朱昀蕾

（海南核電有限公司 海南昌江）

一、前言

海南昌江核電項(xiàng)目一期工程以秦山核電二期為參考，采用翻版加改進(jìn)的方式建設(shè)2臺(tái)650 MW壓水堆核電機(jī)組。生產(chǎn)階段文件管理模式如何借鑒工程建設(shè)期間的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并結(jié)合集團(tuán)公司信息化戰(zhàn)略部署，探索出一套行之有效的文件管理方法，是未來(lái)工作的努力方向。文件管理作為公司管理領(lǐng)域的一個(gè)重要組成部分，在滿足公司質(zhì)量保證大綱的要求下，形成了一套完整的文件管理程序。一套完整合理的程序體系還能將管理最新的期望，工作中的良好實(shí)踐，實(shí)踐中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容反饋出來(lái)，通過(guò)文件的形式保存下來(lái)，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)技能和經(jīng)驗(yàn)的傳承。

二、生產(chǎn)階段文件管理組織架構(gòu)

海南昌江核電站項(xiàng)目正在從建造階段逐步平穩(wěn)過(guò)渡到生產(chǎn)階段，在文件管理方面，即要滿足生產(chǎn)階段文件管理需求，又要兼顧建造階段文件管理規(guī)范。HNPC文件管理體系采用集中控制、分級(jí)管理的原則。HNPC在信息文檔處設(shè)置基準(zhǔn)文件庫(kù)，在各部門設(shè)立部門工作文件庫(kù)，對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理。各部門的文件管理工作接受信息文檔處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。信息文檔處作為HNPC文檔歸口管理部門，業(yè)務(wù)職能涵蓋從文件的生產(chǎn)到銷毀的整個(gè)生命周期，負(fù)責(zé)對(duì)基準(zhǔn)文件、資料和檔案的管理，即集中控制；各部門負(fù)責(zé)對(duì)其工作范圍內(nèi)的工作文件進(jìn)行管理，承包商則應(yīng)按合同規(guī)定對(duì)其所承擔(dān)工作范圍的文件進(jìn)行管理，即分級(jí)管理。

三、文件管理程序體系結(jié)構(gòu)及主要內(nèi)容

生產(chǎn)階段文件管理程序納入公司生產(chǎn)質(zhì)量管理手冊(cè)（PQOM），作為第25章內(nèi)容。截止2015年4月底已生效23份程序，完成程序體系的95%，已建立生產(chǎn)階段文件管理程序構(gòu)架。文件管理程序體系結(jié)構(gòu)如圖1所示，文件管理程序主要內(nèi)容見(jiàn)圖2。整個(gè)文件管理程序體系涵蓋了公司內(nèi)所有應(yīng)當(dāng)控制的文件，包括所有生產(chǎn)、管理業(yè)務(wù)活動(dòng)和事務(wù)以及在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生和接收的所有文件，及產(chǎn)生文件的信息系統(tǒng)。

圖1 文件管理程序體系結(jié)構(gòu)圖

1.文件體系

根據(jù)文件的使用和管理要求，應(yīng)對(duì)不同類別的文件使用不同的管理原則加以控制，文檔體系結(jié)構(gòu)如圖3所示。

2.生產(chǎn)文件處理流程

（1）總體原則和要求。使用正式規(guī)范的文件格式，包括規(guī)范的封面格式、內(nèi)容要求和統(tǒng)一的文件編碼，任何不規(guī)范的文件不得生效使用；對(duì)于承包商提供的文件，在合同（協(xié)議）中必須有固定的規(guī)范的文件條款，其中包括提供文件范圍清單、技術(shù)規(guī)范、形成要求、編碼原則、傳遞方式、最終驗(yàn)收要求等；應(yīng)該確定公司文件體系中各類文件的密級(jí)、保管期限和具有唯一性的文件編碼，受控文件必須有明確的有效性標(biāo)識(shí)；確保文件的最新版本能夠及時(shí)發(fā)送到參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)人員手中，應(yīng)建立有效的文件控制制度，以防止使用過(guò)時(shí)文件。

