重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 余志方

對(duì)高校后勤檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 余志方

檔案是最重要的信息資源，它在各項(xiàng)工作中起著越來(lái)越重要的作用，而高校檔案管理是一項(xiàng)集機(jī)密性與專業(yè)性于一體的后勤工作，尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代的大背景之下，高校后勤檔案管理工作不再是單純的手工管理，更重要的是要向數(shù)字化方向邁進(jìn)，這在一定程度上更增加了檔案管理的專業(yè)化。本文主要就高校后勤檔案管理工作的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了研究和分析，希望每一所高校都能夠切切實(shí)實(shí)做好后勤檔案管理工作，發(fā)揮出檔案的最大效用和價(jià)值。

高校；檔案管理；思考

引言

高校檔案詳實(shí)的記載著學(xué)校教學(xué)管理活動(dòng)以及各項(xiàng)科研活動(dòng)的真實(shí)資料，是一所學(xué)校寶貴的精神財(cái)富，高校檔案管理是高校后勤管理活動(dòng)中不可或缺的重要組成部分。做好高校后勤檔案管理工作，不僅有利于后期查找和使用相關(guān)資料，進(jìn)行校史教育、傳統(tǒng)教育活動(dòng)的開展，而且有利于進(jìn)一步完善學(xué)校后勤管理體制，提高高校后勤管理工作的效率和質(zhì)量。因此，高校后勤檔案管理至關(guān)重要，我們一定要高度重視起來(lái)，真正認(rèn)識(shí)到高校后勤檔案管理的具體內(nèi)容，正確面對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題，并采取有效措施積極解決好，促進(jìn)我國(guó)高校后勤檔案管理工作的順利開展。

一、高校后勤檔案管理的內(nèi)容

高校檔案主要涉及到師生個(gè)人檔案、重要紙質(zhì)材料以及數(shù)字化材料等，高校檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，是高校后勤保障工作中最為繁雜的工作之一?？傮w說(shuō)來(lái)，高校后勤檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：

（一）高校后勤檔案的整理與分類。高校后勤檔案的整理與分類是檔案管理的最基本的內(nèi)容，不管是高校在招生方面，還是在教學(xué)科研方面，抑或是在教學(xué)管理活動(dòng)方面，只要是對(duì)以后學(xué)校的發(fā)展有價(jià)值的信息，都要進(jìn)行一定程度的整理與分類，可按照?qǐng)D像、文字、聲音等不同載體來(lái)分類，也可以按照教師、學(xué)生、職工等不同的主體來(lái)分類。不管是按照何種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理與分類，都需要從一而終，避免混亂使用，導(dǎo)致以后查找的混亂。

（二）高校后勤檔案的歸檔與保存。檔案的歸檔保管是高校后勤檔案管理員的日常職責(zé)，為了確保檔案的完整性，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專柜進(jìn)行檔案資料的歸檔保管，并由專門的檔案管理員定期檢查與管理，同時(shí)要做好檔案的防火、防盜、防潮等工作，避免檔案損壞，影響以后的使用。

（三）高校后勤檔案的運(yùn)用。分類管理與歸檔保管的最終目的就是為了檔案的運(yùn)用，只有積極地將檔案運(yùn)用起來(lái)，才能夠凸顯出檔案管理的生命力。在實(shí)際的高校檔案管理活動(dòng)中，高校后勤部門要積極為檔案使用者提供詳實(shí)的可查資料，以體現(xiàn)出檔案的活力。

二、我國(guó)高校后勤檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度方面。俗話說(shuō)：無(wú)規(guī)矩不成方圓。沒(méi)有合理的規(guī)章制度就沒(méi)有一定的章法可言，檔案管理制度不健全就容易導(dǎo)致管理工作的混亂。在實(shí)際工作中，很多高校領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理制度建設(shè)，沒(méi)有形成一個(gè)科學(xué)合理的、符合高校實(shí)際情況的檔案管理制度，檔案管理工作僅僅停留在整理和保存的初級(jí)階段，更不用說(shuō)充分利用了。

