王文韜，謝陽群，謝笑

國外個人信息管理現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)述評*

王文韜，謝陽群，謝笑

文章探討國外個人信息管理（PIM）研究現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)，以國外PIM相關(guān)文獻和六次國際PIM會議論文為基礎(chǔ)，通過文獻內(nèi)容分析得出研究現(xiàn)狀，包括如何理解PIM、個人信息的內(nèi)容及分類、PIM活動、個人信息集合、環(huán)境和空間的關(guān)系；發(fā)展動態(tài)包括個人信息類型研究細分化、研究視角和研究方法多樣化、跨領(lǐng)域PIM研究、個人信息整合管理及PIM工具研究。

個人信息管理 現(xiàn)狀 發(fā)展動態(tài)

0 引言

個人信息管理(personal information management，PIM)即個人以個人信息為對象，為滿足自身的學習、生活和工作等需要而開展的一系列信息管理活動。PIM研究最早可追溯到20世紀初。隨著計算機和信息技術(shù)發(fā)展，個人信息的數(shù)量、格式和類型等越來越多，PIM能力已不能滿足個體PIM需求。這種環(huán)境下，PIM研究逐漸受到個人、學術(shù)界和產(chǎn)業(yè)界重視。下文在對PIM文獻和六次國際PIM會議論文分析的基礎(chǔ)上，分析國外PIM的研究現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)。

1 國外PIM研究現(xiàn)狀

1.1 國外PIM研究階段

國外PIM研究可分為三個階段。

第一階段始于20世紀上半葉，1945年美國科學家Vannevar Bush在《誠如我思》(As we may think)一文中首次提出PIM概念和MEMEX系統(tǒng)。通過MEMEX系統(tǒng)，科學家可對個人書籍、檔案或信函等信息進行管理[1]。由于當時個人信息的數(shù)量和類型較少，對個人信息的研究多是對單個類型個人信息的探討，如微文檔系統(tǒng)(microdocumentation system)[2]、文件管理系統(tǒng)(zippered lists)[3]。這一階段可視為國外PIM研究的啟蒙階段。

第二階段。20世紀80年代末，微型計算機技術(shù)快速發(fā)展，利用其來提高PIM效率的問題得到廣泛討論。1988年Mark Lansdale在《PIM心理》(The psychology of personal information management)一文中首次提出“personal information management”(PIM)一詞，認為PIM即個人分類和檢索信息的方法和程序[4]。隨后PIM研究進入興起階段。C.Moon提出用個人信息系統(tǒng)(personal information system)來管理個人信息的獲取、存儲和檢索[5]，主要針對科學家群體。S.Whittaker等提出個人電子郵件信息過載現(xiàn)象，認為電子郵件作為交流工具出現(xiàn)，卻額外承擔了任務管理和個人檔案管理的任務，用戶經(jīng)常會迷失在過載郵件中，為此將用戶分為不篩選郵件、頻繁篩選、定期篩選三類，并提出解決方法[6]。Greenberg基于PDAs平臺，對個人信息公開化和公共信息個體化的轉(zhuǎn)換進行研究，提出以SharedNotes系統(tǒng)輔助個人辦公[7]。

第三階段。隨著PIM研究受到越來越多的關(guān)注，2005年首屆PIM會議在美國舉辦，到2013年P(guān)IM會議成功舉辦了六屆。隨著信息時代的到來，每個人都會遇到PIM問題，PIM進入普遍應用階段。

1.2 PIM現(xiàn)狀

1988年Lans dale提出PIM一詞至今27年，近10年國際PIM研究活躍，但和許多新興領(lǐng)域一樣，PIM還有許多基礎(chǔ)性問題沒有得到解決，如對PIM的理解、個人信息內(nèi)容和分類、PIM活動，以及個人信息集合、環(huán)境與空間之間的關(guān)系等等。

1.2.1 如何理解PIM

有學者將PIM定義為對個人信息進行存儲、組織和檢索的活動[8]，強調(diào)信息管理活動的主體——個人，并沒有嚴格界定對象——個人信息的范圍。Kristina將PIM定義為關(guān)于信息的個人管理活動(personal management of information)，這樣既可以避免對個人信息下定義，又可以將PIM研究的重點直接放到個人而非信息、技術(shù)或系統(tǒng)上[9]。

