陳 波，馬超瓊，馮 剛

醫(yī)用耗材二級庫房的管理

陳 波，馬超瓊，馮 剛

分析了醫(yī)用耗材二級庫房當(dāng)前的管理模式及管理流程，發(fā)現(xiàn)了目前管理中存在的問題和弊端。從健全規(guī)范各種規(guī)章制度，建立完善的庫房管理系統(tǒng)和物流配送系統(tǒng)3個方面提出了醫(yī)用耗材二級庫房新的管理方向和具體措施，指出新舉措下的管理模式使得科室成本核算更精準(zhǔn)，降低了醫(yī)院運(yùn)營成本，提高了醫(yī)用耗材的管理水平。

醫(yī)用耗材；二級庫房；信息化管理

0 引言

醫(yī)用耗材是保證臨床診療工作正常進(jìn)行的重要物資。醫(yī)用耗材的管理目標(biāo)是保證供應(yīng)、減少流失、降低成本、合理使用[1]。隨著醫(yī)療技術(shù)的飛速發(fā)展，耗材的使用和需求也是與時俱進(jìn)、與日俱增，其采購量、品種呈逐年上升的趨勢。這不僅加大了醫(yī)院的采購及支出壓力，同時會因臨床的不同需求增加庫存壓力，直接造成醫(yī)用耗材成為醫(yī)院醫(yī)療費(fèi)用控制、成本監(jiān)管的重點(diǎn)、難點(diǎn)。同時也導(dǎo)致了對此類物資的監(jiān)督、管理難度增加。因此對醫(yī)用耗材的管理流程和庫存方式及管理模式提出了更新、更高的要求。

1 二級庫房管理流程及存在問題

1.1 相關(guān)概念

醫(yī)用耗材是指依照相關(guān)法律法規(guī)依法取得市場準(zhǔn)入，與醫(yī)療機(jī)構(gòu)中醫(yī)療活動相關(guān)，在完成醫(yī)療過程中所使用的耗材。包括經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料、人體植入物、消毒后可重復(fù)使用的器械等。

二級庫房的定義：各分庫房及科室在總庫房領(lǐng)用的醫(yī)用耗材并不全部立即使用完，在該處形成一定的積存，形成了一個小庫房，我們稱之為二級庫房。我院二級庫房有3種：高值植入性耗材庫房，手術(shù)室、麻醉科二級庫房，各病房存放耗材庫房、分庫房。

1.2 各二級庫房耗材管理流程

1.2.1 高值植入性耗材庫流程

手術(shù)科室在術(shù)前一日上午11時前將手術(shù)通知單及特殊耗材申購單上報手術(shù)室，手術(shù)室接到計劃后合理安排第二日的手術(shù)間及匯總每日特殊耗材需求計劃于上午11：30時報高值植入性耗材庫房，庫房接到計劃后立即手工錄入所有耗材需求計劃，中午12時前通過外網(wǎng)上報醫(yī)學(xué)裝備部采購。采購組對計劃核對無誤后，用郵件的方式通知相關(guān)供應(yīng)商，讓其在下午2時送貨到庫驗(yàn)收入庫。供應(yīng)商需準(zhǔn)備一式4份送貨單：庫房1份（此份還包括符合該批次產(chǎn)品對應(yīng)的進(jìn)口產(chǎn)品報關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明、滅菌產(chǎn)品檢驗(yàn)報告等）、供應(yīng)商1份（庫房收條）、科室2份（其中1份術(shù)后粘貼標(biāo)簽放病歷里，1份粘貼標(biāo)簽返還庫房，與庫房留存的那份裝訂在一起）。送貨單核對無誤后，用了的耗材與公司結(jié)算，未用的耗材全部退還公司。滅菌產(chǎn)品手術(shù)室直接領(lǐng)用，非滅菌產(chǎn)品送供應(yīng)室消毒滅菌后送回手術(shù)室，以保證第二日手術(shù)的正常進(jìn)行。具體流程如圖1所示。

1.2.2 手術(shù)室、麻醉科低值耗材庫房流程

每周二手術(shù)室、麻醉科根據(jù)上一周的耗材使用情況及本周每個手術(shù)科室常規(guī)手術(shù)通知單填寫每周耗材申購單，派人送至總庫房?？値旆繉⒂媱澃凑?guī)品名、規(guī)格、數(shù)量及以相關(guān)準(zhǔn)入入院的供應(yīng)商以Excl表格的方式錄入，并于下午4∶30用外網(wǎng)報醫(yī)學(xué)裝備部采購組。采購組經(jīng)核實(shí)無誤后，通過郵件方式通知相關(guān)供應(yīng)商。周三供應(yīng)商送貨到庫驗(yàn)收入庫。周四、周五上午庫管員送貨到相關(guān)手術(shù)室及麻醉科，下午核對單據(jù)并整理確認(rèn)相關(guān)單據(jù)。具體流程如圖2所示。

