陳新崛　肖華

摘 要：通過介紹科技型企業(yè)文件管理的特點及其檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性，指出了科技型企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理目前存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：科技型企業(yè)；文件管理；檔案管理；管理制度

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.014

1 科技型企業(yè)文件管理的特點

1.1 管理資源配置對文件結(jié)構(gòu)的影響

科技型企業(yè)以所掌握的核心科技為生存根本，其進步與發(fā)展直接影響著企業(yè)的命運。隨著機械化和信息化的普及，工具在管理資源中所占的比例逐步提高，越來越多的管理流程被信息工具所取代，越來越多的生產(chǎn)流程被機械所取代，直接導(dǎo)致過程工具使用記錄增多，項目進展交流文件增多，結(jié)果型文件比例大幅下降。

1.2 行政管理現(xiàn)代化手段拓展了文件內(nèi)涵

企業(yè)行政管理電子化和科技管理規(guī)范化對文件內(nèi)涵的擴展有著重要影響。管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和電子文件的不斷發(fā)展使效力較好且能反映工作價值的電子載體逐漸增多，例如音視頻、郵件、數(shù)據(jù)庫和可執(zhí)行程序等。

1.3 知識產(chǎn)權(quán)保護需求提出全過程管理要求

隨著時代的發(fā)展，科技型企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理貫穿于企業(yè)管理始終，成為了全流程管理業(yè)務(wù)的一部分。為保障知識產(chǎn)權(quán)，要增強涉法應(yīng)訴中證據(jù)的客觀性、有效性和權(quán)威性。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案不應(yīng)再僅局限于專利、商標、著作權(quán)（含軟件）等，而應(yīng)向兩端擴張。

1.4 強時效性對文件搜集提出新要求

步入互聯(lián)網(wǎng)時代后，人們獲取和傳遞信息的方式有了很大的改變，同時對市場的反應(yīng)速度也越來越快。項目管理模式中小型項目管理權(quán)限下放，使項目能夠根據(jù)某個現(xiàn)象或熱點作出反應(yīng)，將一些新技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)有業(yè)務(wù)中，呈現(xiàn)出周期短、速度快等特點。

2 科技型企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對企業(yè)的行政架構(gòu)支撐更為有力。在數(shù)字時代，計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)等的廣泛應(yīng)用打通了跨時間、跨地域、跨部門等不同環(huán)境下檔案文件傳遞的壁壘，對企業(yè)分區(qū)運作、科技攻關(guān)、項目節(jié)點控制有著重要意義。

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)充分滿足了企業(yè)檔案的利用需求，能夠提供友好的界面，查閱者可以通過企業(yè)內(nèi)部門戶查閱檔案。通過結(jié)構(gòu)化的字段管理檔案數(shù)據(jù)，憑借唯一的數(shù)據(jù)主鍵就能夠方便地檢索到相應(yīng)數(shù)據(jù)，提高了檔案的利用效率。同時，通過自定義搜索引擎，能夠更準確地定位目標檔案類別，并通過關(guān)鍵字段比對，找出同屬性檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)順應(yīng)了檔案管理工作的發(fā)展趨勢。在數(shù)字信息技術(shù)環(huán)境下，電子載體和數(shù)字傳播的方式異軍突起，從文件搜集和保存方面來說，更趨于一致，避免了格式轉(zhuǎn)換加工，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式框架下，檔案的安全性和真實性更容易得到保障。

3 檔案現(xiàn)代化管理目前存在的問題

3.1 檔案現(xiàn)代化管理受到的觀念挑戰(zhàn)

由于缺乏對企業(yè)績效的直接支撐，決策者往往忽略了知識產(chǎn)權(quán)檔案等為企業(yè)長遠發(fā)展帶來的效益和價值，從而在管理資源的配置上出現(xiàn)不均衡現(xiàn)象。員工認為，檔案現(xiàn)代化管理額外增加了管理工作，受到了檔案部門的約束，而實際作用不明顯，所以通常選擇消極被動應(yīng)對，這增加了管理難度。

3.2 缺乏對管理手段的應(yīng)用和對接

目前，企業(yè)應(yīng)用的新技術(shù)、新系統(tǒng)很多，產(chǎn)生了很多有價值的過程記錄和結(jié)果文件，但由于專業(yè)部門和檔案部門沒有協(xié)同機制，致使重要電子文件遺失。一些部門的重要文件保存人員流動性較大，出現(xiàn)檔案交接空白區(qū)；一些管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏對文件材料的有效識別和管理，導(dǎo)致檔案缺失。

