文俊

內江市第二人民醫(yī)院 四川 641000

關于醫(yī)院檔案安全的研究與防范分析

文俊

內江市第二人民醫(yī)院 四川 641000

隨著信息技術的不斷發(fā)展，現今醫(yī)院檔案管理工作幾乎都使用了計算機進行檔案數據的管理。因此造成醫(yī)院檔案管理的安全問題日益凸顯，為了更好的應對醫(yī)院檔案管理的安全危機，本文首先探討醫(yī)院檔案發(fā)展的特點，然后分析影響醫(yī)院檔案安全的因素，最后提出醫(yī)院檔案的安全防范對策。

醫(yī)院檔案；檔案安全；防范策略

隨著社會經濟的發(fā)展和科學技術的進步，促使各種載體形式的檔案開始在醫(yī)院出現，從而給醫(yī)院的安全管理工作帶來困難。檔案的安全管理始終是醫(yī)院檔案管理工作的底線，是醫(yī)院檔案部門最基本的工作。因此在信息化不斷發(fā)展的今天醫(yī)院檔案安全管理又相應的出現了許多新的安全問題，需要對醫(yī)院檔案安全管理進行深入的研究并相應的提出解決的對策，從而促進醫(yī)院檔案安全管理的合理性和有序性。

一、醫(yī)院檔案檔案的特點

1.檔案類型繁多

醫(yī)院內部各科室的工作內容非常廣泛，因此檔案的種類多種多樣。例如病案檔案、財務檔案、醫(yī)療設備檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)療科研檔案、基建工程檔案等多種形式。同時隨著醫(yī)院醫(yī)療技術、設備引進和人員建設等方面的要素不斷發(fā)展，促使醫(yī)院檔案不論是在數量上還是在種類上都在不斷的增加，使醫(yī)院的管理工作任務加重。

2.檔案載體的多樣化

傳統(tǒng)醫(yī)院的檔案多以紙質載體為主，紙質檔案的數量非常大并且極易損壞和老化，同時還不容易管理和查詢。現今隨著電子信息技術的發(fā)展，使醫(yī)院的檔案載體呈現多樣化的發(fā)展趨勢，例如電子信息檔案、音頻和視頻檔案、膠片檔案、實物檔案等多種載體形式。具有體積小、便攜帶、易查找等多種優(yōu)勢[1]。

3.檔案管理的信息化發(fā)展

檔案管理的信息化建設是今后我國檔案管理的重要發(fā)展目標，實現檔案管理的信息化建設可以便于檔案的歸類、分檔和查詢。因此醫(yī)院的檔案管理的信息化發(fā)展也成為了今后醫(yī)院檔案管理工作的重點，從而有效的提升醫(yī)院檔案管理的工作效率。

二、影響醫(yī)院檔案安全的因素

1.自然環(huán)境因素

影響醫(yī)院檔案安全性的主要自然環(huán)境因素有：（1）火災。醫(yī)院火災的發(fā)生不僅是自然和人為因素共同造成的結果，對于大量的醫(yī)院紙質檔案來說極易發(fā)生火災的危險，從而使檔案安全受到損壞。（2）水災。不論是紙質檔案還是電子形式的檔案等如果受到水的侵蝕就會產生嚴重的破壞，所以水災是影響醫(yī)院檔案安全的普遍因素。

2.醫(yī)院檔案管理因素

醫(yī)院檔案管理的缺失是影響檔案安全的關鍵性因素，只有加強各方面的管理水平才能真正的保證醫(yī)院檔案管理的安全性。具體的有：（1）醫(yī)院檔案庫房的建設和管理。醫(yī)院檔案庫房在創(chuàng)建時就要注重內部的防火、防水、防蟲、防盜等問題。檔案庫房的管理人員也必須從這些方面加強管理，提高醫(yī)院檔案的安全性。（2）檔案管理制度和水平。從國家檔案管理制度層面來說，醫(yī)院的檔案管理要依照國家的相關制度和法律運行，做好檔案的保密工作。同時醫(yī)院內部檔案管理制度不健全也會造成檔案管理缺乏一定的規(guī)范造成檔案安全問題。（3）載體因素。主要是指對于現今新型的檔案載體而言，如電子信息可以被惡意復制和修改的行為，或者計算機病毒的影響等都會給醫(yī)院檔案的安全性帶來影響。

