文/馬世仙 吳連書

獨立學(xué)院高校實驗實訓(xùn)類材料規(guī)范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書

獨立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，經(jīng)過十余年的發(fā)展，從辦學(xué)理念和硬件建設(shè)上，不斷加強實驗實訓(xùn)工作，產(chǎn)生了大量實驗實訓(xùn)類材料。但由于沒有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實驗實訓(xùn)類材料歸檔不科學(xué)完整，嚴重影響了這類檔案的保管和利用

獨立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為辦學(xué)宗旨，以“民、獨、優(yōu)”為辦學(xué)機制，經(jīng)過十余年的發(fā)展，在滿足社會對高等教育持續(xù)增長需求的同時，對整合我國高校優(yōu)質(zhì)資源也產(chǎn)生了積極的影響。特別是獨立學(xué)院自建校始，從其辦學(xué)理念和學(xué)校硬件建設(shè)上，就體現(xiàn)職業(yè)教育的方向，獨立學(xué)院的硬件建設(shè)主要針對生源的特殊性、專業(yè)設(shè)置的指向性和就業(yè)市場的競爭性，大力加強實驗室、實訓(xùn)基地的建設(shè)與利用，深化產(chǎn)教融合、校企合作，注重理論與實踐相結(jié)合，注重學(xué)生的動手操作能力，為國家和社會培養(yǎng)高素質(zhì)的應(yīng)用技能型人才。

實驗實訓(xùn)的重視與加強，必然產(chǎn)生大量實驗實訓(xùn)類材料，形成獨立學(xué)院高校實驗實訓(xùn)工作的真實寫照與記錄，既及時、準確、系統(tǒng)的記載學(xué)生參加實習(xí)實訓(xùn)的全面情況，也為獨立學(xué)院高校專業(yè)課、實驗實訓(xùn)課的設(shè)置和科學(xué)拓展實驗實訓(xùn)項目提供真實準確的信息反饋。應(yīng)充分認識獨立學(xué)院在加強職業(yè)教育的過程中這類檔案資料的重要性，從而為提升獨立學(xué)院高校實踐教學(xué)工作與整體教學(xué)質(zhì)量，加大應(yīng)用型人才培養(yǎng)步伐提供真實、可靠的參考依據(jù)。

一、關(guān)于獨立學(xué)院實驗實訓(xùn)類材料的歸檔范圍

獨立學(xué)院實驗實訓(xùn)類材料的歸檔范圍是因循普通高校的做法，即按照1994年國家教委制定并頒布的《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行。這個“規(guī)范”規(guī)定教學(xué)檔案主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的文件材料。包括學(xué)科與實驗室建設(shè)及課堂教學(xué)與教學(xué)實踐等。由于此文件頒布至今已有20多年，高校的變化是，為加強實踐教學(xué)，提高大學(xué)生的動手操作能力，大多將實踐教學(xué)從教務(wù)部門分出來，單獨設(shè)立了實驗實訓(xùn)中心，開展了大量的實踐教學(xué)活動，產(chǎn)生了許多對學(xué)校有意義、有保存價值的文字材料、聲像資料和實物等，現(xiàn)在若仍按照94年制定的歸檔范圍執(zhí)行，對于越來越重視應(yīng)用型人才培養(yǎng)的高校已不合時宜。筆者從獨立學(xué)院高校工作實踐出發(fā)，認為獨立學(xué)院高校實驗實訓(xùn)類材料的歸檔范圍應(yīng)包括以下三個方面：

（一）綜合類：

1.上級單位有關(guān)實驗實訓(xùn)工作的文件材料；

2.實驗實訓(xùn)工作計劃、總結(jié)、請示、報告、會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表；

