◎ 文/劉剛山

企業(yè)會計電算化內部控制的問題及對策研究

◎ 文/劉剛山

我國的會計電算化在經(jīng)過了20多年的發(fā)展之后，取得了很大的進步，大多數(shù)企業(yè)都已運用會計電算化進行會計的核算和管理。這極大地提高了企業(yè)會計管理工作的效率和工作質量，有利于企業(yè)進行內部管理控制。但是大多數(shù)企業(yè)運用會計電算化僅限于基礎階段，在大數(shù)據(jù)時代下，無法形成完備的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，無法達到使企業(yè)的人、財、物、供、產(chǎn)、銷全面結合、全面受控、實時反饋、動態(tài)協(xié)調的狀態(tài)，會計電算化內部控制也流于形式，沒有取得實質性效果。本文在大數(shù)據(jù)的時代背景下，從會計電算化內部控制的特點、實施的必要方面出發(fā)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段實施的問題，從而找出對策，以期促進會計電算化內部控制向前發(fā)展。

會計電算化；內部控制；問題；對策

在這個數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到當今每一個行業(yè)和業(yè)務職能領域，成為非常重要的生產(chǎn)因素的時代，信息系統(tǒng)的采用能夠提高效率和質量。而企業(yè)形成全公司范圍內應用的、高度集成的系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)資源效益最大化。在這種推動下，許多企業(yè)的會計電算化發(fā)展迅速。

不僅如此，2014年年初財政部發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范))(以下簡稱為“新規(guī)”)，這是在《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等之后，財政部對企業(yè)的相關工作首次以“會計信息化”的概念進行規(guī)范，企業(yè)內部控制與會計信息化的融合也將加速發(fā)展。

但是不難發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)所實施的會計電算化工作還處在一個較低的層次上。大部分采用會計電算化的企業(yè)，只是使用用友、金蝶等財務軟件的核算功能，比如總賬、報表、工資、固定資產(chǎn)等模塊，這些僅僅是會計電算化工作的初級職能，對于企業(yè)的管理來說，只是減少計算核算的工作量，對于內部控制的貢獻也少之又少。而且部分企業(yè)對會計電算化工作的認識也具有一定的局限性，有的企業(yè)甚至認為會計電算化只是單純地將手工記賬轉變?yōu)橛嬎銠C記賬，這些都不利于會計電算化的長期健康有序地發(fā)展。

會計電算化的內部控制是指企業(yè)為了實現(xiàn)內部經(jīng)營管理活動的正常運行，保證資產(chǎn)的完整性和有效性，而制約和協(xié)調企業(yè)內部各種經(jīng)濟活動。這種行為可以實現(xiàn)企業(yè)的有序管理，提高財務管理工作的速度和質量，以此保證企業(yè)經(jīng)濟利潤的最大化。它涉及到企業(yè)內部經(jīng)濟活動的各個方面，是保障企業(yè)財務管理系統(tǒng)正常運行的主要措施，也是對企業(yè)內部信息資源的可靠保障。企業(yè)會計電算化內部控制一般來說是由公司全體員工共同參與的，企業(yè)董事會成員到普通員工都是內部控制的主要實施者。

一、會計電算化內部控制的特點

（一）內部控制的措施和方式發(fā)生了改變

傳統(tǒng)的會計核算大多采用手工記賬的模式，主要是賬證表的編制使用，任務量大，內部控制的目標主要是按時保質保量地完成工作任務，為報表使用者提供信息。會計電算化的采用，不僅使財務工作者從繁重的手工工作中解脫出來，簡化了一些工作程序，而且能夠節(jié)省成本。不僅如此，如果企業(yè)的管理信息系統(tǒng)比較完善，供產(chǎn)銷能夠達到一體化，會計電算化的采用，使管理者能夠隨時掌握企業(yè)發(fā)展動向，以隨時調整策略，實現(xiàn)人力物力的合理調配。

但是會計電算化的內部控制也有著新的風險，一旦計算機軟件出現(xiàn)問題，整體地財務工作將不得不中斷，會計電算化內部控制也會無法進行，將會帶來不可預估地損失。

（二）數(shù)據(jù)存儲及輸送發(fā)生改變

傳統(tǒng)的會計核算記賬數(shù)據(jù)是從原始憑證到報表一步一步保存下來，而且這些賬證表也會有專門的檔案室管理。會計電算化通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)了全程無紙化，存儲方式也有著一定的改變，而且基本能夠實現(xiàn)實時傳輸，任何子公司或分部的財務數(shù)據(jù)一旦發(fā)現(xiàn)變動，總部都能實時監(jiān)控。