（2）文件控制。必須對(duì)文件的編制、審核和批準(zhǔn)進(jìn)行控制，必須明確文件編制的格式，規(guī)定編制人、審核人和批準(zhǔn)人的資格要求和權(quán)限，確保文件的正確性和適用性；文件的發(fā)布、接收和分發(fā)必須履行必要的手續(xù)并形成記錄，必須按最新文件分發(fā)清單進(jìn)行文件分發(fā)，確保最新版文件迅速地分發(fā)到有關(guān)單位、部門和人員。

圖2 文件管理程序主要內(nèi)容

圖3 文件體系

文件分為受控和非受控文件兩類。受控文件分發(fā)時(shí)應(yīng)及時(shí)通知并分發(fā)最新版本文件，并將已分發(fā)的舊版文件回收并予以銷毀。若需保留舊版文件，必須加蓋已升版或作廢章，以防誤用。非受控文件沒(méi)有此要求。文件的變更必須由審核和批準(zhǔn)原文件的同一單位進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，或由其他部門專門制定的單位審核和批準(zhǔn)。文件發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)迅速通知有關(guān)單位和人員，及時(shí)回收或標(biāo)識(shí)作廢過(guò)時(shí)的文件。對(duì)各類文件（包括管理程序、技術(shù)程序、來(lái)往函件、商務(wù)文件、記錄報(bào)告等）的產(chǎn)生過(guò)程及詳細(xì)要求制定了相應(yīng)程序予以規(guī)定。

（3）文件的整理、歸檔。文件歸檔要求和檔案管理要求詳見(jiàn)相關(guān)檔案管理程序。

（4）電子文件的管理。電子文件包括紙質(zhì)文件電子化以及電子信息系統(tǒng)中直接生成的電子文件。對(duì)于長(zhǎng)期、永久保存的電子文件，應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)文件，并使用不可擦除或不可修改的介質(zhì)或光盤存貯。電子文件的升版、作廢與紙質(zhì)文件的升版、作廢同步進(jìn)行。保管期限及密級(jí)的劃分工作參照紙質(zhì)文件密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的收集要求詳見(jiàn)DM-HN-208《文檔信息系統(tǒng)及電子文件管理》。

（5）文件的保管。庫(kù)房必須滿足“九防”標(biāo)準(zhǔn)，詳見(jiàn)DM-HN-211《檔案保管》程序。

四、基于PDCA的程序體系建立與管理方案

一套程序體系的建立與管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段共同構(gòu)成了一個(gè)典型的PDCA循環(huán)。依據(jù)PDCA循環(huán)原理，提出了生產(chǎn)階段文件程序體系建立與管理方案。建立和完善文件管理程序體系是通過(guò)程序的設(shè)計(jì)、編寫、校對(duì)、審核、生效、修訂的一個(gè)閉環(huán)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.策劃階段

（1）程序總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與過(guò)程識(shí)別。為了使程序規(guī)范化且具有廣泛的指導(dǎo)作用和可操作性，依據(jù)HAF法規(guī)要求和質(zhì)量保證大綱，結(jié)合現(xiàn)階段文件管理程序總體層次與結(jié)構(gòu)，同時(shí)進(jìn)行過(guò)程識(shí)別，確定每一類程序應(yīng)包含的主要內(nèi)容。

（2）確定編寫人員。為了保證程序編制質(zhì)量，選擇相對(duì)熟悉相應(yīng)專業(yè)知識(shí)及編制要求的人員編寫，并形成相對(duì)比較穩(wěn)定的程序編寫隊(duì)伍。

（3）制定程序編制/修訂計(jì)劃。根據(jù)質(zhì)量保證大綱，信息文檔處制定了生產(chǎn)階段程序編制計(jì)劃和建造階段程序修訂計(jì)劃。經(jīng)程序歸口管理部門審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效執(zhí)行。計(jì)劃包括程序文件編碼、版次、類別、責(zé)任人或編寫人、計(jì)劃完成時(shí)間、批準(zhǔn)人等，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行編制/修訂工作。

