魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動化管理系統(tǒng)流程探究

魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動化管理系統(tǒng)使用計算機(jī)等自動化設(shè)備代替一部分傳統(tǒng)的手工操作環(huán)節(jié)，能提高文書檔案管理的質(zhì)量和工作效率。一個完整的文書檔案自動化管理系統(tǒng)是由文書檔案的前處理、錄入與存儲、加工、檢索及輸出利用等環(huán)節(jié)所組成的。

文書檔案；自動化管理系統(tǒng)；流程

一、文書檔案數(shù)據(jù)錄入和存儲

文檔是表示在目的、形式和內(nèi)容中彼此相同的信息項的集合。由于文檔是存儲在外儲介質(zhì)上，所以，通?？砂汛鎯ξ臋n的磁帶、磁盤、紙帶等數(shù)據(jù)記錄媒體也稱為文檔。文件檔案數(shù)據(jù)文檔主要有以下幾種組織方法：

（一）順序文檔

即文檔記錄的邏輯順序與物理順序相—致，按照關(guān)鍵字的順序來組織數(shù)據(jù)。順序文檔是所有文檔中結(jié)構(gòu)最簡單的文檔，它實現(xiàn)起來簡便容易，各個記錄之間不需要附加信息，存儲效率高。在文書檔案自動化管理系統(tǒng)中，記錄數(shù)據(jù)的主文檔大多采用以磁帶為載體的順序文檔。這種磁帶順序文檔適合于對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行成批處理。但是由于順序文檔的插入、修改和刪除數(shù)據(jù)的操作較復(fù)雜，不便于隨機(jī)性查找。所以，它只適用于交換機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)或制作備份。

（二）鏈?zhǔn)轿臋n

鏈?zhǔn)轿臋n的記錄中除了記錄之外，還帶有指針，指向下一個記錄的地址，而且記錄之間的物理順序和邏輯順序不—致。它一般存儲在隨機(jī)存儲設(shè)備上，如磁盤。與順序文檔相比，用鏈?zhǔn)轿臋n來存儲文件檔案數(shù)據(jù)，具有查找速度快、增刪改數(shù)據(jù)較方便等優(yōu)點，是比較理想的存儲結(jié)構(gòu)。但鏈?zhǔn)轿臋n也有缺陷；每個記錄總要增加指針信息，這樣就占用了一定的存儲空間。一般來說，需經(jīng)常調(diào)用的文件，正在加工處理的中小型文件以及檔案文檔，應(yīng)該采用以磁盤為介質(zhì)的鏈?zhǔn)轿臋n。

（三）索引文檔

索引文檔由數(shù)據(jù)文件本身和索引表兩部分構(gòu)成。索引表上列出了記錄的關(guān)鍵字和地址的對應(yīng)關(guān)系。為了查找迅速，在大型文檔組織中還應(yīng)建立二級索引及多級索引。索引文檔又分索引順序文檔和索引非順序文檔兩類。索引文檔必須存儲在隨機(jī)存儲介質(zhì)上，如磁盤。若文件檔案的數(shù)據(jù)量大，而且要求查找迅速，則應(yīng)在確定文件檔案存儲方核對優(yōu)先考慮采用索引文檔。

二、文書檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

文書檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是為了更有效地利用錄入存儲的文書檔案數(shù)據(jù)而在文檔的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。一個數(shù)據(jù)庫中往往含有一個或幾個文檔，各個文檔之間相互聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫仍通過文檔來組織、管理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫不同于文檔，其根本區(qū)別在于數(shù)據(jù)庫能表示出數(shù)據(jù)的自然聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)具有共享性、最小冗余度和獨(dú)立性，而且實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和控制。在這個意義上，可以說數(shù)據(jù)庫是用戶共享、具有較高的與程序獨(dú)立的和有最小冗余度的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)除了硬件設(shè)備和數(shù)據(jù)庫管理人員之外，主要是由數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)構(gòu)成的。其中數(shù)據(jù)庫是存儲在—定存儲介質(zhì)上的，整個自動化管理系統(tǒng)的集合數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是建立、管理、維護(hù)數(shù)據(jù)庫的工具。文書檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲全部文件、檔案的檢索項目和主題詞表等所有與整個系統(tǒng)工作有關(guān)的數(shù)據(jù)。文書檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的錄入存儲是通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行的。

三、文書檔案檢索和輸出

建立文書檔案自動化管理系統(tǒng)的目的就是使文書檔案可以自動檢索和輸出，以供人們利用，提高辦公效率。而檢索和輸出的效率和質(zhì)量則是撿驗文書檔案自動化管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵。所謂自動化檢索和輸出，就是按照一定的要求，從—定的介質(zhì)上把存儲數(shù)據(jù)庫和文檔中的數(shù)據(jù)很快查找并且輸出的過程。其工作流程如下：

用戶身份驗證-輸入檢索條件-條件校檢-自動檢索-命中文件檔案輸出

（一）用戶身份驗證

用戶身份驗證是為保證文件、檔案數(shù)據(jù)的安全，對檢索文件、檔案的用戶進(jìn)行的檢驗。當(dāng)用戶身份檢驗合格后，才允許對文件、檔案進(jìn)行檢索。否則不允許進(jìn)行檢索，并且還要通過保密記錄，記錄身份不符合有關(guān)要求的檢索者的有關(guān)信息。用戶身份驗證是文書檔案自動化管理系統(tǒng)中的安全保密措施，主要由檢索系統(tǒng)中的保密程序來完成。

（二）條件校驗

條件校檢是對輸入的檢索條件進(jìn)行檢驗的過程。由于檢索條件目前都是由檢索系統(tǒng)的管理人員或用戶編制的，容易出現(xiàn)錯誤。若將這些有錯誤的檢索條件不加選擇地送入檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索，在經(jīng)過一系列運(yùn)算處理后才發(fā)現(xiàn)錯誤，就會造成很大的浪費(fèi)。而通過校檢則可以避免這種情況，系統(tǒng)只將正確的檢索條件送入檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索，對錯誤的檢索條件則退回給用戶，由用戶對檢索條件進(jìn)行更正后再重新輸入。

（三）自動檢索

自動檢索是指出計算機(jī)將輸入的檢索條件與存儲在一定介質(zhì)上的文檔和數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，找出與檢索條件相符合的文件、檔案的有關(guān)信息。

（四）命中文件檔案輸出

命中文件檔案輸出是整個檢索輸出中的最后一個環(huán)節(jié)，是指檢索系統(tǒng)把與檢索條件相符合的文件、檔案信息以一定的格式和方式輸出給用戶的過程。檢索輸出的內(nèi)容因不同用戶的不同目的和要求而各不相同。若檢索的目的是編制人名索引或某個專題目錄，那么輸出的結(jié)果是索引表或?qū)ｎ}月目錄，若是直接檢索某一符合條件的文件、檔案，輸出的則是這個文件、檔案的條目。輸出方式常用的有屏幕顯示和打字機(jī)打印輸出兩種，前者是暫時性的輸出。只是將信息顯示在計算機(jī)屏幕上，不能保存下來：后者是將檢索的結(jié)果打印在紙上，變成文字信息。文書檔案自動化管理系統(tǒng)通常有多種字體和多種格式的輸出，如不同的字體的文字輸出、標(biāo)簽輸出、表格輸出等。文書檔案自動化管理系統(tǒng)中的檢索系統(tǒng)輸出的內(nèi)容越多、形式越靈活，這個自動化管理系統(tǒng)的功能就越強(qiáng)。而文書檔案自動化檢索的優(yōu)越性也正是在于能以多種格式、多種形式快速、靈活多變地輸出信息。

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