謝毓瑋，陳蛟瑞

（1. 重慶市電力公司 物資分公司，重慶 401121；2. 重慶市電力公司 市區(qū)供電分公司，重慶 400080）

2011年以來(lái)，國(guó)家電網(wǎng)公司以建立現(xiàn)代物流體系為目標(biāo)，開展清倉(cāng)利庫(kù)工作，整合倉(cāng)儲(chǔ)資源，加快庫(kù)存物資周轉(zhuǎn)，推進(jìn)現(xiàn)代物流技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資“一本帳”，倉(cāng)儲(chǔ)管理效益明顯提升。但是，受物資管理長(zhǎng)期缺位的影響，公司倉(cāng)儲(chǔ)管理理念落后、管理方式粗放、專業(yè)化水平不高，加之庫(kù)存資源利用機(jī)制不健全，時(shí)間一長(zhǎng)，大量項(xiàng)目暫存物資、工程退庫(kù)物資、退役資產(chǎn)及待報(bào)廢等物資進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)形成積壓，占用大量倉(cāng)庫(kù)資源和企業(yè)流動(dòng)資金，造成庫(kù)存周轉(zhuǎn)慢，倉(cāng)庫(kù)利用效率低，嚴(yán)重影響了倉(cāng)儲(chǔ)使用效率和效益。

2013年，國(guó)家電網(wǎng)公司啟動(dòng)庫(kù)存資源盤活利用工作，重慶公司吸取清倉(cāng)利庫(kù)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，認(rèn)真落實(shí)、扎實(shí)開展。在清理鑒定階段，通過(guò)對(duì)庫(kù)存的資源進(jìn)行分類分析和技術(shù)鑒定，發(fā)現(xiàn)積壓物資中大多數(shù)為工程結(jié)余退庫(kù)物資，僅有少量的項(xiàng)目暫存物資、可用退役資產(chǎn)，以及廢舊物資等。在盤活利庫(kù)階段，部分單位雖按計(jì)劃對(duì)積壓物資進(jìn)行利庫(kù)處置，但由于前端需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確等原因，一旦工程竣工結(jié)算，大量工程結(jié)余退庫(kù)物資進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，久而久之，積壓物資越累越多，“雪球”越滾越大。

1 公司退庫(kù)業(yè)務(wù)面臨的問(wèn)題

公司目前物資退庫(kù)的主要原因有：項(xiàng)目結(jié)余退庫(kù)、需求計(jì)劃偏差、項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更、項(xiàng)目取消、項(xiàng)目WBS元素變更。

退庫(kù)業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題如下所示。

（1）工程中退回的結(jié)余物資、暫時(shí)不能利用的閑置設(shè)備或部件等未進(jìn)行及時(shí)有效的利用或處置，導(dǎo)致庫(kù)存大量積壓。

（2）未建立物資退庫(kù)驗(yàn)收機(jī)制，“短頭”等不可再利用剩余物資未及時(shí)進(jìn)行技術(shù)鑒定，完成報(bào)廢處置。

（3）物資退庫(kù)辦理過(guò)程中，由于工作疏漏及不規(guī)范操作，造成退庫(kù)物資帳實(shí)不符；同時(shí)，物資退庫(kù)單據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范管理，單據(jù)格式參差不齊。

（4）退庫(kù)物資信息不完整，未進(jìn)行跟蹤管控。未實(shí)現(xiàn)退庫(kù)即處置的閉環(huán)管理，“誰(shuí)積壓，誰(shuí)處置”機(jī)制不能有效執(zhí)行。

（5）退回倉(cāng)庫(kù)的工程結(jié)余物資容易形成工程項(xiàng)目部門和物資部門“兩不管”狀態(tài)。同時(shí)，項(xiàng)目部門對(duì)退庫(kù)物資處置利用積極性不高，未做到“先利庫(kù)、后采購(gòu)”，增加了企業(yè)成本。

2 退庫(kù)平臺(tái)管控理念

遵循“集中管控、嚴(yán)格把關(guān)、閉環(huán)流程”的理念，充分利用信息管理手段完善退庫(kù)審批手續(xù)，規(guī)范并優(yōu)化退庫(kù)業(yè)務(wù)流程，堅(jiān)持“誰(shuí)積壓，誰(shuí)利庫(kù)”原則，落實(shí)退庫(kù)物資利庫(kù)責(zé)任部門，明確各層級(jí)管控職責(zé)，相互銜接，環(huán)環(huán)緊扣，高效有序地開展物資退庫(kù)業(yè)務(wù)。

