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文書檔案科學化管理的路徑分析

馬婧如

黑龍江省水文局黑龍江哈爾濱150001

[摘要]檔案作為社會發(fā)展過程中的重要憑證，對社會發(fā)展過程中的各種信息進行記載。特別是文書檔案作為社會發(fā)展的記載器，近年來文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，這為文書檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)，使文書檔案的價值更好的體現(xiàn)出來。文中從文檔一體化、計算機管理及檔案人員綜合素質(zhì)等幾個方面對文書檔案科學化管理進行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；科學化管理；文檔一體化；計算機管理；綜合素質(zhì)

文書檔案記載著社會及各行業(yè)發(fā)展的歷史，在當前科學技術(shù)快速提高的新形勢下，文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，管理模式更具新穎性，這對于文書檔案管理水平的提高起到了積極的意義，有效的確保了文書檔案信息的有效性和準確性，使文書檔案在管理上更具有科學性。

一、文檔一體化的實現(xiàn)

長期以來在我國各行業(yè)發(fā)展過程中，文書處理和檔案管理都處于分離的狀態(tài)，錄屬于不同的部門進行管理。由于文書處理和檔案管理工作由不同的部分及不同的工作者負責，這就使其在具體管理工作中不僅易出現(xiàn)錯誤，而且管理程序也會更加復雜化，從而對文書檔案的管理效率帶來較大的影響，使檔案的信息服務(wù)功能受到較大的制約。在這種情況下，文檔一體化管理模式成為解決文書檔案管理問題的重要途徑，在文檔一體化管理模式中，其是將文件處理及檔案管理統(tǒng)一為一個有機的整體進行管理，有效的確保了文書檔案處理的科學性。

在文檔一體化實現(xiàn)后，文檔一體化管理工作中文書處理工作的質(zhì)量變得越發(fā)重要，其會對文書檔案管理的有效性和準確性帶來較大的影響，這也使文檔一體化的實施有效的提高了文書檔案科學化管理水平。在文檔一體化實施過程中，需要以公文處理的規(guī)范化作為基礎(chǔ)，提前對文書檔案進行有效控制，從而確保文書檔案的價值能夠更好的體現(xiàn)出來，使文書檔案的效果真正的發(fā)揮出來。

二、基于計算機的文書檔案管理

近年來，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始在各行各業(yè)中進行廣泛應(yīng)用，這為檔案管理工作提供了更多的便利。檔案從手工管理模式開始向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，同時檔案的儲存方式也發(fā)生了較大的變化，檔案的載體也從紙質(zhì)形式開始向電子形式轉(zhuǎn)變。在當前方書檔案管理工作中，其歸檔及整理工作都是由計算機來完成，這不僅有效的降低了文書檔案管理人員的勞動強度，而且對文書檔案管理效率的提升也起到了積極的作用。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，當檔案歸檔后再想對文件進行篡改，則需要將裝卷的文書檔案進行拆裝，存在著人力、物力和財務(wù)的浪費，而利用計算機來對文書檔案進行管理時，對文件的修改變得更容易，只需要通過計算機來將所需要修改的文件調(diào)取出來即可完成修改工作。利用計算梵來對文書檔案進行管理時，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，可以快速實現(xiàn)文書檔案的檢索，有效的提高了文書檔案的查準率，而且有效的解決了文檔分離的問題，實現(xiàn)了文書檔案管理的科學化。

（一)電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄.動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用.同時電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人.數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。

（二)電子檔案的存儲與備份

電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應(yīng)具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據(jù)實際建設(shè)從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障。應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統(tǒng)。

三、文檔檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的提升

（一)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

近年來在社會快速發(fā)展過程中，文書檔案數(shù)量越來越多，這給文書檔案管理人員的工作帶來了較大的難度。文書檔案工作人員長期與檔案打交道，工作枯燥乏味，工作較為沉悶，再加之各行業(yè)對檔案管理工作重視度不夠，這也使文書檔案管理人員在工作中缺乏活力，對工作積極性不高，在對信息進行記錄過程中存在麻痹大意的思想，影響了信息的準確性，并進而對文書檔案信息的質(zhì)量帶來了一定的影響。因此作為一名文書檔案工作者，需要樹立良好的服務(wù)意識，加強自身職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，工作中認真負責，有效的提高文書檔案的準確性。

（二)擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務(wù)對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進的管理技術(shù)進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

四、結(jié)束語

在當前信息化環(huán)境下，為了實現(xiàn)文書檔案科學化管理，則需要充分的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過新穎的管理模式來提高文書檔案管理的水平，使文書檔案管理手段更具先進性，確保文書檔案管理效率及準確性的提升，更好的將文書檔案的信息功能發(fā)揮出來，在社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中更好的發(fā)揮其效能，更好的體現(xiàn)出文書檔案的重要價值。文書檔案科學化管理勢在必行，需要我們加大力度，創(chuàng)造良好的條件，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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