文/胡忠輝

研究生教育信息化：從迎新到畢業(yè)

文/胡忠輝

編者按：

目前，國內(nèi)很多學(xué)校已經(jīng)實現(xiàn)了從研究生招生、復(fù)試、入學(xué)、選課、培養(yǎng)，到研究生答辯、畢業(yè)進(jìn)行信息化的管理，構(gòu)建了符合自己學(xué)校辦學(xué)理念的信息化系統(tǒng)，并開發(fā)了先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)平臺進(jìn)行支撐。上期本刊刊出了關(guān)于我國研究生教育信息化發(fā)展?fàn)顩r以及高校在研究生招生中的案例，本期將展示從研究生迎新、學(xué)籍管理、獎助到畢業(yè)整個過程中信息化的參與。

迎新

中國科學(xué)技術(shù)大學(xué): 數(shù)字迎新系統(tǒng)

為提高管理的信息化水平，構(gòu)筑校園信息化高速通道，為新入學(xué)研究生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)研究生院已經(jīng)開發(fā)了研究生迎新系統(tǒng)?！皵?shù)字迎新系統(tǒng)”由迎新聯(lián)絡(luò)員系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、即時通訊平臺、研究生新生論壇系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)視頻系統(tǒng)等五大子系統(tǒng)組成。5大子系統(tǒng)相互協(xié)作，為新生提供優(yōu)質(zhì)個性化服務(wù)。

學(xué)校在研究生迎新工作中，為全校研究生新生配備了50多位迎新聯(lián)絡(luò)員，為各個研究生新生提供一對一的個性化服務(wù)。聯(lián)絡(luò)員通過即時通訊平臺、手機(jī)、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、研究生新生論壇系統(tǒng)等，與新生直接聯(lián)系，解答他們提出的各類問題，協(xié)助新生報到，幫助他們熟悉校園學(xué)習(xí)和生活環(huán)境。

研究生新生只需根據(jù)錄取通知書內(nèi)附帶的系統(tǒng)信息，輸入戶名和密碼，即可登錄中國科大數(shù)字迎新系統(tǒng)，輕松準(zhǔn)確地查詢到：導(dǎo)師信息、學(xué)費獎學(xué)金情況、迎新志愿者聯(lián)系方式、報到手續(xù)的辦理情況和報到流程。系統(tǒng)幫助新生在入學(xué)前的暑假期間就可以了解科大，與在校師生互動，提前融入科大，更快地熟悉校園環(huán)境，投入科研工作。中國科大2011年研究生迎新工作期間，累計發(fā)送短信5萬多條，郵件1萬多封，各研究生新生累計訪問新生論壇1萬余次，學(xué)校組織部、財務(wù)處、學(xué)工部、社區(qū)辦、戶籍辦、校醫(yī)院及研究生院等各部門在論壇系統(tǒng)中回答各類提問四百余條。新生可通過網(wǎng)絡(luò)視頻系統(tǒng)實時查看迎新現(xiàn)場，并可通過網(wǎng)絡(luò)直播向遠(yuǎn)在千里之外的家長報平安。研究生迎新系統(tǒng)為新生、各管理部門以及在校師生搭起一條方便快捷的溝通橋梁，促進(jìn)了研究生迎新工作的順利開展。

研究生相關(guān)管理部門通過系統(tǒng)中的“迎新手續(xù)辦理”和“迎新查詢統(tǒng)計”等模塊，可同步查詢到新生報到的實時信息和整體統(tǒng)計結(jié)果，掌握新生報到情況，避免了迎新?lián)矶?。相關(guān)管理部門可根據(jù)系統(tǒng)提供的實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計，調(diào)整工作安排，提高工作效率。

同時，系統(tǒng)還提供“檔案信息管理”、“請假管理”以及“學(xué)歷學(xué)位信息驗證管理”等迎新工作相關(guān)管理功能和數(shù)據(jù)集成及共享服務(wù)。此外，系統(tǒng)提供的關(guān)于科大精神、校園文化的內(nèi)容以及重要校園部門網(wǎng)站的鏈接，可以幫助新生深入了解科大，提前融入科大，有利于其入校后更快地投入學(xué)習(xí)和科研工作。

