文/李興權 倪瑞 胡忠輝

中國科學技術大學服務與監(jiān)督相結合的研究生導師管理系統(tǒng)

文/李興權 倪瑞 胡忠輝

為了方便研究生導師招生宣傳、課堂教學、指導學生、發(fā)表論文、科研管理等工作，我們開發(fā)了研究生導師門戶系統(tǒng)。該系統(tǒng)從2003年開始研發(fā)，經過十多年的升級完善，已經在學校全面使用。下面從系統(tǒng)的設計理念、框架結構、功能實現(xiàn)及使用效果四個方面對研究生導師門戶系統(tǒng)予以詳細闡述。

設計理念

1.管理即服務

系統(tǒng)設計秉承管理就是服務的理念。為了讓管理工作更好地為教學和科研提供支撐和服務，我們利用信息技術設計開發(fā)了集教學信息、學生信息、科研信息、通信功能和評估功能于一體的一站式信息系統(tǒng)。

2.服務支撐評估

導師門戶系統(tǒng)為導師做好服務的同時，收集數據，掌握研究生教育發(fā)展動態(tài)，實現(xiàn)實時評估，防止導師和學生失范行為的發(fā)生。通過數據分析，使導師從生源質量、課程評價、引文分析、論文評閱等方面了解自己與本院系以及學校整體水平之間的差距，進行自我學術定位，推動柔性自我管理。

3.訂單式研發(fā)

根據使用對象的不同，設計不同的功能，開放不同的權限，滿足差異化需求。

4.系統(tǒng)快速響應

根據導師需求，隨時對系統(tǒng)進行調整升級。滿足特定條件下導師不同需求。

設計框架

研究生導師門戶系統(tǒng)包含數據收集、數據分析和質量評估等設計模塊。系統(tǒng)的設計流程源于數據的傳遞走向，通過各種渠道將與導師有關的數據收集整理，并與不同學科不同導師關聯(lián)，利用各種分析工具，實時分析在線數據，把分析結果主推給導師，達到在對導師的服務過程中實現(xiàn)對導師的評估和監(jiān)督的目的。圖1是研究生導師門戶系統(tǒng)整體結構圖。

功能實現(xiàn)

導師信息管理

1.導師基本信息

導師的自然信息、職稱、職務、教育程度、學術兼職等基本信息存儲在系統(tǒng)中，導師和管理員可以在線實時維護。個人信息的準確與否，直接關系到其他相關信息的關聯(lián)。確保個人信息的準確及時，是系統(tǒng)實現(xiàn)其他功能的關鍵一步。

為加強國際交流，我們將每位導師的中文簡歷信息翻譯成英文，制作導師英文版?zhèn)€人主頁，吸引國外學生來我校學習深造，提高我校國際知名度。

圖1 研究生導師門戶系統(tǒng)整體結構

2.科研成果信息

通過與科研處的數據關聯(lián)，導師在系統(tǒng)中可隨時查看本人自1996年以來所承擔科研項目的名稱、來源、項目起止時間、科研經費等情況，以及發(fā)表學術論文、發(fā)明專利、出版專著等信息，導師在查詢科研信息的同時，也可以對自己的科研信息進行完善和維護，添加新的科研項目。

3.導師上崗資格在線審查

導師核實完善好自己的信息后，根據自己的科研情況，在線提出招收研究生資格的申請，向學位點、學院、學校提交招生資格審查表。導師招生資格審查表提交后，學位點負責人、學院負責人通過系統(tǒng)在線審核，確認導師是否具備上崗資格。學院根據學科發(fā)展需要，確認下年度可以招生導師名單，匯總后提交學校審核。

學生信息管理

1.在讀學生

導師系統(tǒng)與研究生信息平臺數據實時貫通，導師可以在導師門戶系統(tǒng)查詢指導學生數量、學生的基本信息、生源、擔任社會活動及獲獎、學生課程成績、選課修課等情況以及任課老師的信息。通過查詢學生選課情況及上課時間，導師可以掌握學生空余時間，給學生合理安排科研工作。

導師可以根據學生生源差異及研究方向的不同，因材施教，給學生設置指定不同的培養(yǎng)計劃，學生根據導師設置的培養(yǎng)計劃有目的地選修課程，實現(xiàn)個性化培養(yǎng)。同時導師也可以實時查詢學生的培養(yǎng)計劃完成情況，掌握學生學習進度。

