趙麗萍

（綏化市救助管理站 黑龍江 綏化 152000）

文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺建設的探究

趙麗萍

（綏化市救助管理站 黑龍江 綏化 152000）

隨著信息化的發(fā)展，要求文書檔案也必須實現(xiàn)數(shù)字化。文書檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了新的問題。從現(xiàn)實出發(fā)，針對文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺建設的可行性和必要性，做出闡述，指明建設的前進方向，以及網(wǎng)絡平臺在文書的檔案管理現(xiàn)代化建設工作中的重要地位和意義。

文書檔案；管理；信息；網(wǎng)絡環(huán)境；現(xiàn)代化；人才；平臺

文書檔案資源在信息時代的重要性，越來越為社會所公認。作為文書工作的非常重要的一個組成部分，檔案資料的管理是一個舉足輕重的環(huán)節(jié)，關聯(lián)到單位內(nèi)部每個機構，甚至每個人。只有通過先進的通訊設施和技術手段，才能促進檔案信息資源共享的實現(xiàn)，，也才能人們對新時代對信息的更高要求。

一、信息網(wǎng)絡平臺建設是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求

文書檔案信息有非常重要的作用，主要體現(xiàn)在兩方面：首先可以記錄、見證文書發(fā)展的歷史歷程，其次是提供給檔案使用者一定的信息服務。檔案管理的工作步入了數(shù)字化時代，所以日益顯現(xiàn)出檔案服務的重要性來，我們要逐漸實現(xiàn)工作重心的轉(zhuǎn)移：由保存轉(zhuǎn)化到利用。隨著管理理念、服務手段與檔案信息化之間顯現(xiàn)的價值矛盾日益突出，建設已成了當務之急。

（一）經(jīng)濟社會發(fā)展和科技進步的需要加強文書檔案管理信息網(wǎng)絡的建設

以書寫材料為主要平臺、以手工管理為方式、以手工服務為手段的傳統(tǒng)檔案管理模式，難以適應現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展以及文書建設的需求。在當今信息化高度發(fā)展的社會，只有重視信息的開發(fā)工作，強化信息的發(fā)布和傳播途徑的重視，才能發(fā)揮信息對社會的助推作用。文書檔案網(wǎng)絡平臺的作用就是采集、整理、發(fā)布教育和科研信息等，其發(fā)展發(fā)揮文書科研先導作用和科技助推器的社會職能而產(chǎn)生發(fā)展起來的。

（二）文書檔案管理自身發(fā)展需要加強文書檔案管理信息網(wǎng)絡的建設

首先，建立文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺，可以促進檔案管理工作的質(zhì)量和水平的整體提高。引入網(wǎng)絡平臺之后，可以按照規(guī)范的計算機程序來對檔案資料實施管理，大大減少檔案管理質(zhì)量上的問題。第二，可以促進作效率的提高，減輕工作量，各部門產(chǎn)生的各種電子檔案材料，然后生成部門檔案，匯成總和之后進入單位的檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，轉(zhuǎn)成文書的檔案集庫和管理系統(tǒng)。第三，檔案工作現(xiàn)代化需要網(wǎng)絡平臺。憑借網(wǎng)絡的非常齊全的功能進行檢索、使用以及管理，指引著檔案管理的發(fā)展方向。

（三）檔案管理工作服務水平和利用效率的提高需要建設信息網(wǎng)絡平臺

文書檔案管理信息網(wǎng)絡臺具有非常強大的功能，，其中不僅包含了傳統(tǒng)的查閱使用資料的功能，更因為有以其功能強大、效率高的優(yōu)點而使范圍越來越大，網(wǎng)絡環(huán)境下所涵蓋的咨詢服務，這些都是文書必須首先面對的一個現(xiàn)實。

二、強化文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺的建設

全球性計算機信息網(wǎng)絡，使信息傳遞得速度大大加快，信息的傳遞方式也得到很大的改變，給單位各個部門的所有人員提供一種嶄新的信息利用模式，促進了信息交流的改進以及資源的共享，同時也促進了社會團體和個人的發(fā)展。建立文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺方面需要注意以下幾個問題。

（一）檔案信息的保密性

檔案信息具有一定的保密性，促進檔案資源的利用和共享，必須文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺，必須在符合國家法律法規(guī)的前提下?？偠灾?，只有同時維護國家、集體和他人的合法權益，做好充檔案資料的社會價值充分發(fā)揮，才能做好檔案信息的開發(fā)利用與保密之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。所以，完善好檔案信息網(wǎng)絡使用制度成了非常重要的問題。

（二）檔案軟件的適用性和擴展性

文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺的檔案管理軟件，具有適用性強、擴展空間大等優(yōu)點，有利于對各種檔案信息的交流和使用?；诖?，一個合格的檔案管理信息網(wǎng)絡軟件應該具備以下幾個特點：適應性強，受業(yè)務影響，對軟件的通用性要求很高，從而才能適應不同類型的檔案的管理；多樣性強，受用戶的多變性以及不確定性要求，需要考慮使用人的多樣性特點；包容兼容性強，受軟件功能使用的易操作性和擴展空間方面的要求，這一點不容忽視。

（三）網(wǎng)絡運行安全

網(wǎng)絡運行的安全性必須引起我們的高度關注。具體措施：制定并完善好相關制度體系，加強各項操作規(guī)程的規(guī)范工作，嚴格保密措施的執(zhí)行；強化技術方面的保障措施，降低系統(tǒng)故障的發(fā)生概率；及時備份信息，以促進系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和信息的完善。

三、網(wǎng)絡平臺建設中存在的不足以及發(fā)展方向

近年來，文書檔案信息管理領域都陸續(xù)建立了文書檔案管理網(wǎng)絡平臺，為社會公眾提供全天的檔案服務方式，突破了空間和地域的局限，促進檔案資源共享的真正實現(xiàn)，但仍有許多不足。

（一）領導重視小夠，檔案信息質(zhì)量偏低

鑒于我國政治經(jīng)濟管理體制問題，領導的重視程度不夠高，必然影響文書檔案工作。主要問題，諸如信息采集面不夠廣、信息完整性不夠高陷，數(shù)據(jù)庫規(guī)模性不夠大，標準化程度不夠高，實用性還不夠強。

（二）網(wǎng)絡建設的標準化水平不高

因為文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺發(fā)展的系統(tǒng)性不夠，加上各部門實力以及技術條件的差異，使各文書網(wǎng)絡平臺建設中硬件設備的差異，水平各不相同；軟件功能比較純粹、標準化程度不高，數(shù)據(jù)完整性不強。

（三）體制機制障礙，資源共享性差

在現(xiàn)行管理體制和運行之下，各文書檔案管理部門形成了各自為政、分管的體系，均自我自由發(fā)展，渴望自給自足，這在一定程度上降低了檔案網(wǎng)絡對文書與社會的溝通平臺作用，大大降低了檔案網(wǎng)絡化的效能。

四、結語

文書檔案管理信息網(wǎng)絡平臺建設是一項非常重要而富有挑戰(zhàn)性的工作，需要文書檔案管理部門、其他所有部門，甚至整個社會共同努力。

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