陳 敏

（四川醫(yī)科大學(xué) 檔案館，四川 瀘州 646000）

對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

陳 敏

（四川醫(yī)科大學(xué) 檔案館，四川 瀘州 646000）

隨著我國計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和迅速普及，傳統(tǒng)高校檔案管理模式已經(jīng)難以滿足高校師生對檔案信息化的要求。在這種現(xiàn)實情況下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的需求隨之而生，其作為高校數(shù)字化建設(shè)的重要構(gòu)成部分，必然會引起相應(yīng)的關(guān)注和重視。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項循序漸進的系統(tǒng)工程，并非一朝一夕就可完成，需要高校檔案工作者在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不斷深入研究、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；技術(shù)；資金

1　高校檔案數(shù)字化建設(shè)的概念和意義

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，將各種以紙質(zhì)為載體的高校檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的信息，使高校檔案原始資料得到充分和及時的利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享。

1.1便于檔案資料存儲

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質(zhì)檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關(guān)原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進行存儲，不僅可極大節(jié)省存儲空間和成本，還可最大限度地實現(xiàn)永久保存。

1.2實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)對本單位檔案數(shù)字資源進行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡(luò)進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應(yīng)的開放檔案，可更大限度地實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。

1.3節(jié)約大量人力財力資源

傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)之后可一次投入重復(fù)利用，不用再重復(fù)進行紙質(zhì)檔案保存和復(fù)印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網(wǎng)絡(luò)的潛能充分利用和發(fā)揮出來，有效避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。

2　高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1對檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視

隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來越多的高校師生已經(jīng)開始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但由于數(shù)字化建設(shè)尚屬于初始發(fā)展階段，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。

2.2缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才

高校檔案數(shù)字化建設(shè)對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識單一且嚴重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識，難以適應(yīng)信息化時代下高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.3檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費投入不足

高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設(shè)施，如果沒有這些作為基礎(chǔ)的話，就難以對現(xiàn)有原始檔案進行數(shù)字化管理和處理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)只能是紙上談兵。在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。

3　新形勢下推進高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

3.1提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認識

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務(wù)。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認識到提高檔案數(shù)字化建設(shè)對高校各項事業(yè)發(fā)展的促進作用，明確職責，加強對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，有力推進高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進程。

3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平

高校數(shù)字化建設(shè)作為一項長期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應(yīng)加強對事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，針對不同對象的不同需求，開設(shè)系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容供檔案工作人員學(xué)習(xí)。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，主動進行繼續(xù)教育，從自身實際出發(fā)，采取自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。

3.3加大對高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入

由于我國的許多高校對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性沒有足夠認識，在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，在資金預(yù)算、人才引進種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費，盡可能保證這項工作可順利實現(xiàn)。與此同時，應(yīng)將資金投入納入到單位經(jīng)費規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設(shè)的長期開展。

3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作不斷發(fā)展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應(yīng)采用較為先進成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機制，將相關(guān)責任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監(jiān)控機制，引入切實有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對“病毒”和 “黑客”等行為進行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。

4　結(jié) 語

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是符合社會發(fā)展趨勢的，也為我國事業(yè)單位檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，賦予其嶄新的工作理念、服務(wù)要求和工作內(nèi)容。因此，信息化時代下高校必須主動順應(yīng)社會發(fā)展的步伐，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能提高檔案信息化程度，使事業(yè)單位更好地為人民服務(wù)。

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A

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2015-10-09