徐春俠

（黑龍江省泰來縣學(xué)生資助管理中心 黑龍江 泰來 162400）

建立與完善困難學(xué)生資助檔案相關(guān)問題分析

徐春俠

（黑龍江省泰來縣學(xué)生資助管理中心 黑龍江 泰來 162400）

困難學(xué)生檔案對評定貧困學(xué)生具有重要的參考意義。其也是助學(xué)貸款、困難學(xué)生補助等學(xué)生困難對象確立的重要依據(jù)。因此，要重視對困難學(xué)生資助檔案的建立和完善。隨著我國各院校的不斷增多，求學(xué)的學(xué)生人數(shù)也在不斷增加，其中困難學(xué)生的人數(shù)也相應(yīng)的在增加，就如今的狀況來說，如何建立和完善困難學(xué)生資助檔案，是目前檔案管理者急需解決的問題。本文就建立與完善困難學(xué)生資助檔案的相關(guān)問題進行了簡要的分析，僅供參考。

建立；完善；困難學(xué)生資助檔案；問題分析

困難學(xué)生檔案是學(xué)校評定學(xué)生是否有資格擁有助學(xué)金、助學(xué)貸款以及困難補助的重要參考依據(jù)。在困難學(xué)生資助檔案中，主要包括困難學(xué)生的家庭收入情況、申請資料以及班級班主任的困難申請報告等資料，這些資料就是對學(xué)生困難程度評定的最主要依據(jù)。而就目前我國學(xué)校困難學(xué)生逐年增多的狀況下，如何建立和完善困難學(xué)生資助檔案，是現(xiàn)今檔案管理工作者急需探討的問題。

一、困難學(xué)生資助檔案的內(nèi)容分析

（一）困難學(xué)生的個人情況

在困難學(xué)生資助檔案中，包括對困難學(xué)生個人情況的介紹，在對困難學(xué)生個人情況的介紹中，主要針對學(xué)生的基本信息進行了記錄，其中包括對困難學(xué)生的家庭困難程度、困難學(xué)生家庭收入情況、身體狀況以及家庭成員的勞動能力等。這些資料都是證明學(xué)生是否困難以及困難程度的重要證明資料。

（二）申請審批資料

在申請審批資料中，對困難學(xué)生的家庭經(jīng)濟情況進行了詳細的描述，在這些資料中，主要的資料為困難證明材料、公示情況以及民主評議材料等。

（三）困難學(xué)生獲資助情況

一般而言，困難學(xué)生資助檔案管理人員要定期對困難學(xué)生的資助材料進行有效的收集，這樣可以確保困難學(xué)生檔案資料的全面性，方便日后對困難學(xué)生的評定，值得注意的是，在進行檔案資料的收集時，一定要全面、及時、有效的收集困難學(xué)生的資料，避免出現(xiàn)遺漏或者是錯漏的現(xiàn)象。對于所收集的困難學(xué)生資助材料要做到全面的了解，并按照困難學(xué)生獲得資助的情況對檔案資料進行分類保管，這樣方便利用。而根據(jù)所和收集到的困難學(xué)生資助情況來對資助資金進行合理的分配，這樣能夠有效避免出現(xiàn)資助資金重復(fù)、錯漏或者是空白的問題。

（四）困難學(xué)生個人的成長經(jīng)歷

在困難學(xué)生資助檔案中，還包含有困難學(xué)生個人的成長經(jīng)歷，一般而言，在困難學(xué)生的成長經(jīng)歷中主要對學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況以及成績優(yōu)異度進行了記錄，同時也記錄了學(xué)生的參賽證書以及在社會中參加的實踐活動證明，這些資料是對苦難學(xué)生進行資助資金發(fā)放多少的重要憑證，以及困難學(xué)生是否有資格獲取資助資金的依據(jù)。

二、困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略

（一）棄偽存真，明確困難學(xué)生資助檔案材料的應(yīng)用價值

在對困難學(xué)生資格進行審核的過程中，要注意對困難學(xué)生證明材料的真實性進行有效的辨認，盡可能的保證學(xué)生困難證明材料的真實和有效。如果在檢驗的過程中，發(fā)現(xiàn)困難學(xué)生證明材料有偽造的成分，就需要對這些材料進行駁回處理，如果這些失真的證明材料進入到困難學(xué)生資助檔案中，將會嚴重影響到資助資金發(fā)放的公平性和公正性，使得很多的真正困難學(xué)生無法獲取到應(yīng)有的資金資助，這樣就會給困難學(xué)生資助檔案管理工作帶來極其嚴重的負面影響。要及時、有效的對困難學(xué)生的家庭情況資料、困難學(xué)生的個人情況資料以及各種證明材料進行全面的收集，對困難學(xué)生的家庭變動情況也要做到充分的了解，對困難學(xué)生資助檔案進行隨時補充和更新，從而保障困難學(xué)生資助評定工作的公正性和公平性。

（二）遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

如今的社會已經(jīng)進入到電子的時代，隨著計算機的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理工作中逐漸將數(shù)字化信息技術(shù)引用到檔案管理中，而信息化的應(yīng)用使得困難學(xué)生檔案的載體出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，與現(xiàn)代社會的發(fā)展要求相適應(yīng)。隨著信息化的不斷發(fā)展，電子檔案作為一種新型的載體在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。電子檔案是一種較為靈活的載體，其在使用和管理中能夠發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，其在應(yīng)用中最大的特點就是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動處理的特殊性，對學(xué)生信息的更改變動處理靈活方便，對學(xué)生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

（三）及時整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息資料

在家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理的過程中，要及時對檔案信息進行分類管理。比如，家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生家庭信息材料，在管理過程中，對這些證明材料進行分類。

（四）遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

學(xué)生資助檔案工作者要加強理論學(xué)習(xí)，傾心鉆研業(yè)務(wù)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，將家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范，使家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑，管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案，可以對學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，有針對性地管理好、用好各級各類學(xué)生資助資金，使有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。一方面，應(yīng)配備具有檔案管理知識及認真負責(zé)態(tài)度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面，應(yīng)形成良好的制度環(huán)境，保證相應(yīng)的設(shè)備和資金，促進經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，困難學(xué)生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案又是資助中心開展家庭經(jīng)濟困難學(xué)生資助工作的重要依據(jù)?；诖?，做好資助中心困難學(xué)生資助檔案管理工作是關(guān)系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作，同時也是關(guān)系著國家、社會和諧與安定的大事。

[1]李筱，張詠梅，任遠.高校家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀分析及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（07）.

[2]陳曉疆.對完善高校經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理的思考[J].管理觀察，2010（11）．

[3]曾建榮.論學(xué)生資助項目檔案管理的現(xiàn)狀與策略[J].教育界，2011（23）.