劉丹

黑龍江省寧安市人民政府房地產(chǎn)管理處

淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案

劉丹

黑龍江省寧安市人民政府房地產(chǎn)管理處

檔案是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，需要依據(jù)時(shí)代的變化而變化，在當(dāng)今信息化不斷發(fā)展的時(shí)期，合理的采用信息化手段來對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，可以有效的使得傳統(tǒng)檔案得到更為優(yōu)化的管理，確保傳統(tǒng)檔案能夠得到長久的保存。本文主要就針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理流程的變化進(jìn)行了簡要的分析，并針對(duì)利用信息化手段進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了綜合性的分析，希望通過本文的探究，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的人員提供一定的參考和借鑒。

信息化手段；傳統(tǒng)檔案；管理方式

檔案是社會(huì)各界得以發(fā)展的重要依據(jù)，檔案的管理涉及到社會(huì)的發(fā)展，所有遺留下來的檔案都需要檔案管理部門進(jìn)行合理的管理，以實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用。相關(guān)的部分針對(duì)傳統(tǒng)檔案還采用著傳統(tǒng)的管理方式，這樣的管理方式在一定程度上使得檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案無法得到高效的保存。而隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，合理的應(yīng)用信息化手段來對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施有效的管理，不僅能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，還能夠使得檔案損失降到最低，最終可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效保存。

1、變更管理流程的必要價(jià)值

傳統(tǒng)檔案通常是以紙質(zhì)檔案的形式存在，在對(duì)這種紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的過程中，需要做好相應(yīng)的整理工作和收集工作，針對(duì)檔案要按照次序進(jìn)行排列，并合理對(duì)檔案進(jìn)行排查，充分的利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的凸顯。傳統(tǒng)檔案都采用的是手動(dòng)管理，這樣的手動(dòng)管理不僅耗費(fèi)較大的人力資源，而且在服務(wù)量上也較大。加上檢索程序的落后，在檢查方法上應(yīng)用不得當(dāng)，使得傳統(tǒng)檔案的管理存在很多的問題，這些問題的存在，使得傳統(tǒng)檔案無法進(jìn)行高效的傳送，無法實(shí)現(xiàn)共享，針對(duì)傳統(tǒng)檔案的開發(fā)和利用力度不足。

從上述的觀點(diǎn)就可以說明，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)的管理模式，無法使得檔案管理工作效率得到有效的提升，因此，就需要依據(jù)現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展要求，來對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，而現(xiàn)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，借助信息化手段來對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，可以起到如下幾種作用。

1.1日常調(diào)閱頻率更高。信息化的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，隨時(shí)產(chǎn)生的市場(chǎng)競(jìng)爭也變得更為激烈。因此，相關(guān)部門對(duì)于日常信息的查驗(yàn)量也開始不斷增多，最后出現(xiàn)了信息變更速率被提快、決策時(shí)段被縮減的局面。針對(duì)于這一現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員在進(jìn)行檔案查驗(yàn)時(shí)必須調(diào)用有關(guān)聯(lián)的一切材料，才可做出決策，以便全面解析。

1.2 留存的總份數(shù)更多。伴隨微機(jī)的普及，辦公凸顯了自動(dòng)化這一總傾向。從目前情況來看，手寫的文件被縮減，更多份數(shù)的文檔都要經(jīng)由打印才可制備出來。有序留存文檔、調(diào)用這類文檔，成為了工作之中隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)的難題。電子類的、紙質(zhì)類文檔顯出了并存的態(tài)勢(shì)，電子文檔占比明顯提升。

1.3 變更紙質(zhì)文件。歸檔留存下來的舊式文件，多屬于寫的某一規(guī)劃、總結(jié)類的、實(shí)施查驗(yàn)類的文件。此外，紅頭文件也應(yīng)被慎重留存。現(xiàn)今時(shí)段內(nèi)的科學(xué)管理，要預(yù)設(shè)最為縝密的搜集流程、數(shù)據(jù)管控流程。決策被規(guī)范化，固有的歸檔文件數(shù)目遞增。在客觀形勢(shì)下，需要加強(qiáng)信息管理。

1.4 創(chuàng)設(shè)電子文檔。電子文件被留存至某一數(shù)字設(shè)備，設(shè)定數(shù)碼形式。儲(chǔ)存的形式，既可以是光盤也可以是磁帶。借助于微機(jī)，相關(guān)的數(shù)據(jù)均可被查驗(yàn)和使用，同時(shí)還能在網(wǎng)絡(luò)路徑下進(jìn)行資源的共享，為后期相關(guān)工作的開展提供便利。從本質(zhì)上看，電子文檔獨(dú)有的特性如下：經(jīng)由微機(jī)生成，設(shè)置二進(jìn)制特有的代碼，用代碼去表達(dá)，叫做數(shù)字文件。這種情形下，電子文件被區(qū)分于平日常見的多類文件。

