文/路衛(wèi)娜 倪瑞 胡忠輝

中國科學技術大學：研究生信息化迎新平臺的實踐與應用

文/路衛(wèi)娜 倪瑞 胡忠輝

圖1 中國科大研究生信息化迎新平臺結構組成

高校迎新工作涉及學校多個部門，新生報到集中，流程復雜，是一項非常重要且緊張瑣碎的工作。近幾年，高校的管理與服務工作中，提倡“以人為本”，強化服務理念，因此如何在高校迎新季，為新生提供方便、高效、一站式的報到服務，成為各高校優(yōu)先考慮的問題。

中國科學技術大學研究生院經(jīng)過幾年的摸索研究，在現(xiàn)有技術條件的基礎上，逐步開發(fā)建設了適合本校情況的研究生信息化迎新平臺，該平臺包括網(wǎng)頁系統(tǒng)和微信系統(tǒng)，平臺的使用提高了研究生迎新工作的效率，提升了研究生教育工作管理服務水平，對數(shù)字化校園的整體建設及應用推廣，起到了積極的推動作用。

設計基礎和結構組成

高校迎新工作涉及眾多部門，如財務部門、戶籍部門、住宿管理部門、校園一卡通部門等。迎新報到的過程包括接站、入住、繳費、現(xiàn)場報到確認、戶口檔案遷移、新生教育等各個環(huán)節(jié)，有些學生還需要辦理助學貸款等。近年來，隨著研究生教育的發(fā)展，研究生招生規(guī)模不斷擴大，帶來了迎新工作量的指數(shù)級增長，給研究生教育管理部門帶來了更大的挑戰(zhàn)。學校自2004年起通過自主研發(fā)，逐步開始使用信息化手段對研究生進行管理，并發(fā)展建立了完整的研究生數(shù)據(jù)標準和相應的訪問權限標準，實現(xiàn)了研究生教學、學籍、培養(yǎng)及學位等各個環(huán)節(jié)的信息化覆蓋。自2009年開始，我校開始進行各環(huán)節(jié)的信息化整合，迎新工作是其中重點工作之一。

研究生信息化迎新平臺基于研究生教育管理系統(tǒng)，采用先進成熟的計算機及網(wǎng)絡技術，通過信息采集交換平臺和統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺，實現(xiàn)跨部門應用的共享互聯(lián)互通。平臺集“數(shù)字化、人性化、智能化”為一體，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺為基礎，由網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、迎新志愿者系統(tǒng)及迎新管理系統(tǒng)、研究生新生論壇系統(tǒng)、即時通訊平臺、微信迎新系統(tǒng)、網(wǎng)絡視頻系統(tǒng)六個子系統(tǒng)組成，各子系統(tǒng)相互協(xié)作，為研究生新生提供服務，如圖1所示。

功能實現(xiàn)

網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是迎新系統(tǒng)的基礎，也是全校研究生（新生、老生）教育管理的大平臺。新生在6月收到錄取通知書后，即可根據(jù)錄取通知書內附帶的信息平臺網(wǎng)址，輸入用戶名和密碼，登錄新生信息平臺，輕松查詢報到流程、學費獎學金情況、迎新志愿者聯(lián)系方式等信息。通過點擊校園地圖查詢學校各區(qū)域分布，點擊院系主頁的鏈接了解院系情況。新生還可以和老生一樣，在7月進行網(wǎng)上選課，實現(xiàn)提前報到。該系統(tǒng)幫助新生在入學前就可以了解、融入學校，更快地熟悉校園環(huán)境，投入科研工作。新生還可以將到校時間、地點、住宿需求等信息填報到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，管理人員根據(jù)填報信息調配車輛，安排新生住宿及各部門值班時間，使迎新管理工作在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的支持下做到有的放矢。

同時，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與其他業(yè)務部門管理信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口進行互聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。例如，在與財務數(shù)據(jù)的共享中，研究生院共享學費數(shù)據(jù)給財務處，財務代扣或學生繳費后，研究生院網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實時顯示；在與住宿部門的共享中，研究生院共享學生基本信息及住宿需求給住宿部門，住宿部門分配宿舍后，研究生院網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也能實時顯示。通過數(shù)據(jù)接口式共享，在不改變原有系統(tǒng)架構和管理現(xiàn)狀的基礎上，實現(xiàn)信息互聯(lián)互通。研究生院和各相關職能部門利用信息平臺協(xié)同工作為研究生新生提供優(yōu)質便捷服務的同時，也提高了管理工作效率，達到了雙贏的效果。

網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使得新生各項報到手續(xù)，既可以在迎新現(xiàn)場辦理，也可以在迎新結束后到各部門辦理，部分手續(xù)還可以提前通過網(wǎng)上辦理。迎新手續(xù)日?；?、網(wǎng)絡化辦理，使報到當天集中辦公式的迎新工作，演變?yōu)橐环N為營造迎新氛圍而舉行的歡迎儀式。

迎新志愿者系統(tǒng)及迎新管理系統(tǒng)