2.實(shí)施階段

一個(gè)完整有效的程序體系不能缺失的最重要的三個(gè)因素：程序本身、程序的使用者以及對(duì)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督。在實(shí)施階段，正確認(rèn)識(shí)程序、培訓(xùn)和監(jiān)督三者之間的關(guān)系是關(guān)鍵，這三個(gè)因素共同作用保證著程序的執(zhí)行效果。通過(guò)程序?qū)徍伺c批準(zhǔn)發(fā)布、程序宣貫、監(jiān)督執(zhí)行三個(gè)實(shí)施階段來(lái)完成。

3.檢查階段

（1）信息文檔處自查。應(yīng)根據(jù)整個(gè)管理文件體系，體現(xiàn)管理層；支撐層-過(guò)程；執(zhí)行層-技術(shù)或方法這樣的構(gòu)架，面向過(guò)程和面向職能互相滲透的同時(shí)，又能有較為清晰的層次劃分，體現(xiàn)不同的邏輯結(jié)構(gòu)。

（2）質(zhì)保監(jiān)察。安全質(zhì)量處根據(jù)相關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，對(duì)文件管理程序體系、涵蓋內(nèi)容及執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)察，制定糾正行動(dòng)。

4.處置階段

（1）程序更新與再批準(zhǔn)。程序若經(jīng)修改則需要再次批準(zhǔn)生效。修訂或升版后的程序應(yīng)根據(jù)程序使用范圍進(jìn)行分發(fā)。

（2）信息反饋。根據(jù)上述自查及質(zhì)保監(jiān)察結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)給予糾正，并發(fā)起程序修訂或升版流程。

（3）持續(xù)修改及完善。在前一循環(huán)的處置階段結(jié)束時(shí)，應(yīng)將程序體系運(yùn)行過(guò)程中沒(méi)有解決的問(wèn)題或者新發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題作為遺留項(xiàng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)中繼續(xù)實(shí)施，這樣程序體系的建立和執(zhí)行就真正成為一個(gè)持續(xù)改進(jìn)，永不停滯的過(guò)程。

五、程序體系構(gòu)建過(guò)程中的注意事項(xiàng)

1.加強(qiáng)程序宣貫

公司員工對(duì)程序的關(guān)注和理解程度是程序體系能否有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。因此，需要通過(guò)培訓(xùn)教育對(duì)程序進(jìn)行宣貫，尤其是新發(fā)布或升版的程序，讓程序使用者正確理解程序相關(guān)條款，提高程序的執(zhí)行力。

2.應(yīng)組織程序編制專項(xiàng)培訓(xùn)

海南核電項(xiàng)目是一個(gè)年輕的團(tuán)隊(duì)，專業(yè)文檔人員平均年齡還不到30歲，很多年輕員工承擔(dān)起程序編制任務(wù)，由于工作經(jīng)驗(yàn)的限制，在專業(yè)技能和質(zhì)量管理知識(shí)掌握上都有欠缺。對(duì)于確定或可能要編制程序的員工，工作前進(jìn)行編制程序的專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容需包括管理程序體系的基本介紹，程序編制流程，以及程序編寫技巧等。在對(duì)編寫人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)盡量保證編寫人員的穩(wěn)定性，使其通過(guò)頻繁的培訓(xùn)和實(shí)踐提高編寫技能，進(jìn)而提高程序的編寫質(zhì)量。

3.建立有效的反饋機(jī)制

程序的錯(cuò)誤和不足在使用中最容易暴露，因此要建立一種有效的反饋機(jī)制，來(lái)確保任何一個(gè)使用者在發(fā)現(xiàn)程序的錯(cuò)誤和不足時(shí)可以及時(shí)上報(bào)，并提供修訂意見(jiàn)。需要開(kāi)通各種渠道來(lái)接收改進(jìn)程序的信息，包括培訓(xùn)活動(dòng)中得到的反饋；交流活動(dòng)中獲得的信息以及外部的信息和建議。

六、結(jié)束語(yǔ)

海南核電有限公司生產(chǎn)文件的管理剛剛步入軌道，還有大量的工作要做。如何建立有效的文檔管理模式，充分利用文檔管理系統(tǒng)，優(yōu)化文檔管理流程，并與各業(yè)務(wù)電子流程密切配合，使文件流轉(zhuǎn)更高效、資源配置更優(yōu)化等方面都需進(jìn)行大量的實(shí)踐工作。