董 源

（白城市政府辦公自動化管理中心 吉林 白城 137000）

以信息服務(wù)為中心檔案管理制度體系建設(shè)的探討

董 源

（白城市政府辦公自動化管理中心 吉林 白城 137000）

檔案管理系統(tǒng)作為我國社會管理系統(tǒng)中的的一個重要子系統(tǒng)，其作用是為社會生活與管理提供所需的檔案信息，完善的檔案管理有利于促進(jìn)社會和經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展。檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化需要建立科學(xué)的檔案管理制度與檔案管理體制，本文在檔案管理的發(fā)展背景基礎(chǔ)上重點(diǎn)論述了個人數(shù)字檔案館集成服務(wù)模式及加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)方面的問題。

信息服務(wù)；檔案管理；體系建設(shè)

在我國的經(jīng)濟(jì)與社會長期發(fā)展過程中，積累了大批各類檔案材料，怎樣依據(jù)一定的原則與規(guī)范求，構(gòu)建起一套健全的檔案管理制度，使這些檔案得到管理合理的保管和應(yīng)用，并有效開發(fā)檔案當(dāng)中蘊(yùn)藏的大量有價值的信息資源，為我國社會和經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)成為了一項(xiàng)重要的和具有挑戰(zhàn)性的課題。經(jīng)過學(xué)術(shù)界和檔案工作者的多年探索，建立起了適合中國國情的檔案管理理論。該理論認(rèn)為，無論從對檔案管理的自身要求，還是從檔案產(chǎn)生主體、檔案服務(wù)對象、檔案管理環(huán)境都在發(fā)生變化，因此，檔案管理的理念、管理技術(shù)、管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)都應(yīng)適應(yīng)這種變化，檔案管理制度體系也應(yīng)為適應(yīng)環(huán)境變化而不斷進(jìn)行改進(jìn)。

1.加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)的背景

“制度”是一種行為規(guī)范和辦事規(guī)程，“體系”是各種制度之間存在的相互監(jiān)督、制約與補(bǔ)充的關(guān)系“集合”，體系具有整體性和協(xié)調(diào)性，良好的體系能夠體現(xiàn)出科學(xué)性和合理性。做好管理工作的基礎(chǔ)首先是完善制度體系建設(shè)，檔案管理也當(dāng)如此。

檔案是社會活動和經(jīng)濟(jì)活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀(jì)錄，這些檔案記錄了過去與現(xiàn)在發(fā)生的各種活動、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整等信息，成為了為未來各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展做出規(guī)劃或進(jìn)行各項(xiàng)決策的依據(jù)，或成為維護(hù)團(tuán)體或個人合法權(quán)益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財(cái)富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。

但是，在目前的檔案管理制度體系當(dāng)中還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業(yè)務(wù)的需要為導(dǎo)向，而很少兼顧到與管理制度相關(guān)的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標(biāo)，沒有樹立起為社會服務(wù)的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關(guān)的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

2.加強(qiáng)制度體系建設(shè)

構(gòu)建檔案管理制度體系沒有現(xiàn)成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統(tǒng)工程，需要做出認(rèn)真規(guī)劃。在“向管理要效益”社會發(fā)展背景下，檔案管理效果的評價標(biāo)準(zhǔn)，已不再以上級部門或上級領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，而取決于建立的檔案管理制度能否中符合社會發(fā)展的要求，制度能否得到貫徹落實(shí)。當(dāng)代的管理潮流是“創(chuàng)新”，檔案管理的“創(chuàng)新”首先體現(xiàn)在制度體系建設(shè)中的創(chuàng)新。

2.1 從開發(fā)“管理層”入手

檔案產(chǎn)生于各類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護(hù)相關(guān)利益主體的合法權(quán)益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產(chǎn)。當(dāng)前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經(jīng)濟(jì)活動中重要性的認(rèn)識，缺乏對提高檔案管理水平的切實(shí)舉措，這同與整個社會發(fā)展趨勢及行政體制改革形勢不相適應(yīng)。造成這種現(xiàn)狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應(yīng)提高檔案管理層的現(xiàn)代管理意識，樹立檔案管理是服務(wù)社會、提高社會效益管理理念。

2.2 從管理“規(guī)范化”切入

“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設(shè)提供了必要的法律依據(jù)。完善檔案管理制度體系建設(shè)，就是要依據(jù)這一法令建立起適應(yīng)社會發(fā)展需要宜的檔案管理規(guī)范。該當(dāng)今強(qiáng)調(diào)了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應(yīng)在檔案管理制度體系中做出明確規(guī)范，使檔案收集管理目標(biāo)落實(shí)到實(shí)現(xiàn)管理部門和具體負(fù)責(zé)人。

2.3 從優(yōu)化“檔案員”隊(duì)伍抓起

檔案管理制度體系得到切實(shí)落實(shí)，檔案管理人員作為執(zhí)行者具有關(guān)鍵性作用，檔案管理人員應(yīng)在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環(huán)節(jié)認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)管理制度。同時，要精通檔案專業(yè)知識，提高檔案管理的準(zhǔn)確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)掌握新知識、技術(shù)、以提高自身綜合素質(zhì)。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認(rèn)真查驗(yàn)和及時收集，對發(fā)現(xiàn)的檔案信息源認(rèn)真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進(jìn)行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