3.實驗實訓(xùn)工作規(guī)章制度、崗位職責(zé)；

4.本校有關(guān)實驗實訓(xùn)工作的文件、通知、簡報等；

5.實驗實訓(xùn)人員的進修、培訓(xùn)、考核、管理、獎懲等文件材料；

6.實驗實訓(xùn)工作經(jīng)費使用情況。

（二）實驗、實訓(xùn)建設(shè)與管理類：

1.實驗、實訓(xùn)項目建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃；

2.實驗、實訓(xùn)項目建設(shè)立項與審批材料；

3.校內(nèi)外實習(xí)實訓(xùn)基地（含教學(xué)基地）協(xié)議、建設(shè)與管理材料；

4.實驗、實訓(xùn)室管理與建設(shè)的有關(guān)文件及材料；

5.實驗、實訓(xùn)室各類儀器設(shè)備的技術(shù)資料及說明書；

6.每個實驗、實訓(xùn)儀器配置、儀器裝置改進或功能開發(fā)等情況記錄；

7.實驗、實訓(xùn)儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)、報廢情況記錄；

8.實驗、實訓(xùn)儀器設(shè)備增減變動情況。

（三）實驗實訓(xùn)教學(xué)類：

1.實驗實訓(xùn)教學(xué)管理規(guī)章制度；

2.實驗實訓(xùn)教學(xué)任務(wù)、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)工作日志、教學(xué)進度表；

3.實驗實訓(xùn)課程講義、教材、教學(xué)指導(dǎo)書及參考材料；

4.實驗實訓(xùn)教學(xué)考試試題及參考答案；

5.實驗實訓(xùn)教學(xué)課表、優(yōu)秀教案、聽課記錄、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績單；

6.實驗實訓(xùn)教學(xué)調(diào)課、補課、停課審批表；

7.聘請校外專家、組織知識講座形成的材料；

8.學(xué)生實習(xí)大綱、實習(xí)任務(wù)書、實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)日志、實習(xí)報告；

9.學(xué)生參加的各類技能競賽、社會實踐活動；

10.學(xué)生優(yōu)秀實訓(xùn)作品及獲得表彰的材料。

二、獨立學(xué)院實驗實訓(xùn)類材料歸檔存在的問題

雖然獨立學(xué)院高校在實驗實訓(xùn)過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，但由于沒有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實驗實訓(xùn)類材料歸檔不科學(xué)完整，嚴重影響了這類檔案的保管與利用。究其原因：

（一）檔案管理意識淡薄

由于獨立學(xué)院高校建校時間不長，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對實驗實訓(xùn)類材料在學(xué)校發(fā)展中的作用和地位認識不足，普通存在檔案意識不強的問題，造成許多應(yīng)歸檔的實驗實訓(xùn)類材料得不到及時收集、整理。例如：經(jīng)辦人員為了自己工作方便而將合同、協(xié)議等一些重要文件材料據(jù)為己有不愿歸檔，認為移交檔案室沒有什么用，應(yīng)該由自己留存保管；一些部門為了騰出文件柜的空間，將毫無保存價值的材料移交檔案室；學(xué)生參加的一些社會實踐活動、技能競賽缺少照片或錄像，上報上級單位的統(tǒng)計報表未留文件底稿等。另外，獨立學(xué)院對檔案設(shè)施的配備和檔案管理人員的培養(yǎng)缺少相應(yīng)的保障，致使實驗實訓(xùn)類材料檔案工作長期處于擱置、被動應(yīng)付的狀態(tài)，不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的要求。

（二）立卷歸檔不及時

一是由于獨立學(xué)院的特殊性，一人多崗，加之檔案工作的滯后性，導(dǎo)致許多需要歸檔的實驗實訓(xùn)類材料未能及時立卷歸檔；二是雖然大多獨立學(xué)院都有較為完善的立卷歸檔制度，但因執(zhí)行不到位，檔案室工作人員督促檢查不及時，致使實驗實訓(xùn)類材料的立卷歸檔工作拖延；三是一些獨立學(xué)院尚未將檔案工作納入學(xué)校年終考核，檔案室未對不認真執(zhí)行歸檔職責(zé)的兼職檔案員和部門進行考核，導(dǎo)致許多應(yīng)歸檔文件材料一拖再拖，長時間得不到歸檔，甚至丟失。