本文認為，當下PIM應視為PI+PM(個人信息+個人管理)，即個人對個人信息的管理，PIM的主體是個人，客體是個人信息，是個人為滿足自己的學習、生活和工作等需要而開展的一系列信息管理活動。隨著個人信息數(shù)量、類型和格式增多，個人對個人信息的管理越來越難，未來PM不再只是個體，通過政府、社會組織或企業(yè)等管理個人信息將是重要方式之一。

1.2.2 個人信息的內(nèi)容及分類

什么是個人信息？Lally將個人信息定義為與生活有直接關(guān)系的信息，這些信息要么與我們相關(guān)，要么是由我們自身或先輩創(chuàng)造的信息[10]。Jones將個人已經(jīng)控制和擁有的信息，與個人相關(guān)的信息，個人創(chuàng)造、發(fā)送、提供或出版的信息，以及個人的直接經(jīng)歷或間接經(jīng)歷等，都視為個人信息的內(nèi)容[11]9。有學者認為個人信息是與個人相關(guān)，且被個人直接控制的信息[12]16。Jones[13]將個人信息分為個人所有或個人控制、與個人相關(guān)、指向個人、由個人發(fā)出、個人的經(jīng)歷、對個人有用等6類。

本文從物理、生理、心理和社會四個角度來理解個人信息。從物理角度看，個人信息是指個人作為大自然組成部分，由物理屬性呈現(xiàn)出的個人信息，如膚色、血型；從生理角度看，個人信息主要表現(xiàn)為體貌、病理信息等；從心理角度看，個人信息主要表現(xiàn)為思想、思維、情緒、信仰等；從社會角度看，個人信息主要表現(xiàn)在個人與社會及社會中的個人進行交流的信息交換過程中產(chǎn)生的電子郵件、辦公文檔、照片和視頻等信息。

1.2.3 PIM活動范圍

(1)查找。Jones指出，PIM包括所有獲取新信息的活動，無論這種活動是有意識的還是偶然的，只要這個活動最終是將信息組織到個人存儲中或是用于個人信息的再查找或再利用[14]?？梢钥闯觯琂ones認為查找應屬于PIM活動范圍。但Kristina認為查找不應歸為PIM的一部分，他認為在開展PIM前就應具有一定的查找能力，無論這些信息是存在人的大腦中還是電子設(shè)備中或是物理形式的文檔中，都屬于獲取前的能力，因此他認為查找應是PIM的前提[15]。PIM活動應始于對信息的獲取，個人在獲取信息時須已擁有一些信息，如互聯(lián)網(wǎng)搜索、圖書館查詢等都是個人獲取信息時的能力。如果將發(fā)現(xiàn)信息的能力歸結(jié)到PIM活動中來，會擴大PIM活動范圍，因為在個人發(fā)現(xiàn)信息的能力背后還存在著信息行為或信息實踐等密切相關(guān)的活動。由此可見，查找不屬于PIM活動范圍，PIM活動應從獲取開始[16]。

隨著一個學科不斷發(fā)展，會與其他學科發(fā)生交叉聯(lián)系。Kristina認為將查找列入PIM活動范疇，可能會擴大PIM外延的想法沒有考慮到，隨著PIM研究的發(fā)展，它將與心理學、計算機科學甚至人體工學產(chǎn)生的密切聯(lián)系。因此，本文認為應將查找歸入PIM活動范圍，只是因此而涉及的個人信息行為和實踐也可從行為科學、心理學等角度來探討，目前多視角及跨領(lǐng)域的PIM研究正是學科交叉聯(lián)系的結(jié)果。

