滕曼葛

(昆明船舶設(shè)備試驗(yàn)研究中心人力資源處，云南昆明 650051)

隨著科技的信息化、智能化，如何提高檔案由紙質(zhì)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變對檔案利用和檢索效率尤為重要［1］。

很多單位現(xiàn)階段的存儲方式為紙質(zhì)存儲，并將一年的所有檔案的文件名稱、文號、文件所在的卷號和件號按照其主管機(jī)關(guān)分類整理在不同的工作表內(nèi)，每年的文件目錄形成一個(gè)Excel文件，在檔案利用時(shí)通過Excel電子目錄查詢檔案文件名中的關(guān)鍵字或檔案中文件的文號，得到該文件所在的卷號和件號，從而得到所查詢文件的具體位置。

因此，檢索軟件需具備以下幾個(gè)特點(diǎn)［2］:(1)不確定年份檢索。要求軟件在檢索過程中既可對某一特定年份進(jìn)行檢索，同時(shí)也可在某一具體年份范圍內(nèi)檢索，甚至在所有年份中遍歷檢索。(2)多種檢索條件結(jié)合進(jìn)行檢索。軟件使用時(shí)，可根據(jù)輸入的多個(gè)檢索條件綜合檢索，快速準(zhǔn)確確定所需文件。(3)輸出檔案文件的詳細(xì)信息，便于使用者對檔案進(jìn)行查找。(4)軟件需有較強(qiáng)的可拓展性。隨著檔案目錄的增加，軟件仍可有效地進(jìn)行檢索，且略經(jīng)修改后，還可應(yīng)用于其他類似的檢索過程。

1 技術(shù)路線

根據(jù)上述軟件的需求分析，提出以下幾種檢索方法［3］:

(1)已知檔案所收錄的年份。1)按照確定的文號檢索。2)按照模糊的文號檢索。3)按照模糊的題名關(guān)鍵字檢索。4)按照責(zé)任者 +題名關(guān)鍵字檢索。5)按照準(zhǔn)確題名關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

(2)已知檔案收錄的年份范圍，按照如(1)所述組合進(jìn)行檢索。

(3)未知檔案收錄的年份和年份范圍，按照如(1)所述方法組合進(jìn)行檢索。具體檢索方式如圖1所示。

圖1 檢索軟件檢索方法流程圖

2 軟件實(shí)現(xiàn)方法

2.1 對于Excel的開發(fā)方法形式

(1)VBA的內(nèi)部開發(fā)。所謂內(nèi)部開發(fā)是指使用Excel內(nèi)嵌的VBA［4］進(jìn)行開發(fā)。可以將 VBA看作是VB的一個(gè)子集，二者在數(shù)據(jù)定義、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、語法使用上均一致。

(2)COM(Component Object Model)插件開發(fā)。COM插件也叫COM加載項(xiàng)，實(shí)際上是一個(gè)動態(tài)鏈接庫，可開發(fā)程序作為一個(gè)鏈接庫鏈接到一些程序中從而擴(kuò)展其功能。

(3)自動化服務(wù)開發(fā)。自動化使應(yīng)用程序能對另一個(gè)應(yīng)用程序中實(shí)現(xiàn)的對象進(jìn)行操作或是將對象公開以便可對其進(jìn)行操作。

在對檔案電子目錄檢索軟件進(jìn)行開發(fā)時(shí)，本文選用VBA內(nèi)部開發(fā)Excel，因VBA是一種面向?qū)ο蟮木幊陶Z言，Excel中的每一項(xiàng)均可被認(rèn)為是一個(gè)對象，VBA在對象操作上語法結(jié)構(gòu)具有簡潔明了的特點(diǎn)，且其程序調(diào)試直觀方便，是編制檔案電子目錄檢索軟件理想的語言。

2.2 軟件檢索流程

檢索軟件編制的基本元素即為Excel中的對象，通過對Excel中的對象的各類操作來完成檢索軟件的編制。Excel對象包括以下幾個(gè)方面［5］:

