鄭秀華

（福鼎市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)管理中心，福建 福鼎 355299）

社保檔案現(xiàn)代化管理探究

鄭秀華

（福鼎市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)管理中心，福建 福鼎 355299）

社保事業(yè)伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的改革和發(fā)展不斷鞏固與完善，它不僅實(shí)現(xiàn)了養(yǎng)老待遇向社會(huì)化方向的轉(zhuǎn)變，而且進(jìn)一步鞏固了社會(huì)安定團(tuán)結(jié)的大好局面，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的社會(huì)保障基礎(chǔ)。本文以社保業(yè)務(wù)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作——社保檔案現(xiàn)代化管理為研究對象，結(jié)合檔案管理的相關(guān)理論，首先分析了社保檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵，其次就目前社保檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)解決措施。

社保檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)制度改革不斷深化，各項(xiàng)險(xiǎn)種新措施不斷出臺(tái)，社會(huì)保險(xiǎn)的影響不斷擴(kuò)大，社保檔案管理者要不斷更新觀念、提高技能，做好社保檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，充分發(fā)揮社保檔案對現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。

1　社保檔案管理的內(nèi)涵及原則

1.1社保檔案管理的概念

社會(huì)保險(xiǎn)檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個(gè)非常復(fù)雜的過程。尤其是隨著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作量的不斷增加，管理手段和技術(shù)也在不斷提高，為社保檔案管理工作增加難度的同時(shí)，也提供了新的管理技術(shù)。社會(huì)保險(xiǎn)工作的性質(zhì)是向參保人提供服務(wù)，需要使用大量的文件檔案報(bào)告和記錄有關(guān)信息。在檔案用過之后，大量的文件積累及適當(dāng)處理這些檔案是所有保管大量檔案的機(jī)構(gòu)都會(huì)遇到的問題。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案需要更高的管理技術(shù)。隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展和通訊技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理技術(shù)迅速得到發(fā)展?，F(xiàn)代電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)不僅對于檔案保管和存儲(chǔ)設(shè)備非常有用，還可及時(shí)收集、處理并存儲(chǔ)大量日常信息。

1.2社保檔案管理的特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是以社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)為服務(wù)對象，形成于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦過程中的，對其管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

第一，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作量大，需要利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在實(shí)施制度時(shí)要做許多工作，如單位參保登記、參保人信息登記、保險(xiǎn)費(fèi)收繳、收回未支付的保險(xiǎn)金、保管在確定社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)利時(shí)所需要的文件、處理要求領(lǐng)取保險(xiǎn)金的申請、支付養(yǎng)老金。

第二，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)性。它不僅要為參保人提供繳費(fèi)記錄的情況，而且要為政策制定者提供各種數(shù)據(jù)，還要為養(yǎng)老金計(jì)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)。由于養(yǎng)老金的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，一般與個(gè)人和單位繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額密切相關(guān)，因此，繳費(fèi)記錄的真實(shí)性、可靠性十分重要。

第三，社會(huì)保險(xiǎn)檔案需要多次存檔，并在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦過程中不斷得到補(bǔ)充。社會(huì)保險(xiǎn)檔案與別的專門檔案不同，其數(shù)據(jù)庫需要源源不斷輸入新信息。如受保人的工作單位、繳費(fèi)情況（包括繳費(fèi)基數(shù)、比例）是不斷變動(dòng)的，有時(shí)繳費(fèi)可能中斷，這就要求對受保人的社會(huì)保險(xiǎn)檔案經(jīng)常輸入新數(shù)據(jù)，經(jīng)常存檔。

1.3社保檔案管理的原則

1.3.1集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則作為檔案學(xué)的一項(xiàng)重要理論，不僅是國家檔案管理事業(yè)的一項(xiàng)基本組織原則，也是檔案工作實(shí)踐的一項(xiàng)重要準(zhǔn)則。其主要內(nèi)容包括：建立檔案行政管理系統(tǒng)；運(yùn)用法律法規(guī)保護(hù)檔案事業(yè)；建立各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案實(shí)施集中管理等。這一原則的應(yīng)用既有利于我國檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，又有利于檔案的管理、查詢和維護(hù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用服務(wù)目標(biāo)。

1.3.2尊重檔案形成規(guī)律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規(guī)律，這一原則也是檔案管理區(qū)別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規(guī)律，保持檔案的歷史聯(lián)系，就是要已既有的歷史為基礎(chǔ)，既要保持歷史的真實(shí)性，又要保持檔案形成的原來系統(tǒng)，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統(tǒng)。尊重檔案形成規(guī)律是保持檔案歷史聯(lián)系的關(guān)鍵，凡是尊重檔案形成規(guī)律的，就能保持檔案歷史聯(lián)系，反之就會(huì)破壞檔案歷史聯(lián)系。

1.3.3檔案管理效益原則

檔案管理效益原則主要是指通過對檔案實(shí)施有效的開發(fā)和管理，所能獲得的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。這一原則是以對人力、物力等資源的合理利用為基礎(chǔ)，以創(chuàng)造效益為根本的，是檔案管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、高效管理的有效保障。

在檔案管理工作中必須講究效益。檔案管理部門所必需的人力、財(cái)力、物力，都是國家賦予的；而國家則需要檔案管理部門提供大量的有價(jià)值的檔案信息，為國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。如果檔案管理部門消耗的人力、財(cái)力、物力很多，而輸出的有價(jià)值的檔案信息量很低，那么，就會(huì)產(chǎn)生負(fù)效益，就不能為國家和社會(huì)做出貢獻(xiàn)。這種管理就是違反效益原則的，是失敗的管理。當(dāng)然，機(jī)密檔案的信息不能向社會(huì)輸出，否則會(huì)給國家政治和經(jīng)濟(jì)利益帶來損害，產(chǎn)生負(fù)效益。

