雷曉慶+曹東玉

摘? 要：微信公眾平臺(tái)的推出為檔案館發(fā)展帶來了新的契機(jī)，同時(shí)也拓寬了檔案信息服務(wù)的渠道。通過采用全面調(diào)查法對(duì)微信公眾平臺(tái)在檔案館中應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查分析，針對(duì)已開通微信公眾平臺(tái)的檔案館數(shù)量少、檔案在線服務(wù)功能欠缺、發(fā)帖頻率低、內(nèi)容表現(xiàn)形式單一、用戶即時(shí)互動(dòng)少、微信服務(wù)宣傳推廣不足等問題提出了切實(shí)可行的建議。

關(guān)鍵詞? 微信公眾平臺(tái);檔案館;檔案服務(wù)

Abstract：The rise of Micro public platform has brought new opportunities for Archives developing， and it also broaden the channels of archives information service. The author used a comprehensive survey on the application status of the micro-channel public platform in the archives were investigated. Archives for the public opening of the micro-channel platform of a small number of archives services lacking， posting low frequency content forms a single， real-time interactive user less micro-channel service announcements to promote issues such as lack of practical proposals put forward.

Keywords： Micro public platform;Archives;Archives service

引言

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和智能終端的不斷普及，微信正在各個(gè)領(lǐng)域得到快速的發(fā)展和空前的應(yīng)用。截至2014年11月微信月活躍用戶數(shù)已達(dá)到4.68億，成為時(shí)下最熱門的移動(dòng)社交平臺(tái)^[1]。從微信的使用頻次來看，31.4%的用戶每天都使用微信，此外有24.9%的用戶每周使用兩次以上^[2]。

微信的推出為檔案館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，并大大拓展了檔案用戶獲取信息的渠道。為此，國內(nèi)一些檔案館紛紛開通了微信公眾平臺(tái)。同其他部門應(yīng)用微信公眾平臺(tái)的情況相比，檔案館微信的應(yīng)用尚存在一定的距離，在一定程度上制約了檔案信息服務(wù)的發(fā)展。因此，本文擬通過對(duì)各類檔案館在騰訊微信公眾平臺(tái)的應(yīng)用的情況進(jìn)行調(diào)查，旨在了解國內(nèi)檔案館微信平臺(tái)建設(shè)方面的現(xiàn)狀和不足，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)解決對(duì)策。

1 國內(nèi)檔案館微信公眾平臺(tái)應(yīng)用基本情況和結(jié)果

1.1? 研究的基本情況。本文將國內(nèi)的實(shí)體檔案館作為研究對(duì)象，主要研究目前我國各級(jí)各類檔案館開通微信的情況，統(tǒng)計(jì)時(shí)間是2015年2月14日至2015年3月20日。

筆者采用全面調(diào)查法對(duì)已開通微信公眾號(hào)的檔案館進(jìn)行調(diào)查分析。調(diào)查方法是：登錄手機(jī)微信→通訊錄中找到公眾號(hào)→點(diǎn)擊添加，查找公眾號(hào)→輸入“檔案”，共搜到名稱中帶有“檔案”的公眾號(hào)355個(gè)。經(jīng)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，已開通公眾平臺(tái)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人共有355個(gè)，通過對(duì)微信內(nèi)容以及認(rèn)證的情況審核，剔除與檔案館無關(guān)的賬號(hào)235個(gè)，檔案館申請的公眾號(hào)僅為120個(gè)，只占總體的三分之一。

分析針對(duì)以上120個(gè)檔案館開通微信的時(shí)間、認(rèn)證情況、不同級(jí)別不同類型檔案館開通微信的情況、微信的名稱與LOGO、微信更新的頻率、有無檔案在線服務(wù)、檔案館微信涉及的內(nèi)容以及平臺(tái)功能等幾個(gè)方面得到相關(guān)的數(shù)據(jù)，以此了解我國檔案館微信的應(yīng)用現(xiàn)狀。