電子文檔也被劃歸為文件，有著文件特性。從這一視角看，電子文件及舊式常用文件有著近似點(diǎn)。電子文檔整合了新穎的數(shù)字特性及傳統(tǒng)路徑下的文件特性，兩類特性融合，它含有新時(shí)期的信息特性。借助于計(jì)算機(jī)，電子文檔成為數(shù)字化文檔，借助于通信路徑、遠(yuǎn)程傳遞，來達(dá)到信息共享的目的。當(dāng)然還有一點(diǎn)需要注意，即電子文檔被設(shè)定成直觀特性的代碼，記錄于載體上，必須經(jīng)由相關(guān)設(shè)備才可讀取。

各類檔案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特異性，在保存時(shí)間等方面也都會(huì)有所差別。因此，針對(duì)檔案保真、私密信息保留、日常的讀取等，都要擬定規(guī)程。當(dāng)然，對(duì)于一些需要進(jìn)行長久保存的檔案，由于中間間隔時(shí)間較長，后期信息能否被完整讀取，也是一大難題。

2、運(yùn)用信息技術(shù)管理的側(cè)重點(diǎn)

2.1 擬定清晰詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。信息檔案一旦缺失統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，那么其數(shù)值格式及更大范疇的體系架構(gòu)都會(huì)出現(xiàn)偏差，造成異構(gòu)狀態(tài)。例如，某些軟件沒能被通用、適用范疇并非很廣；微機(jī)附帶著的數(shù)碼相機(jī)、掃描設(shè)備自帶的型號(hào)都有著差異，層級(jí)水準(zhǔn)也有差異，很難劃歸到同一硬件范疇。還有一種情況，就是分類留存的檔案沒能擬定明晰的編碼。想要有效解決以上問題，就必須有相同的標(biāo)準(zhǔn)，來保證信息方面的互通性。

2.2 接納新穎手段。在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，各種檔案管理技術(shù)手段也逐漸的得到了創(chuàng)新和改進(jìn)，在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理的過程中，合理的應(yīng)用一些新型的管理技術(shù)，如信息化手段等，根據(jù)這種手段來對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中的各項(xiàng)功能進(jìn)行合理的改善，并規(guī)范傳統(tǒng)檔案管理的操作流程，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行加密處理，加大接受的力度，根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)際發(fā)展需求來對(duì)各種新穎的手段進(jìn)行接納和應(yīng)用，從而使得傳統(tǒng)檔案管理的效率可以得到有效的提升。

2.3 搭配必要的硬件。各類檔案的管理，其目的是實(shí)現(xiàn)日常信息的共享以及調(diào)用。因此，對(duì)于檔案配套管理環(huán)境的要求就更為嚴(yán)格。根據(jù)管理對(duì)象的不同，建立起來的環(huán)境可以分為內(nèi)、外網(wǎng)兩種類別。很顯然，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否良好與其配套設(shè)施有直接的作用，所以必須借助物理隔離，細(xì)分獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化日常范疇的網(wǎng)絡(luò)管控，保證初始開發(fā)流程的適宜性。

增設(shè)配套硬件，是信息化依托的根基。選購硬件時(shí)，要具備前瞻性，而不是一味的進(jìn)行投入。充分運(yùn)用金額，選購最適宜的配套硬件。便利日常情形下的網(wǎng)內(nèi)檢索，多層分享及交流。優(yōu)化調(diào)配資源，提升綜合管理的成效。

3、結(jié)語

通過本文的探究可以充分的了解到，傳統(tǒng)檔案均是以紙質(zhì)檔案的形式存在，這樣的檔案很容易因?yàn)楦鞣N因素的影響而出現(xiàn)破損的問題，而且這樣的檔案在保存的時(shí)候，所占據(jù)的空間相對(duì)較大。而利用信息化手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段，利用計(jì)算機(jī)來對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理和保存，不僅能夠有效的縮減檔案存儲(chǔ)的空間，而且也可以使得其免受一些因素的影響，保障了其完整性。將傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)在磁盤中，能夠方便對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)查找。在數(shù)字化設(shè)備的支持下，能夠使得傳統(tǒng)檔案被有效的分類。從而本文的分析中就可以看出，信息化手段的應(yīng)用，使得相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度降低，從而進(jìn)一步的推動(dòng)了傳統(tǒng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

[1]嚴(yán)銳.淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：157-158.

[2]楊帆，謝欣，蘭天.淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案[J].機(jī)電兵船檔案，2011（6）：52-53.

[3]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].科技風(fēng).2010(24)

[4]馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].山東教育學(xué)院學(xué)報(bào).2008(04)