楊揚(yáng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作服務(wù)的一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)，在保障機(jī)關(guān)單位高效、有序的運(yùn)行中，檔案起到了至關(guān)重要的作用。然而，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，檔案管理工作方面存在的問題也逐漸暴露出來且日益嚴(yán)重，如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，已經(jīng)成為擺在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位面前急需解決的突出問題。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

近幾年來，遷安市不斷加強(qiáng)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理工作，印發(fā)各類教材，組織專門培訓(xùn)，加大執(zhí)法檢查力度，檔案管理工作較以前有了很大的進(jìn)步，但在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位中也存在著一些突出問題，歸納起來主要有以下四點(diǎn)。

一是檔案收集不到位，檔案缺失嚴(yán)重。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集過程中，一些單位存在工作人員缺乏檔案歸檔意識，不按照要求劃分歸檔范圍，對日常工作中形成的檔案不注重收集等問題，致使檔案保存不全面。

二是檔案整理不到位，影響檔案保管和利用。在檔案整理的過程中，一些單位出現(xiàn)了或是把活動形成的文書、音像、照片放在一起，或是不按標(biāo)準(zhǔn)分類或者不按保管期限進(jìn)行分類等現(xiàn)象，給后續(xù)工作帶來了諸多不利影響。

三是檔案保管條件不到位，不利于檔案的安全保管。一些單位未按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)有單獨(dú)的檔案室，只是在辦公室或者其他科室的內(nèi)部形成檔案室，造成了對檔案的保管工作十分不利的局面。通過集中檢查發(fā)現(xiàn)，遷安市大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室均不符合機(jī)關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管不利，而且在使用過程中也存在著檔案的丟失和損壞的問題。

四是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不到位，不利于檔案管理。有些單位檔案管理人員政治覺悟底，業(yè)務(wù)水平差，服務(wù)意識淡薄，保密紀(jì)律缺失;有些單位沒有專門的檔案管理人員或是檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業(yè)知識的鉆研。

二、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策和建議

（一）加強(qiáng)檔案收集工作，防止檔案的缺失。檔案具有對機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)、是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料、是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件、是政治工作的必要手段、是宣傳教育的生動素材。檔案收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一環(huán)節(jié)，對其他環(huán)節(jié)影響很大，做好收集工作對整個檔案工作具有十分重要的意義。

1、要增強(qiáng)工作人員的歸檔意識。要使檔案收集完整，光靠行政命令、制度規(guī)定是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際情況，針對歸檔中的種種問題，進(jìn)行歸檔重要性的宣傳，不斷增強(qiáng)和培養(yǎng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識和興趣，使他們準(zhǔn)確掌握歸檔制度、重視歸檔制度并自覺執(zhí)行。

2、要正確劃分檔案的歸檔范圍。在確定檔案的歸檔范圍時，要遵循只要具有一定保存價值的文件都應(yīng)列入歸檔范圍原則，特別是對容易忽視或不易收全的文件材料要引起高度重視。除正式文件外，還包括條例、會議紀(jì)要、計劃、總結(jié)等附件;除經(jīng)過登記的文件外，還包括會議文件、調(diào)查報告、訪問記錄等未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料。對于重復(fù)性、臨時性、事務(wù)性文件，以及其他機(jī)關(guān)僅供參閱、參考、征求意見、不需辦理的文件等不需要?dú)w檔。

3、要注重檔案的形成。檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化來的，文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件，必須已經(jīng)處理完畢，具有一定的查考價值。沒有處理完畢的檔案不予以收集，否則，在日常工作中，頻繁的使用查找，不僅增加檔案部門的工作量，而且也不利于承辦部門辦文。收集要講究方法和技巧，不是所有的文件都進(jìn)行收集，所挑選的文件必須對本單位及社會在當(dāng)前和長遠(yuǎn)的社會發(fā)展中都具有一定的查考價值。

4、要反映本單位的歷史面貌和工作特色。各單位檔案室要采取各種有效措施，保證歸檔文件的系統(tǒng)、完整。收集過程中，要充分突出本單位特色，反映本單位的職能活動和歷史發(fā)展等情況。