1.2? 研究結(jié)果

1.2.1? 檔案館微信的開通類型以及認(rèn)證情況? 調(diào)查并對(duì)開通微信的國內(nèi)檔案館進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，市級(jí)檔案館、縣區(qū)級(jí)檔案館占多數(shù)，少部分為大學(xué)檔案館、鎮(zhèn)級(jí)檔案館等;其中在2014年底以前認(rèn)證的公眾號(hào)比較少，但是2015年開通的檔案館公眾號(hào)大部分均已認(rèn)證。而且，目前已開通微信的檔案館多集中在東南地區(qū)，其中浙江省的檔案館開通微信數(shù)量最多，中西部地區(qū)開通數(shù)量較少。

1.2.2? 檔案館微信公眾平臺(tái)開通的時(shí)間? 經(jīng)筆者調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)有微信公眾號(hào)的檔案館中，除大朗檔案館是在2013年底開通微信外，在2014年前半年開通檔案微信的有16家，有18家檔案館都是在2014年7月到2014年10月底開通，其余85個(gè)公眾號(hào)均是2014年10月以后開通的。由此可見，在我國各界紛紛開通微信拓寬自己的服務(wù)之際，我國各級(jí)各類檔案館也不甘落后，紛紛開通自己的微信，其發(fā)展變化呈現(xiàn)出快速上升的態(tài)勢。

1.2.3 國內(nèi)檔案館微信更新情況? 在已開通微信公眾號(hào)的35個(gè)國內(nèi)檔案館中，從開通截止到調(diào)查時(shí)間，按微信更新間隔天數(shù)來看（見圖1），間隔在5天～10天更新一次的檔案館所占比例最高，為28.57%;其次是從未更新微信的國內(nèi)檔案館所占比為17.14%，即從擁有微信公眾號(hào)到筆者調(diào)查沒有推送過消息;而更新間隔天數(shù)在2天～5天，10天～15天和15天～30天的檔案館數(shù)量相同，所占比例均為14.29%。由此可以看出多數(shù)的國內(nèi)檔案館微信更新極少，多數(shù)處于荒蕪狀態(tài)，成為僵尸微信，嚴(yán)重影響了檔案館微信的利用率。

1.2.4? 國內(nèi)檔案館微信名稱和LOGO使用情況? 微信公眾賬號(hào)是微信公眾平臺(tái)賦予檔案館另起特定名稱的權(quán)利，支持漢字、數(shù)字、字母等多種格式^[3]，圖2是檔案館微信公眾賬號(hào)設(shè)置的調(diào)查情況。從圖中可看出，有9%的檔案館使用的是中文拼音全稱;使用中文拼音縮寫的占46%，如qdsda（青島檔案）;有兩個(gè)檔案館使用的是拼音+英文，如TongXiang_Archives（桐鄉(xiāng)檔案）;占31%的檔案館使用的是中文全稱或簡稱，如蘭溪檔案;占5%的檔案館使用的是任意英文+數(shù)字的組合，如，da1070795303（呈貢檔案）。

在其所使用LOGO中，平湖檔案、海鹽檔案和蘭溪檔案使用的徽標(biāo)相同，其余檔案館使用的徽標(biāo)雖然不相同，但只有19個(gè)檔案館徽標(biāo)具有明確辨識(shí)度。

2? 國內(nèi)檔案館微信公眾平臺(tái)的功能及服務(wù)內(nèi)容

微信作為一種新興的媒介和信息傳播平臺(tái)，具有即時(shí)通訊、異步交流和發(fā)送多種媒體信息的特點(diǎn)，使檔案工作人員可以利用微信特有的信息及時(shí)性、互動(dòng)性和共享性融入檔案信息服務(wù)中，從而提高檔案信息服務(wù)的快捷性和互動(dòng)性，讓更多的社會(huì)公眾獲得滿意的檔案信息服務(wù)。為此，筆者選取了不同類型的國內(nèi)檔案館，對(duì)其利用微信平臺(tái)提供信息服務(wù)的情況作了調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，結(jié)果見表1。

由表1可以看出，目前我國各類檔案館在利用微信公眾平臺(tái)功能向社會(huì)公眾展示自己的服務(wù)時(shí)，通過微信平臺(tái)的上述功能傳達(dá)了以下的服務(wù)內(nèi)容：

