王 　 輝

(1.中國科技大學(xué)公共事務(wù)學(xué)院，　安徽　合肥　230026；2.安徽大學(xué)研究生院，　安徽　合肥　230601)

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研究生招生檔案管理探討

王 輝

(1.中國科技大學(xué)公共事務(wù)學(xué)院，安徽合肥230026；2.安徽大學(xué)研究生院，安徽合肥230601)

摘要：研究生招生檔案是在研究生招生過程中，形成的具有保存價(jià)值的專業(yè)材料，是招生決策、招生過程的真實(shí)記錄。保管好研究生招生檔案，并充分利用其價(jià)值，對(duì)做好研究生招生工作，促進(jìn)研究生招生工作改革的不斷深化具有重要意義。

關(guān)鍵詞：研究生招生；檔案；管理

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2015.01.034

一、研究生招生檔案的內(nèi)容

研究生招生檔案是在研究生招生過程中，形成的具有保存價(jià)值的專業(yè)材料，是招生過程、招生決策的真實(shí)記錄，是監(jiān)督、總結(jié)招生工作的重要文件。其內(nèi)容主要分為文書檔案、考試檔案、理論研究檔案等。文書檔案主要包括：國家及省主管部門下達(dá)的招生文件、通知；各級(jí)重要會(huì)議的記錄、紀(jì)要；有關(guān)問題的請(qǐng)示和批復(fù)；研究生招生職能機(jī)構(gòu)向上級(jí)主管部門、下屬各部門簽發(fā)的各種重要通知、簡報(bào)、通報(bào)；下屬部門上報(bào)的材料、反饋；各種會(huì)議、活動(dòng)中領(lǐng)導(dǎo)人的簽字、親筆手書、錄音、錄像資料、光碟等?？荚嚈n案主要包括：考生報(bào)名數(shù)據(jù)、歷次報(bào)名情況統(tǒng)計(jì)表、試卷統(tǒng)計(jì)表、考點(diǎn)登記表、監(jiān)考人員名冊(cè)、考場記錄、實(shí)考情況統(tǒng)計(jì)表和違紀(jì)舞弊記錄、閱卷工作表、閱卷工作總結(jié)等考務(wù)檔案；各專業(yè)各門課程歷次考試的試題、答題參考要點(diǎn)(答案)、評(píng)分說明、命題教師的情況登記表以及命題、閱卷工作記錄、考生初試復(fù)試答卷等命題檔案。理論研究檔案主要是對(duì)研究生招生考試?yán)碚撗芯康恼撐膮R編、各個(gè)時(shí)期、各種問題的典型材料、數(shù)據(jù)分析、調(diào)查報(bào)告等資料。

二、研究生招生檔案的作用

研究生招生考試是一個(gè)包括報(bào)名、初試、復(fù)試、政審、錄取等環(huán)節(jié)，歷時(shí)較長，程序較繁雜的系統(tǒng)過程。研究生招生過程所形成的檔案，不論是對(duì)研究生招生工作的研究，還是對(duì)研究生招生工作的改革促進(jìn)都具有重要作用。

第一，促進(jìn)研究生招生工作研究的作用

歷史是一面鏡子，它可以反映過去，也可以預(yù)示未來。因此，比較齊全、準(zhǔn)確的檔案可以為科學(xué)決策提供可靠的信息，可以幫助我們了解過去，認(rèn)清現(xiàn)狀，開拓視野，預(yù)見前程，從中尋找發(fā)展的基本過程和規(guī)律，并作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)工作的進(jìn)步。研究生招生過程中所形成的各種文件、簡報(bào)、規(guī)定、辦法等，都真實(shí)地反映了招生重大決策的緣由、依據(jù)、論證過程、結(jié)論，包括反饋的信息和參與決策的領(lǐng)導(dǎo)、專家的意見，這些材料對(duì)研究生招生考試由淺入深的變化情況以及思想認(rèn)識(shí)演變的原始狀況都如實(shí)客觀地予以記載。因此，它較真實(shí)地反映了研究生招生考試發(fā)展、變化的過程，是招生工作人員勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，也是招生工作人員自我認(rèn)識(shí)、自我總結(jié)提高、自我發(fā)展的依據(jù)之一。借鑒研究生招生檔案可以對(duì)招生工作改革的諸多問題，從理論上進(jìn)行探討和研究。

第二，參考依據(jù)作用

檔案不僅記錄了歷史活動(dòng)的經(jīng)過，而且記錄了人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及成果。檔案的參考依據(jù)作用就在于它的可靠性，有些歷史學(xué)家稱譽(yù)它為“沒有摻過水的史料”。研究生招生檔案不僅是記錄歷史的真實(shí)寫照，以知識(shí)載體的形式凝結(jié)著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載了招生工作人員在招生過程中不斷探索形成的研究成果，給后來的工作以有益啟迪。在后來的招生工作中，招生工作人員不可能單純地只憑個(gè)人記憶，而需要經(jīng)常查考過去的資料，即招生檔案，為當(dāng)前的工作作參考，借助它，能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來的發(fā)展。在原有工作基礎(chǔ)上改進(jìn)工作方法，減少工作盲目性，不走或少走彎路，充分提高工作效率。