2　當(dāng)前社保檔案管理存在的問題

2.1發(fā)展速度不慢，但發(fā)展不平衡

社保檔案信息化管理啟動(dòng)早已使用20多年，并在做二次、三次開發(fā)，晚的則尚處于開發(fā)階段，對于西部經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)甚至計(jì)算機(jī)閑置多年而未能使用。從技術(shù)角度講，水平也參差不齊，有的地區(qū)開發(fā)出來的管理系統(tǒng)的功能較完備，起點(diǎn)較高，準(zhǔn)備配備小型機(jī)，實(shí)行全省網(wǎng)絡(luò)化管理，而有的地方則無總體規(guī)劃，缺乏系統(tǒng)性考慮，起點(diǎn)較低。

2.2信息管理系統(tǒng)不完善

各地開發(fā)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)大都是為了滿足自身的工作需要，系統(tǒng)方案的構(gòu)思都不曾考慮全國性的大局，甚至不曾考慮全省的大局，因而在整體結(jié)構(gòu)、硬件和軟件的選型、應(yīng)用軟件的規(guī)范，數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)功能及通訊等諸多方面都各行其是，尤其是數(shù)據(jù)庫問題更為突出，這將給今后整體工作帶來很大困難，有可能要導(dǎo)致很大的財(cái)力浪費(fèi)。

2.3對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和數(shù)據(jù)庫重視不夠

相當(dāng)一部分地區(qū)僅僅開發(fā)應(yīng)用了一些基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)處理軟件，對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，更缺乏考慮完整的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。由于目前大多數(shù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理方法夾雜著許多行政性手段，且大多數(shù)地區(qū)管理的對象仍以企業(yè)為主，而不是直接面向受保人和受益人，科學(xué)的組織管理和研究，如對社會(huì)保險(xiǎn)未來發(fā)展的規(guī)劃、組織和精算研究，尚未被人們普遍重視，所以數(shù)據(jù)的處理上還存在不少漏洞。

3　提高社保檔案現(xiàn)代化管理的舉措

3.1加強(qiáng)社保檔案集中統(tǒng)一管理

制度是行為的準(zhǔn)則，因此社保檔案應(yīng)按相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)特點(diǎn)，制定出社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類大綱和各門類檔案保管期限。真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。從當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)際情況看，檔案分類較多，且載體多樣，因此應(yīng)對每一類檔案都要制定出相應(yīng)的管理制度。包括：各門類文件材料歸檔制度、檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)使用、重大活動(dòng)檔案登記制度等，切實(shí)把各種門類、不同載體形式的檔案納入集中統(tǒng)一管理的軌道。

3.2搞好編研，開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案利用向深層次發(fā)展

管理檔案的目的就是為了利用，只有先管好檔案，才能利用好檔案。根據(jù)社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的需要，應(yīng)編研出具有一定質(zhì)量的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料，供工作人員在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中使用，為廣大社保對象服務(wù)。編研應(yīng)把握三點(diǎn)：一是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，滿足社會(huì)急需，滿足當(dāng)前工作需要；二是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；三是為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步服務(wù)，隨著保險(xiǎn)事業(yè)的深入發(fā)展，檔案為之服務(wù)的領(lǐng)域越來越多，要求越來越高，方式越來越活，這就需要檔案工作人員必須主動(dòng)做好工作，除了直接提供好檔案服務(wù)外，還要千方百計(jì)多提供一些間接的檔案服務(wù)，以充分發(fā)揮和利用檔案信息的潛在價(jià)值。

3.3提高計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

“社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫”是整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)管理系統(tǒng)的重要組成部分，是系統(tǒng)的核心和主干，是系統(tǒng)實(shí)施中首先要開發(fā)和實(shí)現(xiàn)的部分，它的建設(shè)是我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)大型基礎(chǔ)工程。目前，我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要目標(biāo)之一，是統(tǒng)一系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重點(diǎn)是對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的引入，拓展區(qū)域社保檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)程度，通過規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，提高數(shù)據(jù)的利用率，避免數(shù)據(jù)重復(fù)或冗繁所增加的維護(hù)成本。同時(shí)，在規(guī)范信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，盡力開發(fā)多樣化業(yè)務(wù)管理流程，擴(kuò)大管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍和工作效率。

作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)的優(yōu)劣、運(yùn)行效率的高低，關(guān)鍵取決于數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)。由于該系統(tǒng)是一個(gè)多任務(wù)、多用戶同時(shí)處理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此，我國社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)主要應(yīng)從兩方面考慮：一是要求系統(tǒng)可靠、適用，便于未來的發(fā)展及擴(kuò)充；二是要求能為系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，保證數(shù)據(jù)的一致性和完整性。

4　結(jié) 語

社保檔案現(xiàn)代化管理是一個(gè)長期不斷積累經(jīng)驗(yàn)和糾正錯(cuò)誤的過程，隨著時(shí)代的發(fā)展，社保檔案工作人員要密切關(guān)注新形勢下的熱點(diǎn)動(dòng)態(tài)，不斷提高專業(yè)技能，與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能充分開發(fā)社保檔案資源的應(yīng)用潛能，才能全面發(fā)揮社保檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)雙贏。

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A

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2015-11-06