(1)Application對象:Application對象代表整個(gè)Microsoft Excel應(yīng)用程序本身，所有打開的工作薄都屬于一個(gè)Excel應(yīng)用程序本身，即一個(gè)Application對象。

(2)Workbook/Workbooks對象:代表一個(gè)Excel工作薄/Excel應(yīng)用程序中當(dāng)前打開的所有Workbook對象的集合，是Application對象的下一個(gè)層次。

(3)Worksheet/Worksheets對象:代表一個(gè) Excel工作表/Excel應(yīng)用程序中當(dāng)前打開的所有Worksheet對象的集合，是 Workbook/Workbooks對象的下一個(gè)層次。

本文就未知檔案所在的年份與年份范圍一例，對軟件的實(shí)現(xiàn)流程予以說明，流程圖如圖2所示。

2.3 關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)

2.3.1 提高檢索效率

在以責(zé)任者+題名關(guān)鍵字這種方式進(jìn)行檢索時(shí)，作者采用以下方式提高檢索效率，將工作薄中責(zé)任者相同的電子目錄儲存在同一個(gè)工作表內(nèi)，將工作表命名為責(zé)任者的名稱，在該條件檢索時(shí)，程序首先判斷工作表的名稱是否包含輸入的責(zé)任者的名稱，若工作表的名稱與輸入的責(zé)任者吻合，那就在該工作表內(nèi)進(jìn)行下一步搜索［6］。其核心代碼如下:

圖2 未知年份與年份范圍時(shí)軟件檢索過程流程圖

但若檢索時(shí)并未輸入責(zé)任者信息，軟件按照上述代碼運(yùn)行勢必會出現(xiàn)無法檢索的情況。因此，本文在進(jìn)行電子目錄的制作時(shí)，首先將該年份的所有目錄集中在一個(gè)工作表中，并將此工作表命名為“總的歸檔目錄”，在檢索開始時(shí)，程序首先判斷是否輸入了“責(zé)任者”這一檢索條件，若未輸入，則所有檢索工作都在“總的歸檔目錄”的工作表內(nèi)進(jìn)行。核心代碼如下所示，其中 searchword6、searchword3、searchword4 分別為題名關(guān)鍵字、責(zé)任者、文號所對應(yīng)的檢索輸入項(xiàng)。

以上方法的實(shí)施提高了檢索軟件的檢索效率，避免重復(fù)檢索。

2.3.2 跨年份搜索

從上文中可以看出，無論是已知年份范圍的檔案檢索還是未知年份和范圍地檢索，跨年份搜索是一個(gè)必須要解決的關(guān)鍵問題，在技術(shù)上體現(xiàn)為必須準(zhǔn)確快速地打開幾個(gè)或所有工作薄，并對其中某一檢索條件在打開的工作薄中實(shí)現(xiàn)遍歷檢索。

本文所采取的方法為將本單位所產(chǎn)生的所有年份電子目錄的工作薄統(tǒng)一命名為“XXXX年歸檔文件目錄.xlsx”并存儲在一個(gè)文件夾內(nèi)，在檢索開始之前，程序自動打開該文件夾［7］。

在已知年份范圍時(shí)，將年份范圍的上極限所在的工作薄作為循環(huán)初值，隨著循環(huán)次數(shù)的增多，依次打開各年份范圍內(nèi)的文件進(jìn)行查找，其核心代碼如下，其中searchword2代表輸入的年份范圍例“2000～2004”。

當(dāng)未知年份和年份范圍時(shí)，需要對所有年份的工作薄進(jìn)行遍歷搜索，所以需要將目標(biāo)文件夾內(nèi)所有年份的工作薄都存儲在一個(gè)字符型數(shù)組中，每個(gè)工作薄的文件名稱即為數(shù)組中的一個(gè)元素。其核心代碼如下