第三，查考憑證作用

俗話說“空口無憑，立字為證” 或說“口為空，字為宗”，這里講的字，就是文書，也是指的檔案，即檔案的憑證作用。檔案之所以具有這種憑證作用，其主要原因就在于它的原始性強(qiáng)，是歷史的原始記錄，是最可靠的第一手材料。研究生招生檔案，是招生過程原始形態(tài)的記錄品，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人留下來的記錄，未經(jīng)任何人改動(dòng)的原稿和原本，比較真實(shí)地記錄和反映了招生過程的全貌,可靠性強(qiáng)，是令人信服的憑證。作為歷史真跡的招生檔案，具有無可置辯的憑證作用，可作為查考、爭辯和處理問題的依據(jù)。研究生招生是研究生教育的源頭工作，但招生期間產(chǎn)生的檔案卻貫穿研究生培養(yǎng)的全過程，比如，研究生招生錄取大表，是經(jīng)招生單位和省級(jí)招生主管部門審核的研究生錄取名單，其產(chǎn)生于研究生招生過程，但在研究生培養(yǎng)期間的研究生注冊(cè)，甚至研究生畢業(yè)注冊(cè)都需用到研究生招生錄取大表，若不慎把錄取大表遺失或損壞，將對(duì)研究生學(xué)籍、畢業(yè)注冊(cè)等后期工作帶來極大不便。

第四，提高招生工作人員責(zé)任意識(shí)的作用

研究生招生檔案，原樣地保留著招生時(shí)的手稿、親筆簽署，機(jī)關(guān)和個(gè)人的印章以及當(dāng)時(shí)形象的照片、錄像或原聲錄音。這些歷史標(biāo)記，把招生工作人員的工作、決策等記錄在案，能對(duì)招生工作人員的工作起到自我監(jiān)督、自我省視的作用。研究生招生檔案的建立，自會(huì)提高招生工作人員的責(zé)任意識(shí)，招生工作人員會(huì)對(duì)自己行為進(jìn)行思考、審視、分析，能夠提高招生的公平公正性，提高招生質(zhì)量。

三、研究生招生檔案管理存在的問題

“十五”以來，我國研究生教育迅速發(fā)展，研究生招生規(guī)模迅速擴(kuò)大，招生工作的管理也在不斷探索和完善之中，但研究生招生檔案的管理存在諸多不足。

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏足夠的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案編制質(zhì)量低

根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定,高校的檔案機(jī)構(gòu)一般是設(shè)立綜合檔案室(館)，由專職檔案人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)檔案工作，而各系、部、處、所等部門必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至兩名專(兼)職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。但是，研究生招生工作人員，特別是招生規(guī)模較小單位的招生工作人員檔案意識(shí)淡薄，并且缺乏必要的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，學(xué)校檔案室(館)對(duì)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠。致使，招生工作人員忽視招生檔案工作的重要性，錯(cuò)誤地認(rèn)為招生檔案工作就是“故紙”的簡單整理、裝訂，沒有將招生工作存檔列入自己的工作職責(zé)范圍，應(yīng)付了事，缺乏主動(dòng)性和積極性，造成檔案收集、編制質(zhì)量不高。

2.研究生招生檔案管理缺乏有效機(jī)制。

研究生招生檔案管理工作中缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作不實(shí)，管理人員敷衍了事，檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性、可靠性和科學(xué)性。在一些學(xué)校，往往忽視工作的程序化、規(guī)范化，忽視文件材料工作。對(duì)于檔案工作，習(xí)慣于個(gè)案處理，按經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏科學(xué)性。還錯(cuò)誤地把檔案工作當(dāng)作可有可無的一般性的工作，沒有充分認(rèn)識(shí)到招生檔案工作在整個(gè)招生過程中的重要作用，沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則。很多工作和活動(dòng)雖然都開展了，唯獨(dú)沒有形成記錄，或者記錄不全，或者記錄散失了，致使招生檔案雜亂而無體系性，殘缺而無完整性，有些臨時(shí)拼湊的材料缺乏可靠性，歸檔不全，尤其是重要文件的缺少，會(huì)對(duì)以后的招生工作工作造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3.檔案分卷立卷不清楚，查閱不方便

有些檔案人員對(duì)檔案的來龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案質(zhì)量，不利于檔案發(fā)揮作用。

4.招生工作事務(wù)性與檔案管理專業(yè)性的矛盾

招生檔案管理工作具有綜合性、事務(wù)性的特點(diǎn)。目前研究生招生檔案人員大多由招生工作人員兼任，他們?nèi)粘Ｊ聞?wù)繁忙，加之許多招生工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不甚熟悉，而且隨著高校行政人員的精簡和招生工作內(nèi)容的增多,埋頭于日常事務(wù)的他們沒有更多的精力顧及檔案工作。