集中管控：對(duì)退庫(kù)操作流程進(jìn)行集中管控，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、入庫(kù)操作、跟蹤查詢等功能操作同一平臺(tái)、同一入口；明確職責(zé)劃分，規(guī)范、優(yōu)化管理流程，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，簡(jiǎn)化人員操作，提高工作效率。

嚴(yán)格把關(guān)：嚴(yán)格把守物資“退庫(kù)關(guān)”。退庫(kù)前先對(duì)退庫(kù)物資完成技術(shù)鑒定，在系統(tǒng)上增加退庫(kù)申請(qǐng)環(huán)節(jié)，由退庫(kù)部門完成退庫(kù)物資信息錄入并提交申請(qǐng)。按退庫(kù)原因不同，自動(dòng)劃分審批層級(jí)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批并由庫(kù)管人員核對(duì)確認(rèn)后才能進(jìn)行入庫(kù)辦理。

閉環(huán)流程：按照“退前先申請(qǐng)、審批多層級(jí)、退后保利庫(kù)、流程全監(jiān)控”的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相生又環(huán)環(huán)相扣。申請(qǐng)、審批、退庫(kù)、利庫(kù)、跟蹤查詢，形成一個(gè)良性長(zhǎng)效的退庫(kù)利庫(kù)機(jī)制，同時(shí)在循環(huán)中不斷積累、完善和優(yōu)化退庫(kù)物資管理的思路。

3 物資退庫(kù)管控平臺(tái)的主要應(yīng)用流程

3.1 退庫(kù)管控流程

物資退庫(kù)管控平臺(tái)遵循“退前先申請(qǐng)、審批多層級(jí)、退后保利庫(kù)、流程全監(jiān)控”的業(yè)務(wù)流程（見(jiàn)圖1）。

圖1 國(guó)家電網(wǎng)重慶市電力公司物資退庫(kù)管控平臺(tái)流程

退前先申請(qǐng)：退庫(kù)部門先提出退庫(kù)申請(qǐng)，對(duì)退庫(kù)物資項(xiàng)目、責(zé)任部門、數(shù)量、原因、鑒定意見(jiàn)、利庫(kù)計(jì)劃等信息進(jìn)行維護(hù)。

審批多層級(jí)：按照退庫(kù)物資金額大小和比例的不同，分4級(jí)、5級(jí)或7級(jí)退庫(kù)審批流程，最高流轉(zhuǎn)至公司項(xiàng)目、物資部門，加強(qiáng)對(duì)退庫(kù)物資縱向管控。

退后保利庫(kù)：退庫(kù)部門負(fù)責(zé)按照計(jì)劃利庫(kù)時(shí)間、去向完成退庫(kù)物資的利庫(kù)處置，否則將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行績(jī)效考核。

流程全監(jiān)控：從發(fā)出退庫(kù)申請(qǐng)到利庫(kù)處置出庫(kù)全流程無(wú)縫跟蹤，隨時(shí)查看物資退庫(kù)時(shí)間、退庫(kù)原因以及責(zé)任部門等信息，督促退庫(kù)部門盡快處置出庫(kù)。

3.2 主要流程說(shuō)明

物資退庫(kù)管控平臺(tái)主要業(yè)務(wù)流程如下：

物資退庫(kù)申請(qǐng)→物資退庫(kù)審批→物資信息維護(hù)→物資退庫(kù)操作→退庫(kù)物資跟蹤。

3.2.1 物資退庫(kù)申請(qǐng)

（1）退庫(kù)部門在確定需要退庫(kù)并組織專業(yè)部門對(duì)擬退庫(kù)物資完成技術(shù)鑒定的前提下，通過(guò)ERP系統(tǒng)退庫(kù)管控平臺(tái)找到需退庫(kù)的物料。

（2）退庫(kù)部門在ERP系統(tǒng)退庫(kù)管控平臺(tái)中維護(hù)退庫(kù)物資相關(guān)信息：數(shù)量、存儲(chǔ)地點(diǎn)、項(xiàng)目類別、責(zé)任部門、退庫(kù)原因、鑒定意見(jiàn)、計(jì)劃利庫(kù)去向、計(jì)劃利庫(kù)時(shí)間以及相關(guān)附件上傳等。