（三）內部控制的重心發(fā)生改變

傳統(tǒng)的會計核算記賬內部控制的重心主要是記賬過程的控制、會計人員崗位責任的不兼容、賬證表之間的核對以及憑證的保管歸檔等。而會計電算化內部控制的重心放在原始數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的輸出以及財務軟件的維護和安全控制。在信息化的時代，信息系統(tǒng)的安全至關重要，對于會計電算化內部控制來說，一旦系統(tǒng)中病毒或系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將影響范圍特別廣泛，以至于沒有措施可將其降低至可接受的低水平。

二、會計電算化內部控制實施的必要性

在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息系統(tǒng)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)賬務系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展，企業(yè)對于會計電算化的要求也越來越高。

相比較于傳統(tǒng)會計核算賬務系統(tǒng)，會計電算化更準確迅速、效率更高，當然也更加復雜，風險更大，數(shù)據(jù)輸入處理過程中處理不當，都會使數(shù)據(jù)的準確性、可靠性受到影響，反結賬的運行也給不法分子提供可趁之機，而且計算機病毒也不可預估，數(shù)據(jù)的存儲也有著一定的風險，這些問題以及風險的存在，都為會計電算化內部控制的實施提供了充足的現(xiàn)實必要性。

三、會計電算化內部控制實施中的問題

我國會計電算化內部控制起步較晚，發(fā)展緩慢，相關的法律法規(guī)制度尚未完善，在實際工作中還存在一些問題。

(一)財務人員素質有待提高

目前，企業(yè)財務人員的素質大多達不到現(xiàn)階段實施會計電算化內部控制的要求，主要有兩種情形：一類是會計人員僅能滿足傳統(tǒng)會計核算，相關的計算機知識、財務軟件使用技術以及保養(yǎng)維護知識相當匱乏，難以勝任會計電算化下的財務工作。另一類為會計人員理論知識豐富，但缺乏實際經(jīng)驗，對于計算機知識以及財務軟件有一定的了解但需要進一步的培訓。

這兩種情形都不利于會計電算化的順利實施，使財務軟件的許多功能都得不到充分利用，更不可能根據(jù)實際情況，具體分析進行二次開發(fā)。企業(yè)推行會計電算化，僅僅是為減輕財務人員負擔、提高效率，無法建立企業(yè)完整的管理信息系統(tǒng)，財務人員提供的會計信息，不能及時有效的為企業(yè)決策和管理服務。

(二)軟件的安全性與保密性有待提高

企業(yè)出于成本的考慮，所使用的財務軟件大多不是企業(yè)自行開發(fā)的專門的財務軟件，許多為外購甚至采用未經(jīng)認證或盜版的通用財務軟件，這對企業(yè)的財務信息的安全和保密提出了很大的挑戰(zhàn)。

對于軟件來說，加密主要是防止盜版，對于財務數(shù)據(jù)的安全保密反而設計不多。而且軟件的各個模塊之間并不能做到無縫連接，這不僅會增加出錯機率，也會加大內部控制的難度。

不僅如此，軟件的一些功能如：反記賬、反結賬，也會使財務信息數(shù)據(jù)及財務會計系統(tǒng)的安全性大打折扣。對于企業(yè)而言，規(guī)模是不斷發(fā)展壯大的，對應的財務軟件也是需要不斷更新維護的，在這方面如果不能適應新形勢的要求，原有的財務系統(tǒng)會使內部控制得不到應有的保障。

(三)會計電算化基礎管理工作有待提高

傳統(tǒng)會計核算通過各職位人員職責的分離來達到互相監(jiān)督的目的，而會計電算化的自動化導致人與人之間的制約機制失效，而且會計電算化的集中化，使傳統(tǒng)會計核算記賬方式下的內部監(jiān)控作用和賬簿體系完全起不到作用。