3.個人數(shù)字檔案館集成服務(wù)模式

個人數(shù)字檔案館可以按照檔案信息需求用戶的不同需求，為其提供具有個性化特征和集成服務(wù)，有效提升了檔案信息的服務(wù)與管理水平，個人數(shù)字檔案館出現(xiàn)可有效促進(jìn)公共數(shù)字檔案館服務(wù)水平的提升，使其服務(wù)更加具有個性化。個人數(shù)字檔案館的含義是：第一，檔案管理部門為需要檔案信息的用戶創(chuàng)造個性化平臺；第二，依靠個人計(jì)算機(jī)，建立數(shù)字檔案信息庫，有利于個人用戶及時得到檔案信息。依靠檔案館建立的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源聯(lián)系在一起，共同組成了個人數(shù)字檔案館。

個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)作為一個檔案信息資源的管理門戶系統(tǒng)，基于用戶需求這個中心，將具備個性化的檔案信息展現(xiàn)在用戶面前，主要內(nèi)容有收集檔案信息、組織和查閱等操作，檔案用戶可在檔案部門網(wǎng)站中的數(shù)字資源當(dāng)中，查找到適合本人需要的信息，并將其納入到個人數(shù)字檔案館當(dāng)中。在有信息需求時，只需訪問屬于自己的個人數(shù)字檔案館，即可獲取所需信息內(nèi)容。構(gòu)建個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)的目的，就是為用戶提供建立個人所需要的檔案信息資源管理系統(tǒng)的條件，由用戶自己組織所需要的檔案信息資源。該系統(tǒng)可通過對智能代理、個性化定制、信息傳輸?shù)认冗M(jìn)信息管理技術(shù)的集成，為檔案信息用戶提供具有個性化特點(diǎn)的服務(wù)技術(shù)，使檔案信息用戶的各種需求得到滿足，以此體現(xiàn)了檔案信息服務(wù)為廣大用戶服務(wù)的特點(diǎn)。

個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)建立的第一步是由管理人員肥其管理的數(shù)字檔案信息資源以主題分類或資源分類為用戶創(chuàng)建檔案信息資源列表，有的系統(tǒng)還能夠把檔案資源列表以專題形式制做成模板；第二步，用戶將獲得屬于自己的登錄帳號，并使用帳號登錄系統(tǒng)，然后在檔案資源列表當(dāng)篩選符合自己需要的檔案信息資源，或?qū)⒂脩舯救司W(wǎng)絡(luò)信息資源納入到加入系統(tǒng)之中，還可通過專題模板，建立起不同類別檔案資源文件夾。

4.檔案信息服務(wù)優(yōu)化策略

4.1 加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站不但可以為檔案部門樹立良好的形象，而且可以幫助檔案管理機(jī)構(gòu)為社會各界人士提供多樣化服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)信息及時提供給廣大用戶。網(wǎng)站建設(shè)首先應(yīng)該明確服務(wù)對象、服務(wù)目標(biāo)和服務(wù)功能。發(fā)達(dá)國家建立的檔案網(wǎng)站主要針對社會公眾，為廣大社會公眾提供服務(wù)。檔案網(wǎng)站對外展示著檔案機(jī)構(gòu)的形象，引導(dǎo)著檔案信息化發(fā)展。檔案信息用戶登陸網(wǎng)站后，不但可以及時得到檔案信息而且可以明確檔案部門的本身職能，依此滿足用戶的實(shí)際需求。因此，網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)突出網(wǎng)站功能建設(shè)。

4.2 個性化信息服務(wù)

個性化檔案信息服務(wù)與傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)不同，主要是根據(jù)用戶的需求提供信息，以達(dá)到用戶的滿意為最高標(biāo)準(zhǔn)。個性化檔案信息服務(wù)應(yīng)該根據(jù)不同用戶需求的特點(diǎn)、行為、心理、習(xí)慣，將各種具有個性化的針對性的信息展現(xiàn)在用戶面前，使各種各樣的用戶都能得到自己需要的檔案信息。改變傳統(tǒng)用戶找信息和為信息找人的局面。首先，根據(jù)不同用戶的需求行為和需求習(xí)慣，設(shè)計(jì)個性化和服務(wù)功能。其次，創(chuàng)建帶有個性化的檔案信息管理環(huán)境，提供信息資源的組織和整合功能，使用戶享受適合自己習(xí)慣的檔案信息服務(wù)。再次，針對當(dāng)前社會上存在的豐富信息，根據(jù)不同用戶的要求進(jìn)行收集，也可以預(yù)測不同用戶的信息需求方向，從而有針對性的收集信息。最后，利用個性化手段提供信息。

4.3 加快檔案信息資源開發(fā)

檔案是社會活動的歷史記憶，對社會各行業(yè)以及公眾來說都是極具價值的的資源，我國海量的檔案資源具有極大的開發(fā)利用價值。開發(fā)檔案信息資源，即是通過滿足用戶對檔案信息的需求，把其中有價值的資源進(jìn)行發(fā)掘，構(gòu)建起以用戶為中心的信息資源管理系統(tǒng)，更好地滿足用戶對檔案信息的需求。

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責(zé)組成，其中檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是整個體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責(zé)是落實(shí)“檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。

[1]楊力，姚樂野.基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊.2010(01)

[2]蔡娜，袁田.基于知識管理的數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館比較研究及啟示[J].檔案學(xué)通訊.2010(02)