)時(shí)代下安全的檔案管理環(huán)境，也成為當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，要做到：其一，立足當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理者和提交者交互的操作平臺(tái)，平臺(tái)對(duì)于兩者的權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行規(guī)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)其信息處理權(quán)限的限制，以保證檔案管理的行為朝著規(guī)范化的方向發(fā)展；其二，實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)平臺(tái)之間的合作，找到檔案管理業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)平臺(tái)之間的契合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程的改造，以制定出更加合理的管理創(chuàng)新方案；其三，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息平臺(tái)應(yīng)該具備自身嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，從檔案管理的一舉一動(dòng)入手，對(duì)于其操作行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，以高效的信息安全技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得檔案管理工作處于相對(duì)安全的環(huán)境中；其四，在大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)安全管理方面投入更多的人力物力財(cái)力，實(shí)現(xiàn)與當(dāng)前有資質(zhì)的信息安全管理企業(yè)合作，為檔案管理系統(tǒng)營(yíng)造黑客和不法分子難以入侵的環(huán)境。

（三）實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理體系的構(gòu)建

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作內(nèi)容更多，工作價(jià)值更高，工作機(jī)制更加復(fù)雜，需要形成健全的方案管理體系來(lái)引導(dǎo)其朝著規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性的方向發(fā)展和進(jìn)步。為此，關(guān)注以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，是很有必要的：其一，強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)立法工作，將大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作中涉及到的智力勞動(dòng)成果納入到法律知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)范圍中去，為檔案管理工作的法律價(jià)值提供依據(jù)，保證營(yíng)造良好的檔案管理法制環(huán)境；其二，建立嚴(yán)格的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，檔案管理針對(duì)的特定智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者群體，應(yīng)該不斷提高這樣的標(biāo)準(zhǔn)，也保證檔案管理工作者能夠引導(dǎo)檔案管理朝著高效方向發(fā)展；其三，結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題，構(gòu)建健全檔案管理規(guī)章制度，以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的方式，引導(dǎo)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展；其四，建立完善的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的監(jiān)督和管理體系，發(fā)揮相關(guān)檔案管理監(jiān)督部門(mén)的效益，形成內(nèi)外監(jiān)督合力，保證檔案管理行為在有效的監(jiān)督環(huán)境下進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案管理行為失當(dāng)?shù)那闆r；其五，形成嚴(yán)格的內(nèi)部檔案管理控制制度，以檔案管理信息平臺(tái)安全為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息處理和分析行為的管束，以避免因?yàn)閮?nèi)部操作失誤造成信息失準(zhǔn)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息時(shí)代的升級(jí)和優(yōu)化，其對(duì)于信息處理和管理工作提出了更高的要求，而檔案管理作為信息處理和管理實(shí)踐的重要方式，應(yīng)該結(jié)合社會(huì)需求、企業(yè)要求、行業(yè)戰(zhàn)略等因素，正確面對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化程度不足的問(wèn)題，從加大投入、健全制度、人力資源、技術(shù)措施等角度入手，引導(dǎo)檔案管理工作朝著創(chuàng)新的方向發(fā)展，以迎合大數(shù)據(jù)對(duì)于信息處理和管理的新要求。相信隨著檔案管理創(chuàng)新意識(shí)的覺(jué)醒，檔案管理體系的構(gòu)建、檔案管理人力資源的夯實(shí)、檔案管理安全機(jī)制的構(gòu)建、檔案管理效益創(chuàng)新等將會(huì)得以全面發(fā)揮，這對(duì)于促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的健康發(fā)展而言，是大有裨益的。

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［1］于曉萍.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)對(duì)策略研究［A］.國(guó)家檔案局.創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)——2014年全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀論文集［C］.國(guó)家檔案局，2014：7.

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［6］劉文照.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015，20：91.

（作者單位：山東省糧食局）