廣東省東莞市城建檔案館

摘要：隨著社會(huì)生產(chǎn)力的提高，我國(guó)的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快。城建檔案包含著社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面，它是呈現(xiàn)歷史的重要形式。多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋促進(jìn)了城市建設(shè)數(shù)字化檔案的發(fā)展。本文針對(duì)城市建設(shè)中的問(wèn)題進(jìn)行了探究，并從意義、問(wèn)題、強(qiáng)化策略上進(jìn)行探究，建立完善的檔案管理數(shù)字化理論系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；信息化管理

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)城市建設(shè)的進(jìn)程不斷加快。對(duì)于城市的發(fā)展來(lái)說(shuō)，城建檔案是呈現(xiàn)歷史的重要形式，具有重要的意義。在檔案工作中，書(shū)面的檔案管理已經(jīng)不足以滿足時(shí)代的需求，人們迫切需要一種更便捷、更高效的方法，來(lái)積累經(jīng)驗(yàn)，謀求發(fā)展。在文本資料檔案中，紙張、文件類的檔案存在一些問(wèn)題，而隨著多媒體技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，更具科學(xué)水平、更節(jié)省時(shí)間、空間的數(shù)字化城建檔案成為了重要的發(fā)展趨勢(shì)。

一、數(shù)字化城建檔案的涵義

在城市建設(shè)中，檔案記錄著城市發(fā)展進(jìn)程、規(guī)劃格局、綠地拓展等活動(dòng)，其中含有多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。為了將城市的發(fā)展進(jìn)程記錄下來(lái)，也為了讓后人有所參考，檔案管理人員進(jìn)行了多方面的嘗試。傳統(tǒng)的檔案管理耗費(fèi)大量的人力物力，更加便捷高效的數(shù)字化城建檔案走進(jìn)了人們的視野。

從總體上說(shuō)，數(shù)字化管理作為一種新型的檔案管理方式，它能夠通過(guò)電子互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將圖片、影像、資料等信息整理在一起，利用互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)組合在一起，成為了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子信息檔案的雙向結(jié)合。數(shù)字化檔案管理能夠建立相關(guān)網(wǎng)頁(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)資料的長(zhǎng)期保存與查詢，促進(jìn)檔案系統(tǒng)的智能化和科學(xué)化。在數(shù)字化的管理方式中，聲音、圖像、文本都能夠永久保存下來(lái)，甚至可以利用云空間、云相冊(cè)、云記錄等方法，縮小城建管理檔案所占有的空間，使城市建設(shè)檔案管理工作變的更加便捷、高效。

二、傳統(tǒng)城建歸檔中存在的問(wèn)題

在現(xiàn)在的城市建設(shè)發(fā)展中，城市的建設(shè)發(fā)展讓城建檔案的信息量也隨之加大，因此，檔案管理人員面臨著重要的工作壓力。首先，資料的整理和積累只能依靠單純的人工整理。檔案以紙本的形式累積，不管是保存、翻閱、整理，都需要一定的空間和時(shí)間。其次，在城市建設(shè)管理的歸檔上，要進(jìn)行分類、歸納和整理，只能進(jìn)行人工的查閱和搜索。調(diào)檔的速度十分慢，對(duì)于一些較為復(fù)雜、繁瑣的調(diào)檔請(qǐng)求，不能及時(shí)地查找。同事，在城市建設(shè)信息資料的保存上，由于紙張的特殊性，會(huì)存在蟲(chóng)蛀、受潮、撕壞等問(wèn)題，特別是在紙張類檔案經(jīng)過(guò)了多次翻閱后，可能會(huì)損失一定的信息。

在信息的儲(chǔ)存上，每項(xiàng)文檔資料都是分類儲(chǔ)存在各個(gè)文件館藏內(nèi)，所以人們的翻閱只能是進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的翻閱和管理，而不能跨越時(shí)間、空間等元素，進(jìn)行資源的交流和置換。

傳統(tǒng)城建檔案管理情況面臨挑戰(zhàn)，運(yùn)用數(shù)字化管理則正好可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理中的不足。數(shù)字化檔案建設(shè)能夠很好的解決檔案保存、查找等問(wèn)題，并通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理的信息共享。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)出了獨(dú)特的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）壓縮體積

在檔案的文本錄入中，大本大本的檔案文件讓管理人員十分頭疼。文本資料類占有一定的空間，再加上放置、管理等問(wèn)題，在檔案的處理上，存在很多的不便。利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息，能夠在信息匯總上進(jìn)行體積的壓縮。例如，整理成文本資料的檔案能夠通過(guò)圖片、視頻、音頻等方式，儲(chǔ)存在輕薄的電子信息中。在最常見(jiàn)的16G的U盤里，可以存儲(chǔ)成千上萬(wàn)的圖片，能夠在短時(shí)間壓縮海量的檔案信息。

