霍燕紅

（陜西省延安市延長石油集團管道運輸公司716000）

信息化在科技檔案管理中的應用研討

霍燕紅

（陜西省延安市延長石油集團管道運輸公司716000）

當下經(jīng)濟、政治體制改革的不斷深化，我國企業(yè)管理體制發(fā)生了深刻的變化。作為企業(yè)、科技事業(yè)單位管理基礎的科技檔案管理工作，只有根據(jù)企業(yè)、科技管理體制的變化，從管理體制上作相應的調(diào)整，才能適應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)進步的需要，推動科技檔案事業(yè)自身的發(fā)展。在現(xiàn)代化企業(yè)中，信息傳輸已經(jīng)涉及到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，其中科技檔案管理的信息化建設顯得特別重要。如何做好企業(yè)科技檔案信息化工作，利用好科技檔案為企業(yè)發(fā)展服務，成為企業(yè)急需解決的問題。本文闡述了檔案事業(yè)應與時俱進，并論述了如何加強和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

網(wǎng)絡環(huán)境；企業(yè)檔案；信息化建設

1 采用檔案信息化系統(tǒng)的效果

企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)在檔案管理活動中全面采用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡作為基本平臺，將檔案管理模式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為重點，轉(zhuǎn)向?qū)n案實體資源進行數(shù)字化管理和開發(fā)，從而實現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動提供優(yōu)質(zhì)高效的數(shù)字化服務的過程。本公司通過幾年的努力和摸索，檔案信息化取得了較好的成果：

（1）建立了檔案管理平臺，統(tǒng)一規(guī)范了檔案信息資源管理系統(tǒng)。

（2）建立了集中存儲的電子文件目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)提取、辦公自動化管理、檔案管理的無縫對接，提高了電子文件歸檔的及時性、完整性、正確性。

（3）實現(xiàn)了檔案收集、整編、統(tǒng)計、檢索、利用的業(yè)務流程自動化、數(shù)字化管理。既提高了查找速度，又減輕了檔案人員的工作量。

（4）建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了項目的檢索、查詢、利用，提高了圖紙的查準率。

2 科技檔案信息化在實施中遇到的問題

（1）查詢功能需加強。①在同一產(chǎn)品設備中，若圖號不同，不同圖號的圖紙歸檔在同一產(chǎn)品設備中，造成系統(tǒng)不能自動識別，要靠檔案人員自己識別。②在同一產(chǎn)品設備中，若專業(yè)建立重復，不能自動識別?？赡軐е峦划a(chǎn)品設備中創(chuàng)建了兩個同樣的專業(yè)。圖紙的輸入也會發(fā)生錯誤。當設計人員利用檔案信息化平臺查詢圖紙時，會發(fā)現(xiàn)不同的產(chǎn)品設備圖紙歸檔在同一產(chǎn)品設備下，或同一產(chǎn)品設備中有兩個相同的專業(yè)。降低了圖紙查閱工作效率。

（2）識別功能需改進。①同一套產(chǎn)品設備圖紙中，零部件名稱不統(tǒng)一，不能自動識別?？赡茉斐砂褎e的產(chǎn)品設備圖紙歸檔在這一設備圖紙中。②帶有二級目錄的設備圖紙的排序不能自動生成，必須由檔案人員手動排序。但設備圖紙一般都有上百張，僅靠檔案人員手動排序既浪費時間，也不利于圖紙張數(shù)和圖號的核對。

3 加強科技檔案信息化管理工作的主要措施

我公司是一個技術(shù)密集型企業(yè)，在形成的科技文件材料中涉及的技術(shù)標準和規(guī)范較多?？萍嘉募牧喜捎玫臉藴适欠裼行?，需要設計利用者的科學判斷，還要做好標準的管理工作。

（1）科技檔案標準化管理。我公司在實施科技文件材料標準化過程中，經(jīng)歷了一個認識和再認識的階段，主要解決了CAD制圖標準化。統(tǒng)一使用制圖軟件、線型、漢字支持文件和圖樣等。認真貫徹執(zhí)行（ISO 90001-2000）質(zhì)量管理體系文件中的有關(guān)規(guī)定，科技文件材料必須嚴格按程序進行簽署，以便明確責任。每個階段的設計文件需要設計人、校核人、復核人、專業(yè)負責人、項目負責人、總工程師審核簽署，做到責任到人，規(guī)范了設計文件的審核程序。

（2）科技檔案數(shù)字化管理。①做好已歸檔紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化工作；②做好數(shù)字科技檔案的管理工作。結(jié)合實際，選用了掃描成像方式。掃描成像具有速度快、真實度高、人員需求量小、資金投入高的特點。數(shù)字科技檔案的管理工作主要是對數(shù)字技術(shù)檔案信息進行處理、存儲、保管、提供利用和鑒定，以實現(xiàn)科技檔案信息資源共享及科技檔案信息的存儲海量化、檢索便捷化、網(wǎng)絡傳輸化。

（3）科技檔案系統(tǒng)化管理?？萍紮n案具有系統(tǒng)性和成套性特點。我公司主要采取按照設備產(chǎn)品進行編號，來實現(xiàn)同一臺設備在不同項目中的系統(tǒng)化管理。

（4）科技檔案網(wǎng)絡化管理。我公司實現(xiàn)科技檔案在形成、接收、整理、保管、利用和鑒定全流程的一體化網(wǎng)絡管理，科技檔案信息管理貫穿于科技檔案的形成、管理全過程。利用網(wǎng)絡實現(xiàn)科技檔案信息在線式歸檔、管理和提供利用。采用強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進行多種備份措施，既實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的管理、查詢，又確保了檔案數(shù)據(jù)的安全。科技檔案管理通過局域網(wǎng)，只要有授權(quán)，公司員工就可以遠程查詢數(shù)據(jù)，科技檔案管理人員也只需要通過網(wǎng)絡將提交或記載的科技檔案信息進行分類、整理、最大化地共享科技檔案信息。

（5）加強檔案法律法規(guī)宣傳教育。公司檔案室通過內(nèi)部宣傳平臺，定期貫徹相關(guān)檔案法規(guī)，增強全員法律意識。宣傳新頒布的法律、法規(guī)，組織統(tǒng)一學習。

（6）責權(quán)分明。公司加強統(tǒng)籌規(guī)劃，分類指導，對設計人員、出圖人員和檔案管理人員制定各自相應的規(guī)范，明確各類人員之間的責任和管理辦法，做到職責明確，各盡其職。樹立了清晰的權(quán)責觀念，以免造成歸檔圖紙出現(xiàn)問題時互相推諉的現(xiàn)象，保證了歸檔圖紙的完整、及時和規(guī)范。

（7）保障檔案信息的安全和可靠性。利用權(quán)限設置，嚴格控制檔案管理員和用戶的不同權(quán)限，對檔案進行分類。對圖紙、文件進行加密。嚴格控制檔案管理員或用戶訪問所用檔案類型。每個用戶都有一個權(quán)限級別與密級對應。

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[3]夏振華.積極推進企業(yè)檔案信息化建設[J].浙江檔案，2009（09）.

[4]路宜慶.論企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范體系的建設[J].山東檔案，2008（02）.

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2016-8-5