（3）提交物資退庫(kù)申請(qǐng)。

3.2.2 物資退庫(kù)審批

（1）當(dāng)退庫(kù)申請(qǐng)金額小于或等于50萬(wàn)，或申請(qǐng)退庫(kù)數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例小于或等于30%時(shí)，審批流程為4級(jí)審批：退庫(kù)部門負(fù)責(zé)人→退庫(kù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門計(jì)劃專責(zé)。

（2）當(dāng)退庫(kù)申請(qǐng)金額大于50萬(wàn)小于等于100萬(wàn)，申請(qǐng)退庫(kù)數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例大于30%而小于等于50%時(shí)，審批流程為5級(jí)審批：退庫(kù)部門負(fù)責(zé)人→退庫(kù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→主管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門計(jì)劃專責(zé)。

（3）當(dāng)退庫(kù)申請(qǐng)金額大于或等于100萬(wàn)，申請(qǐng)退庫(kù)數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量比例大于50%而小于等于100%時(shí)，審批過(guò)程為7級(jí)審批：退庫(kù)部門負(fù)責(zé)人→退庫(kù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)→物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)→主管領(lǐng)導(dǎo)→市公司項(xiàng)目主管部門→市公司物資主管部門→物資部門計(jì)劃專責(zé)。

（4）退庫(kù)部門的單位分管領(lǐng)導(dǎo)、物資部門分管領(lǐng)導(dǎo)以及主管領(lǐng)導(dǎo)都采用線下紙質(zhì)版簽字的方式進(jìn)行審批，物資部門計(jì)劃專責(zé)在審批時(shí)需將上述領(lǐng)導(dǎo)紙質(zhì)簽字的審批信息輸入系統(tǒng)中。

3.2.3 退庫(kù)信息維護(hù)

（1）庫(kù)管人員依照審批后的退庫(kù)申請(qǐng)單，核對(duì)物資的品名、規(guī)格、數(shù)量（含重量）、相關(guān)資料（合格證、說(shuō)明書、技術(shù)資料等），并在系統(tǒng)上進(jìn)行維護(hù)。

（2）若退庫(kù)物資存在實(shí)際數(shù)量與申請(qǐng)數(shù)量不符、退回實(shí)物不完整、退庫(kù)物資必備資料不齊全等問(wèn)題，無(wú)法進(jìn)行正常退庫(kù)時(shí)，庫(kù)管人員將拒絕退庫(kù)申請(qǐng)并返回退庫(kù)申請(qǐng)?zhí)釄?bào)人進(jìn)行退庫(kù)物資信息修改。

3.2.4 物資退庫(kù)操作

庫(kù)管人員辦理實(shí)物入庫(kù)后，在ERP系統(tǒng)按原出庫(kù)單號(hào)辦理沖銷或返回交貨，打印退料入庫(kù)單，經(jīng)庫(kù)管人員、倉(cāng)儲(chǔ)主管、移交人簽字后，由物資部門、財(cái)務(wù)部門、退庫(kù)部門留存。

3.2.5 退庫(kù)物資跟蹤

對(duì)退庫(kù)物資所有系統(tǒng)操作進(jìn)行跟蹤記錄，包括轉(zhuǎn)項(xiàng)目、轉(zhuǎn)批次、轉(zhuǎn)物料編碼、轉(zhuǎn)報(bào)廢、出庫(kù)等信息，實(shí)時(shí)監(jiān)控物資退庫(kù)狀態(tài)，并在計(jì)劃利庫(kù)時(shí)間前30天啟動(dòng)預(yù)警功能，督促退庫(kù)責(zé)任部門盡快領(lǐng)用出庫(kù)。

4 應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題及措施

4.1 存在的問(wèn)題

（1）利庫(kù)意識(shí)仍需增強(qiáng)

盤活利庫(kù)工作需要長(zhǎng)期堅(jiān)持，各單位雖按要求實(shí)現(xiàn)“零積壓”，但仍有部分單位存在物資退庫(kù)隨意性強(qiáng)、數(shù)量較多、金額較大等現(xiàn)象，對(duì)退庫(kù)物資的利用缺乏積極主動(dòng)性，需要物資部門人員反復(fù)督促辦理。

（2）退庫(kù)審批流轉(zhuǎn)時(shí)間較長(zhǎng)