(2)獲取。用戶的信息獲取一般可分為主動的信息獲取、被動的信息獲取。主動的信息獲取是用戶在掌握一定信息查找能力后主動獲取所需信息。主動獲取可分為信息認知、信息創(chuàng)造及再造過程，信息再造就是通過對此前保存的信息進行二次加工[17]。被動的信息獲取是指個人在生活、工作或?qū)W習過程中，無意發(fā)現(xiàn)的有用或有趣信息[18]，如每天收到的非主動訂閱郵件信息[19]。對“信息偶遇”這種被動的信息獲取行為要考慮：一方面信息偶遇有助于個人得到感興趣或有用的信息；另一方面過多的信息偶遇可能導致用戶原始的信息查找行為暫?；蚪K止，從而影響原有的信息查找行為。

(3)元層次活動。元層次的PIM活動由Jones等提出，是指對個人信息空間、個人信息集合等有序化的管理活動[20]13。從圖1可知，PIM中元層次的活動必然要與信息的獲取、存儲等活動相聯(lián)系，元層次活動中運用的信息查找、檢索、存儲方法和范式將會影響整個PIM活動效率。元層次活動相對于獲取和保存活動，更抽象和隱蔽，因此更應受到關(guān)注。

圖1 元層次活動[11]

1.2.4 個人信息集合、環(huán)境和空間

國外PIM研究中的另一個基礎(chǔ)性問題是對個人信息集合、個人信息環(huán)境和個人信息空間的概念和三者之間關(guān)系的探討，本文通過圖形的方式來闡明它們之間的關(guān)系，見圖2。

圖2 個人信息集合、環(huán)境和空間關(guān)系圖

從圖2可看出，個人通過對個人信息的(過濾)收集、處理、存儲、組織等活動來輔助個人再查找和再利用信息的行為，是個人對信息需求與信息處理矛盾之間平衡須付諸的行動。在這個過程中，用戶通過借助各種軟硬件設(shè)備和多種查找、檢索方法在多個個人信息集合中搜索，不同的個人信息集合之間的個人信息，由于格式和存儲結(jié)構(gòu)等不同，存儲、組織、再查找和再利用等都須通過元層次活動來完成個人信息集合間的兼容和協(xié)調(diào)。個人信息集合更偏向于個人信息類型、組織方式、配置原則和存儲結(jié)構(gòu)等。個人信息環(huán)境通常與個人信息設(shè)備、應用程序和個人信息活動發(fā)生的場所相關(guān)聯(lián)，多個個人信息集合構(gòu)成個人信息環(huán)境。

個人信息空間與個人信息環(huán)境不同的是，個人信息環(huán)境被視為個人信息空間的子集，以多種形式存在，如物理形式、數(shù)字形式或是二者兼而有之。其與個人發(fā)生關(guān)系更多是借助應用程序，如一臺個人電腦可被視為一個個人信息環(huán)境，因此，用戶可以有多個個人信息環(huán)境(PIEs)[21]。個人信息空間是個人信息集合(PICs)和個人信息環(huán)境的總和，每個用戶只有一個個人信息空間。從PIM角度看，個人信息集合由于其偏向于某種格式類型，或是某個計劃主題，因此更容易管理，但個人信息空間的管理對象較為復雜混亂，因此從個人信息集合(PICs)切入管理PIM，將更有效地提高個人信息空間的有序性。Indratmo等從個人信息的組織結(jié)構(gòu)方式來探討PIM，分析常見的個人信息的組織結(jié)構(gòu)形式，如分層結(jié)構(gòu)、扁平結(jié)構(gòu)、線性結(jié)構(gòu)、空間結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)[22]等。

2 國外PIM發(fā)展動態(tài)

2.1 研究內(nèi)容細分化

國外PIM研究范圍不斷擴大，研究對象從研究科研人員逐漸轉(zhuǎn)為普通個體。個人信息類型、媒介或載體研究范圍不斷擴大、細化，其中又以個人電子郵件[23]、網(wǎng)頁[24-25]、任務或工作流[26]等研究居多，見表1。

