袁藝嘉，張潤生，趙云華，余 慧，徐 凱，楊 馨，沈妍君

（云南電網(wǎng)有限責任公司物流服務(wù)中心, 云南 昆明 650051）

利用VB輔助學(xué)習公文知識及定制個性化公文

袁藝嘉，張潤生，趙云華，余 慧，徐 凱，楊 馨，沈妍君

（云南電網(wǎng)有限責任公司物流服務(wù)中心, 云南 昆明 650051）

公務(wù)文書在管理、辦公中占據(jù)重要地位，但目前公文寫作仍陷于低效率、不嚴謹、不規(guī)范的境況中，為解決此類問題，特制作了一款公文小秘書軟件，一方面輔助用戶學(xué)習公文知識，一方面依據(jù)用戶的個性化需求定制規(guī)范的word公文。

公務(wù)文書；寫作；行政機關(guān)管理

0　引言

公務(wù)文書作為行政機關(guān)行使管理職能、辦理具體事務(wù)的重要工具，在日常辦公中應(yīng)用廣泛，具有全國統(tǒng)一的格式、種類、行文規(guī)則、辦理流程。雖然公文都遵循“符合政令、行文周嚴、格式規(guī)范、遵守規(guī)則、表述精當”的共同特性，但根據(jù)不同的內(nèi)容與作用，公文又被分為了13個種類：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要，恰當選擇文種并正確行文顯得尤為重要卻又具有較大難度。

1　現(xiàn)狀分析

公文形式和格式的規(guī)范性極強，但寫作時常見以下狀況：1.員工在寫作公文前缺乏對公文行文要求的基本了解，導(dǎo)致文種選擇不當，版面雜亂無章；2.雖然員工熟悉相關(guān)公文制度，但效率低下，每次寫作需耗費大量的時間來調(diào)整公文格式。針對以上情況，特使用Visual Basic制作一款公文寫作輔助軟件，幫助用戶學(xué)習公文相關(guān)內(nèi)容并正確、高效寫作常用公文，根據(jù)其全面周到的特點，將軟件命名為公文小秘書。

2　公文小秘書的設(shè)計

公文小秘書以了解公文基本常識、學(xué)習公文文件、高效定制公文3個內(nèi)容作為分支，使用者不僅可以輕松點擊鼠標查看公文分類、特點、常見錯誤等信息，還可以根據(jù)寫作目的選擇適合的文種，按照提示輸入相應(yīng)內(nèi)容后直接生成格式規(guī)范的word公文，且當鼠標在特定位置停留時會顯示氣泡提示。

3　具體實施方式

該軟件所實現(xiàn)的內(nèi)容需要使用到多種類型VB代碼，接下來將根據(jù)主要功能對代碼進行舉例說明。

3.1點擊不同選項在文本框中顯示對應(yīng)文本

概念解釋：Click表示鼠標動作為單擊執(zhí)行。Option代表單選選項按鈕，當Option1.Value=True時表示該選項被選中。Text代表文本框。

代碼示例：

實現(xiàn)功能：當?shù)谝粋€單選選項被選中，文本框中會顯示“公文一般分為四大類”。

3.2點擊按鈕打開已存在的word文件

概念解釋：Shell函數(shù)可根據(jù)路徑打開特定文件，包括word、exe、pdf、excel、txt文件等。

代碼示例：

實現(xiàn)功能：點擊按鈕后打開word文件《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。

3.3新建word文件

概念解釋：Dim是對新設(shè)置變量的定義，新建Word文件需要先打開word應(yīng)用再創(chuàng)建新文檔。

代碼示例：

實現(xiàn)功能：點擊按鈕打開一個空白的word文檔。

3.4輸出特定格式的文本到word

概念解釋：With后面增加某一個對象，則之后所有代碼屬性都針對該對象，直至出現(xiàn)End With，故使用with可以簡化代碼。

代碼示例：

實現(xiàn)功能：word輸出“XXX﹝2015﹞XX號”文字，且格式為仿宋、三號、文本居中、黑色。

3.5鼠標移到文本框上方時顯示氣泡提示

概念解釋：tooltiptext控件可以調(diào)用黃色文本浮窗，有些字符太長不方便輸入或者要增加提示時均可使用該語句。MouseMove表示鼠標移動到該位置時觸發(fā)。

實現(xiàn)功能：鼠標移動到文本框時顯示提示文字“請寫單位全稱”，移開鼠標后文字消失。

4　結(jié)束語

經(jīng)過實際操作使用公文小秘書，用戶可以輕松學(xué)習公文相關(guān)知識，并根據(jù)指引定制符合個性化要求的規(guī)范公文。此軟件具有界面簡潔、操作便捷、提高效率、避免重復(fù)工作的特點，有效解決了常用公文寫作不嚴謹?shù)膯栴}。

[1] 岐艷芳.VB創(chuàng)建Word格式化文檔.蘭州工業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報[J]，2006,3,：16-19

H152.3

B

1004-1168（2015）06-0055-02

2015-11-05

袁藝嘉（1990-），女，云南昆明人，本科，助理工程師，主要從事人力資源管理工作。