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醫(yī)院檔案信息化管理利弊分析

王鳳芝

哈爾濱市第一專科醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150056

[摘要]計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案信息化管理有效的提高了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，確保了醫(yī)院檔案管理工作效率提升，為醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了醫(yī)院檔案信息化管理中的利弊，并進(jìn)一步對(duì)加快推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案管理；信息化；問(wèn)題；優(yōu)勢(shì)；途徑

一、醫(yī)院檔案信息化管理的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)

在當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，更重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，對(duì)于檔案信息化管理缺乏重視，覺(jué)得檔案對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展起不到有效的作用，可有可無(wú)，將檔案管理工作簡(jiǎn)單的認(rèn)定為保管工作。這就導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作信息化意識(shí)不強(qiáng)，檔案存在丟失及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（二）管理制度不健全

在當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，沒(méi)有完善的信息整合制度，在檔案信息收集工作中存在效率低的問(wèn)題，而且信息資源缺乏整體性和系統(tǒng)性。一些重要檔案文件材料由于得不到有效的重視，從而存在丟失及毀損的問(wèn)題，同時(shí)檔案信息化管理與醫(yī)院管理工作存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，檔案信息的重要性無(wú)法有效的發(fā)揮出來(lái)。

（三）醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用率較低

長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案工作都存在著重管輕用的問(wèn)題，檔案基本處于封閉環(huán)境下進(jìn)行保存和管理，一味的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和管理，而對(duì)檔案信息的利用較為忽視，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案并沒(méi)有醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮其重要價(jià)值。

（四）檔案工作硬件投入不足

在當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，由于經(jīng)費(fèi)缺乏，檔案信息化管理中所需要的設(shè)備及技術(shù)都得不到及時(shí)更新和替換，檔案管理環(huán)境無(wú)法有效的支持檔案的信息化建設(shè)，硬件上投入的不足嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件

醫(yī)院檔案利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)原件進(jìn)行掃描，并對(duì)檔案以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，經(jīng)過(guò)信息化手段處理后，能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原件的保護(hù)，在使用和借閱過(guò)程中不需要再使用紙質(zhì)原件，避免了貴重資料丟失和毀損的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

（二）檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

醫(yī)院檔案管理人員需要及時(shí)對(duì)各類文件進(jìn)行歸檔，在手工操作方式時(shí)，在檔案整理和目錄登記過(guò)程中需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而在檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案管理人員可以從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，檔案經(jīng)過(guò)信息化處理不僅工作效率得以提高，而且在信息有改運(yùn)時(shí)，只需要輸入指令不可以完成整個(gè)系統(tǒng)的調(diào)整，使檔案管理人員工作條件有了較大程度的改善。

（三）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案收集、整理和保管等一系列工作都是為了檔案的有效利用，檔案整合工作也是為了進(jìn)一步對(duì)檔案使用范圍進(jìn)行提高而且在，通過(guò)整合后的檔案具有較好的有效性、共享性和系統(tǒng)性。檔案原件與電子檔案相比，電子檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案原件，而且醫(yī)院各部門及各科室可以在計(jì)算機(jī)上按需對(duì)電子檔案進(jìn)行瀏覽，而且能夠按需要進(jìn)行存取，這不僅有效的提高檔案的利用率，而且對(duì)于檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)起到了極其重要的促進(jìn)作用。

（四）有效的改善了信息需求的管理措施和優(yōu)化配置方法

在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫(kù)房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲(chóng)工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問(wèn)題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)又保障了檔案的安全備份。

三、推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化管理的途徑

（一）確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

目前，雖然檔案管理部門還沒(méi)有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但教育主管部門、各醫(yī)院至少要以超前的戰(zhàn)略眼光，制定本地區(qū)、本部門、本醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)嚴(yán)格要求醫(yī)院各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進(jìn)，共同提高的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新局面。

（二）建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

目前醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)仍處于起步階段，其檔案正在由原來(lái)的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡。教育主管部門或醫(yī)院應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī)，加快醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)好了，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。

（三）努力提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量

檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫(yī)院檔案管理人員需要進(jìn)一步提升自身的檔案服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立良好的服務(wù)理論，對(duì)檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，加快醫(yī)院檔案信息服務(wù)的開(kāi)放度。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門在工作中需要加強(qiáng)與其他部門及科室的溝通和聯(lián)系，建立良好的交流平臺(tái)，進(jìn)一步拓展寬檔案服務(wù)渠道，最大限度的加快對(duì)醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，以便于更好的與現(xiàn)代化醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需求相適應(yīng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理工作中，不僅需要有效的認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化的重要性，而且還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)一步進(jìn)行完善，對(duì)醫(yī)院信息管理設(shè)備進(jìn)行配置，提高檔案服務(wù)的水平。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)工作，確保醫(yī)院檔案信息化的質(zhì)量和效率能夠得以提升，更好的推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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