3.3 檔案管理制度體系仍不完備

國家圍繞檔案載體的不斷演進出臺了一系列制度規(guī)定，為檔案的現(xiàn)代化管理提供了基本依據(jù)。但隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案載體更迭的速度超過標準更新的速度，例如保存?zhèn)鹘y(tǒng)照片在影像資料保存初期是較先進的保存方式，但目前傳統(tǒng)照片已幾乎被數(shù)碼照片取代，但在相關(guān)規(guī)定中，只有傳統(tǒng)照片歸檔要求，造成數(shù)碼照片的歸檔無據(jù)可依。

3.4 檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)存在新風(fēng)險

在電子文件運轉(zhuǎn)過程中，受計算機病毒、木馬、黑客攻擊等的影響，有可能會出現(xiàn)盜用、篡改、摧毀檔案等不確定風(fēng)險，造成知識產(chǎn)權(quán)檔案信息損毀或流失。

4 科技型企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的措施

4.1 拓展檔案搜集、整理范圍

隨著科技企業(yè)與外部社會市場交流的增多，檔案成分日趨復(fù)雜。要打破檔案自我封閉的現(xiàn)狀，就要強調(diào)包容，突出參照，跳出“本單位形成”的束縛，加大對外部材料的搜集、整理力度，加強內(nèi)外部交流協(xié)作對文件形成過程的指導(dǎo)，綜合形成各種資料進行統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，使其既能滿足企業(yè)決策參考使用需求，又能為員工查考業(yè)務(wù)工作提供便利平臺。

4.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)加強對科研企業(yè)檔案人才的選拔和培養(yǎng)意識，建立并完善檔案人才培養(yǎng)機制；密切關(guān)注檔案管理的新動態(tài)，保持對新知識的靈敏性，主動接收檔案管理現(xiàn)代化的知識，及時更新先進的管理技術(shù)和方法，通過學(xué)術(shù)交流等途徑提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。

4.3 大力推進檔案的數(shù)字化建設(shè)

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，抓好數(shù)字檔案館（室）工作體制和機制的建設(shè)工作，大力加強數(shù)字檔案館（室）的硬件、軟件建設(shè)，全面提升數(shù)字檔案館（室）的抗風(fēng)險能力。同時，大力推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)，全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作。

4.4 拓展檔案利用時序

目前，檔案利用依然處于“事后使用”的模式，即在生產(chǎn)、管理等活動之后才開始收集、整理、歸檔相關(guān)信息，在總結(jié)經(jīng)驗和編史修志時才想起要利用檔案。檔案人員要靠前服務(wù)，走出檔案室，協(xié)助有關(guān)人員和部門積累、整理文件材料，認真履行“四參加”職責(zé)，有效控制文件材料的質(zhì)量，使工程竣工、產(chǎn)品投產(chǎn)、科技成果鑒定前有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔，滿足科研部門、經(jīng)營管理機構(gòu)在決策論證產(chǎn)品、工程設(shè)計、設(shè)備維護和更新、設(shè)備物資采購、產(chǎn)品銷售和技術(shù)成果交易等活動中的需求，提供有效的檔案原件和有針對性的編研資料。

4.5 拓展檔案信息系統(tǒng)的延展性

開發(fā)檔案信息系統(tǒng)時，要事先評估可能造成的客體危害，開展有效的安全性評價；按照安全等級評級，制訂相適應(yīng)的信息系統(tǒng)開發(fā)方案；統(tǒng)籌檔案系統(tǒng)和企業(yè)在運系統(tǒng)的銜接，在管理切入上減少重復(fù)的工作；在文件搜集上做到“寧濫毋缺”，確保搜集過程的便利性和完整性；完善檔案信息系統(tǒng)的使用設(shè)計，減少檔案管理者和使用者的障礙。

〔編輯：王霞〕

Abstract： Through the introduction of the characteristics of scientific and technological enterprise file management and the necessity of the modern construction of archives management， this paper points out the problems existing in the management of scientific and technological enterprise archives management， and puts forward the corresponding solutions.

Key words： science and technology enterprise； file management； file management； management system