西安交通大學(xué):掌上迎新網(wǎng)站，數(shù)字移動校園

西安交通大學(xué)建立了掌上迎新網(wǎng)站及數(shù)字移動校園來幫助研究生新生迅速了解學(xué)校。

掌上迎新網(wǎng)站是一個專門為新生準(zhǔn)備的網(wǎng)站，包括地圖、查找建筑/地標(biāo)、查詢路徑、新生信息查詢、報名流程、校內(nèi)住宿、常見問題、常用站點等欄目。在這里，同學(xué)們可以瀏覽校園地圖；查看迎新地點、流程；查找建筑、院處辦公室地點；查詢建筑物間的最快路徑；通過準(zhǔn)考證號和錄取通知書號查詢學(xué)號、班級、宿舍；查看校內(nèi)衣食住行介紹、校園住宿信息等等。常見問題一欄還為新生們解答了關(guān)于校園卡、教室、圖書館、食堂等方面的問題。在常用站點中，同學(xué)們則可以直接打開交大主頁、教務(wù)處、招生辦公室、校內(nèi)信息門戶等網(wǎng)站鏈接，操作方便快捷。

掌上校園還有課表查詢的功能，通過這個選項，新生可以更加方便的找到自己的專業(yè)課課表，從而購買到合適的教材。

圖1 西北工業(yè)大學(xué)“瓜大生活圈”手機(jī)微信平臺

數(shù)字移動校園。數(shù)字移動校園主要鏈接交大新聞網(wǎng)、BBS、交大實景地圖、圖書館、郵件系統(tǒng)、掌上迎新、離校狀態(tài)查詢、空閑教室和交大宣傳片《追夢》等模塊，這些涵蓋了交大學(xué)生各方面的服務(wù)需求和社交平臺，新生可以第一時間了解交大的新聞動態(tài)，也可以與老生進(jìn)行必要的交流。通過新聞版塊鏈接，新生可以訪問西安交通大學(xué)新聞網(wǎng)的全部內(nèi)容，系統(tǒng)還會在圖標(biāo)上顯示每天的新聞數(shù)目，并增加了今日新聞欄目,可以一鍵瀏覽當(dāng)天發(fā)生的所有新聞。校園地圖基于Google MAP API提供了興慶、雁塔、曲江三個校區(qū)的地圖，并詳細(xì)繪制了三個校區(qū)的覆蓋范圍，建筑物名稱，以及辦公單位地址，并增加了書院，圈存機(jī)，生活必備等新的圖層，點擊建筑物名稱就可以瀏覽建筑物的照片，還提供查詢和導(dǎo)航功能。其使用方法也非常簡便，打開手機(jī)上的瀏覽器，在地址欄輸入(m.xjtu.edu.cn)，服務(wù)器會自動偵測設(shè)備類型，并把最優(yōu)化的訪問界面?zhèn)魉偷接脩舻氖謾C(jī)上，新生就可以暢游移動數(shù)字校園了。

西北工業(yè)大學(xué):手機(jī)微信平臺

西北工業(yè)大學(xué)在2013年為該校研究生新生準(zhǔn)備了《“研”途啟航，逐夢工大---新生入學(xué)漫畫手冊》和“瓜大生活圈”手機(jī)微信平臺（圖1），以幫助他們更加輕松、愉悅地了解學(xué)校、熟悉學(xué)校的研究生培養(yǎng)特點，更加方便、高效地接受學(xué)習(xí)、生活等信息服務(wù)。

“瓜大生活圈”手機(jī)微信平臺由研究生軟件俱樂部開發(fā)，將定期推送研究生關(guān)注的校內(nèi)外學(xué)術(shù)、科研、生活、就業(yè)等信息，發(fā)送哲理、勵志小故事，為研究生提供各類校內(nèi)信息查詢服務(wù)，調(diào)查了解研究生的學(xué)習(xí)生活意見和建議。2013年開學(xué)短短兩天，微信的關(guān)注已經(jīng)達(dá)到1500余人，其公眾賬號是：npulife。

學(xué)籍管理

福建醫(yī)科大學(xué):研究生教育信息管理系統(tǒng)

福建醫(yī)科大學(xué)研究生教育信息管理系統(tǒng)可分為學(xué)生管理、導(dǎo)師互選管理、培養(yǎng)管理三個子系統(tǒng)。

1.學(xué)生管理。實現(xiàn)各類研究生 (包括學(xué)術(shù)型和應(yīng)用型碩士研究生、博士研究生)的基本信息登記和學(xué)習(xí)成績記錄。

