分管領導就是分管某個領域或某個部門的領導，分管領導需要對自己所分管的部門或區(qū)域負全責。所謂分管領導的基本功，指分管領導開展工作的理論水平、實踐經驗、技能技巧、方式方法等。當前，切實加強對檔案工作的領導，把檔案工作擺在重要位置，是檔案行政管理部門對各級各單位的基本要求。為此，迫切需要加強有關單位檔案工作分管領導的基本功。對此，筆者談點個人體會。

一是認識高人一籌。認識決定心態(tài)，心態(tài)決定行動，行動決定結果。對檔案和檔案工作的認識，應當分層而論。一個單位的廣大公職人員要有普遍的檔案意識，領導班子要有高度的共識，主要領導要給單位檔案工作應有的地位，并有切實抓好抓實檔案工作的認識。分管領導是做好單位檔案工作的總指揮，其對檔案工作的認識需要高人一籌，要對檔案法律法規(guī)學深悟透，謀在新處、干在實處，要充分認識重視、關心和支持檔案工作是開展本單位工作、提升本單位業(yè)績、維護本單位歷史形象的客觀需要。

二是職責了如指掌。分管領導對自己的工作職責需了如指掌，當好檔案工作的“百事通”，要負責組織經常性學習，及時了解掌握上級關于檔案工作的新要求、新規(guī)定；要將檔案工作列入領導議事日程，納入計劃或規(guī)劃，督促各部門按要求作好相應的工作；要關心檔案工作和綜合檔案室的建設與發(fā)展，從人、財、物上給予支持，及時解決重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與本單位各項工作協(xié)調發(fā)展；要建立檢查考核制度，加強對檔案人員的考核，對工作成績突出、做出巨大貢獻者予以褒獎，褒獎應包括物質層面的獎勵和精神層面的獎勵；對工作懶散拖拉、引發(fā)事故給單位帶來損失者進行處罰，營造干事創(chuàng)業(yè)的工作氛圍。

三是擔當恰如其分。勇于擔當是一種態(tài)度、一種精神，更是一種能力。單位正職工作千頭萬緒，需把諸如檔案工作等事項分解給其他班子成員。檔案工作分管領導要勇于和善于擔當，對布置的工作有檢查、有結果、有落實，謹慎而又妥善地處理問題；要爭取檔案工作在本單位的相應地位，努力以扎實的工作作為贏得良好口碑。在工作中，分管領導應避免以下幾種情況：一是心無主見、遇事無策，這樣就談不上擔當；二是思維定勢、墨守成規(guī)，這種情況下的“擔當”效果較差；三是盲目“擔當”，這樣非但不能做好檔案工作，還會損害單位利益。

四是匯報及時到位。分管領導要向單位負責人及時匯報工作，把檔案工作難點、焦點以及初步解決方案提出來，讓主要領導心中有數(shù)，進而召開班子會議集體研究解決問題的辦法。分管領導在參加檔案工作會議或是進行學習考察之后，要將領受的新任務第一時間作出部署，并提出貫徹落實的思路和舉措；要善于創(chuàng)新工作并總結、提煉和推廣本單位的好做法與好經驗；要看到工作差距，切忌捂蓋子，有問題不說、有困難不提，在一個時期工作落后時強調困難和基礎條件差是可以的，但長期如此就不行了。

五是能力不斷提升。檔案工作專業(yè)性較強，分管領導要加強自身學習，并積極部署和鼓勵檔案人員多學習、多提升，創(chuàng)造條件讓檔案人員參加各種培訓、繼續(xù)教育或網(wǎng)絡教育，努力完善檔案人員的知識層次、專業(yè)結構，打造一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的檔案人員隊伍。

六是營造良好環(huán)境。分管領導要為檔案工作營造良好環(huán)境，在政治、工作和生活上關心、愛護檔案工作者，主動為他們辦實事、解難題，幫助他們解除后顧之憂，切實把檔案干部的工作積極性和創(chuàng)造性保護好、調動好、發(fā)揮好。要用職業(yè)的使命感激勵人，營造鼓勵肯干事、支持干成事的濃厚氛圍，樹形象、聚合力、促發(fā)展。要重視和加強檔案宣傳工作，擴大檔案工作的影響力。要善于引導全體檔案工作者振奮精神、明確目標、全力以赴開創(chuàng)工作新局面。