（二）檔案管理人員方面。在實(shí)際的高校后勤檔案管理工作中，一些檔案管理人員包括領(lǐng)導(dǎo)都存在著誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作只是單純的整理資料和保管資料，甚至覺(jué)得這項(xiàng)工作可有可無(wú)，這種輕視檔案管理工作的思想必然導(dǎo)致在日常工作中形成懈怠懶散的狀態(tài)。

另外，很多高校檔案管理員都是高校領(lǐng)導(dǎo)、教師的家屬擔(dān)任的，很多在崗的檔案管理員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案專業(yè)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，導(dǎo)致一些檔案管理員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，檔案整理的具體流程操作不規(guī)范，甚至還有的高校后勤人手不夠，臨時(shí)抽調(diào)學(xué)時(shí)不多的教師擔(dān)任檔案管理工作，兼職式的工作狀態(tài)必然影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、我國(guó)高校后勤檔案管理的可行性建議

檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，檔案管理水平的高低是衡量高校管理水平的重要尺度，也是高校后勤保障工作的最基礎(chǔ)的工作之一。近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，在新的歷史時(shí)期，我國(guó)高校后勤檔案管理工作應(yīng)從以下方面著手：

（一）建立健全檔案管理制度。高校必須建立健全檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作的有效運(yùn)行。首先，高校后勤領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，建立健全檔案管理制度。其次，檔案管理制度的制定要科學(xué)合理，符合高校的實(shí)際管理與發(fā)展的需要，也就是說(shuō)檔案管理制度的制定必須要有實(shí)際操作性，使用起來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)用。

（二）定期培訓(xùn)，制定獎(jiǎng)勵(lì)制度。檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥繁瑣的工作，需要投入大量的時(shí)間和精力，并且需要認(rèn)認(rèn)真真的工作態(tài)度才能夠完成好。很多的檔案管理人員長(zhǎng)期在一個(gè)工作崗位上重復(fù)著相同的勞動(dòng)，往往會(huì)出現(xiàn)職業(yè)倦怠。這時(shí)，高校后勤管理部門可以根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式，通過(guò)各種激勵(lì)方式調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，還可挑選后勤部門學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的員工加強(qiáng)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，實(shí)行輪崗制度，以工作的新鮮感使檔案管理員保持積極向上的工作熱情。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。如今，高新科技高速發(fā)展，信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，以紙張、錄音帶等為存儲(chǔ)介質(zhì)的傳統(tǒng)高校檔案管理工已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的多樣化需求了，高校檔案管理也要在傳統(tǒng)手工勞作的基礎(chǔ)上，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)管理手段，運(yùn)用科技發(fā)展的新成果提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，只有適應(yīng)了社會(huì)趨勢(shì)，才能獲得更好的發(fā)展。

現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編目、檔案登記、檔案管理、檔案使用中具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，為了滿足用戶的多元化需求，高校后勤檔案管理可通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)化、壓縮等技術(shù)手段將原始檔案資料轉(zhuǎn)換成便于用戶使用和傳遞的圖像資料，形成數(shù)字化檔案庫(kù)。高校后勤檔案管理員還可根據(jù)用戶需求與高校的要求，將部分常用檔案資料發(fā)布到校內(nèi)局域網(wǎng)上，方便用戶存儲(chǔ)、檢索、傳遞、下載和使用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，檔案是一所學(xué)校的發(fā)展歷程的最好見(jiàn)證，是具有保存價(jià)值和參考價(jià)值的資料信息，檔案管理作為高校后勤管理中非常重要的一個(gè)組成部分，其檔案管理工作的水平直接影響到后勤管理的成效。就現(xiàn)階段而言，我國(guó)高校后勤檔案管理的制度、人員以及方法等方面盡管存在著諸多問(wèn)題，但是，只要積極健全高校后勤檔案管理制度，進(jìn)一步調(diào)整好管理方式，就一定能夠促進(jìn)我國(guó)高校后勤檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

[1]李鵬.學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探析[J]，黑龍江科學(xué)，2014（07）

[2]馬建媛.“以人為本”推動(dòng)高校后勤管理文化建設(shè)與科學(xué)發(fā)展[J]，才智，2014（24）

[3]李萍.淺析高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]，教育界·下旬，2014（05）

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