崔 彥,宋 楨
(南京林業(yè)大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院,南京210037)
成人高等教育(以下簡稱“成教”)是對符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的在職或非在職人員進(jìn)行多途徑、多方式的高等教育活動(dòng),旨在滿足成年人提高自身素質(zhì)或適應(yīng)職業(yè)要求的需要,其性質(zhì)為繼續(xù)教育。[1]學(xué)籍管理是成教教學(xué)管理工作的重要組成部分,對全面掌握學(xué)生情況、維護(hù)正常教學(xué)秩序起著至關(guān)重要的作用。學(xué)籍管理的質(zhì)量和水平直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益,也影響著學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。
成人教育的對象主要是成人學(xué)生,由于教育對象的不同,成教有著顯著區(qū)別于全日制普通高等教育的一些特性。
成教的學(xué)生來源比較廣泛,大部分是已參加工作的在職人員,年齡層次跨度大、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)參差不齊。以筆者所在學(xué)校的校本部函授生為例,從2009級(jí)至2013 級(jí)的學(xué)生年齡結(jié)構(gòu)看,入學(xué)年齡跨度一般在21—43 之間,入學(xué)年齡在22—28 歲區(qū)間的占班級(jí)總?cè)藬?shù)的70%以上。另外,生源地域分布分散,大部分學(xué)生隸屬于就近的教學(xué)點(diǎn),也有部分學(xué)生遠(yuǎn)在外地甚至外省工作或生活,學(xué)籍管理過程除了面授期間的集中管理外,其余大部分時(shí)間學(xué)生都不在校,常規(guī)管理只能隔空聯(lián)系,無法適時(shí)面對面交流。學(xué)生絕大多數(shù)是在職學(xué)習(xí),而且大多數(shù)學(xué)生除了在崗工作,還肩負(fù)著家庭責(zé)任,“工—學(xué)”矛盾較為突出。
成教屬于繼續(xù)教育性質(zhì),相對于普通全日制本科學(xué)生而言,成教生的求學(xué)動(dòng)機(jī)與目的更加多樣化。[2]有些是因?yàn)閸徫还ぷ餍枰瑔挝灰髥T工進(jìn)一步豐富專業(yè)知識(shí)或提升學(xué)歷;有的是自身有這方面的主動(dòng)需求,希望進(jìn)一步提升自己,也有的僅僅就是為了混一個(gè)文憑,至于學(xué)什么則無關(guān)緊要,目的就是為了提干、轉(zhuǎn)崗或增加工資待遇,或者是職稱晉升。不同的求學(xué)動(dòng)機(jī)導(dǎo)致學(xué)生對待學(xué)習(xí)形成截然不同的態(tài)度,從而間接影響著管理的難易度和復(fù)雜程度。
成人教育對象的年齡、資歷、文化素質(zhì)等差異性很大,對成教學(xué)生不可能像普通全日制本科生那樣整齊劃一、按部就班地進(jìn)行管理。由于成教學(xué)生大都是在職人員,時(shí)間有限,只能通過函授或業(yè)余等方式進(jìn)行學(xué)習(xí),學(xué)生大部分時(shí)間不在校。
由于成教生源的特殊性、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)與目的的多樣化以及學(xué)習(xí)形式的獨(dú)特性,與普通高等教育學(xué)籍管理相比,成教學(xué)籍管理具有自身的特點(diǎn),突出體現(xiàn)在以下幾方面:
求學(xué)目的與動(dòng)機(jī)不一樣,學(xué)生對待管理的態(tài)度和參與程度也明顯不一樣。大部分學(xué)生學(xué)習(xí)目的較為明確,比較珍惜學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),積極主動(dòng),對學(xué)校管理各個(gè)環(huán)節(jié)的事項(xiàng)比較配合,比如按期報(bào)到、辦理注冊或畢業(yè)相關(guān)手續(xù)等,能按照相關(guān)要求及時(shí)完成;少部分對學(xué)習(xí)持無所謂態(tài)度的學(xué)生基本處于被動(dòng)狀態(tài),對求學(xué)期間需要自己負(fù)責(zé)完成的事情缺乏主動(dòng)意識(shí),對自身利益缺乏必要的關(guān)心,往往依賴學(xué)校提醒甚至是反復(fù)催促。