圖2 手術(shù)室、麻醉科二級庫房耗材申購配送流程

1.2.3 病房耗材存放庫房、分庫房流程

每月底病房及分庫房根據(jù)當(dāng)月耗材的消耗情況，結(jié)合每個病區(qū)病種的季節(jié)性變化合理填寫耗材申購計劃，于25日前報總庫房，總庫房手工匯總錄入后于下午4∶30報采購組。采購組必須在25日將所有需求計劃通知各供應(yīng)商，供應(yīng)商須在月底前送貨到庫。庫房根據(jù)各科室的申購單分配物資。月初臨床科室便可足量有序地領(lǐng)用物資。因患者的收治數(shù)量無法達(dá)到準(zhǔn)確無誤。故月中旬科室有一次常規(guī)耗材的補(bǔ)充計劃。對于特殊情況、特殊病種的耗材需求計劃走綠色通道，可隨時申報。具體流程如圖3所示。

圖3 病房二級庫房、分庫房耗材申購領(lǐng)取流程

1.3 各二級庫房存在的問題

（1）高值植入性耗材從申購到使用，流程煩瑣復(fù)雜，耗時耗力。使用完畢錄入數(shù)據(jù)庫之前全手工操作，工作量非常大，既增加人力成本，又易發(fā)生人為錄入帶來的差錯。醫(yī)院和財務(wù)不能適時動態(tài)了解整個耗材的使用運(yùn)行情況。（2）成本核算存在不合理性。高值植入性耗材的術(shù)后根據(jù)使用情況實(shí)報實(shí)銷，供應(yīng)商開具發(fā)票結(jié)算，票據(jù)一旦滯后及病房“以領(lǐng)定消”的核算管理模式等，使成本數(shù)據(jù)不能適時、準(zhǔn)確地體現(xiàn)[2]。（3）耗材的使用情況流于監(jiān)管，無法做到一一對應(yīng)。（4）目前的分庫房管理模式使耗材使用存在風(fēng)險和安全隱患。分庫房情況特殊，收貨在分庫，結(jié)算在總庫。若耗材資質(zhì)、單價有變等，不能及時有效溝通、聯(lián)系。一旦發(fā)現(xiàn)問題，無法及時召回及處理。（5）無專職物流配送致差錯率、退換貨率增加。我院2013年全年總診療400.5萬人次，出院12.2萬人次，住院和門診手術(shù)共8.3萬臺次，開放病床4 300張?；颊呤罩尾黄胶?，各部門加班、加床收治患者，造成工作量劇增。若臨床達(dá)不到專人申購、領(lǐng)用耗材的情況下，則無序領(lǐng)用、領(lǐng)錯、領(lǐng)用過多等時有發(fā)生，造成科室成本及退換貨幾率增加，無形增加了各部門的工作量及壓力。（6）無專職物流配送體系，也無專用的配送通道，相關(guān)醫(yī)用物資不能按時送達(dá)。經(jīng)常出現(xiàn)必須按科室（如手術(shù)室或麻醉科等）指定時間配送到位的耗材不得不在電梯使用高峰期與患者、患者家屬、醫(yī)務(wù)人員擠用電梯，這既影響了醫(yī)院的正常運(yùn)送能力，又導(dǎo)致患者、患者家屬及臨床意見大，配送效果事倍功半，影響臨床診療工作的正常開展。（7）供應(yīng)商資質(zhì)參差不齊，部分供應(yīng)商供應(yīng)力、配送力較弱。不能按時送貨到位或送貨到庫賬實(shí)不符，導(dǎo)致臨床科室計劃物資不能及時到位，延誤治療。

2 二級庫房的管理方向

2.1 健全規(guī)范各種規(guī)章制度

要加強(qiáng)醫(yī)用耗材的管理，必須對從耗材采購的源頭至患者使用后的質(zhì)量追蹤都應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。因此應(yīng)對耗材的采購、保管、發(fā)放、使用、效果評價、不良事件報告等環(huán)節(jié)形成可追溯性綜合管理，保證醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全[3]。

