中國人民大學從“數(shù)字迎新”到“新人入?！?/h1>
2015-11-30 07:48:05沈曉春
中國教育網(wǎng)絡 2015年9期
文/沈曉春
中國人民大學從“數(shù)字迎新”到“新人入校”
文/沈曉春
在IT技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，“數(shù)字迎新”對全國各地高校已經(jīng)不再陌生。據(jù)不完全統(tǒng)計，80%以上的985、211高校都會面向新生開放專門的迎新網(wǎng)站，不僅通過校園導航和介紹讓新生快速熟悉學校，更可以讓新生在線完成入校所需的各項手續(xù)。 部分學校還在通知書中嵌入電子芯片，在提高通知書本身的加密防偽以外，更把通知書直接轉(zhuǎn)換成了一個可識別的物理介質(zhì)，通過特定設備讀取并記錄。在新生入校報到的當天，迎新網(wǎng)站還可以統(tǒng)計并顯示新生報到的實時進展，讓學校管理者精確掌握每一個學生的入校動態(tài)?？梢哉f“數(shù)字迎新”這樣一種充分借助信息技術(shù)的形式，既給新生帶來了極大的便利，也為學校的數(shù)字化管理開啟了良好的局面，促進了多部門的協(xié)作和聯(lián)動，是學校信息化建設較為直觀的紅利。
迎新現(xiàn)存問題
當然，盡管各個高校的“數(shù)字迎新”各有特色，每年也都有新的改善和突破，但普遍還存在以下一些問題。
僅為迎新而數(shù)字迎新
很多學校僅僅是為了解決迎新工作的復雜和繁瑣而設立了單獨的“數(shù)字迎新”網(wǎng)站或系統(tǒng)，其主要定位和功能局限于新生的“入學指南”以及迎新當天的人員簽到。一旦迎新工作告一段落，網(wǎng)站和系統(tǒng)就進入了休眠和停止狀態(tài)，迎新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要再次被清洗或者導出后才能用于學校的其他系統(tǒng)（比如教務系統(tǒng)或者后勤管理系統(tǒng)），這樣就等于和新生入校后的后續(xù)服務產(chǎn)生了縫隙，將學生信息的生命周期管理進行了不必要的分割。
主要面向全日制學生
大多數(shù)高校都把“數(shù)字迎新”的對象設定為全日制學生，因為全日制學生是高校管理對象的主要組成部分，學校會設定一個統(tǒng)一的報到日，集中處理這批人員的報到工作，對于批量的、重復的事項，IT技術(shù)向來都有非常立竿見影的解決效果。但實際上，少量的、零散的入校迎新工作往往會被忽視，而恰恰又是IT技術(shù)需要去關(guān)心和解決的難點。比如新教職工、留學生以及更多學校管理角落中的人群，哪怕只有幾個人的訪問學者或者臨時人員，他們的入校也同樣面臨著繁雜的手續(xù)，而這些人員的管理需求及流程各不相同，如果要在“數(shù)字迎新”中專門為這些類型的人員都設定特例，開發(fā)和管理成本都會飆升，造成1＞100的問題。如何能夠構(gòu)建一套適用所有新人入校的統(tǒng)一系統(tǒng)，可以廣泛適用于各類新入校的人群，也是近年來很多學校努力研究的新課題。
時間受限于學號編制
不管是“數(shù)字迎新”系統(tǒng)，還是“智慧校園”平臺，一般都要使用學工號作為用戶的登錄賬號。而從完成錄取到編制學工號，中間還有比較長的時間。在此期間，所有依賴用戶賬號才能開展的工作如分班、分宿舍都無法進行。因為沒有學號，就無法創(chuàng)建用戶賬號。因此，學號成了所有部門“翹首以盼”的焦點，千呼萬喚始出來。而后期因為少量學生更改學號，產(chǎn)生的問題和工作量更是不可預測。
以用戶為中心構(gòu)建“微人大”
中國人民大學在多年的“數(shù)字迎新”工作中，逐漸認識了迎新工作普遍規(guī)律和特征，也歸納和總結(jié)了以往設計的不足，通過更新迭代，搭建了更加科學合理的運行體系。通過“以用戶為中心”的理念重新審視整個產(chǎn)品體系，首先要顛覆的是管理者思維，而“迎”就是典型的從管理者視角出發(fā)的設定。
從用戶角度來看，這項工作更應定位為用戶參與創(chuàng)建一個屬于自己的賬戶的過程，完成用戶對自己數(shù)字身份的認知映射。因此這個數(shù)字身份應該不受制于學工號、專業(yè)和院系等信息，除了全日制學生，也應適用于入校的所有“新人”。為了能將這數(shù)字身份和其他可能變化信息松耦合，我們開始設計并運用UID和激活碼兩大概念。