函授或業(yè)余的教學(xué)性質(zhì)決定了成教學(xué)生絕大多數(shù)是在高校設(shè)置在各地的教學(xué)點(diǎn)學(xué)習(xí),隸屬于就近的教學(xué)點(diǎn)直接管理。學(xué)生大部分時(shí)間不在校,信息交流很難做到及時(shí)。成教學(xué)生大多數(shù)是在職人員,工作流動(dòng)性大,因缺乏主動(dòng)溝通意識(shí),有些學(xué)生更換聯(lián)系方式后沒有及時(shí)告知學(xué)校。當(dāng)學(xué)校因涉及學(xué)生本人利益的學(xué)籍問題需要與學(xué)生溝通時(shí)需要花費(fèi)很多精力,延誤時(shí)機(jī)、耽誤工作進(jìn)程。
由于成教的特殊性,成教學(xué)籍管理工作繁瑣,影響因素多,管理難度大。上級(jí)主管部門對成教學(xué)籍管理要求日益規(guī)范化、透明化,各高校學(xué)籍管理工作必須在教育部信息管理平臺(tái)上體現(xiàn),學(xué)籍管理不再單純是學(xué)校內(nèi)部管理問題。[3]而且,教育部信息管理平臺(tái)上的各項(xiàng)操作都有一定的時(shí)間限制,必須在規(guī)定期限內(nèi)完成。那么在此之前,學(xué)籍管理人員就必須做好前期相關(guān)的準(zhǔn)備工作,如基本信息核對、數(shù)據(jù)整理等。單就新生注冊前專升本學(xué)生前置學(xué)歷清查這一項(xiàng)工作,每年都要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。[4]還有部分學(xué)生學(xué)制年限較長,比如5年制高中起點(diǎn)本科,因時(shí)間跨度大、過程性管理時(shí)間長,在此期間學(xué)生變化性因素多,學(xué)籍管理難度也相應(yīng)增加。
一是從站(點(diǎn))對學(xué)生直接管理來說,除非是授課期間管理者能與學(xué)生進(jìn)行面對面地溝通,其他時(shí)間遇事聯(lián)系學(xué)生都必須依靠其他媒介,比如電話、傳真、信函、郵件等,管理方面需要投入的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本都比較高。二是從高校與站(點(diǎn))之間的聯(lián)系來說,學(xué)籍管理過程中雙方需要頻繁地相互聯(lián)系,有些工作僅需要通過網(wǎng)絡(luò)、電話等就完成,然而還有一些工作環(huán)節(jié)必須通過郵寄、快遞等渠道,管理成本高,比如新生報(bào)到注冊的相關(guān)材料、學(xué)生成績登記表、畢業(yè)生資格審核材料、相關(guān)證書等。
近幾年來,成教學(xué)籍管理日趨規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,但由于成教發(fā)展的總體環(huán)境和各高校自身等多方面的主客觀原因,成教學(xué)籍管理工作中普遍還存在一些問題:
目前,全國成教機(jī)構(gòu)眾多,發(fā)展良莠不齊。除少部分學(xué)生外,大部分成教生日常管理都直屬于高校成人教育學(xué)院設(shè)立的校外函授站或教學(xué)點(diǎn)管理。由于信息不對稱,學(xué)生對有些機(jī)構(gòu)的辦學(xué)目的和實(shí)力并不了解,而有些辦學(xué)機(jī)構(gòu)為了繼續(xù)生存下去,想盡一切辦法廣泛吸納生源,利用各種途徑把學(xué)生錄取進(jìn)來之后相應(yīng)管理卻跟不上;有的重經(jīng)濟(jì)利益輕過程管理,在招生工作上投入了較多的人力和物力,在學(xué)籍管理方面卻吝于投入。[5]有的由于生源萎縮或因離主辦高校較偏遠(yuǎn)、溝通交流不便,疏于管理。有的高校對教學(xué)站(點(diǎn))也缺乏有效監(jiān)督,導(dǎo)致學(xué)籍管理不規(guī)范,影響教育質(zhì)量。
