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        淺析檔案管理現(xiàn)代化

        2015-12-31 00:00:00莊海燕
        基層建設(shè) 2015年13期

        深圳市承翰投資開發(fā)集團有限公司 廣東深圳 518000

        摘要:檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。研究檔案現(xiàn)代化管理的模式,進而更新檔案管理的觀念和手段,是檔案部門面臨的共同任務(wù)。本文就檔案管理現(xiàn)代化的必要性及實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題和應(yīng)該采取的措施展開論述。

        關(guān)鍵詞:檔案;現(xiàn)代化;電子文件;計算機技術(shù)

        檔案是歷史的原始記錄,是原生的、獨有的信息資源。檔案工作的主要任務(wù)是保護檔案實體,開發(fā)利用檔案信息,為社會提供服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段,對檔案工作進行有效的管理,使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效率和社會效率。隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用,實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化成為我國檔案工作者在當(dāng)前和相當(dāng)長時期面臨的重大課題。

        一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

        1.檔案工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化首先是檔案工作自身發(fā)展的需要。

        隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,檔案的數(shù)量也越來越多,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案的利用需求。外界現(xiàn)代化環(huán)境的變化急切需要檔案的現(xiàn)代化管理,以適應(yīng)社會各界對檔案利用需求的迫切需要。

        另外,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案的載體、記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢。越來越多的社會生活記錄不再采取傳統(tǒng)的紙張形態(tài),而是以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在。這些新型載體檔案文件需要有特定的保管條件,保管技術(shù)和利用手段,而這些是傳統(tǒng)的檔案管理方式所不勝任的。此外,古老的歷史檔案則在逐步地自然老化,甚至形成“自毀”,這也急需采取先進的技術(shù)手段加以搶救。

        2.信息社會的時效性和高效性,要求檔案管理提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

        當(dāng)今社會是一個信息化的社會,各行各業(yè),都在向管理的現(xiàn)代化邁進。檔案管理也應(yīng)該積極更新觀念,以適應(yīng)社會的發(fā)展。建立計算機檢索系統(tǒng),查找檔案的速度將會大大提高,大大節(jié)約檔案人員和利用者查找檔案材料的時間,提高服務(wù)質(zhì)量。利用計算機和各種現(xiàn)代化設(shè)備,對檔案進行收集、整理、加工,將使檔案信息的處理、報送、傳遞的時間大大縮短??傊?,檔案管理現(xiàn)代化將會使檔案工作人員的工作條件發(fā)生巨大變化。

        3.檔案管理現(xiàn)代化是社會和消費群體的需求。隨著人們社會交往范圍日益擴大,信息交流日趨廣泛,人們需要獲取大量的信息資源,本部門、本地區(qū)、本行業(yè)的檔案資料已經(jīng)不足以滿足,檔案部門及時提供具有知識含量、技術(shù)先進、富有前瞻性的信息,加速資源向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展成為必然。

        二、檔案管理現(xiàn)代化面臨的挑戰(zhàn)和實現(xiàn)途徑

        檔案信息化是檔案事業(yè)的一個必然的發(fā)展趨勢,有著美好的發(fā)展前景,但是在檔案信息發(fā)展過程中,我們還面臨以下的問題需要解決:

        1.思想觀念的落后。

        “坐等上門”的封閉工作管理模式經(jīng)過幾十年的時間,已經(jīng)在檔案工作者的頭腦中根深蒂固?,F(xiàn)在很多檔案部門依舊沿襲著“重保管、輕服務(wù)”的思想,檔案現(xiàn)代化的意識薄弱,缺乏時代感和緊迫感,沿襲舊的管理模式,安于現(xiàn)狀。因而在行動上表現(xiàn)為得過且過,更談不上搞好檔案信息化建設(shè)了。觀念落后,現(xiàn)代化意識的薄弱是制約檔案管理發(fā)展現(xiàn)代化的重要因素。

        2.當(dāng)前檔案工作的基礎(chǔ)工作差,信息技術(shù)的使用面狹窄。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標準化。但是目前檔案管理工作普遍存在一個問題:案卷質(zhì)量較低,檢索工具不完整,許多部門的立卷、整理等工作并不按照國家制定的標準執(zhí)行。另外,多數(shù)檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,雖然檔案工作已普遍配備了計算機,但使用的范圍仍局限于文檔目錄錄入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了檔案的利用效率。

        3.經(jīng)費問題。這是影響檔案工作的最棘手的問題。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,管理服務(wù)的現(xiàn)代化已成為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向,檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)需要先進技術(shù)的引進和大量的信息化設(shè)備及對工作人員進行信息化培訓(xùn)。而檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟效益有限,對檔案方面的投入又少,造成了無力購買先進設(shè)備及人才流失的局面。

        近年來,數(shù)字檔案館的建設(shè)更是需要大量的資金,政府對數(shù)字檔案館的預(yù)算規(guī)模一般都過百萬元,浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)預(yù)算更達到1500萬元,一期投入就有800萬元。經(jīng)費問題成為一個普遍存在的問題,成為制約檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要因素。