（1）嚴(yán)格醫(yī)用耗材的準(zhǔn)入制度。加強(qiáng)審批程序，特別是供應(yīng)商“三證”、生產(chǎn)廠家“三證”、相關(guān)授權(quán)書等必須齊全。進(jìn)口產(chǎn)品必須有國際通用的EC認(rèn)證、FDA認(rèn)證等。必須是能達(dá)到相關(guān)供貨能力及配送能力的供應(yīng)商。（2）嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)用耗材的入、出庫制度及盤點(diǎn)制度。認(rèn)真核對產(chǎn)品的生產(chǎn)日期、效期、注冊證、型號等。進(jìn)口產(chǎn)品須有報關(guān)單，強(qiáng)制性檢驗(yàn)檢疫的產(chǎn)品還要有檢驗(yàn)檢疫證明。嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不能讓不合格產(chǎn)品流入臨床。（3）庫房管理員的定時培訓(xùn)。要保障醫(yī)院信息化管理的通暢和應(yīng)用，就要提高庫管人員的綜合素質(zhì)[4]。不定期地對庫管人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。（4）建立醫(yī)用耗材不良事件記錄。通過記錄我們可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，杜絕同類事件再次發(fā)生。（5）對醫(yī)用耗材供應(yīng)商實(shí)行獎懲制度和黑名單制度。對信譽(yù)度低、供貨能力差及賬實(shí)不符的公司實(shí)行懲罰制度，情節(jié)惡劣的記入黑名單，直接停止使用該產(chǎn)品或續(xù)簽合同時，不再續(xù)簽。

2.2 建立完善的庫房管理系統(tǒng)

建立完善的庫房管理系統(tǒng)，使其與醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital informations system，HIS）的其他模塊（如財務(wù)系統(tǒng)等）對接。具體實(shí)施是對醫(yī)用耗材實(shí)行條碼管理，即二維碼管理。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息的，它是一種簡潔而廉價的信息存儲方式[5]，它的出現(xiàn)可顯著提高工作效率[6]，增強(qiáng)管理水平。

2.2.1 實(shí)行條碼管理的理由

（1）醫(yī)用高值植入性材料實(shí)現(xiàn)可追溯管理。通過一物一碼向上可追溯到耗材的廠家、供應(yīng)商、批次，向下可追溯到患者、使用時間、手術(shù)情況及手術(shù)醫(yī)生等。一旦發(fā)生不良事件需要召回，可立即采取應(yīng)對策略。（2）醫(yī)用耗材的領(lǐng)取和使用過程可控、可追蹤。減少和限制濫用、遺失、流失等情況發(fā)生；使醫(yī)用耗材貯存和使用在其最需要的地方。（3）加強(qiáng)成本控制。系統(tǒng)和條碼管理使醫(yī)用耗材運(yùn)行情況信息的采集更實(shí)時、準(zhǔn)確。（4）提高工作效率。對耗材實(shí)行條碼管理后，在掃描條碼的同時產(chǎn)生入、出庫信息。避免了大量核對、重復(fù)做賬的工作（尤其適用于高值耗材）；不僅降低工作人員的強(qiáng)度，還克服了手工轉(zhuǎn)錄帶來的信息不一致和滯后的困擾。（5）便于耗材的統(tǒng)計及規(guī)范化管理。一次性耗材的管理更規(guī)范，一人一用不再不可控；在效期、批次不同的情況下，可避免誤操作，提高安全性[7]。（6）移動的數(shù)據(jù)登記不受場地限制，即時傳輸，規(guī)避了分庫房原管理模式下的安全風(fēng)險。（7）區(qū)別于一維碼，二維碼數(shù)據(jù)容量更大，超越了字母、數(shù)字的限制，條碼尺寸小，具有抗損毀能力。

2.2.2 具體實(shí)施方法

通過條碼的編制將有效信息，如醫(yī)用耗材的品名、型號、批號、生產(chǎn)日期、效期、注冊證、供應(yīng)商的有效證件等編入二維碼中，通過條碼掃描器掃描錄入同時產(chǎn)生入出庫信息。并且同時產(chǎn)生預(yù)警信息，不合格產(chǎn)品拒絕入庫。

2.3 建立完善的物流配送系統(tǒng)

截至目前，我院約有150個臨床科室、50個醫(yī)技科室。每月出庫單據(jù)700～800單（不包括部分手工出庫單）。造成領(lǐng)用單是臨床科室近4倍的原因是：（1）臨床科室無相對固定的物資領(lǐng)用人。臨床工作的特殊性使其比較繁忙，物資無法做到專人管理。造成目前領(lǐng)取物資時“領(lǐng)取隨意，隨缺隨領(lǐng)”。這既加大了庫房的工作壓力，又加重了臨床工作人員的壓力，同時也不利于科室的成本核算。（2）無完善的信息系統(tǒng)及物流配送。臨床科室自己運(yùn)送及存儲能力較弱，增加了到庫領(lǐng)取物資的次數(shù)。