2.導(dǎo)師互選管理。學(xué)生通過網(wǎng)頁登錄信息管理系統(tǒng)，查看導(dǎo)師的基本信息和招生情況來選擇導(dǎo)師；導(dǎo)師通過信息系統(tǒng)查看選擇自己的學(xué)生列表并予以確認(rèn)，在預(yù)先設(shè)定的人數(shù)范圍內(nèi)選擇學(xué)生；未被選中的學(xué)生經(jīng)專業(yè)學(xué)院統(tǒng)一協(xié)調(diào)后由研究生管理員通過手工指派的方式分配導(dǎo)師；最后學(xué)生與導(dǎo)師登錄網(wǎng)頁終端查看最終導(dǎo)師遴選情況，以便安排學(xué)生個人培養(yǎng)計劃制定。

3.培養(yǎng)管理。導(dǎo)師遴選結(jié)束后，由指導(dǎo)教師指導(dǎo)已最終確認(rèn)的學(xué)生制定個人培養(yǎng)計劃，相應(yīng)的培養(yǎng)方案在管理信息系統(tǒng)中提供相關(guān)的文件規(guī)定；培養(yǎng)計劃確定后由學(xué)生登錄信息平臺，將所選課程錄入到數(shù)據(jù)庫中保存。課程由研究生學(xué)院提前選定；選課工作結(jié)束后，可能有部分選修課程因選課人數(shù)過少而不予開設(shè)，學(xué)生須登錄系統(tǒng)查閱個人培養(yǎng)計劃反饋信息，及時更改個人培養(yǎng)計劃。導(dǎo)師遴選和制定培養(yǎng)計劃的過程均采用信息化管理。

復(fù)旦大學(xué):畢業(yè)、離校及校友管理系統(tǒng)

就業(yè)信息服務(wù)系統(tǒng)：2008年正式運行，為畢業(yè)生提供招聘宣講會、用人單位職位信息，并提供畢業(yè)去向登記等服務(wù)功能。

離校服務(wù)管理系統(tǒng)：2009年正式上線服務(wù)，以網(wǎng)上跨部門協(xié)同工作的方式辦理離校手續(xù)；通過與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，加快各環(huán)節(jié)的辦理與審核速度，將辦理還貸款或延期還貸、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、費用繳清確認(rèn)、戶政、圖書借閱清繳、退宿、報到證、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、研究生學(xué)位論文提交、醫(yī)學(xué)類研究生提交科研檔案等流程在網(wǎng)上辦理完成，改變了過去學(xué)生在各部門排隊蓋章的狀態(tài)。

圖2 北京大學(xué)研究生獎助系統(tǒng)主要功能

校友信息管理系統(tǒng)：為方便開展校友聯(lián)絡(luò)工作，完善并豐富校友信息，推動校友活動及校友捐贈工作，信息辦于2011年建設(shè)了校友信息管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有共享數(shù)據(jù)庫和檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)，逐步開始積累1977年以后入學(xué)的校友數(shù)據(jù)。

獎助

在研究生入學(xué)后，研究生管理部門還將對研究生的獎助信息進(jìn)行管理，信息化的獎助系統(tǒng)可以幫助研究生管理部門和院系減少工作量，也可以方便學(xué)生查詢獎助信息。

北京大學(xué):獎助系統(tǒng)

獎助系統(tǒng)與其他研究生管理系統(tǒng)的不同之處在于，它對于流程的控制較少。獎助信息系統(tǒng)最根本和關(guān)鍵的問題則是經(jīng)費和獎助信息的準(zhǔn)確記錄和經(jīng)費流向的嚴(yán)格控制。北京大學(xué)研究生學(xué)業(yè)獎學(xué)金管理系統(tǒng)根據(jù)管理工作流程主要分為研究生院和院系兩個用戶端，二者有不同的界面和功能劃分。

研究生院用戶端。系統(tǒng)分為經(jīng)費管理、發(fā)放結(jié)余管理、學(xué)費信息維護(hù)、獎學(xué)金評定、獎學(xué)金發(fā)放與調(diào)整、延期研究生獎學(xué)金管理、提前畢業(yè)研究生獎學(xué)金管理、校長獎學(xué)金管理，同時還包括發(fā)放記錄導(dǎo)出、以及學(xué)業(yè)獎學(xué)金信息查詢。歸納起來主要有經(jīng)費管理、獎學(xué)金管理（含獎學(xué)金評定管理和獎學(xué)金發(fā)放與調(diào)整）、信息查詢等三大部分，其中獎學(xué)金管理中從獎學(xué)金涵蓋的內(nèi)容方面講，還包括學(xué)業(yè)獎學(xué)金、提前畢業(yè)研究生和延期研究生的獎學(xué)金管理。