5、要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，掌握機(jī)關(guān)活動情況。要充分了解各科室的工作和日常整體活動情況，對需要?dú)w檔的文件材料做到心中有數(shù)，一旦出現(xiàn)歸檔不全的情況，可以及時進(jìn)行追蹤，做到全面準(zhǔn)確的收集。

（二）加強(qiáng)檔案規(guī)范化整理管理，便于保管和利用。檔案的整理工作是管理基礎(chǔ)工作中的重要環(huán)節(jié)。檔案整理過程要按照裝訂-分類-排列-編號-編目-裝盒的工作程序依次進(jìn)行。在整理過程中，不同的載體、不同形式和不同保管期限的檔案，因?yàn)楸９芤蟮牟煌?，要分類整理，分別存放。比如黨的群眾路線教育形成的檔案和民主生活會活動中形成的有照片、視頻、文字材料等檔案，要分門別類的整理存放，不能放在一起進(jìn)行管理。檔案利用原則是要求檔案管理人員能夠及時、準(zhǔn)確的調(diào)出卷來，沒有整理的檔案，是雜亂無章的擺放，沒有固定的位置、系統(tǒng)的目錄及目錄號、案卷號或件號和頁碼，查找起來就非常困難。在利用過程中，要提供系統(tǒng)的檔案材料，利用者才能達(dá)到查檔的目的，而零散的文件材料不但無法反映事情的發(fā)生、發(fā)展及結(jié)果，在查找過程中，難度也非常大。

（三）加強(qiáng)檔案保管工作管理，確保檔案安全。檔案是黨和國家的寶貴財富，需要永久或長期的保存下去。隨著自然界物質(zhì)運(yùn)動的變化，檔案的物質(zhì)材料在不斷地發(fā)生變化，保存的時間畢竟是有限的。根據(jù)檔案的不同制成材料，應(yīng)分別采取相應(yīng)的科學(xué)存放和安全防護(hù)措施，盡量延長檔案的壽命。

1、確保檔案的安全要加強(qiáng)庫房管理工作。庫房內(nèi)要有必要的檔案設(shè)備，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要有一系列的科學(xué)管理方法，并達(dá)到“十防”的標(biāo)準(zhǔn)。要配有專職或兼職的保管人員，經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從事此項(xiàng)工作。

2、確保檔案的安全要注重存放。一般來說，按照檔案的門類、檔案的保管期限結(jié)合檔案產(chǎn)生的時間，進(jìn)行分箱存放，禁止亂堆亂放。

3、確保檔案的安全要注意檔案流動過程中的安全防護(hù)。在機(jī)關(guān)檔案各項(xiàng)管理和利用過程中，要加強(qiáng)檔案的防護(hù)措施，防止檔案在流動過程中丟失和損壞。比如在借閱檔案或因其他原因檔案離庫時，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，堅持必要的借閱手續(xù)，防止檔案丟失，在使用過程中，要輕拿輕放，減少檔案的磨損。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育管理，提高服務(wù)能力。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高底對機(jī)關(guān)檔案工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此，加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，提高其服務(wù)能力至關(guān)重要。

1、提高服務(wù)能力，要有較高政治素質(zhì)。檔案工作是黨和國家各機(jī)關(guān)工作的組成部分，包括大量的機(jī)密文件，需要有較高政治覺悟和較強(qiáng)責(zé)任心的人來擔(dān)任。因此要求檔案管理人員要有堅定正確的政治方向，能夠自覺貫徹執(zhí)行黨的基本路線，有廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)的思想。

2、提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的文化素質(zhì)。檔案工作涉及機(jī)關(guān)工作的方方在面，要求檔案管理人員要從適應(yīng)各方面需要的特點(diǎn)出發(fā)，盡可能的具有較為廣泛的知識。這既是學(xué)習(xí)和掌握檔案專業(yè)理論知識和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行社會交往，更好地做好本職工作的需要。

3、提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能理論知識，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在經(jīng)驗(yàn)中積累知識，能夠適應(yīng)新形勢、新任務(wù)。

4、提高服務(wù)能力，要有較好心理素質(zhì)。檔案工作是繁雜艱苦的工作和室內(nèi)工作性質(zhì)。要注意用適宜的方法增加運(yùn)動，鍛煉身體。由于社會上存在對檔案工作的偏見，這就要求檔案人員要有正確的態(tài)度和健康的心理。

（作者單位：遷安市檔案館）