3.檔案人員因素

影響檔案管理安全的重要人為因素就是檔案的管理者，是檔案的直接接觸者，其行為和工作對檔案的安全至關重要。例如，如果醫(yī)院檔案管理人員的安全意識不高就會忽視檔案的安全管理問題。同時還存在一些惡意的人為破壞問題，例如電子檔案極容易被某種利益驅使的不法分子通過病毒入侵來獲取數據信息或者損壞電子檔案等問題。所以檔案的管理人員還必須掌握一定的電子信息技術，來保證檔案的安全性。

三、醫(yī)院檔案的安全防范策略

1.加強醫(yī)院檔案管理制度的建設

首先要建立健全醫(yī)院檔案管理的各項規(guī)章制度，為檔案管理的工作人員提供一定的管理規(guī)范支持。同時要注意醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行的監(jiān)督力度。再者針對檔案信息安全風險要完善醫(yī)院檔案管理的信息安全制度，醫(yī)院檔案管理的信息安全管理工作的重點就是要加強檔案管理設備、系統(tǒng)、網絡以及檔案數據的管理工作。面對電子檔案容易被病毒侵襲、被傳播、修改、盜取等問題，在完善預防技術的同時要建立健全的管理規(guī)程，做好醫(yī)院電子檔案的保密、保真和保存工作。

2.加強醫(yī)院檔案安全設施的建設

主要是指醫(yī)院的檔案庫起到檔案安全防范的重要屏障作用，有效的加強醫(yī)院檔案安全設施建設是檔案安全的基本保障。首先要為檔案的防治提供一個安全的環(huán)境，確保實體檔案的安全。同時要做好檔案的防災和減災工作，最重要的就是要注重防火、防水設施的建設，還要注重檔案的密封和保密工作，避免出現盜取的安全危險。再者檔案庫的建設結構要注重抗震、防災等方面的要求，要嚴格的按照《檔案館建設標準》和《檔案管建筑涉及規(guī)范》建設實施。其次是檔案的放置設施的建設，為了考慮檔案管理的便利性和安全性可以采用檔案放置的雙節(jié)柜，同時有效的控制周圍的溫度和濕度。為醫(yī)院放置的檔案提供一個安全的存放環(huán)境[2]。

3.加強檔案管理人員的建設

隨著醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展，對醫(yī)院的檔案管理人員的要求逐漸提升，所以必須通過不斷的建設提高檔案工作人員的綜合素質。首先要注重醫(yī)院檔案管理人員的培訓工作，加大檔案安全教育和培訓學習的禮俗，培養(yǎng)檔案管理工作人員的檔案信息安全意識、保密責任意識和安全的防范意識。其次要注重檔案管理工作人員檔案安全保障知識和相關技能的培養(yǎng)，避免電子檔案出現信息安全問題，培養(yǎng)一支安全責任意識墻，能夠掌握現代信息安全防范技術的專業(yè)醫(yī)院檔案管理人員，從而為醫(yī)院檔案管理安全提供必要的保障。

結語

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院基層工作的重要組成部分，檔案管理記載著醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展、人員構成、醫(yī)療技術創(chuàng)新等多方面的發(fā)展成果，為醫(yī)院的建設提供重要的資料支撐。因此醫(yī)院檔案安全管理工作始終是醫(yī)院檔案管理的基礎工作和最重要的任務。為了更好的完善醫(yī)院檔案安全管理工作，就必須充分的掌握容易引起檔案安全缺失的各種因素，從而可以有針對性的找出應對醫(yī)院檔案安全的防范措施，為醫(yī)院的檔案建設提供重要的管理支撐。

[1]許黛薇.談醫(yī)院檔案的安全管理[J].云南檔案,2010,(9):54-55.

[2]胡殿武.淺談新時期醫(yī)院檔案安全管理[J].卷宗,2015,(1):52.

[3]劉瑛.基于信息化環(huán)境下構建醫(yī)院檔案安全管理體系的有效舉措[J].黑龍江檔案,2015,(2):69.