（三）實驗實訓(xùn)類材料不完整

由于兼職檔案員對這類材料的歸檔范圍、立卷歸檔知識缺乏等問題，忽視了日常工作中基礎(chǔ)資料的收集，導(dǎo)致一些重要的文件材料收集不齊全、不完整，文件材料質(zhì)量低，不符合歸檔要求。例如：文件材料字跡不清晰；紙張不符合要求甚至使用廢紙打??；文件材料缺頁、漏頁；文件材料上亂寫亂畫；有正文沒有附件或附件不全；請示報告無落款單位、落款時間、公章；只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿；發(fā)文稿紙上沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示等，這些都造成了一些重要文件材料存在漏洞。

（四）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定

做好實驗實訓(xùn)類材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊伍的相對穩(wěn)定并具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。問題是獨立學(xué)院高校的兼職檔案員一是大多比較年輕，做不到長期安心從事檔案管理工作；二是獨立學(xué)院人員流動頻繁，導(dǎo)致一些新上崗的兼職檔案員對本部門的歸檔范圍和文件材料歸檔要求不是很熟悉，檔案室工作人員需要經(jīng)常對新上崗的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而檔案室工作人員編制有限，工作量大，影響了這類檔案的立卷歸檔。

三、獨立學(xué)院高校實驗實訓(xùn)類材料規(guī)范歸檔的意見

（一）加強檔案法律法規(guī)宣傳，提高實驗實訓(xùn)類材料歸檔意識

首先，獨立學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律、法規(guī)和中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，自覺按照制度辦事。其次，檔案室要通過學(xué)校網(wǎng)站、簡報、院報、宣傳欄、知識講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，積極向廣大師生開展檔案法律、法規(guī)的宣傳，增強師生依法治檔觀念，不斷提高實驗實訓(xùn)類材料的歸檔意識。

（二）建立健全實驗實訓(xùn)類材料歸檔制度，強化制度執(zhí)行力

獨立學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身特點和檔案管理工作的要求，制定科學(xué)完善的實驗實訓(xùn)類材料立卷歸檔制度及考核處理辦法，明確專兼職檔案員工作職責(zé)和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個方面都有章可循，有據(jù)可依，從而形成有利于歸檔工作的長效管理機制。同時應(yīng)將實驗實訓(xùn)類材料的形成、積累和歸檔工作納入相關(guān)部門和人員的考核中，通過年度考核的實施，改變這些部門和人員不重視實驗實訓(xùn)類材料立卷歸檔的消極狀態(tài)，達到用制度保證這類材料立卷歸檔的及時和準確。

（三）加強實驗實訓(xùn)類材料歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)，確保歸檔文件材料完整

一方面，檔案室每年初要做好實驗實訓(xùn)類材料的歸檔工作安排，明確歸檔范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔流程、歸檔時間等事項。每年末要對各部門的歸檔進行統(tǒng)計匯總，并對總結(jié)情況及時通報，對歸檔工作中成績優(yōu)秀的部門和兼職檔案員予以表彰或獎勵。另一方面，檔案室要加大檔案收集力度，依法督促檢查，指導(dǎo)各部門兼職檔案員注重基礎(chǔ)資料的收集、整理、預(yù)立卷等，確保歸檔文件材料的齊全完整。

（四）穩(wěn)定兼職檔案員隊伍建設(shè)，提高檔案業(yè)務(wù)水平

實驗實訓(xùn)類材料的收集、整理、立卷需要依靠相關(guān)職能部門兼職檔案員的大力配合，只有穩(wěn)定兼職檔案員隊伍，才有利于兼職檔案員熟悉檔案業(yè)務(wù)和提高業(yè)務(wù)水平。因此，獨立學(xué)院要支持兼職檔案員的工作，關(guān)心兼職檔案員的工資晉升、職務(wù)升遷、職稱評聘等問題，多為兼職檔案員創(chuàng)造有利條件，使他們安心本職工作。只有這樣，才能保證兼職檔案員隊伍的穩(wěn)定，使兼職檔案員不斷積累經(jīng)驗，提高水平，促進獨立學(xué)院實驗實訓(xùn)類材料歸檔工作的順利開展。

（作者單位：西安財經(jīng)學(xué)院行知學(xué)院）