摘要：數(shù)字檔案室建設是信息時代檔案工作的主題，是當今社會檔案管理工作的必經(jīng)階段，也是醫(yī)院信息化技術發(fā)展的重要組成部分。如何應用現(xiàn)代信息技術，對各類檔案信息資源進行數(shù)字化管理，使檔案工作向規(guī)范化、數(shù)字化邁進，已成為時代的必然要求。通過數(shù)字檔案室建設，利用電子計算機互聯(lián)網(wǎng)信息化功能，改善檔案歸檔方式，提高其檢索水平，完善資源整合共享，使得醫(yī)院檔案信息更具完整性、有效性、便捷性。

關鍵詞：數(shù)字檔案室；建設內容；優(yōu)越性

近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制和醫(yī)療保險制度的不斷健全，以及現(xiàn)代醫(yī)學信息科技的飛速發(fā)展，在醫(yī)院各項管理工作中產(chǎn)生的信息日益增多。而檔案工作為醫(yī)院信息資源的重要組成部分，涉及方面囊括了醫(yī)院經(jīng)營管理、醫(yī)療服務評價、疾病預防控制、社會醫(yī)療保障、保險理賠、醫(yī)療糾紛和法律案件等領域，同時也為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、經(jīng)濟活動提供基礎性信息，它還是評估和衡量醫(yī)院管理，技術水平和醫(yī)療質量的重要依據(jù)。

1數(shù)字檔案室的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術，數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使其管理模式發(fā)生轉變。它是隨著計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是\"利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案數(shù)字信息庫\"，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。

2數(shù)字檔案室建設的主要內容

從對象來看，數(shù)字檔案室建設的內容主要包括以下兩個方面：①對原有館藏紙質檔案進行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉換；②對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。從檔案數(shù)字化的程度來看，內容分為以下兩個層次：①檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結構；②檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR（光學字符技術）識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。從數(shù)字化的過程來看，檔案數(shù)字化建設應包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術及相關信息技術完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數(shù)字存儲設備實現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲保管；由計算機及其網(wǎng)絡技術實現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。

3數(shù)字檔案室建設的優(yōu)越性

3.1有利于部門立卷制度落實 檔案室代替部門立卷的現(xiàn)象在我國大中型醫(yī)院很普遍。個別立卷科室、部門一年中分幾次乃至幾十次送一些零散材料給檔案室由檔案管理人員代為立卷，由于檔案管理人員對該科室、部門的工作不了解，無法判斷材料是否齊全完整，從而影響檔案卷的質量。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設以后，檔案實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理，由各歸檔部門工作人員將文件材料輸入網(wǎng)路系統(tǒng)，由檔案室管理人員統(tǒng)一負責立卷編碼保存，從根本上保證了檔案收齊收全的歸檔原則。

3.2改善文件的歸檔方式，使得檔案管理將不受時間和工作環(huán)境的限制，大大提高了工作效率 日常管理工作中，檔案工作人員要對各類文件進行及時整理和錄入。紙質文件時代，工作人員需采用手工及筆錄的方式，花費大量的時間和精力在整理檔案和登記目錄上，工作量巨大且任務繁重。信息化時代，數(shù)字化檔案室建設后，工作人員只需利用計算機軟件進行工作，它會提供統(tǒng)一的信息格式，使各部門人員可以隨時隨地利用醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)計算機進行錄入，并將錄入信息由后臺直接發(fā)往檔案管理人員處進行統(tǒng)一立券編碼，改善了其他人員只能上班時間去檔案室才能歸檔整理。

3.3提高了檔案信息的檢索、利用水平，有利于檔案內容信息的開發(fā)，使醫(yī)院各項工作開展更加便捷 傳統(tǒng)檔案管理查詢文件需進行手工查詢檔案資料，費時費力。某些檔案還不一定能夠順利查到。數(shù)字檔案室建設后，對檔案信息化處理，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電信信息查詢系統(tǒng)，使用時只需輸入關鍵詞，可搜到體現(xiàn)同一事件（問題）的若干歷史性聯(lián)系的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求。

3.4便于檔案資源的保護、整合和共享 現(xiàn)今社會隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及實施，電子計算機已大量應用于醫(yī)院等事業(yè)單位，而醫(yī)院內部電子政務的推進使得醫(yī)院每日都有大量的電子公文產(chǎn)生。在傳統(tǒng)檔案管理時期，需將發(fā)文的電子公文直接打印成紙質文件進行原始歸檔，大大浪費了醫(yī)院各項資源及成本。而數(shù)字化檔案室建設以后，可應用計算機通過掃描、照相等信息化手段，實現(xiàn)檔案全面數(shù)字化處理，這樣好處在于可以有效地保護檔案原件，也有效地降低和避免重要資料丟失的風險。

將醫(yī)院檔案全面數(shù)字化處理后，檔案資源將全面整合，有利于促進檔案信息質量的提高，結構的優(yōu)化。利用計算機就可以隨時調閱所需要的檔案資源，使得更多的讀者可以同時利用同一份電子檔案，提供了檔案資源的利用率。

3.5檔案數(shù)字化管理更具有效性、完整性 傳統(tǒng)紙質檔案在識辨和保存上存在一定的弊端，由于人工字體不同，各時期相關檔案管理人員筆跡的不同，在利用閱讀時，就有可能無法識別當時的文字，容易造成理解的偏差。而在醫(yī)院數(shù)字檔案室建設后，電子文件則不存在此問題，它是標準化的字體，不會出現(xiàn)識別不出的現(xiàn)象。另傳統(tǒng)紙質檔案在保存上完整性、耐久性受限于紙質、溫度、光照、酸堿性的影響，容易造成文件缺損、字體模糊等，而電子文件生產(chǎn)由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，已沒有這種原始形態(tài)，通過計算機進行閱讀，則更加清晰有效識別。

4結論

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)院服務模式的轉變，醫(yī)院檔案管理信息化日漸成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。如何才能建設高效、有序的數(shù)字化檔案室，使之形成科學的系統(tǒng)結構是建設數(shù)字化檔案室的一個重要問題，其發(fā)展趨勢既要考慮信息時代的要求，又要充分考慮現(xiàn)有檔案室的信息基礎和物質基礎，從實際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案室管理模式與開展數(shù)字化管理建設工作同步進行的方針，是切實可行的，數(shù)字檔案室建設是一個長期的過程，它并不是一蹴而就的。我們不僅要積極地推進檔案數(shù)字化工作的開展，還要應對檔案數(shù)字化建設中出現(xiàn)的新的問題給我們帶來的挑戰(zhàn)，樹立管理和服務新理念，促進數(shù)字檔案室建設健康、有序、高效地運轉。編輯/孫杰