俞四維

（上海理工大學 上海 200093）

提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑探討

俞四維

（上海理工大學 上海 200093）

檔案是各種社會活動的基礎，對任何一個組織、企業(yè)、國家，乃至是整個社會都是極其重要的。而新時代帶來的信息化改革和科技發(fā)展，都對辦公室檔案管理提出了新的要求，辦公室檔案管理也應加快發(fā)展，與時代步伐同步。基于此，本文探討了提高辦公室檔案管理水平的有效路徑。

辦公室檔案管理；科學化；路徑

前言

檔案包括實體檔案與電子檔案兩個組成部分，檔案管理實際上就是對檔案進行管理與利用，從而對用戶的檔案查詢需求進行更好的滿足，為用戶工作、生活或?qū)W習任務的完成奠定基礎。近年來，我國在檔案管理技術上取得了很大的進步，但是隨著社會的發(fā)展和進步，人們對于電子檔案的使用增多讓檔案管理工作變得愈加復雜和繁瑣。當前，實現(xiàn)檔案管理科學會水平的提高已經(jīng)成為了研究的重點課題。

一、實現(xiàn)辦公室檔案管理科學化水平提高的必要性

（一）辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀及相關問題

首先是目前我國更加通用的還是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案存在丟失、浸濕、燒毀、破碎的風險，一旦檔案被破壞，相應的信息也會丟失，對于個人來說，會影響到前途，對于企業(yè)來說，會造成不可逆的重大經(jīng)濟損失，對于一個國家來說，會嚴重影響到國家各項工作的開展和進行。其次，對于檔案的利用和開發(fā)還不夠。檔案管理過程中存在工作人員用的還是傳統(tǒng)的檔案管理方法，這樣的管理方法只局限于對檔案的保存，很多檔案變成了死檔案，死資源，檔案管理應當借著信息化改革的東風，讓死檔案，死資源變活，為人所用[1]。

（二）提高辦公室檔案管理科學化水平的重要意義。

檔案對個人來說和自己前途命運息息相關；而對于一個國家來說，則是社會文化，經(jīng)濟，政治建設的基礎和保障。所以，辦公室檔案管理工作能否順利進行具有重要意義。而提高辦公室檔案管理科學化，也是這個新時代所提出的新要求，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設的重要措施。

二、實現(xiàn)辦公室檔案管理科學化水平提高的路徑

（一）實現(xiàn)辦公室傳統(tǒng)檔案管理理念的改革

實現(xiàn)辦公室傳統(tǒng)檔案管理理念的改革是提高檔案管理科學會水平的首要任務。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理理念存在很多落后甚至是錯誤的觀點，它們與現(xiàn)代的需求已經(jīng)不相符合。在辦公室檔案管理發(fā)展的過程中，要重視檔案管理科學水平的提高，樹立正確的、先進的、科學的辦公室檔案管理理念，為檔案管理科學化水平的提高奠定理論基礎，促進辦公室檔案科學化管理走上正確的軌道。由于檔案工作主要是由人來完成的，人的主觀意識，對于從根本上提高辦公室檔案管理科學化水平起到了決定性的作用。同時對辦公室檔案室的資金投人和軟件、硬件等方面也有更高的要求，例如通過計算機技術、網(wǎng)絡技術等先進的信息技術實現(xiàn)檔案管理的科學化；通過先進的檔案信息管理措施，促進辦公室檔案管理科學化水平的提高[2]。

（二）實行電子化與紙質(zhì)化檔案管理相結合

目前來講，辦公室檔案管理還是以紙質(zhì)檔案為主。但是隨著技術的不斷進步，電子檔案也越來越多為人們所接受。由于電子檔案使用頻率的增加，對電子檔案室與計算機檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，需要實現(xiàn)兩者的建立與完善，提升檔案查閱、共享的效率。同時，由于網(wǎng)絡安全等各種因素，各單位還需要對電子檔案的安全問題提高警惕。首先，要對電子信息檔案進行保存與備份工作，防止電子信息檔案出現(xiàn)殘缺或者丟失的情況；其次，通過計算機殺毒軟件對電腦進行定期的清理，防止隱形病毒對于電子檔案信息的侵入導致文件丟失。

（三）實現(xiàn)檔案管理科學化

在辦公室電子檔案管理工作中，工作人員是整個管理的主體，發(fā)揮著非常重要的作用。因此，檔案管理工作人員的素質(zhì)在一定程度上決定著檔案管理工作開展的有效性。檔案管理工作素質(zhì)不相同導致檔案管理工作的質(zhì)量也不同。隨著辦公室檔案數(shù)量增多與管理要求的增加，檔案管理工作變得更加的繁雜，在一定程度上加大了檔案管理工作人員的工作壓力。而檔案管理的科學化又對檔案管理工作人員提出了新的要求，甚至于說是一種越來越大的挑戰(zhàn)。所以加強對的培訓刻不容緩。在對檔案管理工作人員進行培訓的過程中，一方面要注重檔案管理專業(yè)理論知識的培訓，另一方面要注重檔案管理宮中諾人員職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)的培訓。檔案管理工作人員不僅要對檔案自動化管理技術進行掌握，同時也需要有高度的責任感和創(chuàng)新能力，這樣，才能為國家和人民更好地提供服務。

（四）實現(xiàn)檔案管理科學化需要依法規(guī)范檔案管理

辦公室檔案管理是一項復雜系統(tǒng)的工作，需要由專門的管理機構與管理人員負責。在實現(xiàn)辦公室檔案管理科學會水平提高的過程中，要注重檔案管理制度的建立健全。因此，檔案管理機構應該依據(jù)實際情況制定合理的檔案管理制度，為檔案管理提供依據(jù)，提高檔案的收集、歸檔、存放及查閱等流程的規(guī)范性，使辦公室檔案管理工作真正實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化與規(guī)范化的現(xiàn)代化管理水平[3]。

三、結論

綜上所述，在現(xiàn)如今科學技術高度發(fā)達的狀態(tài)下，檔案管理工作的水平也得到了進一步的提升。隨著現(xiàn)代化的不斷進步和科技的不斷發(fā)展，對于辦公室檔案管理工作的要求也越來越高，辦公室檔案管理科學化水平的提升是響應檔案管理工作與時代進步的必然，同時也是社會進步和發(fā)展的必經(jīng)之路。

[2]鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營管理者,2014,9（26）:298.

[1]張莉莉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇 [J].黑江史志,2014,9（17）:23.

[3]李文娟.提高檔案管理科學化水平的路徑探討[J].經(jīng)營管理者,2015,2（4):313.

俞四維（1981年1月25日-），性別：女，民族：漢，籍貫：江蘇儀征。上海理工大學碩士研究生，研究方向：醫(yī)療器械。