        4.檔案工作人員的技術(shù)水平較低。2002年國家信息化測評中心的調(diào)研報告顯示,我國信息化指數(shù)為38.46時,信息化人才資源指數(shù)僅為13.43,信息化人才十分匱乏。近年來,檔案界人才隊伍建設(shè)有了長足進步,從業(yè)者的總體素質(zhì)不斷提高,但由于受到原有基礎(chǔ)、總體環(huán)境、財政狀況和工作條件的限制,與其他行業(yè)相比,檔案信息化人才依然緊缺,人才形勢十分嚴峻。在人類的社會實踐活動中,人是最活躍也是最重要的因素,人員的素質(zhì)是成就任何事業(yè)的關(guān)鍵這成為檔案信息化的一個重要的制約瓶頸,影響著檔案信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣。

        5.電子文件歸檔管理的問題。當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。另外,很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案管理者參與,或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識無法參與,使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

        針對上述我國檔案信息計算機管理中存在的不足之處,我們要相應(yīng)地采取以下措施:

        1.更新傳統(tǒng)觀念。面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn),當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念,樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識,進行科學(xué)的管理。一方面可以通過開展豐富多彩、形式多樣宣傳教育活動,提高全民檔案意識。另一方面,檔案工作人員要變被動為主動,加強檔案信息資源的開發(fā)和利用,積極為社會各界提供服務(wù)。

        2.注意借鑒國外先進的管理技術(shù),加速實現(xiàn)檔案管理的信息化。美國是檔案管理高度信息化的國家,主要表現(xiàn)在檔案保存的信息化和檔案管理的信息化兩個方面。為了促進檔案館更好地為研究者服務(wù),美國很早就開始進行了大規(guī)模的縮微復(fù)制工作。我們應(yīng)該注意學(xué)習(xí)和借鑒它先進的技術(shù),發(fā)掘檔案的利用價值。

        3.對于經(jīng)費的問題,一方面要加強領(lǐng)導(dǎo)。管理的現(xiàn)代化需要大量的財力和物力,各級領(lǐng)導(dǎo)要大力支持,舍得投入才能調(diào)動協(xié)調(diào)方方面面的積極性,推動檔案現(xiàn)代化的進程。但是在投入資金的時候還應(yīng)該注重效益問題。講效益就是要以較少的人力、物力、財力獲得較大的社會服務(wù)效果和經(jīng)濟效果,這是我國檔案工作現(xiàn)代化道路的特點之一。不講效益,一味追求形式上的高、精、尖,花大錢辦小事,是與我國國情不相吻合的。在推進檔案管理現(xiàn)代化進程中,一定要以效益觀念指導(dǎo)實踐。例如,在配置計算機軟硬件時,應(yīng)對館藏情況、社會需求量、設(shè)備性能價格比等因素認真加以分析,使購入的設(shè)備能盡快有效地投入實用。不顧一切的追求先進,購置先進設(shè)備只能造成資源的閑置和浪費。

        另一方面要加強檔案館際的交流和合作。檔案館之間可以加強檔案資源之間的交流,還可以互派人才,學(xué)習(xí)其它先進檔案館的先進管理技術(shù),推動檔案管理現(xiàn)代化的進程。

        4.加強信息隊伍的建設(shè),重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

        實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,人才培養(yǎng)要先于設(shè)備,至關(guān)重要。檔案管理技術(shù)手段越是先進,對檔案工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求越高。檔案工作者不僅要掌握深厚的檔案、情報專業(yè)知識,還要具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力,掌握計算機通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)。所以檔案館應(yīng)致力于培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案工作隊伍。

        在培養(yǎng)人才方面,一要強調(diào)提高質(zhì)量,二要注意適用對路,要有計劃有目的地培養(yǎng)出大批適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才來??梢酝ㄟ^建立起激勵機制,加強對人才的培養(yǎng)。使得這些人可以穩(wěn)定的留在檔案部門中發(fā)揮專長,建立起一支既掌握現(xiàn)代化科技知識與技能又具有專業(yè)熱情檔案人才隊伍。作為檔案工作者,也應(yīng)該自覺地在檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能上加強學(xué)習(xí),努力使自己在未來的檔案信息服務(wù)中承擔(dān)起信息資源管理者、信息咨詢員等新角色。

        5.加強電子文件的運作和管理。首先,電子文件從形成、運作到歸檔要指定專人負責(zé),及時登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等,以保證電子文件歸檔的質(zhì)量。已歸檔的電子文件,要制定嚴格的管理措施,以保證數(shù)據(jù)的原始性和完整性。如通過加蓋電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發(fā)處理等。需要長期保管的電子文件,應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬件拷貝一同歸檔。

        三、結(jié)束語

        總之,隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入,檔案管理信息化必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢。檔案管理者也會置身在一個全新的工作環(huán)境中,檔案管理工作要隨時更新觀念,以適應(yīng)不斷變化的新形勢的挑戰(zhàn),推動檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

        參考文獻:

        [1]王金環(huán) 王金鳳 《論檔案管理的現(xiàn)代化》 信息化建設(shè) 2008.3

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        [3]石麗 《試論檔案管理現(xiàn)代化的必要性》山東檔案 2008.2

        [4]陳慧珠《淺談檔案管理現(xiàn)代化》 中國科技信息 2005 年第 16 期

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