張志成

(湖北省南水北調(diào)局， 武漢　430000)

淺議湖北省漢江中下游四項治理工程合同臺賬管理

張志成

(湖北省南水北調(diào)局， 武漢430000)

【摘要】工程建設(shè)合同管理任務(wù)重、信息量大、橫跨時間長，在實際工作中建立合同臺賬，實現(xiàn)全部合同執(zhí)行與管理信息的動態(tài)監(jiān)控，對于實現(xiàn)管理目標(biāo)、提高管理效率、反映合同全貌十分重要。

【關(guān)鍵詞】四項工程； 合同臺賬； 管理； 必要性

漢江中下游四項治理工程是南水北調(diào)中線工程的三個主體工程之一。湖北省在該工程的建設(shè)管理和合同管理中，開展了合同臺賬管理工作，有效地促進(jìn)了建設(shè)管理的規(guī)范和高效。

1四項治理工程基本情況

漢江中下游四項治理工程包括興隆水利樞紐、引江濟(jì)漢工程、部分閘站改造和局部航道整治工程，總投資約114億元，其中批復(fù)概算興隆水利樞紐31.97億元、引江濟(jì)漢工程64.98億元、部分閘站改造5.45億元、局部航道整治4.61億元，價差約7億元。

自2009年2月興隆水利樞紐開工建設(shè)，引江濟(jì)漢工程、部分閘站改造及局部航道整治工程陸續(xù)啟動實施，目前，工程已基本完工。截至2014年4月底，累計完成投資105.7億元，占總投資的93%。

漢江中下游四項治理工程簽訂各類合同367份。按類別分為建安工程合同90份、物資設(shè)備采購合同43份、勘察設(shè)計合同25份、監(jiān)理監(jiān)測合同22份、科研咨詢及技術(shù)服務(wù)合同104份、其他合同83份；按單項工程分為興隆水利樞紐149份、引江濟(jì)漢工程112份、部分閘站改造工程46份、局部航道整治工程5份、綜合類合同55份。在合同管理中，建立了完整、全面的合同臺賬，使全部合同執(zhí)行與管理信息處于可控狀態(tài)。

2加強(qiáng)合同臺賬管理的必要性

2.1施工多任務(wù)管理的需要

合同管理主要包含支付管理、變更管理、進(jìn)度管理、資源配置管理等任務(wù)，這些任務(wù)貫穿于項目建設(shè)全過程。支付管理主要是將分標(biāo)概算額、合同額、支付額進(jìn)行對比，有效控制工程進(jìn)度款支付，有利于控制工程投資；變更管理主要是在設(shè)計變更和施工變更審查審批時，將分標(biāo)概算額、合同額和支付額進(jìn)行比較，根據(jù)投資的需要和可能，既實事求是又嚴(yán)格審核；進(jìn)度管理是通過比較合同約定開工完工日期與實際進(jìn)度，實時掌握工程進(jìn)展并實時調(diào)整施工組織設(shè)計；資源配置管理是掌握主要管理人員特別是項目經(jīng)理的到位和變更情況以及設(shè)備配置情況，與合同進(jìn)行比較，采取措施督促進(jìn)度。通過合同臺賬能快速獲得合同歷史信息，從而有效進(jìn)行投資和進(jìn)度控制。

2.2工程后期管理的需要

合同的所有信息不僅用于合同施工管理中，在工程驗收、完工結(jié)算、竣工決算、索賠、審計、稽察等后期管理活動中還要多次用到。建設(shè)初期，由于管理頻次不高、信息量不大，合同臺賬的作用不太明顯，在建設(shè)后期會顯得越來越重要。

2.3高效處理大量信息的需要

湖北省漢江中下游四項治理工程簽訂各類合同367余份，每份合同都包括合同類別、合同編號、合同名稱、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、建設(shè)內(nèi)容、概算額、合同額、支付額、開工完工時間、資源配置、主要管理人員變更、設(shè)計變更和施工變更、價差等情況；且每份合同支付都是按月進(jìn)行，主要管理人員變更、設(shè)計變更和施工變更都經(jīng)常發(fā)生。由此可見，合同管理中合同數(shù)量多、信息量大，如果按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行手工統(tǒng)計查詢管理將花費大量的時間精力、且每次要進(jìn)行重復(fù)勞動。為了系統(tǒng)高效地管理好所有合同，需要建立一個完整而全面的合同臺賬，并實時更新維護(hù)，使全部合同執(zhí)行與管理信息易于動態(tài)監(jiān)控。

2.4提供合同全貌的需要

空間上，一個工程包括許多合同；時間上，合同執(zhí)行橫跨時間長，工程橫跨時間更長。如果不及時把執(zhí)行過程中所有合同的歷史信息記錄下來，勢必造成以后信息收集困難，并且可能失之全面和準(zhǔn)確。

3合同臺賬的建立、更新和維護(hù)