物資退庫(kù)管控平臺(tái)中，退庫(kù)申請(qǐng)按金額大小及退庫(kù)原因分4～7級(jí)審批，涉及多部門、多崗位人員協(xié)同參與。由于系統(tǒng)操作人員不熟練，且缺乏執(zhí)行進(jìn)度工作臺(tái)提醒功能，各環(huán)節(jié)審批流轉(zhuǎn)時(shí)間相對(duì)滯后，甚至出現(xiàn)計(jì)劃利庫(kù)時(shí)間已到但還未完成退庫(kù)審批的情況，影響退庫(kù)物資利庫(kù)及時(shí)性。

4.2 采取的措施

（1）加強(qiáng)物資退庫(kù)宣貫、培訓(xùn)

針對(duì)ERP系統(tǒng)退庫(kù)物資管控平臺(tái)，結(jié)合退庫(kù)利庫(kù)相關(guān)機(jī)制及管理指標(biāo)，定期對(duì)項(xiàng)目部門、物資部門相關(guān)操作人員開展現(xiàn)場(chǎng)宣貫及培訓(xùn)。同時(shí)，定期收集各單位對(duì)物資退庫(kù)業(yè)務(wù)的意見(jiàn)及建議，不斷優(yōu)化調(diào)整系統(tǒng)操作。

（2）增加物資退庫(kù)進(jìn)度監(jiān)控、預(yù)警功能

優(yōu)化退庫(kù)管控平臺(tái)功能，完善物資退庫(kù)進(jìn)度監(jiān)控預(yù)警功能，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)工作臺(tái)事前提醒、事中預(yù)警、事后告警的智能化機(jī)制。同時(shí)，繼續(xù)深化、改進(jìn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表功能，通過(guò)圖表方式的不同維度、不同量級(jí)對(duì)退庫(kù)物資部門、數(shù)量、金額等指標(biāo)進(jìn)行展現(xiàn)。

（3）積極探索總結(jié)退庫(kù)原因

通過(guò)將項(xiàng)目物資退庫(kù)條目數(shù)、金額與項(xiàng)目物資采購(gòu)的條目數(shù)、金額進(jìn)行對(duì)比分析，結(jié)合項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等多種因素，積極探索總結(jié)物資退庫(kù)原因，努力減少因需求計(jì)劃不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的退庫(kù)，逐漸強(qiáng)化物資計(jì)劃剛性，提升項(xiàng)目設(shè)計(jì)精度。

5 結(jié)論

本文主要介紹如何在庫(kù)存資源盤活利用過(guò)程中，借助信息手段，規(guī)范并優(yōu)化物資退庫(kù)審批及操作流程，實(shí)現(xiàn)退庫(kù)物資信息全程跟蹤閉環(huán)管理。以長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)作指導(dǎo)，嚴(yán)把物資“退庫(kù)關(guān)”，通過(guò)對(duì)退庫(kù)物資“系統(tǒng)”與“機(jī)制”的雙重管控，逐漸規(guī)范前端項(xiàng)目需求計(jì)劃提報(bào)準(zhǔn)確性，有效減少物資退庫(kù)，避免積壓物資的形成，實(shí)現(xiàn)并保持庫(kù)存資源“零積壓”常態(tài)化。

［1］ 王謙.ERP工程中信息平臺(tái)與管理平臺(tái)匹配理論及能力評(píng)測(cè)研究［D］.天津：天津大學(xué)，2004.

［2］ 壽強(qiáng).內(nèi)部控制理論和ERP的整合過(guò)程［C］//.中國(guó)總會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).2005年度中國(guó)總會(huì)計(jì)師論文選北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2006.

［3］ 張亞.現(xiàn)代企業(yè)物資供應(yīng)管理模式研究［J］.北方經(jīng)濟(jì)：學(xué)術(shù)版，2007，（12）：36.

［4］ 張娣，李桂紅，馮為民.現(xiàn)代化能源監(jiān)控及管理系統(tǒng)的集成與應(yīng)用［J］.寶鋼技術(shù)，2005，（4）：28-31.

［5］ 穆遵明.基于工作流的電力建設(shè)工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.成都：電子科技大學(xué)，2011.

［6］ 陳樺，張鵬偉，陳景霞.中小企業(yè)MIS中物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.陜西科技大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2003，（6）：78-81.

［7］ 葉建偉.阿拉善電業(yè)局物資統(tǒng)一管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用［D］.北京：華北電力大學(xué)，2013.

［8］ 王新競(jìng).物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.廣州：華南理工大學(xué)，2013.