構(gòu)建更高一級的UID體系
在中國人民大學的下一臺校園綜合平臺“微人大”的架構(gòu)中，將用戶中心作為一個獨立的模塊進行設計。用戶賬號的主鍵不再使用學工號，而是采用更高一級的UID，一個自然人只有一個唯一的UID，但可以分配多個不同的學工號，同時支持綁定郵箱、手機號、微信號、QQ號等多種通訊信息。因此不管學工號什么時候編制完成，只要UID被創(chuàng)建，用戶賬號就已經(jīng)生成了。
一個人在不同階段擁有多個學工號的情況在高校其實十分常見，比如本科生在本校讀研，或者在校生畢業(yè)留校工作。如果使用學工號作為主鍵，最后的結(jié)果是用戶獲得了多個彼此獨立的賬戶，難以保持數(shù)字身份的唯一性。
學號中一般都會含有學生的院系、專業(yè)信息，但是難以像郵箱和手機號那樣，可以直接作為聯(lián)系用戶的方式，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，微信等應用更加成為用戶高度依賴的通訊工具。如果我們能在用戶創(chuàng)建賬戶的過程中，同時獲取他們聯(lián)系方式，那么在后續(xù)的各項工作中，就能更快、更直接地與用戶產(chǎn)生聯(lián)系和互動。允許用戶通過郵箱和手機號登錄系統(tǒng)，甚至直接通過微信的“掃一掃”功能登錄系統(tǒng)，對于用戶來說也是非常方便的選擇。而這一切，都需要構(gòu)建更高一級UID體系。
激活碼的運用摒除了固定初始賬號和密碼的弊端
通過激活碼，完成用戶身份與UID的對接
激活碼是用戶中心的精髓。因為當UID和學工號、角色等信息松耦合后，用戶中心就可以兼容全校所有不同類型的用戶，并且可以靈活地調(diào)整和修改這些信息而確保業(yè)務不受影響。但同時也意味著，我們很難只憑UID就能分辨這個人到底是什么身份。此外由于用戶賬號都是預先批量生成的，我們還要了解賬號后續(xù)的活動狀況，也就是到底有沒有人真正在使用這個賬號。這里，激活碼就變成了一個非常重要的媒介。
學校對于不同類型的用戶都有不同的對口管理部門，把激活碼發(fā)放給這些部門或者直接由他們通過我們提供的工具生成激活碼，這樣就可以反溯激活碼的來源并借此給用戶賦予角色。比如本科招生辦公室在發(fā)放通知書時，同時會在通知書上張貼激活碼。當一個用戶持一個由本科生招辦發(fā)放的激活碼對他的賬戶進行激活操作時，我們就能夠判定他的身份為本科生。同樣如果一個用戶持一個由人事處發(fā)放的激活碼，我們就能夠判定他當前的身份為教職工，哪怕系統(tǒng)中曾經(jīng)存在他學生時期的使用記錄，兩者也不會沖突。
同時，通過激活操作，我們完成了對賬戶活動性的檢測。未激活的賬戶被視為無效賬戶，而一旦賬戶被用戶主動激活，接下來用戶就可以選擇登錄方式（手機、郵箱還是其他），設置登錄密碼。這使得用戶的參與度和自由度大大提高，用戶不再使用一個固定的初始賬號和初始密碼來登錄系統(tǒng)，而是用一種自己最喜歡和習慣的方式，自主地設定更安全的密碼進行登錄。
激活碼的形式和位數(shù)比較靈活，但必須滿足以下幾個必要條件：1.不可猜解，因此要通過一定的加密算法生成。人民大學目前使用十六位十六進制數(shù)隨機混排；2.支持唯一對應和自由對應兩種模式，可以同時滿足不同部門對于角色的管理特征（嚴格或靈活）。
通過實際運用，我們還對激活碼的生成規(guī)則進行了一定的改良，比如去除了數(shù)字“0”和“1”，這兩個數(shù)字容易被用戶誤看做是字母“O”和小寫“l(fā)”（L）和大寫的“I”（i），盡管目前使用的十六進制數(shù)其實不會出現(xiàn)這兩個字母。所有的一切都是為了確保激活的快速和便捷。
“微人大”服務中心，源自“一張表”的不凡創(chuàng)造
“微人大”服務中心是自由的校內(nèi)服務供需平臺
從用戶視角轉(zhuǎn)回管理者視角，則需要打破為迎新而數(shù)字迎新的思維局限，把用戶創(chuàng)建賬戶作為整個信息化管理體系的開端，而“數(shù)字迎新”只是這個開端的典型服務。充分理解“信息生命周期管理（Informationifecycle anagement）”的概念，可以幫助我們著眼構(gòu)建信息自我發(fā)展的模式，讓數(shù)據(jù)真正流動起來，而不再被業(yè)務分割。同時也可以把維度更放大到學校的全局，“數(shù)字迎新”的概念自然也就要演化為“新人入?！?。