2.1 特色館藏展示。各個(gè)檔案館根據(jù)本館所收藏的檔案選出具有特色或者包含當(dāng)?shù)貧v史事件的檔案。檔案館工作動(dòng)態(tài)和通知公告、檔案館將近期已舉辦的或即將要舉辦的活動(dòng)資料、檔案局日常會(huì)議介紹等通過微信公眾平臺(tái)進(jìn)行展示。將檔案信息服務(wù)通過微信向社會(huì)輻射，充分體現(xiàn)了檔案館微信作為社會(huì)公眾了解和利用檔案的窗口和橋梁作用。

2.2? 檔案學(xué)知識(shí)普及以及檔案培訓(xùn)。社會(huì)公眾檔案信息意識(shí)的形成和提高是建立在他們對(duì)檔案知識(shí)以及檔案信息資源的了解基礎(chǔ)上。因此，國內(nèi)不少檔案館利用微信向公眾普及檔案學(xué)知識(shí)，檔案工作部門將與檔案有關(guān)的法律法規(guī)或檔案保管小知識(shí)等通過微信進(jìn)行宣傳，包括電子文件知識(shí)普及、檔案小知識(shí)、檔案法律法規(guī)介紹。

2.3? 用戶互動(dòng)。檔案館通過與公眾的有效互動(dòng)，可以樹立起其正面形象，提升檔案服務(wù)的社會(huì)公眾滿意率。故而不少國內(nèi)檔案館利用微信公眾平臺(tái)設(shè)置特色欄目，如嘉興檔案的微信曬寶，長興檔案的網(wǎng)友鑒檔、家庭報(bào)送，金湖縣檔案館的網(wǎng)友鑒檔、檔案穿越等以供網(wǎng)友參與。

2.4? 檔案記憶。檔案館利用檔案構(gòu)建社會(huì)記憶既可保存真實(shí)和完整的社會(huì)記憶，同時(shí)檔案館可以以此為契機(jī)，喚起社會(huì)公眾的塵封的記憶和共鳴，使檔案在社會(huì)中發(fā)揮更大的價(jià)值。如嘉興市檔案局，在嘉興記憶的欄目中，不僅按照時(shí)間順序向用戶展示了兩宋、元、明、清、民國和中華人民共和國的嘉興歷史事件和歷史人物事跡，還在老照片中，用照片的形式展現(xiàn)了嘉興的歷史變遷和特色記憶。

2.5 檔案服務(wù)。微信交流具有一對(duì)一的雙向性、私密性的特點(diǎn)，可以進(jìn)一步拉近檔案館和網(wǎng)民的距離，促發(fā)網(wǎng)友的咨詢愿望^[4]。目前已開通檔案服務(wù)的檔案館主要是通過微信進(jìn)行檔案查詢和信息咨詢，用戶對(duì)檔案服務(wù)的利用包括在線查詢和在線預(yù)約，或是通過微信獲得檔案館的聯(lián)系方式。

3? 對(duì)國內(nèi)檔案館使用微信公眾平臺(tái)的改進(jìn)建議

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案館服務(wù)與微信等社交應(yīng)用相結(jié)合是社會(huì)發(fā)展的大趨勢。國內(nèi)檔案館雖已在微信公眾平臺(tái)上進(jìn)行了一些探索和創(chuàng)新，但從調(diào)查結(jié)果可以看出，盡管已有部分檔案館開通微信平臺(tái)并使用將近兩年，還存在諸多問題：檔案館微信存在開通賬號(hào)少，開通地區(qū)分布不均的問題;許多檔案館沒有重視建立自己的檔案微信服務(wù)品牌，在開設(shè)時(shí)存在命名隨意和缺乏實(shí)名認(rèn)證的情況;檔案館缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案館微信的發(fā)展，在檔案微信的發(fā)布程序、審核程序、網(wǎng)上和網(wǎng)下的協(xié)調(diào)關(guān)系、值守制度以及記錄的機(jī)制方面存在一定的缺失，未能形成日?；墓芾碇贫?，帶來了檔案微信的無效化和無序化;檔案館微信內(nèi)容存在形式單一、表達(dá)不恰當(dāng)?shù)膯栴};檔案服務(wù)流于形式，與公眾缺乏有效的互動(dòng)。檔案館微信公眾平臺(tái)的建設(shè)工作有待于進(jìn)一步提高。