2.畢業(yè)學生

導師門戶系統(tǒng)包含了1958年建校以來所有畢業(yè)研究生信息，導師在系統(tǒng)中可以查詢到本人指導的畢業(yè)生的信息，包括畢業(yè)時間、畢業(yè)去向、聯(lián)系方式等，導師不僅可以查看，也可以維護，有些學生畢業(yè)后聯(lián)系方式、工作單位可能隨時在變化，而導師極有可能和畢業(yè)生一直保持聯(lián)系，這時導師可以在系統(tǒng)中更新維護畢業(yè)學生的一些變動信息。

招生宣傳

1.定制招生宣傳頁面

在每年公布的研究生招生簡章中，導師的個人簡歷來源于導師系統(tǒng)。系統(tǒng)為每位導師定制個性化招生宣傳頁面，導師可以將自己的研究方向、考試要求、發(fā)表論文等情況有選擇地公開，方便感興趣的學生查閱報考。

2.考生互動

考生瀏覽導師的招生宣傳頁面時，可利用系統(tǒng)提供的交互功能，填報自己的報考意向，提交聯(lián)系方式、上傳個人簡歷、個人照片以及前期的學習成績。在學生填報報考意向后，系統(tǒng)會自動給導師發(fā)送電子郵件，告知有學生意向報考，導師可以在系統(tǒng)中查詢?yōu)g覽意向學生上傳的個人資料。若導師對學生比較滿意，則可以在系統(tǒng)中回復，并可利用系統(tǒng)提供的網絡視頻面試功能，對符合條件的考生進行遠程視頻面試。

3.意向學生

系統(tǒng)中不僅可以查看到有意報考自己的意向學生，同時可以查看到所有意向報考我校的學生，如果導師對報考自己的意向學生不滿意，可以通過系統(tǒng)回絕學生的申請，同時可以在所有意向學生中選取自己比較滿意的學生 。這種交互式信息平臺，使學生與導師溝通更加便捷，達到雙贏的效果。

教學管理

1. 教學資源

導師可利用系統(tǒng)管理各種教學資源，如：PPT、參考文獻、教學錄像、網絡資源鏈接等，并實現(xiàn)對教學資源的上傳、審核、編輯、共享等功能。

2.課程論壇

通過設立課程論壇，實現(xiàn)教與學的在線互動，在交流中發(fā)現(xiàn)教學中的問題并及時解決。論壇的歷史記錄，也為后續(xù)的學習者提供了寶貴的學習經驗。

3.作業(yè)管理

該模塊實現(xiàn)作業(yè)布置、作業(yè)提交及成績統(tǒng)計等功能。利用該模塊，導師既可在線批改作業(yè)，適時了解每位研究生每次作業(yè)的完成情況及班級的總體情況，又可以通過設置助教，幫助管理作業(yè)。通過作業(yè)管理模塊，進一步分解教學任務，強化過程管理，改進了教學效果。

4.課程評價

該模塊通過成績統(tǒng)計分析和教學情況調查問卷，對課程的“教”與“學”情況進行分析、評估，輔助管理，反饋教學，促進教學相長。

統(tǒng)計分析

1.學科分析

利用湯森路透公司提供的JCR、ESI、InCites數據庫，統(tǒng)計分析了與學校相關研究領域的學科發(fā)展狀態(tài)，從國內靜態(tài)、國際靜態(tài)、國內動態(tài)、國際動態(tài)等角度與國內外部分研究機構進行了比較，并將統(tǒng)計結果分學科嵌入導師系統(tǒng)中以供查閱。通過數據分析，讓導師了解本專業(yè)在國內外的影響以及學科發(fā)展狀況，明確自己的學術地位。

2.論文分析

導師在系統(tǒng)中不僅可以查閱自己指導的每位研究生發(fā)表論文的數量、影響因子以及所有研究生發(fā)表論文的平均影響因子，還可以看到本學科發(fā)表論文的總數、平均影響因子。通過比較，導師可以了解自己發(fā)表的文章對本學科整體論文質量的影響。