針對電子目錄檢索的兩種方法對跨年份檢索采取了針對性的做法，事實(shí)證明，這兩種方法的使用可以大幅提高軟件的檢索效率。

2.3.3 全部年份檢索時(shí)分組檢索

通過前期調(diào)查可知，這種情況下檢索出的結(jié)果一般均聚集在近幾年，本文采用以每5年為一組進(jìn)行檢索，近5年的一組檢索完成后，使用者通過軟件顯示區(qū)內(nèi)容判斷是否進(jìn)行前一個(gè)5年的檢索，這一檢索過程中的難點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)在于如何實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動。

在解決這一問題時(shí)，本文將目標(biāo)文件夾中所有電子目錄工作薄的數(shù)目整除5，得到一個(gè)整數(shù)，代表這個(gè)整數(shù)循環(huán)變量的初值z設(shè)置為1，則每個(gè)工作薄在目標(biāo)文件夾中的地址就變?yōu)閕=(5×(z－1)+1)To(5×z)，z值的增加即代表組數(shù)的增加，當(dāng)?shù)趜組檢索完成時(shí)，需要由使用者判斷是否進(jìn)行前一個(gè)5年的檢索［8］，其核心代碼如下

在運(yùn)用上述方式解決問題時(shí)，便會出現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，若使用者選擇不再進(jìn)行下一組檢索，但當(dāng)其了解顯示區(qū)的內(nèi)容后，發(fā)現(xiàn)并沒有符合條件的輸出選項(xiàng)，使用者便需再次進(jìn)行檢索，但按照上述代碼可知，程序自動從第一組進(jìn)行檢索，這種情況大幅降低了軟件的智能性。因此，在程序編制時(shí)，每一組檢索完成后，將此時(shí)程序中的組號(即z值)賦值給一個(gè)中間變量h，并在程序界面上設(shè)置一個(gè)“繼續(xù)檢索”按鈕，使用者遇到上述情況時(shí)，點(diǎn)擊“繼續(xù)檢索”，此時(shí)組號z=h+1，將此組號帶入循環(huán)繼續(xù)檢索，則此時(shí)軟件便不會重復(fù)檢索，其核心代碼如下

2.3.4 軟件的可拓展性

隨著年份的增加，檔案的電子目錄也在不斷增加，并要求檢索軟件在進(jìn)行小范圍的修改后，可準(zhǔn)確有效地應(yīng)用于其他電子目錄的檢索過程。因此，軟件需要具有較強(qiáng)的可拓展性，在編制該軟件時(shí)，需盡量使程序中的變量在目標(biāo)文件夾中獲取工作薄和工作表的具體信息［9］;程序中盡量弱化電子目錄本身的特征，電子目錄需運(yùn)算的內(nèi)容盡量賦值給中間變量，這樣可保證該軟件應(yīng)用于其他形式的電子表格時(shí)，只需修改程序中的少部分內(nèi)容。

為了使用便利，該軟件還包括軟件使用說明區(qū)域、保存檢索結(jié)果功能等其他部分［10］，軟件界面如圖3所示。

圖3 檔案電子目錄檢索軟件界面圖

3 結(jié)束語

在充分考慮需求分析的基礎(chǔ)上，確定了檢索軟件的檢索流程，并在比較分析Excel開發(fā)方法的基礎(chǔ)上，選用VBA語言對檢索軟件進(jìn)行開發(fā)，在開發(fā)過程中解決了多檢索條件同時(shí)檢索、跨年份檢索、全部年份檢索時(shí)的人機(jī)互動、軟件可拓展性等關(guān)鍵問題。此外，還完成了檔案電子目錄檢索軟件的編制。該目錄檢索軟件提高了檔案電子目錄檢索效率，減少了人工操作的步驟和時(shí)間，多重檢索條件同時(shí)檢索提高了檢索的準(zhǔn)確率，并可將某一項(xiàng)目在一定時(shí)間范圍內(nèi)的所有文件名稱羅列在同一顯示區(qū)上，有利于分析各項(xiàng)目的進(jìn)行情況和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，為檔案的管理與利用提供了便利。但本軟件仍有需要改進(jìn)之處，例如在保密形式嚴(yán)峻的情況下軟件的安全性問題等，是需要進(jìn)一步研究的問題。

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