（2）實(shí)現(xiàn)共享

在檔案的數(shù)字化管理中，為了強(qiáng)化建設(shè)問(wèn)題，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案建設(shè)。通過(guò)制定一個(gè)完善的系統(tǒng)，將專業(yè)化、規(guī)范化的信息理念涵蓋進(jìn)來(lái)。實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的開(kāi)放和交流。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)檔案共享的基礎(chǔ)上，落實(shí)資源的流動(dòng)性。讓資源共享能夠建立在“科學(xué)規(guī)范” 的基礎(chǔ)上，確保開(kāi)發(fā)者、使用者的信息安全，為用戶提供全方位的資源服務(wù)。

（3）分類調(diào)配

盡管在傳統(tǒng)的檔案中，城建資源的分類也十分細(xì)致，但是由于紙張檔案的特殊性，人工分類過(guò)于耗時(shí)、耗力。電子數(shù)字技術(shù)在省時(shí)省力的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了短時(shí)間內(nèi)的信息錄入、資源分類和資料存儲(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，信息資源庫(kù)成為了檔案管理中必不可少的元素。數(shù)字化城建管理實(shí)現(xiàn)了科學(xué)的資源分類，能夠根據(jù)不同的類型和方法進(jìn)行電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和采集，從而促進(jìn)建筑檔案管理的順利進(jìn)行。

四、強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的具體策略

在城市建設(shè)檔案的數(shù)字化發(fā)展中，為了促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行具體強(qiáng)化。

（1）建立科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)下，相關(guān)部門對(duì)于硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的投入逐漸加大。在具體的實(shí)施中，要將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到信息化檔案建設(shè)的管理中。其首要工作就是進(jìn)行重點(diǎn)的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理，在成立科學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，確保硬件設(shè)施的科學(xué)運(yùn)行，保持設(shè)備庫(kù)能夠及時(shí)更新數(shù)據(jù)，持續(xù)保持檔案信息的實(shí)效性。

其次，要建立文檔庫(kù)、影視資料庫(kù)和空間存儲(chǔ)庫(kù)，通過(guò)硬件、軟件設(shè)施，建立一個(gè)人性化的數(shù)據(jù)空間，讓用戶在調(diào)取資料的過(guò)程中，能夠根據(jù)編碼、關(guān)鍵詞，在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到具體的資料，并通過(guò)多媒體的技術(shù)設(shè)計(jì)，整合成不同的檔案檢索方式。

（2）確立檔案信息的更新

從總體上說(shuō)，檔案建立資料的數(shù)據(jù)每天都在進(jìn)行更新。為了讓整體的數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)，相關(guān)部門要進(jìn)行及時(shí)的更新和梳理，確保檔案信息工作的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的多項(xiàng)更新，廣大城建檔案管理者要積極推行科學(xué)的儲(chǔ)備體系，通過(guò)歸檔、采集、整理、儲(chǔ)存、加工等方式，強(qiáng)化系列工程信息，促使數(shù)字化檔案記錄更加規(guī)范的發(fā)展。

在具體實(shí)施上，相關(guān)人員要通過(guò)規(guī)范的行業(yè)章程、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)格式、增加城市建設(shè)檔案的快捷共享。在處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的強(qiáng)化，并對(duì)設(shè)備運(yùn)行等具體行為進(jìn)行綜合，確保檔案事業(yè)的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。除此之外，還要積極推進(jìn)檔案信息的規(guī)范化，嚴(yán)格審核通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布的信息檔案。

（3）建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍

城建檔案數(shù)字化管理所涉及的專業(yè)性比較強(qiáng)，一方面，需要專業(yè)的統(tǒng)計(jì)類專業(yè)人才能進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)行，另一方面，也需要檔案計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行日常專業(yè)系統(tǒng)的培養(yǎng)。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的發(fā)展，城市建設(shè)單位需要建立一支精良的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合素養(yǎng)。

例如，定期組織檔案信息化知識(shí)講座、通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、考核等機(jī)制，強(qiáng)化職工的綜合素質(zhì)能力，并建立完善的檔案信息管理考核機(jī)制。強(qiáng)化業(yè)務(wù)審查、績(jī)效考核等方法，提升他們的業(yè)務(wù)水平。通過(guò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)等方法，讓工作人員感受數(shù)字化工作的魅力，提高檔案管理人員的工作積極性，從而組建一支高效、創(chuàng)新、具有活力的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍。

五、總結(jié)

綜上所述，在城市建設(shè)規(guī)劃中，數(shù)字化管理機(jī)制成為了一項(xiàng)重要的發(fā)展內(nèi)容。想要做好檔案的數(shù)字化工作，除了要加大對(duì)檔案管理的監(jiān)管和維護(hù)，還要在保持信息安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展的創(chuàng)新探究。鼓勵(lì)檔案工作者積極利用網(wǎng)絡(luò)云端等電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)完善的城建檔案管理系統(tǒng)，更好的記錄歷史的發(fā)展變遷，為城市的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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