歷時兩年打造的“微人大”服務中心就是讓入校的新人，順著創(chuàng)建賬戶這個根，在不同服務中，不斷培養(yǎng)和發(fā)展用戶數(shù)據(jù)“一張表”的平臺。它是一個自由的校內(nèi)服務供需平臺，允許各職能部門根據(jù)本部門的需求和管理特點，靈活定制服務。服務可以從單純的“迎新”，輻射到學校各項管理的各項具體業(yè)務，涉及用戶10類80多項200多條的重要數(shù)據(jù)。因此，學生的評優(yōu)評獎、教職工的職評崗聘以及組織部、保衛(wèi)處、工會、院系的很多工作，都可以基于服務中心開展。在發(fā)布短短一年時間，各職能部門和院系供創(chuàng)建了100多項服務，累計受理6萬人次。而隨著在線支付等功能的融入，服務的內(nèi)涵和外延都將向更廣更深延伸，成為高校信息化建設最富特色的創(chuàng)新實踐和探索。
（作者單位為中國人民大學信息技術(shù)中心 ）
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迎新現(xiàn)存問題
當然，盡管各個高校的“數(shù)字迎新”各有特色，每年也都有新的改善和突破，但普遍還存在以下一些問題。
僅為迎新而數(shù)字迎新
很多學校僅僅是為了解決迎新工作的復雜和繁瑣而設立了單獨的“數(shù)字迎新”網(wǎng)站或系統(tǒng)，其主要定位和功能局限于新生的“入學指南”以及迎新當天的人員簽到。一旦迎新工作告一段落，網(wǎng)站和系統(tǒng)就進入了休眠和停止狀態(tài)，迎新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要再次被清洗或者導出后才能用于學校的其他系統(tǒng)（比如教務系統(tǒng)或者后勤管理系統(tǒng)），這樣就等于和新生入校后的后續(xù)服務產(chǎn)生了縫隙，將學生信息的生命周期管理進行了不必要的分割。
主要面向全日制學生
大多數(shù)高校都把“數(shù)字迎新”的對象設定為全日制學生，因為全日制學生是高校管理對象的主要組成部分，學校會設定一個統(tǒng)一的報到日，集中處理這批人員的報到工作，對于批量的、重復的事項，IT技術(shù)向來都有非常立竿見影的解決效果。但實際上，少量的、零散的入校迎新工作往往會被忽視，而恰恰又是IT技術(shù)需要去關(guān)心和解決的難點。比如新教職工、留學生以及更多學校管理角落中的人群，哪怕只有幾個人的訪問學者或者臨時人員，他們的入校也同樣面臨著繁雜的手續(xù)，而這些人員的管理需求及流程各不相同，如果要在“數(shù)字迎新”中專門為這些類型的人員都設定特例，開發(fā)和管理成本都會飆升，造成1＞100的問題。如何能夠構(gòu)建一套適用所有新人入校的統(tǒng)一系統(tǒng)，可以廣泛適用于各類新入校的人群，也是近年來很多學校努力研究的新課題。
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以用戶為中心構(gòu)建“微人大”
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從用戶角度來看，這項工作更應定位為用戶參與創(chuàng)建一個屬于自己的賬戶的過程，完成用戶對自己數(shù)字身份的認知映射。因此這個數(shù)字身份應該不受制于學工號、專業(yè)和院系等信息，除了全日制學生，也應適用于入校的所有“新人”。為了能將這數(shù)字身份和其他可能變化信息松耦合，我們開始設計并運用UID和激活碼兩大概念。
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一個人在不同階段擁有多個學工號的情況在高校其實十分常見，比如本科生在本校讀研，或者在校生畢業(yè)留校工作。如果使用學工號作為主鍵，最后的結(jié)果是用戶獲得了多個彼此獨立的賬戶，難以保持數(shù)字身份的唯一性。