在迎新工作中，學校每年從老生中招募60余位迎新聯(lián)絡員，通過迎新志愿者系統(tǒng)為聯(lián)絡員分配各自負責的新生，自6月底開始，聯(lián)絡員通過迎新志愿者系統(tǒng)或者其他方式（如QQ群、微信群等）與每位研究生新生直接聯(lián)系，解答他們提出的各類問題，研究生院定期召開聯(lián)絡員會議，匯總各類問題，對其中的共性問題，與學校相關部門協(xié)調解決。聯(lián)絡員還負責協(xié)助新生完成全程的報到工作，實現(xiàn)點對點的服務。另外，為了實現(xiàn)新生先入住后報到，學校每年還招募20余位住宿協(xié)管員，通過迎新志愿者系統(tǒng)分配所負責的樓號，協(xié)助樓管員為新生辦理入住手續(xù)。新生到校先入住后報到，避免了迎新報到的擁堵，提高了服務質量。

圖2 中科大研究生報到微信平臺部分功能展示

除了迎新志愿者，我們也為各級管理部門，如研究生院、各院系、學工負責人、班主任等建立了不同權限的系統(tǒng)賬號角色。各相關部門通過系統(tǒng)為新生服務，開展各項迎新工作。

迎新論壇系統(tǒng)

為了更加方便地為新生解疑答惑，我們建立了新生論壇系統(tǒng)。論壇系統(tǒng)按照問題類別進行板塊分類，如錄取報到板塊、檔案轉遞板塊、組織關系板塊、戶口遷移板塊等等。我們?yōu)閷W校各部門建立論壇帳號，和聯(lián)絡員一起回答新生各類提問，同時其他研究生也可以對所了解的問題進行解答。迎新論壇各板塊分類清晰，查找方便，也可為來年的迎新工作作參考。2014年迎新工作期間，學校組織部、財務處、學工部、社區(qū)辦、戶籍辦、校醫(yī)院及研究生院各部門在論壇系統(tǒng)中回答各類提問500余條，累計訪問4000多次。

即時通訊平臺

為了更加快捷地進行信息交流與溝通，學校與中國移動合作開發(fā)了手機短信群發(fā)系統(tǒng)，與校網(wǎng)絡中心合作開發(fā)了電子郵件群發(fā)系統(tǒng)。即時通訊平臺內嵌到迎新平臺中，用戶既可以選取若干研究生進行群發(fā)，也可以通過導入手機號或者郵件地址進行群發(fā)，方便快捷。2014年迎新期間，各聯(lián)絡員及管理人員向研究生新生發(fā)送手機短信近10萬條，電子郵件40000封。除了聯(lián)絡員，研究生及各院系也可以使用即時通訊平臺傳遞各項信息，及時溝通交流。前期與新生的充分溝通，保證了研究生迎新工作的順利開展。

微信迎新系統(tǒng)

考慮到研究生新生的群體年輕化，對新事物具有更好的接受能力，同時為了更好地為新生服務，2014年學校推出了“中科大研究生報到”微信平臺，如圖2所示。該平臺可以實現(xiàn)實時查詢、地圖導航等多種功能，是研究生迎新工作的另一創(chuàng)新舉措。該平臺包括填報信息、信息查詢、幫助信息等欄目，可以實現(xiàn)學費、住宿費、體檢信息等實時查詢及地圖導航等多種功能。新生可以了解自己的學院院系、班級、專業(yè)、班主任、住宿安排等基本信息，使新生入學報到更為方便快捷。微信平臺中的“報到須知”和“報到流程”替代了傳統(tǒng)的紙質報到手冊，既環(huán)保又方便。中科大研究生報到微信平臺相當于新生的隨身報到助理，提供了更加便捷的個性化服務?！暗貓D導航”通過GPS幫助新生了解從家到學校宿舍的路徑，研究生院還能在后臺掌握學生的位置信息，實時關注新生路途安全。

網(wǎng)絡視頻系統(tǒng)

為了方便家長及時了解新生入學報到情況，我們從2013年開始啟用了網(wǎng)絡視頻直播系統(tǒng)，家長可以在千里之外通過視頻地址觀看迎新現(xiàn)場直播。每年的研究生開學典禮，我們也通過網(wǎng)絡視頻系統(tǒng)進行現(xiàn)場直播，讓不能親臨現(xiàn)場的同學以及家長親友可以共同分享開學典禮盛況。

特色及亮點

實現(xiàn)提前迎新，幫助新生提前融入校園

為研究生新生配備迎新聯(lián)絡員，聯(lián)絡員通過手機、電子郵件、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、研究生新生論壇系統(tǒng)等，與新生直接聯(lián)系，解答他們提出的各類問題，協(xié)助新生報到，幫助他們盡快融入校園學習和生活環(huán)境。