3.1合同臺賬的建立

目前，湖北省使用EXCEL電子表格將合同或協(xié)議中的信息進(jìn)行登記，并按工程類別進(jìn)行匯總，方便日常管理。做好臺賬登記、分類等基礎(chǔ)工作是做好臺賬管理的關(guān)鍵，每份合同都必須認(rèn)真及時地進(jìn)行編號、登記、歸檔。

a.合同臺賬管理的范圍。納入合同臺賬管理范圍的合同包括：湖北省南水北調(diào)管理局與有關(guān)單位簽訂的四項治理工程的各類合同或協(xié)議(移民工程除外)，包括原合同和補(bǔ)充合同，以及所有需湖北省南水北調(diào)管理局批準(zhǔn)或備案的分包合同。

b.合同臺賬的結(jié)構(gòu)。合同依據(jù)工程項目和類別進(jìn)行分類，按工程項目分為興隆水利樞紐XL、引江濟(jì)漢工程YJ等五類，按類別分為建筑安裝工程01、物資設(shè)備采購02等六類。合同臺賬是將每份合同的主要信息，按不同工程和類別錄入電腦，以便查詢和統(tǒng)計(詳見下頁合同臺賬結(jié)構(gòu)圖)。

c.合同臺賬信息的選取。根據(jù)管理的需要，選取合同類別、合同編號、合同名稱、建設(shè)內(nèi)容、概算額、合同額、支付額、開工完工時間、資源配置情況、主要管理人員變更、設(shè)計變更和施工變更、價差等有關(guān)信息作為臺賬要素。

d.合同臺賬初始信息登記。每簽訂一份合同，就應(yīng)按照工程土建、金結(jié)設(shè)備、技術(shù)咨詢服務(wù)等類別，把合同簽訂的所有信息，如：合同號、概算額、合同額、施工單位、監(jiān)理單位、開工與竣工日期、建設(shè)內(nèi)容等用表格的形式詳細(xì)記錄下來。

3.2合同臺賬的更新維護(hù)

在合同執(zhí)行過程中，及時對合同臺賬進(jìn)行更新，把合同的支付額、主要管理人員變更、資源配置情況、設(shè)計變更和施工變更、價差支付等有關(guān)信息記錄下來。同時，定期對合同臺賬進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)臺賬中的錯誤、遺漏或未及時更新的信息，應(yīng)予以更正。

合同臺賬結(jié)構(gòu)圖

4合同臺賬的作用

4.1實現(xiàn)管理目標(biāo)

在施工過程中，通過分析預(yù)計結(jié)余資金來控制支付額、設(shè)計變更和施工變更投資，從而控制工程投資；通過統(tǒng)計管理人員和施工設(shè)備配置，對工期進(jìn)行預(yù)測，來督促施工單位按照合同約定，人員全數(shù)到場并常駐工地，設(shè)備配足配齊，加快進(jìn)度；在工程后期，合同臺賬在工程驗收、完工結(jié)算、竣工決算、索賠、審計、稽察等管理活動中都會發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。

4.2提高管理效率

工程的管理無論是施工，還是驗收、竣工決算、審計、稽察、索賠，所利用的合同信息基本相同，每次管理的不同一是時間上的累加，二是空間上的不同。合同臺賬具有查詢功能和統(tǒng)計功能，既能反映單份合同歷時上的執(zhí)行情況；又能反映空間上的執(zhí)行情況，即單份合同、分類別工程(建筑安裝工程、物質(zhì)設(shè)備采購等)、單項工程(興隆水利樞紐、引江濟(jì)漢工程等)的總體情況，避免了重復(fù)勞動，提高了工作效率。

4.3反映合同全貌

把分散于每份合同、橫跨整個施工期的紛繁復(fù)雜的合同歷史信息建立成臺賬并實時更新維護(hù)，積累了歷史資料，有利于資料的系統(tǒng)化、條理化，反映了合同信息全貌，提高了信息準(zhǔn)確性。

5有關(guān)建議

開發(fā)建立系統(tǒng)的臺賬數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需求生成各種類型的表格，進(jìn)一步提高合同管理的效率；鑒于合同管理涉及多個部門，應(yīng)結(jié)合各部門管理的需求，進(jìn)一步完善合同臺賬的系統(tǒng)性和全面性。

中圖分類號：TV512

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1005-4774(2015)02-0048-03

On Contract Ledger Management of Four Control Projects on
Middle and Lower Reaches of Hubei Hanjiang River

ZHANG Zhi-cheng

(HubeiSouth-to-NorthWaterDiversionBureau,Wuhan430000,China)

Abstract：Engineering construction contract is characterized by heavy management task, large information and long duration. Contract ledger is established in practical work, and all contract implementation and management information can be dynamically monitored, which are very important for realizing management objectives, improving management efficiency, and reflecting the whole contract.

Keywords：four projects; contract ledger; management; necessity