文/李靜

縣級醫(yī)院檔案管理工作淺析

文/李靜

檔案管理在醫(yī)院各項工作中盡管不是主要業(yè)務，但也十分重要。在科技高速發(fā)展、信息時代的今天，如何利用現代科技手段管理好醫(yī)院檔案，更好地為醫(yī)院主要業(yè)務服務，是每個檔案管理工作應該認真思考的問題

醫(yī)院的主要工作是救死扶傷，醫(yī)院管理的目標是不斷提高醫(yī)院醫(yī)療水平，為患者提供良好的醫(yī)療服務。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理及各項醫(yī)療衛(wèi)生活動形成的歷史資料，不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，而且也涉及醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。它既為醫(yī)院管理者進行科學決策提供參考和依據，也對提高醫(yī)院醫(yī)療水平，改進服務質量，促進醫(yī)院全面現代化具有重要作用。特別是隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院服務模式的變化，醫(yī)院檔案管理如何迅速適應新形勢，實現醫(yī)院檔案信息的科學規(guī)范化管理，提高醫(yī)院檔案管理的水平，更好地服務主業(yè)顯得更為重要。

一、醫(yī)院檔案管理現狀及存在的問題

醫(yī)院的主要業(yè)務是治病救人，檔案管理是為主業(yè)服務的部門。為此，許多醫(yī)院不重視檔案管理工作，特別是縣級等基層醫(yī)院在檔案管理方面存在不少問題?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，醫(yī)院所有檔案應由醫(yī)院主管部門集中統(tǒng)一管理。但長期以來，大都由各部門分散保管，醫(yī)院檔案室僅保管文書檔案而已。這種檔案管理方法不僅不符合有關要求，也不利于科學管理。如在處理醫(yī)療事故，實行“舉證現任倒置”，涉及相關法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標準、技術常規(guī)、操作規(guī)程、資質證明、病歷、設備使用、財務收費等方面。如果建立了統(tǒng)一科學的檔案，就可以綜合運用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設備檔案、人事檔案、財務檔案、特種載體檔案等。

1、管理機制不健全

隨著醫(yī)療事業(yè)的快速進步發(fā)展，醫(yī)院存在著文書、病歷、設備、人事等各種檔案，檔案管理的形式也呈現多樣化特點，檔案的內涵和外延也都發(fā)生了變化，然而很多醫(yī)院，特別是縣級等基層醫(yī)院的管理模式仍不健全，檔案管理制度仍不夠規(guī)范，醫(yī)院大量檔案管理材料分散管理，在一個單位內，多部門管理檔案。而且，缺乏相關規(guī)章制度制約，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準，這也導致了考核、監(jiān)管不力，甚至形同虛設，嚴重影響醫(yī)院檔案管理的現代化建設。同時網絡技術的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，檔案管理技術沒有跟上時代發(fā)展。

2、專業(yè)人才缺乏

檔案管理專業(yè)人才缺乏是制約基層醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素。筆者調查發(fā)現，基層醫(yī)院的檔案管理專業(yè)人員專業(yè)出身很少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，特別是現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才更少。這與時代發(fā)展的要求懸殊較大，已不能滿足新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展需求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，往往重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，從而導致了不少檔案管理人員的思想觀念、管理水平落后，缺乏創(chuàng)新和活力，進而影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升。

3、檔案管理硬件設施缺乏

隨著生活水平的提高，人們的保健意識明顯增強，特別是醫(yī)療保障制度的全面實施，醫(yī)院的就醫(yī)量大大增加，醫(yī)院各類檔案信息的采集量也隨之增加。然而現代醫(yī)院單位對醫(yī)院檔案管理設備方面的投入并沒有相應增加，在許多醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。許多設備老舊、管理庫房不足等嚴重制約也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。尤其隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而檔案管理基本還采用手工收集、檢索，信息量小，這既不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，也降低了工作效率，與醫(yī)院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設施條件落后、醫(yī)院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發(fā)生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。

二、對醫(yī)院檔案管理的建議

醫(yī)院一定要正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

1、高度重視檔案管理工作，健全機制，完善制度

首先，醫(yī)院領導一定要高度重視檔案工作。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理工作與提高醫(yī)院醫(yī)療技術水平、擴大醫(yī)院規(guī)模等主要工作同步考慮，納入醫(yī)院管理的重要議程。要加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識，使醫(yī)院領導、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。要根據《檔案法》等有關法律法規(guī)，結合本單位實際，制定切實可行的檔案管理制度。

同時，進一步健全檔案管理組織，建立科學的檔案管理體系，加強檔案管理監(jiān)管責任制，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依，落到實處。要將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。要拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集，落實專人收集。

2、提高檔案管理人員和醫(yī)務人員素質，推動檔案管理水平提升

人員素質直接影響檔案管理水平，檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立高素質的檔案管理隊伍是關鍵所在。為此，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高檔案管理人員業(yè)務能力和知識水平。同時針對醫(yī)院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調查學習，不斷更新醫(yī)院檔案信息的新需求，探索總結適宜醫(yī)院檔案管理工作，進一步推進醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。要積極適應檔案業(yè)務發(fā)展需要，建立檔案管理人才梯隊，為檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎。

同時，加強病案的規(guī)范化建設。要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高病案書寫規(guī)范化水平。檔案管理人員還要加強對影像及其他數字資料嘗試運用先進的管理手段，使檔案載體更加豐富多樣。要針對醫(yī)療檔案紙質材料繁多、貯存困難等實際，建立電子病歷庫，以電子文本形式進行貯存、調閱，提高檔案工作效率。

3、加強檔案管理設備、設施建設，積極開發(fā)檔案資源

檔案管理信息化已成為檔案管理新常態(tài)。計算機等現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的重要手段。要提高檔案存放設備和技術現代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調等硬件設施的配備。要應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業(yè)務培訓、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展相適應。

同時，要樹立強烈的服務意識，發(fā)揮檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務功能。積極開發(fā)檔案資源，拓寬服務范圍，提升服務水平。工作人員要對信息進行開發(fā)，編寫各種專題，為醫(yī)務人員及患者提供多方面、有實效的信息。要及時收集檔案利用反饋信息，不斷改進檔案管理工作，努力滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，不斷提高檔案利用率。通過檔案資源開發(fā)為單位創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益。

總之，檔案管理是醫(yī)院一項重要工作，它關系醫(yī)院管理水平提升，關系能否更好地為醫(yī)務人員和患者服務。領導要高度重視檔案管理工作，支持檔案管理工作。檔案管理人員要積極主動提升自身業(yè)務素質，同時，緊緊圍繞醫(yī)院需求，積極開發(fā)檔案資源，不斷探索有效、科學的檔案管理方法，進一步提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對醫(yī)院決策的參考作用，努力提升醫(yī)院檔案管理的水平。

（作者單位：延安醫(yī)療集團總醫(yī)院宜川分院）