院系用戶端。院系用戶主要是指院系管理獎學(xué)金的教務(wù)老師等。院系用戶功能較為簡單，主要分為獎學(xué)金相關(guān)操作和查詢兩項功能。獎學(xué)金操作包括獎學(xué)金等級金額維護(hù)、獎學(xué)金評定和新生獎學(xué)金通知書打印三項功能。獎學(xué)金查詢功能中包括獎學(xué)金經(jīng)費預(yù)算信息查詢、評定信息查詢、發(fā)放信息查詢?nèi)椆δ堋?/p>

圖3 清華大學(xué)研究生獎、助學(xué)金管理系統(tǒng)主要功能

清華大學(xué):獎助管理系統(tǒng)

清華大學(xué)研究生獎、助學(xué)金管理系統(tǒng)提供了從獎、助學(xué)金的設(shè)立、分配、申請到發(fā)放的全過程的信息化支持和服務(wù)。

1.信息發(fā)布模塊：研工部和院系發(fā)布與獎、助學(xué)金相關(guān)的公告信息，學(xué)生查看學(xué)校和本院系發(fā)布的公告。

2.獎、助學(xué)金管理模塊：研工部設(shè)立校級獎、助學(xué)金，并通過自動分配和手工調(diào)整將獎項名額分配到院系；院系設(shè)立院系級獎、助學(xué)金，并維護(hù)院系獎、助學(xué)金評定細(xì)則和綜合得分計算公式。

3.獎、助學(xué)金申請模塊：學(xué)生維護(hù)包括個人論文、著作、社會工作等在內(nèi)的與獎項評定相關(guān)的信息，進(jìn)行獎項的初申請和正式申請。從獎、助學(xué)金的設(shè)立、分配、申請到發(fā)放的全過程的信息化支持和服務(wù)。

4.獎、助學(xué)金評定與發(fā)放模塊：院系進(jìn)行獎、助學(xué)金的分配和名單公示；研工部發(fā)送頒獎會通知并生成用于獎項發(fā)放的報表交給財務(wù)處。

5.查詢與統(tǒng)計模塊：獎、助學(xué)金相關(guān)的各種信息查詢以及統(tǒng)計報表的生成。

6.系統(tǒng)管理模塊：研工部進(jìn)行系統(tǒng)的開關(guān)控制、用戶管理以及系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)和代碼的維護(hù)。

針對用戶多、分布分散和數(shù)據(jù)實時性強(qiáng)等特點，清華大學(xué)研究生獎、助學(xué)金管理系統(tǒng)的建設(shè)采用B/S 結(jié)構(gòu)，整個體系分為客戶層、應(yīng)用邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層?？蛻魧邮褂肳eb 瀏覽器，只需一臺能上網(wǎng)的電腦，用戶就可以通過清華大學(xué)信息門戶登錄到獎、助學(xué)金管理系統(tǒng)，隨時隨地處理問題和查詢信息。應(yīng)用邏輯層的實現(xiàn)在技術(shù)架構(gòu)上采用J2EE 的n 層架構(gòu)，即由表示層、控制層、業(yè)務(wù)層、整合層以及數(shù)據(jù)層構(gòu)成，此外，還包括一個核心組件層用于提供其他各層都需要的功能。其中表示層和控制層使用JSP 和Spring MVC實現(xiàn)用戶界面和請求的響應(yīng)，業(yè)務(wù)層使用Spring 框架實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，整合層使用Hibernate 進(jìn)行對象的持久化以及與數(shù)據(jù)庫的交互。數(shù)據(jù)服務(wù)層采用Oracle 數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)穩(wěn)定、安全、高效的數(shù)據(jù)存儲。

畢業(yè)

研究生在修完研究生課程及發(fā)表相關(guān)文章后，將申請學(xué)位并辦理畢業(yè)手續(xù)，這里涉及到研究生的學(xué)位申請，畢業(yè)答辯等。研究生申請學(xué)位時的學(xué)位論文查重的信息化會大幅度減少管理人員的工作時間，提高工作效率。

中國科學(xué)技術(shù)大學(xué):三大信息化系統(tǒng)

