文/李艷華

企業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

文/李艷華

分析了目前企業(yè)單位在檔案管理中工作中存在的問(wèn)題，提出了解決對(duì)策

隨著現(xiàn)代交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，按照“十三五”現(xiàn)代綜合交通運(yùn)輸規(guī)劃，到2020年，我國(guó)綜合交通基礎(chǔ)設(shè)施總體達(dá)到世界先進(jìn)水平的要求，基本建成安全便捷、暢通高效、綠色智能的綜合交通運(yùn)輸體系。檔案同信息技術(shù)、企業(yè)文化等都是交通運(yùn)輸事業(yè)的資源儲(chǔ)備。如何做好檔案管理工作將直接影響到企業(yè)單位后期的交工、竣工驗(yàn)收工作以及工程資料的完整性，對(duì)于企業(yè)單位的后期管理及運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，都非常重要。

一、企業(yè)單位在施工前期的檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案工作的重視度不均衡

企業(yè)單位檔案工作的重視很不均衡，尤其是項(xiàng)目剛開(kāi)始，個(gè)別參建單位只重視建設(shè)速度，經(jīng)濟(jì)效益或趕工期，對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分保證，雖然各參建單位把檔案工作引入年度工作計(jì)劃，也有專(zhuān)人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各參建單位有效機(jī)制來(lái)抓等方面還存在缺陷。

2、檔案保管條件比較差

多數(shù)參建單位檔案保管條件還達(dá)不到檔案管理工作要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距，少數(shù)參建單位，干脆無(wú)統(tǒng)一的文件柜，設(shè)施設(shè)備不齊全，更沒(méi)有統(tǒng)一的檔案柜，有的即時(shí)有，也五花八門(mén)，比較零亂，個(gè)別參建單位檔案管理工作設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，時(shí)常有丟失或缺失的工程資料，使檔案工作失去了它的原始性、真實(shí)性，由于參建單位施工隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，許多建設(shè)周期短的項(xiàng)目部，丟失工程資料之后補(bǔ)充的資料，部分地方或多或少存在不完整性。

3、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)薄弱

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員必須具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類(lèi)和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不能按照立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生，個(gè)別參建單位報(bào)著我們干干就走了的態(tài)度，所以存在隨意應(yīng)付了事思想，這就要求建設(shè)單位首先必須對(duì)參建單位的檔案管理人員采取監(jiān)督指導(dǎo)工作，加大檢查力度，對(duì)參建單位檔案資料進(jìn)行全程跟蹤，對(duì)有憑證作用、法律效力的原件以及簽字、蓋章部分必須齊全，幫助其完善檔案管理工作。

二、企業(yè)單位在施工后期的檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

1、紙質(zhì)與光盤(pán)相結(jié)合

企業(yè)單位在施工后期檔案移交及交接過(guò)程中存在許多問(wèn)題，由于許多參建單位施工工期不同，因此存在企業(yè)單位在不同時(shí)間時(shí)期，就必須接收部分參建單位的工程檔案，包括工程資料、以及工程施工過(guò)程中的錄像、錄音、光盤(pán)磁帶的資料，如需長(zhǎng)期存放的必須做好紙質(zhì)檔案與光盤(pán)一并入檔保存，既要有光盤(pán)，又要有紙質(zhì)檔案作保證，確保原始數(shù)字丟失，保證檔案的完整性。

2、督促與過(guò)程相結(jié)合

企業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，前期需要深入基層檢查工作及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，后期更需要督促施工單位加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，對(duì)一些特殊工序的工程，必須有第一手工程資料，如監(jiān)理工程師的抽檢記錄、驗(yàn)收資料、監(jiān)理日志等檔案資料。必須做到定期收集；對(duì)企業(yè)單位的一些施工過(guò)程中的重大活動(dòng)的檔案資料，需與各參建單位有關(guān)部門(mén)及時(shí)溝通，保證做到活動(dòng)結(jié)束后，隨時(shí)收集，確保各個(gè)時(shí)期檔案資料的齊全完整。

3、收集與建檔相結(jié)合

隨著項(xiàng)目進(jìn)入尾聲，收集到的工程資料越來(lái)越多，必須建立檔案目錄或數(shù)據(jù)庫(kù)，借助計(jì)算機(jī)將收集到的各施工單位的原始資料進(jìn)行分類(lèi)，尤其是企業(yè)單位有招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)圖紙、招標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)告、服務(wù)合同以及各參建單位在施工工程中舉辦的各類(lèi)活動(dòng)，施工過(guò)程中存在的變更文件的批復(fù)和報(bào)告，監(jiān)理工程師的抽檢記錄、驗(yàn)收資料、試驗(yàn)報(bào)告及記錄，監(jiān)理日志及竣工圖紙等，每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案工作的支持，所以檔案工作要樹(shù)立全局觀念和大局意識(shí)，及時(shí)了解工程進(jìn)度，確保收集到的檔案質(zhì)量好壞及完整性。

（作者單位：陜西省交通建設(shè)集團(tuán)公司機(jī)場(chǎng)分公司）