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        新時期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用探析

        2015-11-29 11:55:54吳寧寧
        決策與信息 2015年24期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)時期檔案管理

        吳寧寧

        山東省濱州市無棣縣人力資源社會保障信息中心 251900

        新時期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用探析

        吳寧寧

        山東省濱州市無棣縣人力資源社會保障信息中心 251900

        電子檔案憑借其共享性、快捷性以及高密度性等特點(diǎn),成為了新時期檔案管理的主要內(nèi)容和重要形式,故而充分細(xì)致地了解電子檔案的特點(diǎn),對于做好電子檔案管理工作,具有十分重要的意義。鑒于此,本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義入手,對其間所產(chǎn)生的問題進(jìn)行全面分析,最后提出相應(yīng)的實(shí)踐方法,以期為電子檔案管理改革提供參考借鑒。

        電子檔案管理;信息化建設(shè);管理體系構(gòu)建

        為適應(yīng)社會發(fā)展的需要,建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言,一方面需要更新電子檔案的管理策略,以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn);另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升,以順應(yīng)時代發(fā)展的全新趨勢。

        一、新時期電子檔案管理的重要意義

        首先,傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成,且極易造成檔案文件的損壞,電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理,不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量,還能大大提高檔案檢索速度,從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度,又從根本上提升了檔案管理的效率,并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。

        其次,電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程,為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高,意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

        最后,有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料,電子檔案突破了載體的限制,在原始文字資料的基礎(chǔ)上,還能收集管理視頻圖像等影音文件,滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求,更加符合當(dāng)今社會對于檔案利用多元化的特征。

        二、新時期電子檔案管理的問題分析

        首先,對電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)——習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求,而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管;過度依賴計算機(jī),忽視對電子文件的備份與保存工作,導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔;打印所有的電子文檔,浪費(fèi)資源的同時又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

        其次,電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一,一些電子資源的儲存載體(磁盤、光盤等)外秒看起來保存完好,但是其內(nèi)由于加密、軟件升級、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因,常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新,新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的不斷替代,電子計算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出,電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。

        最后,電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵,然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn),導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此,電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。

        三、新時期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

        (一)強(qiáng)化信息化管理意識

        在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前,人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物,人們對其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此,在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下,社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法,以適應(yīng)新時期信息化的發(fā)展需求。

        首先,領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新,讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心,通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng),在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識的加強(qiáng)。

        其次,檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度,不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念,使他們在意識到工作重要性的同時,能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人,以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。

        最后,新時期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念,加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度,提高不同領(lǐng)域人們對于電子檔案的認(rèn)識和使用程度。

        (二)完善信息化管理體系

        新時期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用,需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn),制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系,并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中,應(yīng)當(dāng)對有關(guān)對電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化,并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外,安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心,尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范,以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

        (三)加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

        加強(qiáng)信息化人才建設(shè),需要注重對電子檔案管理人員素質(zhì)(檔案管理水平等)的培養(yǎng),以及對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)(計算機(jī)業(yè)務(wù)水平等)的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計算機(jī)操作技術(shù),還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。

        綜上所述,新時期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面,應(yīng)當(dāng)注意避免對計算機(jī)過度依賴,從而使電子檔案在進(jìn)行計算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時,避免發(fā)生文件丟失的情況;在利用方面,檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作,保證電子檔案在使用過程中的安全性(避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況);在鑒定與審核方面,檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎,通過對電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核,來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣,電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時期科技以及社會發(fā)展的需求,為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。

        [1]邢軍岐.淺談新時期電子檔案管理問題[J].電子技術(shù)與軟件工程,2014(09).

        [2]何所懼.新時期電子檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(01).

        [3]胡愛真.電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問題及發(fā)展方向[J].蘭臺世界,2014(S2).

        [4]蘇曉軒.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考[J].遼寧大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2000(06).

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