為推動研究生教育從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)學(xué)位質(zhì)量監(jiān)控體系、研究生導(dǎo)師門戶系統(tǒng)和面向?qū)W生服務(wù)的三大信息化系統(tǒng)，歷經(jīng)多年建設(shè)如今已成熟運行，成為有效服務(wù)于研究生教育的“信息高速公路”。在這條管理創(chuàng)新的“信息高速公路”上，研究生、導(dǎo)師和院系管理人員是使用者。學(xué)位質(zhì)量監(jiān)控體系則被形象稱為“電子眼”，將學(xué)位質(zhì)量監(jiān)控體系滲透到學(xué)位論文的方方面面：2012年8月至2013年7月，中國科大研究生院共收到各類申請學(xué)位的研究生查重6147篇次，平均每人查重1.81次，55.7%的研究生因查重結(jié)果不滿意而作了論文修改，從根本上幫助研究生自覺防止學(xué)術(shù)不端行為。

不僅僅是學(xué)位論文查重，從網(wǎng)上論文評閱到學(xué)位材料審核，從兩級學(xué)位委員會的學(xué)位審核到學(xué)位信息公示，從即時通訊平臺應(yīng)用到及發(fā)表論文的學(xué)科分析，學(xué)位質(zhì)量監(jiān)控體系都發(fā)揮出服務(wù)、評估和管理等功能。

中國科大研究生導(dǎo)師門戶系統(tǒng)根據(jù)導(dǎo)師從研究生招生、培養(yǎng)、教學(xué)、科研到學(xué)位審核各個環(huán)節(jié)而設(shè)計，為全校479位博士生導(dǎo)師和368位碩士生導(dǎo)師提供全方位的信息服務(wù)；面向?qū)W生服務(wù)的信息化系統(tǒng)，則涵蓋到研究生報到、網(wǎng)上選課、網(wǎng)絡(luò)課堂、成績管理、學(xué)籍管理、獎助學(xué)金管理、住宿管理、離校等各個環(huán)節(jié)。

通過應(yīng)用信息化系統(tǒng)，中國科大研究生考試考場可以實現(xiàn)無人監(jiān)考，每年數(shù)次的評估不需要導(dǎo)師反復(fù)填表，論文評閱可以網(wǎng)上查詢.

中國科學(xué)技術(shù)大學(xué):網(wǎng)上答辯系統(tǒng)

中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)與香港城市大學(xué)聯(lián)合舉行了網(wǎng)上博士學(xué)位論文答辯。答辯委員會中共有四位境外專家，其中兩位在香港通過網(wǎng)絡(luò)視頻系統(tǒng)參與答辯，相隔兩地的老師與學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)順利完成了論文答辯的各個環(huán)節(jié)。

通過網(wǎng)絡(luò)視頻系統(tǒng)，學(xué)校對香港與合肥兩地的答辯現(xiàn)場進(jìn)行了實況直播。首先，答辯人向兩地專家報告了自己的研究工作，并將答辯的PPT 文檔在兩地同步播放；遠(yuǎn)在香港的專家在網(wǎng)絡(luò)視頻平臺上向答辯人隨時提問，互動交流。答辯后，兩地專家就答辯人的學(xué)術(shù)水平進(jìn)行了充分的討論，并進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)投票。最后，位于香港的答辯委員會主席向答辯人宣布了答辯結(jié)果，對答辯人今后的研究工作提出了建議。整個答辯進(jìn)行了近2個小時。中國科技大學(xué)與香港城市大學(xué)研究生院不僅全程參與了網(wǎng)絡(luò)答辯，而且通過系統(tǒng)進(jìn)行了答辯過程的錄像，所有錄像資料都將作為重要的教學(xué)檔案送予導(dǎo)師和研究生保存。

網(wǎng)絡(luò)視頻答辯系統(tǒng)界面友好，簡單易用，音頻視頻流暢，性能穩(wěn)定，基本實現(xiàn)了傳統(tǒng)答辯模式的效果和目標(biāo)。同時，網(wǎng)絡(luò)答辯系統(tǒng)的使用可以使相隔千里之外的答辯人、專家跨越空間的限制，實現(xiàn)零距離溝通，有力地促進(jìn)了學(xué)術(shù)交流和合作，提升了學(xué)校學(xué)位與研究生教育工作服務(wù)水平。學(xué)校研究生院、校學(xué)位辦在利用信息技術(shù)，促進(jìn)研究生教育國際交流與合作方面進(jìn)行了一系列嘗試。如：為學(xué)校300余位研究生導(dǎo)師制作英文網(wǎng)頁，加強(qiáng)國際宣傳；開通研究生網(wǎng)絡(luò)課堂，鏈接國際名校公開課；利用學(xué)位論文網(wǎng)上評閱系統(tǒng)，聘請境外專家參與評閱等。

（作者單位為中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)）