學號中一般都會含有學生的院系、專業(yè)信息，但是難以像郵箱和手機號那樣，可以直接作為聯(lián)系用戶的方式，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，微信等應用更加成為用戶高度依賴的通訊工具。如果我們能在用戶創(chuàng)建賬戶的過程中，同時獲取他們聯(lián)系方式，那么在后續(xù)的各項工作中，就能更快、更直接地與用戶產(chǎn)生聯(lián)系和互動。允許用戶通過郵箱和手機號登錄系統(tǒng)，甚至直接通過微信的“掃一掃”功能登錄系統(tǒng)，對于用戶來說也是非常方便的選擇。而這一切，都需要構(gòu)建更高一級UID體系。
激活碼的運用摒除了固定初始賬號和密碼的弊端
通過激活碼，完成用戶身份與UID的對接
激活碼是用戶中心的精髓。因為當UID和學工號、角色等信息松耦合后，用戶中心就可以兼容全校所有不同類型的用戶，并且可以靈活地調(diào)整和修改這些信息而確保業(yè)務不受影響。但同時也意味著，我們很難只憑UID就能分辨這個人到底是什么身份。此外由于用戶賬號都是預先批量生成的，我們還要了解賬號后續(xù)的活動狀況，也就是到底有沒有人真正在使用這個賬號。這里，激活碼就變成了一個非常重要的媒介。
學校對于不同類型的用戶都有不同的對口管理部門，把激活碼發(fā)放給這些部門或者直接由他們通過我們提供的工具生成激活碼，這樣就可以反溯激活碼的來源并借此給用戶賦予角色。比如本科招生辦公室在發(fā)放通知書時，同時會在通知書上張貼激活碼。當一個用戶持一個由本科生招辦發(fā)放的激活碼對他的賬戶進行激活操作時，我們就能夠判定他的身份為本科生。同樣如果一個用戶持一個由人事處發(fā)放的激活碼，我們就能夠判定他當前的身份為教職工，哪怕系統(tǒng)中曾經(jīng)存在他學生時期的使用記錄，兩者也不會沖突。
同時，通過激活操作，我們完成了對賬戶活動性的檢測。未激活的賬戶被視為無效賬戶，而一旦賬戶被用戶主動激活，接下來用戶就可以選擇登錄方式（手機、郵箱還是其他），設置登錄密碼。這使得用戶的參與度和自由度大大提高，用戶不再使用一個固定的初始賬號和初始密碼來登錄系統(tǒng)，而是用一種自己最喜歡和習慣的方式，自主地設定更安全的密碼進行登錄。
激活碼的形式和位數(shù)比較靈活，但必須滿足以下幾個必要條件：1.不可猜解，因此要通過一定的加密算法生成。人民大學目前使用十六位十六進制數(shù)隨機混排；2.支持唯一對應和自由對應兩種模式，可以同時滿足不同部門對于角色的管理特征（嚴格或靈活）。
通過實際運用，我們還對激活碼的生成規(guī)則進行了一定的改良，比如去除了數(shù)字“0”和“1”，這兩個數(shù)字容易被用戶誤看做是字母“O”和小寫“l(fā)”（L）和大寫的“I”（i），盡管目前使用的十六進制數(shù)其實不會出現(xiàn)這兩個字母。所有的一切都是為了確保激活的快速和便捷。
“微人大”服務中心，源自“一張表”的不凡創(chuàng)造
“微人大”服務中心是自由的校內(nèi)服務供需平臺
從用戶視角轉(zhuǎn)回管理者視角，則需要打破為迎新而數(shù)字迎新的思維局限，把用戶創(chuàng)建賬戶作為整個信息化管理體系的開端，而“數(shù)字迎新”只是這個開端的典型服務。充分理解“信息生命周期管理（Informationifecycle anagement）”的概念，可以幫助我們著眼構(gòu)建信息自我發(fā)展的模式，讓數(shù)據(jù)真正流動起來，而不再被業(yè)務分割。同時也可以把維度更放大到學校的全局，“數(shù)字迎新”的概念自然也就要演化為“新人入?！?。
歷時兩年打造的“微人大”服務中心就是讓入校的新人，順著創(chuàng)建賬戶這個根，在不同服務中，不斷培養(yǎng)和發(fā)展用戶數(shù)據(jù)“一張表”的平臺。它是一個自由的校內(nèi)服務供需平臺，允許各職能部門根據(jù)本部門的需求和管理特點，靈活定制服務。服務可以從單純的“迎新”，輻射到學校各項管理的各項具體業(yè)務，涉及用戶10類80多項200多條的重要數(shù)據(jù)。因此，學生的評優(yōu)評獎、教職工的職評崗聘以及組織部、保衛(wèi)處、工會、院系的很多工作，都可以基于服務中心開展。在發(fā)布短短一年時間，各職能部門和院系供創(chuàng)建了100多項服務，累計受理6萬人次。而隨著在線支付等功能的融入，服務的內(nèi)涵和外延都將向更廣更深延伸，成為高校信息化建設最富特色的創(chuàng)新實踐和探索。
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