自新生收到錄取通知書起，迎新服務即已展開。新生登錄迎新系統(tǒng)可查看報到流程、校園地圖、院系主頁、課程設置、住宿安排等信息，并可通過迎新論壇系統(tǒng)中的“我要咨詢”隨時提出各類問題，做好入學前準備工作。通過提前迎新，新生在家就可以填寫各類信息，學校也可以在入校之前就對學生信息有較為全面的掌握，有特殊困難的學生也可以提前聯(lián)系學校，尋求幫助。報道當天的現(xiàn)場迎新集中辦公，演變?yōu)橛有律絹淼氖⒋髿g迎儀式。

培養(yǎng)“接口前移”，提前進入學習科研

通過“迎新系統(tǒng)”與“學籍培養(yǎng)管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)共享，新生在家可提前進行網(wǎng)上選課，查詢專業(yè)培養(yǎng)方案，了解本專業(yè)的學科簡況、培養(yǎng)目標、研究方向、課程設置、學分要求、培養(yǎng)環(huán)節(jié)、學習年限等多種信息。還可以通過網(wǎng)絡課堂觀看網(wǎng)絡公開課視頻，體驗真實課堂教學氛圍，真正實現(xiàn)了研究生教育培養(yǎng)過程的“接口前移”。

手機與計算機雙保證，方便快捷

迎新平臺支持計算機和手機微信兩種模式，新生可以通過手機微信或計算機進行操作，無論哪種方式都可以進行信息填寫與查詢，多元化的登錄應用模式為用戶提供了更多選擇，更具有實用性。

堅持以人為本，方便新生

新生在報到之前可以查詢到學費信息及住宿費信息，提前將所需費用存至助學金卡，由財務在報到前代扣，免去排隊繳費的擁堵和費時，并可及時查詢扣費情況。在報到之前，學生提前填寫乘車信息和到站時間，便于學校做好人員和車輛安排，避免新生大量等候。在資格查驗環(huán)節(jié)，研究生院從本科教務部門及研招部門及時獲得有關信息（如畢業(yè)證、學位證信息等），不必再進行傳統(tǒng)的查驗手續(xù)。在入住環(huán)節(jié)，新生在報到前即可以查詢自己的宿舍樓號、房間號，到校后可以先入住后報到，住進宿舍安置好行李后，再去集中報道點輕松辦理報到手續(xù)。通過即時通訊平臺，各管理部門及相關院系可以及時將通知推送給每一位新生，新生通過手機也可查看，平臺的使用使各項迎新工作更加高效便捷，服務更加人性化。

多系統(tǒng)聯(lián)合，實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計及報表

迎新平臺關聯(lián)即時通訊系統(tǒng)，可以隨時發(fā)送手機短信及電子郵件聯(lián)系新生；迎新平臺關聯(lián)財務系統(tǒng)，報到之前可以通過財務系統(tǒng)提前繳費，減少現(xiàn)場繳費擁堵；迎新平臺關聯(lián)住宿分配系統(tǒng)，通過提前迎新，管理人員獲取住宿需求后，即可提前安排住宿，新生可以提前獲得宿舍號，報到當天可以先入住后報到，避免現(xiàn)場擁堵；迎新平臺關聯(lián)網(wǎng)絡視頻系統(tǒng)，未到現(xiàn)場的家長親友可以通過現(xiàn)場直播，了解新生報到現(xiàn)場，觀看開學典禮。

各系統(tǒng)互聯(lián)互通，提供高效便捷服務的同時，也進行數(shù)據(jù)采集、業(yè)務跟蹤和統(tǒng)計分析，研究生相關管理部門可以通過迎新查詢統(tǒng)計模塊查詢新生報到情況實時信息和統(tǒng)計結果，及時調整工作安排，科學調度各項迎新工作。

應用情況及總結

研究生信息化迎新平臺自使用以來不斷升級，每年服務于6000余位研究生新生。在“提前迎新”和“網(wǎng)絡迎新”思路的指導下，各項迎新工作科學高效，提升了工作效率，提高了管理服務水平。

提前迎新減輕了集中報到的壓力。在迎新聯(lián)絡員的協(xié)助下，95%的研究生新生在報到之前已登錄研究生信息平臺或者微信系統(tǒng)查詢各項信息。在報到之前，85%的新生已經(jīng)通過財務系統(tǒng)繳納相關費用，避免了報到現(xiàn)場財務部門收費造成的擁堵；80%的新生已經(jīng)通過查詢各專業(yè)情況進行了網(wǎng)上選課，避免了報到后集中選課造成的網(wǎng)絡擁堵；95%的新生在報到之前已經(jīng)分配好宿舍，通過網(wǎng)上查詢到宿舍號，先入住后辦理入學手續(xù)，報到全程輕松便捷。

依托網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、即時通訊平臺、網(wǎng)絡視頻系統(tǒng)建立的研究生信息化迎新平臺使新生報到更加方便、快捷、高效有序。研究生信息化迎新平臺為研究生新生提供優(yōu)質迎新服務的同時，也使各職能部門體驗到了信息化管理帶來的高效和便捷，對于推動高等教育信息化建設向縱深發(fā)展起到了積極的推動和示范作用。

（作者單位為中國科學技術大學）