表1 個人信息類型研究

從表1可看出，個人信息格式和內(nèi)容越來越細分。電子郵件最初以通訊傳輸方式存在，但在現(xiàn)代扮演更重要的角色，如日程提醒、新聞訂閱、云盤存儲，電子郵件逐漸變成以通訊為主搭載社交、信息備份等多種功能的個人信息管理工具。對個人網(wǎng)頁信息的研究主要關(guān)注備份方式、興趣推送、標簽管理等，通過本地、云端等備份方式將個人網(wǎng)頁信息進行備份，便于再查找，對時常變動的網(wǎng)頁信息，通過本地的內(nèi)容備份，即使未來服務器端的內(nèi)容被刪除，本地依然保存著該信息。通過大量個人網(wǎng)頁信息搜集和計算，瀏覽器可提供用戶可能感興趣的網(wǎng)頁，用戶因此擁有各種各樣的“標簽”。

2.2 跨領(lǐng)域研究不斷出現(xiàn)

由于各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息，PIM研究開始涉及更多領(lǐng)域，如醫(yī)療[39]，教育[40]、圖書館[41-42]、心理學[43]等(具體見表2)。由于PIM領(lǐng)域涉及個人、信息等元素，與其他學科發(fā)生交叉。在信息時代，各行各業(yè)都離不開信息，個人的經(jīng)歷、個人特征信息，以及生活、工作和思想表達等均伴隨著個人信息的產(chǎn)生。由于信息無孔不入，PIM研究的繼續(xù)發(fā)展，除了與教育學、法學、醫(yī)學、行為科學、金融學等學科關(guān)聯(lián)外，將與越來越多的學科發(fā)生密切聯(lián)系。

表2 PIM的跨領(lǐng)域研究

2.3 研究視角多樣化

隨著PIM研究對象轉(zhuǎn)為普通個體，研究視角也逐漸多樣化，如從時間、地點、活動、網(wǎng)絡環(huán)境、設(shè)備等情景視角研究PIM。Gupta等從移動環(huán)境視角來探討PIM[49]；Komninos等將使用移動工具管理個人信息的一代人稱為“游動的一代”(nomadic generation)[50]；Majid等探討在網(wǎng)絡環(huán)境下大學生群體的信息安全和隱私問題，在對212位受訪者的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)超過三分之二對基于網(wǎng)絡環(huán)境下的PIM中的信息安全和隱私較為重視，因此他們在網(wǎng)絡中只存儲非敏感性的個人信息[51]；Catherine等從信息偶遇角度研究PIM[52]，更多研究視角的內(nèi)容見表3。

表3 多視角PIM研究

2.4 研究方法多樣化

從PIM研究方法看，一般為定性與定量相結(jié)合。Zhang等通過調(diào)研和訪談法，探討5位信息工作者對組織中個人信息共享的態(tài)度[62]。Elsweiler等利用馬爾科夫鏈，通過可視化研究個人電子郵件的再查找行為[63]。Tungare等對個人面對多設(shè)備平臺的PIM進行研究，通過主觀精神負荷系數(shù)來分析PIM行為，利用NASATLX任務負荷指數(shù)指標對220位知識工作者的預調(diào)研，發(fā)現(xiàn)用戶對跨設(shè)備獲取管理個人信息表示失望，在此基礎(chǔ)上，通過對18位志愿者在完成PIM任務時的精神負荷值進行評估和記錄來研究[64]評估用戶在多設(shè)備間PIM的心理負擔。其他研究方法見表4。一個學科成熟的標志之一是擁有一套成熟的屬于自身的規(guī)律準則和研究方法。PIM作為新興研究領(lǐng)域，探索適用于PIM的規(guī)律和方法是未來PIM研究的重要方向。

表4 PIM研究方法

2.5 注重整合管理

由于信息源的多樣性和使用多種PIM工具及平臺，個人信息在物理世界和虛擬世界出現(xiàn)碎片化現(xiàn)象，信息碎片是PIM中不能回避的問題。正如Jones等所言，無論是物理環(huán)境還是數(shù)字環(huán)境，不同終端或工具對同一信息處理的不同版本，即使在同一臺電腦，信息也可能被“我的文檔”、文件夾、電子郵件或書簽所分離[69]。一些學者嘗試通過整合方式來管理多種個人信息，如Kelly等通過對個人生活記錄信息進行整合管理研究，個人生活記錄(Personal life log archives)包括照片、手機短信、電子郵件、即時通訊信息、個人文本、網(wǎng)頁瀏覽信息，均發(fā)生在個人生活、工作和學習的多個空間[70]。其他整合管理個人信息的研究見表5。