成教學(xué)籍管理制度必須體現(xiàn)成人教育的特色,在制度規(guī)定與具體管理方式方法上理應(yīng)與全日制普通高等教育學(xué)籍管理有所不同,但實(shí)際上很多學(xué)校大多是照搬普本學(xué)籍管理制度,只是在某些方面放寬了條件。有的學(xué)校雖然制定了相應(yīng)的制度,但沒有根據(jù)成教形勢和社會(huì)發(fā)展變化及時(shí)修訂,時(shí)過境遷,致使有些管理辦法和措施難以與時(shí)俱進(jìn)地跟進(jìn)執(zhí)行。有的雖有完善的規(guī)章制度,但執(zhí)行過程中的力度不夠,落實(shí)不到位,制度與實(shí)際執(zhí)行不相符。[6]
很多高校都缺乏一個(gè)相對成熟完善的學(xué)籍管理系統(tǒng),工作中多采用常用辦公軟件和簡單開發(fā)的單機(jī)模塊管理,造成各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不暢通或者工作程序繁瑣。[7]由于學(xué)籍管理軟件不整合,成績錄入、統(tǒng)考報(bào)名、學(xué)位申請與審核等工作與學(xué)籍管理模塊互不銜接、關(guān)聯(lián),每項(xiàng)工作都要人工操作進(jìn)行數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、轉(zhuǎn)換,不僅效率低,而且容易出錯(cuò)。有的學(xué)校雖然開發(fā)了學(xué)籍管理系統(tǒng),但由于開發(fā)投入較小或開發(fā)初期對于系統(tǒng)的需求分析不夠,導(dǎo)致操作不便捷,對使用者的軟件操作水平要求相對較高,一般管理人員難以勝任,或有的系統(tǒng)功能較為簡單不能完全滿足實(shí)際工作需求,從而影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
成教學(xué)生基本信息核對與維護(hù)、前置學(xué)歷審查、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊等工作較為繁瑣、工作量大,需要充足的人員,然而有些學(xué)校管理人員配備不足,造成工作中疲于應(yīng)對。[8]有些學(xué)校人員配備雖然充足,但人員結(jié)構(gòu)不合理,缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。學(xué)籍管理人員平時(shí)忙于應(yīng)付日常工作,沒有時(shí)間學(xué)習(xí),業(yè)務(wù)能力得不到提高。
一方面,成教辦學(xué)有著自身的特殊性,成教學(xué)籍管理也因此具有有別于普通全日制本科的顯著特點(diǎn),管理工作有一定難度。另一方面,近些年來各級(jí)教育主管部門對成人教育的學(xué)籍要求日趨嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范,因而,各高校成教管理部門必須采取有效措施,積極探索改進(jìn)方法與對策,以適應(yīng)形勢的發(fā)展需要。筆者認(rèn)為,可以從意識(shí)、制度、硬件、軟件(管理者與被管理者兩方面)等幾方面著手。
學(xué)籍管理是成教教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分,貫穿于全過程,對全面掌握學(xué)生情況、及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理起著至關(guān)重要的作用。特別是實(shí)行學(xué)籍、學(xué)歷信息電子注冊后,各高校學(xué)籍管理工作已不再單純是學(xué)校的內(nèi)部管理問題,所有的學(xué)籍管理必須在教育部的數(shù)據(jù)庫和管理平臺(tái)上予以體現(xiàn),畢業(yè)證書要在教育部進(jìn)行電子注冊并上網(wǎng)供社會(huì)查詢。從這個(gè)角度來說,學(xué)籍管理質(zhì)量也是反映高校成教管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要觀測點(diǎn)。然而,成教因生源組成復(fù)雜、辦學(xué)形式靈活、教學(xué)點(diǎn)分散等特點(diǎn)給學(xué)籍管理帶來一定難度,這是共性問題。尤其是網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教育大趨勢大背景下,更需要我們不斷努力,逐步解決和完善學(xué)籍管理中存在的一些問題。