實(shí)行物流配送的優(yōu)勢：（1）優(yōu)化流程、提高效率、降低成本。臨床可不出科便有物資使用，工作效率大幅提高，而且可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的效果。（2）將零庫存理念更好地貫徹下去。庫管員可根據(jù)臨床基數(shù)、臨床每月的盤點(diǎn)數(shù)及總庫一定急需物資基數(shù)的配置匯總進(jìn)行申報購置、配送，達(dá)到占用最小庫存、降低流動資金的目的。（3）完善的物流可達(dá)到適時送貨，定期盤點(diǎn)二級庫房，減少差錯率發(fā)生，保障臨床使用物資的安全。（4）給臨床一線工作人員減負(fù)，讓他們把更多的精力投入到診療工作中。（5）庫房送貨可選擇錯峰送貨。庫房可根據(jù)情況，錯開電梯使用高峰期送貨（如中午或晚上送貨）。這樣既不影響各方面的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，又能順利地開展工作，緩解了臨床壓力、庫存壓力、人員壓力和電梯使用壓力。

3 新舉措下的管理模式

建立網(wǎng)上電子審批平臺，病房醫(yī)生下醫(yī)囑后，護(hù)士根據(jù)醫(yī)囑掃描條碼同時產(chǎn)生費(fèi)用，財務(wù)記賬，庫房自動減少庫存。護(hù)士站根據(jù)庫存和患者收治情況提請申購計劃，通過內(nèi)網(wǎng)直接上報到總庫；總庫通過內(nèi)網(wǎng)匯總計劃報醫(yī)學(xué)裝備部采購組；采購組再以電子郵件的方式一一通知供應(yīng)商按指定時間送貨到庫。庫房通過二維碼讀碼器將耗材掃描入庫，再根據(jù)科室網(wǎng)上的申購計劃自動生成領(lǐng)用單；庫房根據(jù)生成的領(lǐng)用單讓物流配送到相關(guān)科室。具體流程如圖4所示。

圖4 新舉措下的管理模式

4 評價

通過對二級庫房耗材實(shí)行信息技術(shù)的管理，使醫(yī)院對整個醫(yī)用材料的運(yùn)行情況有更直觀的了解，操作程序也更規(guī)范。消耗的數(shù)據(jù)能及時反饋到財務(wù)系統(tǒng)的核算系統(tǒng)和成本管理系統(tǒng)中，保證了醫(yī)院全成本核算各種數(shù)據(jù)的有效性和實(shí)時性。同時完善的物流配送的并行，讓臨床更專注于醫(yī)療事務(wù)中，庫房工作也更省時省力，達(dá)到事半功倍的效果。

5 結(jié)語

如何更好、更規(guī)范、更合理地管理和使用醫(yī)用耗材（尤其是高值耗材），為臨床提供有力的技術(shù)支持、培訓(xùn)、后勤保障等，是醫(yī)學(xué)裝備部耗材管理人員共同努力的方向和目標(biāo)。經(jīng)過1 a多的信息技術(shù)的持續(xù)推進(jìn)，使醫(yī)院庫房醫(yī)用耗材管理由原來的手工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槲C(jī)管理，由原來的粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，將庫房管理工作推上了更高一個臺階[8]。我們將繼續(xù)完善各個工作環(huán)節(jié)和流程，為臨床診療工作的順利開展提供有力的保障。

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（收稿：2014-12-26 修回：2015-04-12）（欄目責(zé)任編校：李惠萍）

Management of subordinate warehouse of medical disposable

CHEN-Bo,MA Chao-qiong,FENG-Gang
（Medical Equipment Department,Sichuan Academy of Medical Sciences& Sichuan Provincial People's Hospital,Chengdu 610072,China）

The existing management mode and flow of the subordinate warehouse of medical disposable were analyzed, and the problems were pointed out.Some suggestions were put forward from the aspects of institution,warehouse management system and logistics distribution system,so that the hospital cost could be decreased while the medical disposable management could be increased.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（12）：143-145，162]

medical disposable;subordinate warehouse;informatized management

R318；R197.323

A

1003-8868（2015）12-0143-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.12.143

陳 波（1972—）女，主管護(hù)師，主要從事醫(yī)用耗材的管理工作，E-mail：1610079534@qq.com。

610072成都，四川省醫(yī)學(xué)科學(xué)院·四川省人民醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備部（陳 波，馬超瓊，馮 剛）

馮 剛，E-mail：steedvan@163.com