表5 個人信息整合研究

面向整合的PIM研究和工具的出現(xiàn)正是個人行為規(guī)律中最省力法則的體現(xiàn)。個人希望通過一種工具或統(tǒng)一的平臺就能有效管理多種個人信息。因此，面向整合的PIM研究和工具越來越多，目前PIM工具的整合功能處于初級階段，大多通過功能模塊的添加和組合來完成整合管理個人信息。在未來PIM研究中，應通過以知識單元的有序化和數(shù)據(jù)庫兼容等技術(shù)為個人提供一個跨平臺及具有較強兼容性的整合管理工具。

2.6 PIM工具研究

隨著個人信息的數(shù)量、類型、格式和載體增多，跨終端、跨平臺導致個人信息碎片化，個人僅憑記憶很難優(yōu)化管理個人信息，一些學者嘗試通過PIM器即PIM工具來優(yōu)化PIM。微軟研究院Susan Dumais等針對個人信息檢索和再利用開發(fā)Stuff I’ve Seen(SIS)，通過兩種方式來輔助個人信息再利用：系統(tǒng)提供一個統(tǒng)一的關(guān)于個人信息的索引，包括郵件、網(wǎng)頁、文檔；由于這些信息個人此前都了解，因此在搜索界面提供了豐富的情境線索[76]。其它PIM工具見表6。

表6 PIM工具研究

3 結(jié)語

筆者在對國內(nèi)一些用戶進行PIM相關(guān)調(diào)查研究時發(fā)現(xiàn)，很多用戶認為個人信息即是個人證件賬號、密碼等信息，認為PIM更應該是一個法律問題。隨著社會的發(fā)展，個人信息數(shù)量、格式和涉及的內(nèi)容、領(lǐng)域越來越多，個人自身作為信息工具的信息處理能力已很難滿足PIM的需求，因此，除了用戶自身外，學術(shù)界和產(chǎn)業(yè)界也應提高對PIM研究的重視，跳出“個人隱私”和“法律問題”的范圍。慶幸的是，目前已有一些高校開展了PIM相關(guān)教學課程，通過對在校大學生進行系統(tǒng)的PIM方法和工具的學習，提高其PIM能力。

本文對國外PIM的現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)進行了研究，發(fā)現(xiàn)國外PIM的研究呈現(xiàn)出多視角、跨領(lǐng)域等特點，研究方法也不斷多樣。事實上，除了本文論述的PIM相關(guān)現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)，PIM還有很多尚待探討的問題，如個人信息內(nèi)容的界定、個人信息的分類探討、元層次PIM活動研究、個人信息隱私和安全、PIM工具、PIM規(guī)律和方法等。期望本文對PIM的探討能為國內(nèi)PIM的研究提供一定的參考和借鑒。

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A Study of the Present Situation and the Development Trend of Personal Information Management Abroad

WANG Wen-tao，XIE Yang-qun，XIE Xiao

Based on the content analysis of overseas literature about personal information management(PIM)and papers from six international PIM conferences，this article discusses the present situation and the development trend of PIM study abroad.The present study involves how to understand the PIM，the content and classification of personal information，PIM activities，and the relationship among collection，environment and space of personal information.The development trend refers to the differentiation of research on the types of personal information；the diversification of research perspectives and research approaches；the interdisciplinary study of PIM；the integration management of personal information and the research on PIM tools.

personal information management；present situation；development trend

格式 王文韜，謝陽群，謝笑.國外個人信息管理現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)述評[J].圖書館論壇，2015（12）：124-133.

王文韜（1986-），男，武漢大學信息管理學院2013級博士研究生；謝陽群（1962-），男，博士，淮北師范大學教授；謝笑（1987-），女，博士，安徽大學管理學院講師。

2015-05-14

*本文系國家自然科學基金項目“差錯文化、歸因傾向和差錯報告：作用機制和情境因素”（項目編號：71273109）研究成果之一