建章立制是搞好成人高等教育學(xué)籍管理的基礎(chǔ)。各高校必須根據(jù)國家政策和省級(jí)教育行政部門的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn),制定切實(shí)可行的適合成教特點(diǎn)的學(xué)籍管理制度,結(jié)合實(shí)際形成一整套包括收集、整理、歸檔、交接等環(huán)節(jié)的學(xué)籍管理工作規(guī)范,并將其納入學(xué)籍管理者崗位職責(zé)范圍,要求學(xué)籍管理者熟悉管理規(guī)章的內(nèi)容、各項(xiàng)辦事程序。同時(shí)要明確成教管理部門與各院(系)、教學(xué)點(diǎn)在學(xué)籍管理方面的職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)要求,以確保各項(xiàng)制度有力執(zhí)行,并在實(shí)踐過程中不斷總結(jié)、及時(shí)修訂、不斷完善。
學(xué)籍管理過程中常會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入導(dǎo)出等工作,工作中常會(huì)遇到學(xué)生需要查詢或咨詢某些問題、領(lǐng)導(dǎo)做工作報(bào)告或相關(guān)決策時(shí)需要某些數(shù)據(jù)做參考的情況,憑借功能相對完善的網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng),這些問題都會(huì)高效、及時(shí)地得到解決。而單向的管理系統(tǒng)只有具體管理人員才能操作、查詢,既耗費(fèi)管理人員精力,又影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。缺乏一個(gè)相對成熟、完善的學(xué)籍管理系統(tǒng),嚴(yán)重制約著工作效率和管理水平。因此,開辦成人高等教育的高校很有必要結(jié)合成教的特點(diǎn),開發(fā)、完善網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng),[9]針對不同對象,比如學(xué)籍管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、教學(xué)站(點(diǎn))等,相應(yīng)賦予不同的權(quán)限,實(shí)現(xiàn)信息共享和分權(quán)管理,以此更方便、快捷、高效地開展學(xué)籍管理工作,促使成教管理更趨向規(guī)范化和現(xiàn)代化。
一是要配齊管理員,不僅僅是高校成人教育部門要配齊、配足學(xué)籍管理人員,各個(gè)函授站(點(diǎn))也要注重學(xué)籍管理人員的配備。二是要盡量保持管理人員的相對穩(wěn)定,在人員變動(dòng)時(shí)要做好業(yè)務(wù)交接工作,必要時(shí)要有一個(gè)老、新人員的“傳、幫、帶”過渡期,以便新接手人員能盡快熟悉業(yè)務(wù),不至于延誤時(shí)效性強(qiáng)的工作。三是要加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流,特別是對函授站(點(diǎn))學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。
讓學(xué)生從入學(xué)之日起就充分了解學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定,了解整個(gè)學(xué)習(xí)過程中相應(yīng)各個(gè)環(huán)節(jié)自己需要做什么、大概的時(shí)間點(diǎn)以及相關(guān)辦事程序,這樣便于學(xué)生心中有數(shù),提早做好準(zhǔn)備。管理過程中更要加強(qiáng)與學(xué)生的交流,重視宣傳和引導(dǎo),讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍的重要性和嚴(yán)肅性,使其由被動(dòng)變主動(dòng)、由被管理變?yōu)榉e極參與者、合作者。如此,可以大大減少因不了解管理規(guī)定、不清楚辦事程序而導(dǎo)致的被動(dòng)、無視或者是主動(dòng)參與過程中的頻繁問詢,為學(xué)籍管理者節(jié)省時(shí)間和精力,從而提高管理效率。
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