四、加強(qiáng)研究生招生檔案建設(shè)的途徑

針對(duì)研究生招生檔案管理存在的問題，就如何加強(qiáng)研究生招生檔案管理工作，做如下一些思考：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

檔案形成者的檔案意識(shí)與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系。主管研究生招生工作的領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，將招生檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔等工作納入工作計(jì)劃，在招生工作過程中，提出對(duì)檔案材料的要求，并將其納入招生工作人員職責(zé)范圍之中。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視和積極支持研究生招生檔案的管理工作，不斷地加強(qiáng)研究生招生檔案管理重要性的灌輸，增強(qiáng)招生工作人員的檔案意識(shí)，做好研究生招生檔案的收集整理工作。

2.增強(qiáng)招生工作人員的責(zé)任感

研究生招生檔案管理是和研究生招生工作融為一體進(jìn)行的，有關(guān)人員既是研究生招生工作人員，也是研究生招生檔案管理人員，要做好研究生招生檔案的管理工作，必須增強(qiáng)招生工作人員的責(zé)任感。研究生招生過程中，隨時(shí)都會(huì)產(chǎn)生和形成大量的零散的檔案材料，對(duì)這些材料要及時(shí)收集存檔，否則就會(huì)流失，給今后的工作帶來不可彌補(bǔ)的損失。

3.健全規(guī)章制度，強(qiáng)化管理措施

建立研究生招生檔案管理工作規(guī)章制度，是確保研究生招生檔案管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的關(guān)鍵。對(duì)研究生招生的收集和整理如果沒有一個(gè)系統(tǒng)有序的管理體制，將嚴(yán)重地影響教學(xué)檔案的質(zhì)量。為此，研究生招生管理部門應(yīng)根據(jù)研究生招生工作的實(shí)際情況，制定檔案管理工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)研究生招生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，用制度的穩(wěn)定性、強(qiáng)制性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性來規(guī)范招生檔案的管理工作，使檔案管理工作有章可循、有條不紊。要制定研究生招生材料收集歸檔制度，把檔案材料的收集、整理、鑒定、保管工作，納入經(jīng)?；?、制度化、規(guī)范化的軌道，對(duì)研究生招生檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出的規(guī)定，科學(xué)分類，及時(shí)歸檔，從制度上保證招生檔案長期有效地收集和保存。有條件的研究生招生單位應(yīng)專門建立研究生招生檔案室。

4.提高招生工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既需要檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又要有處理招生工作的技能。因此要盡可能加強(qiáng)招生工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識(shí)，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。招生工作人員不僅要認(rèn)真做好招生日常工作，還要熟悉招生的檔案材料，做到對(duì)每個(gè)項(xiàng)目檔案的形成、整理現(xiàn)狀及相關(guān)項(xiàng)目之間的有機(jī)聯(lián)系心中有數(shù)，了解其利用價(jià)值。要提高檔案管理的科學(xué)性，盡可能做到科學(xué)分類，便于分析，找出規(guī)律，減少工作的重復(fù)性，提高工作質(zhì)量。

5.加強(qiáng)研究生招生檔案的數(shù)字化管理

隨著社會(huì)信息化程度的加深，人們記錄和傳遞社會(huì)信息的能力大大提高，致使檔案資源的數(shù)量與日俱增，檔案材料的記錄方式有了巨大變化，檔案存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本變革。辦公自動(dòng)化的逐步推廣，膠片、磁帶、光盤等載體相繼出現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案的“無縫交接”，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動(dòng)，并將它們轉(zhuǎn)變?yōu)殪o止的記錄符號(hào)。利用計(jì)算機(jī)通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數(shù)字信息，易于保存、查詢、修改，并且可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞，從而大大提高了檔案的利用率并降低了檔案管理成本。同時(shí)，人們工作不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，檔案數(shù)據(jù)資源利用達(dá)到了最佳效果。

研究生招生檔案資料多、涉及的內(nèi)容廣，傳統(tǒng)的檔案管理工作量大、存檔不便，而且不利于及時(shí)的查找。研究生招生檔案管理要充分利用計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)等現(xiàn)代手段進(jìn)行，把紙質(zhì)媒介的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的包括圖像、聲音、影像等多種形式的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案信息的存儲(chǔ)、檢索、分析、復(fù)制、利用等方便、快捷、先進(jìn)、高效，以使科技檔案資源獲得充分的利用，大大提高工作效率。

責(zé)任編校：徐希軍

網(wǎng)絡(luò)出版時(shí)間：2015-03-02 2:51:25網(wǎng)絡(luò)出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.c.20150302.0952.034.html

中圖分類號(hào)：G647.24

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1003-4730(2015)01-0148-03

收稿日期：2014-06-28

作者簡介：王輝，男，安徽蒙城人，安徽大學(xué)研究生院主任科員，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)公共管理專業(yè)博士研究生。