不同于傳統(tǒng)會計核算，會計電算化在操作和維護過程中都存在著風險。操作中沒有嚴格的控制措施，而且缺少監(jiān)督，很容易出現(xiàn)過錯。維護中計算機的硬件和軟件一旦出現(xiàn)問題，財務工作都沒法繼續(xù)下去。不同于傳統(tǒng)會計核算的存檔內容主要是紙質信息，會計電算化不僅包括紙質信息存檔，還有數(shù)據(jù)的定期備份，備份不能存在偏差，而且要防止病毒破壞。

(四)會計電算化內部審計監(jiān)督有待提高

一般公司每年都要進行注冊會計師審計，但對于大多數(shù)企業(yè)來說，往往不重視內部審計。內部審計是內部控制的重要組成部分，內部審計可以發(fā)現(xiàn)會計電算化的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進意見。加強會計電算化內部審計監(jiān)督工作，有利于推動企業(yè)會計電算化的健康發(fā)展。

四、對策

（一）提升財務人員素質

要適時提高財務人員素質，跟上時代的發(fā)展進步。對于理論知識和經(jīng)驗豐富的老員工，要加強對于計算機知識和財務軟件的培訓，增加其對于會計電算化的認同感，使會計電算化發(fā)揮其應有的作用，而不僅限于記賬對賬。對于理論知識豐富，經(jīng)驗欠缺，對于計算機知識和財務軟件有一定的認知的新員工，不僅要加強專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，而且要熟練運用軟件，使財務軟件發(fā)揮最大效用，為財務信息使用者提供可靠完整的財務信息。

（二）加強軟件的維護和開發(fā)

適合的軟件不僅能提高工作效率，節(jié)省成本，而且能推動企業(yè)的信息管理系統(tǒng)的建立，所以不僅要加強企業(yè)財務軟件的維護，防止病毒的侵襲，而且在有能力的情況下，根據(jù)企業(yè)發(fā)展狀況和發(fā)展前景，自行開發(fā)出適合企業(yè)情況的財務軟件。

同時要加強對于財務軟件中財務數(shù)據(jù)的安全性和保密性的防護，加強企業(yè)防火墻的設置，實行嚴格的企業(yè)財務會計制度，財務人員擁有獨立的口令和密碼，并執(zhí)行保密協(xié)議，不得使用他人或授權他人使用自己的口令密碼。同時加強軟件的維護開發(fā)，實現(xiàn)軟件各個模塊的兼容，以達到無縫連接，加強軟件定時更新，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，使軟件適應于企業(yè)戰(zhàn)略要求和管理實際，最大限度的為企業(yè)發(fā)展服務。

（三）落實基礎管理工作

會計電算化內部控制的實施依賴于基礎的管理工作，要求設置合理有效的管理制度并嚴格執(zhí)行。要設置基礎會計崗位和電算化會計崗位，各司其職，加強各個崗位的權限管理，口令密碼不定期更換，以達到相互牽制、相互制約、職責分離，以防止舞弊和欺詐。同時要進行崗位輪換制，防止非法操作和越權操作，加強對于會計電算化的檔案管理，專人負責，按制度進行。

（四）加強內部審計監(jiān)督

內部控制制度完善，加強內部審計監(jiān)督，能夠推動會計電算化的順利實施，要求在通過計算機外部審計法、編成驗證法、計算機聯(lián)網(wǎng)審計法等方法，分析驗證通過財務軟件，計算機賬務處理程序是否合法合理，可以一定程度上保證提供的財務信息的質量。

五、結語

在大數(shù)據(jù)時代下，隨著我國會計電算化系統(tǒng)的進一步發(fā)展和完善，必然要求企業(yè)加強內部控制，建立管理信息系統(tǒng)，在企業(yè)內部，通過網(wǎng)絡幫助實現(xiàn)財務與業(yè)務協(xié)同，彼此共享信息，建立在線財務管理，供產(chǎn)銷一體化，實現(xiàn)資源的合理分配，以最大程度上創(chuàng)造效益。在這種情形下，企業(yè)會計電算化內部控制必須采取措施，盡快解決現(xiàn)階段存在的問題，以加快會計電算化的進程，推動會計電算化內部控制與企業(yè)同步發(fā)展，共同進步。

[1]王君.關于企業(yè)會計電算化內部控制的思考[J].經(jīng)營管理者.2013.(21).

[2] 龔顯益.論會計電算化內部控制存在的問題及對策[J].金融經(jīng)濟.2014.(08).

（作者單位：中國移動南方基地）