3.學習時間

學習時間從一個角度反映了學生的學習壓力，時間越長學習壓力越大。導師了解所指導研究生的在校學習時間，通過與本專業(yè)研究生的平均學習時間進行比較，了解研究生的學習壓力，合理分配科研工作。管理部門也可以了解到不同導師、不同專業(yè)、不同院系研究生的學習壓力。

4.教學效果

導師在系統(tǒng)中不僅可以看見歷年來學生對其所開課程的教學評分，還可以看到本院系以及全校課程評分的平均值，通過比較，找出教學環(huán)節(jié)中的不足，改進教學方法，不斷提高教學質量。

5.院系管理

通過系統(tǒng)提供的統(tǒng)計分析功能，各級管理部門可從校、院、系各層面，查詢導師的年齡結構、學歷結構、專業(yè)分布、科研經費、指導學生、授課情況等信息，為科學的管理決策提供依據。

通訊功能

系統(tǒng)為導師和管理人員提供了短信、電子郵件、網絡視頻和論壇等即時通訊服務。將這些通訊手段內嵌在系統(tǒng)中的在校學生、畢業(yè)學生、授課學生以及院系管理等界面，通過這些通訊手段，導師和管理員可以方便、快捷地將會議通知、調課信息、考試成績、考場安排、問卷調查等各類信息發(fā)送給目標群體，并對反饋結果進行統(tǒng)計分析。系統(tǒng)的通訊功能，極大地方便了導師、研究生和管理人員之間的信息傳遞，實現(xiàn)了各主體間的零距離溝通，模糊了原來的管理層次與管理邊界，促進了研究生教育管理結構的扁平化發(fā)展。

論文網絡評審和視頻答辯

1.網絡評閱

導師門戶系統(tǒng)與學位論文網絡評閱系統(tǒng)實現(xiàn)底層互通，導師可以通過導師門戶系統(tǒng)作為專家評審學位論文，提交評閱意見，查詢其他評閱專家對同一篇論文的評閱意見。

2.視頻答辯

導師通過系統(tǒng)中提供的視頻答辯功能，組織境外或者校外專家在線視頻答辯。網絡視頻答辯避免了答辯委員來回奔波的旅途辛苦，節(jié)約了專家的時間，降低了論文答辯成本，推動了學術交流。視頻答辯可以設置一個主會場和多個遠程分會場。

論文評閱人組成和答辯委員組成在線審核

圖2 用戶體驗統(tǒng)計

系統(tǒng)實現(xiàn)了學位論文評閱人組成和答辯委員組成在線電子化審核。依據學位類型的不同，由不同的角色提出論文的評閱人組成和答辯委員組成名單，申請人在線提交后，系統(tǒng)根據學位類型，將組成名單提交給學科點負責人或院系負責人審核，負責人通過系統(tǒng)在線確認組成名單是否符合要求，并做出是否同意送審和答辯的決定。

日志管理及建議收集

1.日志管理

系統(tǒng)日志管理，記錄導師或管理員登錄時間、IP地址等信息，監(jiān)視系統(tǒng)中發(fā)生的所有事件。通過掌握用戶在系統(tǒng)中留下的每一個足跡，實現(xiàn)數據的可溯性。

2.建議收集

該功能模塊收集用戶使用反饋和建議，提供在線幫助。同時在退出系統(tǒng)時，彈出用戶對系統(tǒng)使用的感受和評價，通過收集用戶的評價和修改建議，不斷改進完善系統(tǒng)。

使用效果

1.注冊人數

研究生導師門戶系統(tǒng)目前注冊人數達3600余人，其中研究生導師達到1500余人。日訪問量最高達1000余次，2015年上半年累計訪問量超過17余萬次。

2.用戶體驗

得益于系統(tǒng)的個性化設計以及研發(fā)時的服務理念，研究生導師門戶系統(tǒng)使用以來獲得了比較好的用戶評價。圖2為用戶體驗統(tǒng)計圖，直觀地反映了用戶對導師門戶系統(tǒng)的認可程度。

3.社會認可

由于導師門戶系統(tǒng)設計理念與應用價值的示范性，兄弟院校研究生院紛紛來我?？疾煺{研，相關工作多次得到中科院和安徽省獎勵。

（作者單位為中國科學技術大學）