檔案館微信是促進(jìn)檔案館服務(wù)提升的新平臺(tái)，是優(yōu)化檔案館形象的新媒介，是方便檔案館與民眾交流互動(dòng)的新渠道。因此，檔案工作人員如何運(yùn)用好微信公眾平臺(tái)至關(guān)重要。

3.1? 樹立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)檔案館微信公眾平臺(tái)的建設(shè)工作 ?要做好檔案微信服務(wù)，檔案工作人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，立足于檔案服務(wù)的提升和檔案價(jià)值的開發(fā)，提高檔案館的“產(chǎn)出”，并將檔案館微信作為一個(gè)拉近與社會(huì)公眾距離和展示其信息資源的平臺(tái)，將其作為樹立檔案館社會(huì)形象的窗口，明確檔案館微信的發(fā)展定位，在微信平臺(tái)上通過發(fā)布社會(huì)公眾喜聞樂見的“宣傳型”、“互動(dòng)型”或“服務(wù)型”的微信內(nèi)容，吸引觀眾，提高檔案微信的關(guān)注度。

3.2? 提高檔案館微信公眾平臺(tái)的使用水平 ?在微信內(nèi)容方面，檔案工作人員要對(duì)自己發(fā)表內(nèi)容有合理的定位，做到內(nèi)容貼近民生，與社會(huì)公眾的生活息息相關(guān)，盡量避免全是嚴(yán)肅單調(diào)、長篇大論的官方通訊稿件;在信息的組合上，要盡量條理化，做到官方信息發(fā)布、檔案小知識(shí)、當(dāng)?shù)孛袼渍故镜群侠泶钆?在語言的表述上，盡量采用網(wǎng)民喜聞樂見的形式，少說官話和套話，盡可能使用網(wǎng)言網(wǎng)語，在嚴(yán)肅和活潑之間尋求一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)微信傳播的效果。

3.3? 加強(qiáng)與用戶的互動(dòng)，注重用戶體驗(yàn)? 檔案工作人員除了利用微信的自動(dòng)回復(fù)、自定義菜單供用戶即時(shí)自助咨詢之外，還可以利用微信在線實(shí)時(shí)問答功能，對(duì)有需求的用戶進(jìn)行一對(duì)一的實(shí)時(shí)信息咨詢。微信公眾平臺(tái)還具有分組功能，檔案工作人員不僅可以根據(jù)用戶的信息需求將用戶分組，對(duì)用戶進(jìn)行一對(duì)多、一對(duì)一的專題信息推送，還可以組建群組，讓興趣一致的用戶在一個(gè)群里進(jìn)行討論交流，也可以請專家學(xué)者在群組里進(jìn)行專題演講，增強(qiáng)用戶體驗(yàn);在網(wǎng)友意見、網(wǎng)友鑒檔等互動(dòng)欄目中，工作人員不僅要大力呼吁用戶參與，自己也要及時(shí)回復(fù)，從而提高用戶的積極性。

3.4? 樹立檔案微信品牌意識(shí)，進(jìn)行檔案微信服務(wù)營銷? 擁有4.68億的活躍用戶的微信公眾平臺(tái)，早已成為國內(nèi)媒體和自媒體信息傳播的重點(diǎn)社交渠道之一。檔案館微信要在諸多社交媒體服務(wù)平臺(tái)中脫穎而出，必須明確自己的目標(biāo)，同時(shí)結(jié)合目標(biāo)客戶群體的需求，規(guī)劃好自己的欄目模式，并通過有吸引力的內(nèi)容，促進(jìn)網(wǎng)友的訪問。如，廈門檔案定期更新的廈門故事，其中有廈門歷史、廈門典故、閩臺(tái)淵源、閩臺(tái)歌曲等幾個(gè)分類，不僅有從各種角度展示的廈門歷史、廈門文化，也有展示的用戶檔案收集的心路歷程，豐富多彩的內(nèi)容在吸引網(wǎng)民眼光的同時(shí)也提高了網(wǎng)民的參與積極性，而且欄目的定期更新也提高了用戶黏性，有利于培養(yǎng)穩(wěn)定的用戶群加強(qiáng)微信交流互動(dòng)，同時(shí)也有利于打造自己的微信品牌。

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（作者單位：山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院? 來稿日期：2015-07-27）